Jak założyć Agencję Pracy? TOP 10 najważniejszych zagadnień w 2019 r.

Mimo, że rynek pracy tymczasowej w Polsce maleje, to wciąż przybywa wiele nowych agencji zatrudnienia. Przed założeniem agencji należy zwrócić uwagę na kilka aspektów, które mogą mieć realny wpływ na powodzenie przyszłego biznesu.

1. Agencja pracy tymczasowej a agencja pośrednictwa pracy

Agencja pracy tymczasowej może świadczyć usługi w zakresie:
a) zatrudniania pracowników i kierowania ich do pracy u swoich klientów (pracodawców-użytkowników),
b) doradztwa zawodowego i rekrutacji pracowników dla klientów.
Przed zarejestrowaniem działalności należy zdecydować, którymi działaniami będzie się zajmowała nasza Agencja, ponieważ w zależności od prowadzonych działań należy wybrać odpowiednie PKD działalności. Jest to:
78.10.Z dla działalności związanej z wyszukiwaniem miejsc pracy i pozyskiwaniem pracowników
78.20.Z – dla działalności agencji pracy tymczasowej.

2. Kto może założyć Agencję Zatrudnienia?

Agencję pracy (niezależnie, czy pracy tymczasowej, czy pośrednictwa pracy) może założyć każdy, pod warunkiem, że nie posiada zaległości finansowych (w podatkach, składkach do ZUS oraz na fundusz pracy), nie jest karany za przestępstwa związane z rynkiem pracy oraz nie otwarto wobec niego likwidacji lub nie ogłoszono upadłości. Próg wejścia nie jest zatem wysoki.

3. Krajowy rejestr agencji zatrudnienia

Agencję zatrudnienia można prowadzić w dowolnej formie (działalność gospodarcza, dowolna spółka handlowa z wyłączeniem spółki partnerskiej). Aby założyć agencję pracy należy złożyć wniosek o wpis do rejestru podmiotów prowadzących agencję zatrudnienia (KRAZ).

Rejestr agencji zatrudnienia, potrzebne formularze oraz zasady składania wniosków dostępne są na stronie http://stor.praca.gov.pl/portal/#/kraz.

4. Wymogi wobec agencji zatrudnienia

Każda agencja ma obowiązek wysyłania rocznego raportu do Wojewódzkiego Urzędu Pracy, dotyczącego m.in. ilości zatrudnionych osób oraz zawodów, jakie te osoby wykonywały. Jest to dość czasochłonna kwestia, jeżeli nie korzysta się z odpowiedniego systemu, który sam taki raport generuje na podstawie wprowadzonych danych.

Według litery prawa, agencja pracy zobowiązana jest do posiadania lokalu, do którego mogliby zgłaszać się pracownicy czy kontrahenci. Jednak w dobie internetu, zarówno pozyskiwanie kandydatów, jak i Klientów, odbywa się online. Warto zatem pamiętać o stworzeniu odpowiedniej strony internetowej, która musi posiadać formularze zgłoszeniowe zarówno dla kandydatów do pracy, jak i dla Klientów. Zaleca się także posiadanie systemu rekrutacyjnego, który pomoże prowadzić rekrutację i stworzyć listę kandydatów. Odpowiedni program do rekrutacji musi również mieć możliwość tworzenia ankiet rekrutacyjnych, dzięki czemu już na początkowym etapie procesu rekrutacji można sprawdzić umiejętności, czy wiedzę kandydatów i wybrać tych najbardziej pasujących.

Od 2018 roku prowadząc agencję pracy należy również przestrzegać Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. W praktyce oznacza to, że rekrutując pracowników, musimy ich poinformować o tym, kto jest administratorem ich danych osobowych (ADO) oraz jak będą przetwarzane ich dane osobowych. Przystosowany do tych potrzeb system powinien umożliwić tworzenie odpowiednich zgód na warunki przetwarzania danych zarówno na formularzu rekrutacyjnych jak i podczas ręcznego dodawania pracowników do systemu.

Zanim na dobre rozkręcimy biznes, warto najpierw zweryfikować jakie ograniczenia czasowe dotyczą pracowników agencji pracy. W 2017 r. weszła w życie ustawa, która ustanowiła maksymalny okres pracy pracownika tymczasowego u pracodawcy-użytkownika na 18 miesięcy.

Polecane artykuły:
1.Zatrudnianie cudzoziemców – wymogi wobec Agencji Pracy
2.RODO dla agencji pracy – jakie zmiany należy wprowadzić?
3.Istotne zmiany w ustawie dotyczącej Agencji Pracy Tymczasowej – co to oznacza?
4.Elektroniczna dokumentacja pracownicza. Zmiany w 2019.

5. Zarządzanie agencją pracy

Platforma do zarządzania agencją pracy

Praca w agencji zatrudnienia to przede wszystkim tworzenie rekrutacji, zatrudnianie pracowników, generowanie umów, rozliczanie pracowników. Gdy zapotrzebowanie na pracowników rośnie, czynności te mogą okazać się bardzo czasochłonne, ponieważ ilość formalności, które należy załatwić rośnie razem z ilością zatrudnianych osób. Z pomocą przychodzi tu dedykowany program dla agencji pracy, taki jak HRappka.pl. Jest to system, który automatyzuje procesy rekrutacji, pozwala łatwo generować umowy i inne dokumenty, tworzyć grafiki pracy, rozliczać pracowników oraz Klientów i eksportować płatności do banków. Ponadto, system przypomina o kończących się umowach, czy zezwoleniach i jest dostosowany do potrzeb firm, które zatrudniają cudzoziemców, czy delegują pracowników do pracy za granicę. Posiadanie systemu, który pozwala ograniczyć ilość czasu poświęcanego na formalności związane z zatrudnianiem wielu pracowników pozwala ograniczyć koszty prowadzenia agencji i ma pozytywny wpływ na rozwój firmy. Przed wyborem systemu warto wypróbować wersję testową wybranego systemu i sprawdzić, czy spełnia postawione mu oczekiwania.

Polecane artykuły:
1. Zarządzanie pracownikami tymczasowymi – jak może Ci w tym pomóc odpowiednia platforma?
2. Jak program do rekrutacji może pomóc w przyciąganiu biernych kandydatów?
3. Jak wybrać odpowiedni program dla Twojej Agencji Pracy? 13 najważniejszych funkcji w 2019
4. Efektywna rekrutacja 2019. Jak wybrać najlepszy system rekrutacyjny? 8 najważniejszych funkcji.

Szkolenia z prowadzenia agencji pracy

Na rynku istnieje wiele firm, które prowadzą szkolenia z tematyki zarówno szerokopojętego prowadzenia agencji pracy, jak i ze szczegółowych zagadnień, takich jak zatrudnianie cudzoziemców, czy delegowanie pracowników. Warto zainwestować w udział w takich szkoleniach, ponieważ w tematach prawnych bardzo ważna jest aktualna wiedza i działanie zgodnie z obowiązującym prawem, które często się zmienia.

6. Pozyskiwanie Klientów dla agencji pracy

Najprościej jest pozyskiwać Klientów przez internet. Stworzenie odpowiedniej wizytówki w internecie, reklamowanie się w wyszukiwarce, czy mediach społecznościowych może przynieść oczekiwane rezultaty. Po pozyskaniu Klienta należy pamiętać o pisemnym ustaleniu odpowiedzialności każdej ze stron, m.in. za niezbędne szkolenia pracownika (np. BHP). Ustalenia te powinny być w formie pisemnej.

7. Poszukiwanie pracowników

W dzisiejszych czasach proces poszukiwania pracowników przebiega w głównej mierze przez internet. Warto publikować ogłoszenia o pracę na popularnych serwisach ogłoszeń. Kwestie, o których warto pamiętać to również:
profesjonalna strona internetowa z aktualnymi ofertami pracy,
rekrutowanie zgodnie z rodo,
profesjonalnie opisane stanowisko pracy i wymagania wobec kandydatów

Polecane artykuły:
1.Rekrutacja międzynarodowa 2019 – jak szukać i rekrutować poza granicami Polski?
2.Jak program do rekrutacji może pomóc w przyciąganiu biernych kandydatów?
3.RODO w rekrutacji [2018/2019] – jak dostosować dział HR do wymagań ustawy.
4.Rekrutacja: Jak wybierać portale ogłoszeń do publikacji ofert pracy.

8. Zatrudnianie cudzoziemców

Zatrudnianiem cudzoziemców zajmuje się większość agencji pracy tymczasowej w Polsce. Firmy decydują się na ten krok ze względu na braki kadrowe w mało popularnych lub niskopłatnych zawodach. Najczęściej zatrudniani są Ukraińcy ponieważ proces ich zatrudnienia jest uproszczony – należy złożyć wniosek o oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (pamiętając, że cudzoziemiec na podstawie tego oświadczenia może pracować w Polsce maksymalnie przez 180 dni w ciągu 360 dni). Niestety, zatrudnianie cudzoziemców (nawet przy uproszczonej procedurze) wiąże się z wieloma dodatkowymi limitami oraz nieprzekraczalnymi terminami, do których niedostosowanie się może skutkować ogromnymi karami finansowymi. Jednakże, odpowiednia platforma dla agencji pracy, która automatyzuje wszystkie formalności i przypomni o limitach czy kończących się zezwoleniach na pracę pozwoli znacznie zminimalizować możliwości pomyłek. W systemie HRappka wygenerujesz oświadczenia oraz zezwolenia na pracę, dopilnujesz ważności wiz, czy zezwoleń oraz prosto rozliczysz cudzoziemców, a także wygenerujesz PIT lub IFTR-1/IFTR-1R.

Polecane artykuły:
1. Legalizacja pobytu cudzoziemca w Polsce
2. Rozliczanie cudzoziemców w Polsce [2018]
3. Zatrudnianie obcokrajowców 2018/2019 – LEGALIZACJA PRACY
4. Zatrudnianie obcokrajowców w Polsce
5. Zatrudnianie obcokrajowców przez Agencje Pracy Tymczasowej w 2019 r.

9. Delegowanie do pracy

Bardzo dochodowym aspektem działań agencji pracy jest pozyskiwanie zagranicznych klientów i delegowanie pracowników do pracy za granicami Polski, zwykle do Niemiec, czy do Belgii. Tutaj również istnieją formalności, o których należy pamiętać (np. formularz A1 oraz karta EKUZ), czy limity pracy w delegacji, które od 2020r. mogą ulec zmianie na podstawie nowej dyrektywy Parlamentu Europejskiego.

Polecane artykuły:
1. Delegowanie cudzoziemców (Ukraińców) do pracy za granicą
2. Delegowanie pracowników za granicę w 2019


10. Outsourcing rekrutacji i pracowniczy

Outsourcing procesów rekrutacyjnych (RPO) staje się coraz popularniejszą metodą rekrutacji w średnich czy dużych firmach, którym nie opłaca się utrzymywanie własnego działu HR. Proces pozyskiwania pracowników leży wówczas po stronie firmy zewnętrznej. Warto mieć RPO w ofercie swojej agencji pracy.

Polecane artykuły:
1. Agencje zatrudnienia i praktyka RPO – gwarancja sukcesu?
2. 8 funkcji systemów rekrutacyjnych, które sprawdzą się w modelu RPO

Coraz większą sławę zdobywa outsourcing pracowniczy, który jest postrzegany jako dobry sposób na obejściem restrykcyjnych przepisów związanych z pracą tymczasową. Warto zatem rozważyć również tą formę współpracy.

Polecane artykuły:
1. Przyszłość pracy tymczasowej w Polsce

Wypróbuj 14-dniową wersję testową systemu HRappka i sprawdź, jak możesz usprawnić pracę w Twojej Agencji!