Harmonogram czasu pracy – czyli jak sprawnie planować czas pracy pracowników

Jeżeli w przedsiębiorstwie nie obowiązuje stały rozkład czasy pracy, pracodawcy zobowiązani są do planowania czasu pracowników oraz informowania ich o tym minimum 7 dni przed rozpoczęciem pracy. Układając harmonogram czasu pracy, należy mieć na uwadze przepisy Kodeksu pracy, które kładą szczególny nacisk na wymiar czasu pracy, pełne wykorzystanie czasu pracy poprzez osiąganie przez pracowników wysokiej wydajności i jakości pracy (przy wykorzystaniu ich kwalifikacji), a także przestrzeganie doby pracowniczej.

Nieprzestrzeganie zasad Kodeksu pracy może wiązać się z wysokimi sankcjami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Przeczytaj, kiedy pracodawca nie ma obowiązku sporządzania harmonogramu czasu pracy oraz, w jaki sposób zaplanować rozkład czasu pracy pracownika.

Czym jest grafik pracy?

Grafik pracy (harmonogram czasu pracy) to zaplanowanie dni pracy dla osób zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie, w oparciu o Kodeks pracy oraz dyspozycyjność pracowników. Konstruując harmonogram pracy, należy pamiętać o planie urlopów, nieprzewidzianych nieobecnościach oraz o wypłacaniu wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach.

W grafiku pracy powinny znaleźć się godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerwy, wymiar czasu pracy, dni wolne od pracy czy urlopy pracowników. Sprawna obsługa wpisów grafikowych możliwa jest dzięki elektronicznym wnioskom urlopowym, a monitorowanie czasu pracy dokładniejsze dzięki rejestracji czasu pracy online.

Pracodawca może ułożyć harmonogram czasu pracy w formie pisemnej lub elektronicznej.

Czytaj więcej: Wynagrodzenie za nadgodziny – jak obliczyć?

Rodzaje systemów czasu pracy

Bazując na Kodeksie pracy, wyróżniamy następujące systemy czasu pracy:

  • podstawowy – praca 8 godzin dziennie, 40 godzin w tygodniu, w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy

  • równoważny – wydłużenie czasu pracy do maksymalnie 12 godzin na dobę, w miesięcznym okresie rozliczeniowym, ale nadal maksymalnie 40 godzin w tygodniu

  • przerywany – dwa odcinki czasu w ciągu dnia, kiedy pracownik wykonuje swoją pracę, przerwa nie może być dłuższa niż 5 godzin

  • zadaniowy – praca polega na zleceniu pracownikowi wykonania powierzonych zadań

  • praca w ruchu ciągłym – praca, która nie może zostać przerwana ze względu na technologię produkcji i wykonywana jest 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu; maksymalnie 43 godziny w tygodniu, w miesięcznym okresie rozliczeniowym

  • skrócony tydzień pracy – praca wprowadzana na pisemny wniosek pracownika, mniej niż 5 dni w tygodniu, przy jednoczesnym wydłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin

  • praca weekendowo-świąteczna – przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do maksymalnie 12 godzin, w okresie od piątku do niedzieli

Czytaj więcej: Systemy czasu pracy – rodzaje

Wymiar czasu pracy

Pracownicy mogą świadczyć pracę przeciętnie 5 dni w tygodniu w danym okresie rozliczeniowym (zasada przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy). Wymiar czasu pracy nie powinien przekraczać 8 godzin dziennie i 40 godzin w tygodniu.

Dniem ustawowo wolnym od pracy jest niedziela, w większości przedsiębiorstw drugim dniem wolnym jest sobota. Pracodawca ma jednak prawo wyznaczyć inny dzień wolny niż sobota. Jeżeli pracownik wykonuje pracę w niedzielę, musi mieć zapewnioną minimum jedną niedzielę wolną w miesiącu.

Za pracę w sobotę lub w inny dzień wolny (wynikający z tygodnia pracy), pracownikowi należy się dzień wolny, który przyznany powinni być do końca okresu rozliczeniowego.

Jeżeli rozkład czasu pracy pracownika obejmuje niedziele i święta, to należy zapewnić mu łączną liczbę dni wolnych od pracy (w przyjętym okresie rozliczeniowym) odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy – w tym okresie.

Okres rozliczeniowy najczęściej wynosi 4 tygodnie, niekiedy stosuje się 3-4 miesięczne okresy rozliczeniowe lub maksymalnie 6-miesięczne (w przypadku prac związanych z ochroną mienia lub osób).

Przeciętny tydzień pracy trwa 5 dni. Natomiast pracodawca może wprowadzić pracownikowi 6. dzień pracy, pod warunkiem, że np. w kolejnym tygodniu pracownik będzie pracował 4 dni. Chodzi o to, aby w przyjętym okresie rozliczeniowym pracownik nie pracował średnio więcej niż 5 dni w tygodniu.

Czytaj więcej: Wymiar czasu pracy 2023

grafik pracy musi uwzględniać przepisy prawa pracy

Kalendarz pracy w systemie HRappka – planowanie czasu pracy pracownika

Doba pracownicza a planowanie czasu pracy

Podczas planowania czasu pracy niezwykle ważne jest zachowanie odpoczynku dobowego. Oznacza to, że pracownik nie może rozpocząć dnia pracy wcześniej niż po upływie 24 godzin od momentu rozpoczęcia pracy w dniu poprzednim.

Co więcej, pracownik ma prawo do nieprzerwanego odpoczynku, który wynosi minimum 11 godzin.

Zachowanie odpoczynku dobowego nie ma zastosowania w przypadku:

  • pracy w systemie ruchomym

  • pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy

  • konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia, zdrowia lub mienia lub usunięcia awarii

Równie ważne jest zachowanie odpoczynku tygodniowego, tak aby pracownik miał zapewnioną nieprzerwaną 35-godzinny przerwę w pracy (z wyjątkiem zmiany pory wykonywania pracy w związku z przejściem na inną zmianę – czas ten może wynosić minimalnie 24 godziny).

Potrzebujesz systemu, który pilnuje norm dobowych, tygodniowych i rocznych? Przetestuj za darmo HRappkę i zobacz, ile czasu możesz zaoszczędzić!

W jaki sposób sporządzać harmonogram czasu pracy?

W pierwszej kolejności należy pamiętać o normie czasu pracy i obliczeniu wymiaru czasu pracy dla danego pracownika.

Norma czasu pracy wynosi nie więcej niż 8 godzin na dobę i 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy.

Natomiast wymiar czasu pracy ustala się (w każdym systemie czasu pracy z wyjątkiem pracy w ruchu ciągłym):

  • mnożąc 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni w przyjętym okresie rozliczeniowym

  • mnożąc pozostałe dni przez 8 (tzw. dni wystające, przypadające w okresie od poniedziałku do niedzieli) i dodając je do liczby otrzymanej w pierwszym kroku

  • odejmując od wyniku 8 godzin pomnożone przez liczbę świąt (ilość dni wolnych od pracy), które przypadają w innym dniu niż niedziela

Uwaga! Harmonogram pracy nie może uwzględniać godzin nadliczbowych! Godziny nadliczbowe z zasady są nieplanowane i związane z wyjątkowymi okolicznościami.

Jeżeli przyjmiemy, że w naszej firmie okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc, to wymiar czasu pracy pracownika w czerwcu 2023 będzie wynosić:

40 x 4 + 2 x 8 – 8 = 168 godzin pracy

grafik pracy musi uwzględniać przepisy prawa pracy

Kalendarz pracy w systemie HRappka

Kiedy harmonogramy czasu pracy nie są wymagane?

Planowanie czasu pracy jest niezbędne w przypadku pracy zmianowej oraz równoważnego systemu czasu pracy. Co więcej, w firmach pracujących w niedziele i święta również wymagane jest tworzenie harmonogramu czasu pracy.

Z obowiązku przygotowywania grafików pracy zwolnieni są pracodawcy, u których obowiązuje stały rozkład czasu pracy (np. praca od poniedziałku do piątku, w godzinach 08:00-16:00). Pracodawca jest jedynie zobowiązany do uwzględnienia tej informacji w regulaminie lub obwieszczeniu. Z harmonogramów czasu pracy nie korzysta się również, jeżeli pracownik ma indywidualny rozkład czasu pracy lub  zadaniowy czas pracy. Również jeżeli pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, to rozkład czasu pracy ustala sam pracownik.

Kalendarze pracy – planowanie zapotrzebowania na pracowników

Kalendarze pracy pozwalają na ułożenie harmonogramu czasu pracy dla całego przedsiębiorstwa – w poszczególnych dniach miesiąca. W dedykowanym programie do ewidencji czasu pracy zgłosisz zapotrzebowanie na dowolne stanowiska, w dowolnym czasie, na określoną liczbę pracowników, a system podpowie Ci osoby, którzy spełniają wszystkie wymagania.

W systemie do ewidencji czasu pracy stworzysz własne widoki kalendarzy pracy, udostępnisz je swoim współpracownikom oraz dowolnie pofiltrujesz (np. po datach, typach umów czy pracownikach).

Tworzenie grafików czasu pracy jest przejrzyste i proste, a każdy pracownik może mieć do nich dostęp z poziomu portalu pracownika. Grafiki pracy pozwalają na zgłaszanie godzin pracy oraz wszystkich możliwych nieobecności. Następnie są on akceptowane lub odrzucane przez przełożonego danej jednostki.

kalendarz pracy w systemie HRappka –planowanie czasu pracy

Kalendarz pracy w systemie HRappka – planowanie czasu pracy

Harmonogram czasu pracy w systemie HRappka

W programie do ewidencji czasu pracy HRappka w intuicyjny sposób zaplanujesz czas pracy wszystkich pracowników, dodasz projekty oraz zapotrzebowanie na pracowników. System sam podpowie dostępne osoby, a pracownicy natychmiastowo otrzymają na Portalu Pracowniczym podgląd swojego grafiku pracy. System pilnuje również norm czasu pracy, wykazuje nadgodziny i sposoby ich rozliczania.

Pracownicy mogą również samodzielnie zgłaszać godziny pracy (informację do akceptacji otrzyma przełożony), a także sprawnie wnioskować o dni wolne – dzięki opcji elektronicznych wniosków urlopowych.

HRappka to również system do rejestracji czasu pracy. W zależności od potrzeb udostępniamy naszym Klientom np. widget RCP (z funkcją weryfikacji tożsamości przy pomocy zdjęcia) oraz aplikację mobilną (z funkcją geolokalizacji).

Jak sporządzić harmonogram czasu pracy i sprawić, aby planowanie czasu pracy było łatwe i intuicyjne? Umów się z nami na bezpłatną prezentację i poznaj możliwości systemu HRappka!

Czytaj więcej

Ewidencja czasu pracy online

  • Planowanie czasu pracy
  • Elektroniczna rejestracja czasu pracy (RCP)
  • Automatyczne obliczanie wymiaru urlopu
  • Elektroniczne wnioski urlopowe
  • Sprawna akceptacja wpisów grafikowych
  • Portal Pracowniczy
TESTUJ BEZ OPŁAT
planowanie czasu pracy i dni wolnych od pracy w systemie HRappka

Autor:

zespół

Aleksandra Kozieł

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.


Kiedy pracodawca nie musi sporządzać harmonogramu czasu pracy? W jakich rozkładach czasu pracy nie ma takiego obowiązku? Na przykład w zadaniowym systemie czasu pracy, gdy pracownicy pracują w ruchomym systemie czasu pracy, indywidualnym czasie pracy lub w przypadku pracowników zatrudnionych w stałym rozkładzie czasu pracy. W innych przypadkach pracodawca musi podać do wiadomości pracowników rozkład czasu pracy na tydzień przed rozpoczęciem pracy i wtedy pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Harmonogramy pracy warto przechowywać przez okres 3 lat, ponieważ wtedy roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu (tak mówią przepisy prawa pracy).