Delegowanie cudzoziemców do pracy za granicą. Delegowanie Ukraińców.

Polska jest w czołówce państw Unii Europejskiej najczęściej delegujących pracowników za granicę. Transgraniczne zasady delegowania pracownika (art. 56 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) mówią o swobodzie świadczenia usług w ramach UE (i Europejskiego Obszaru Gospodarczego), dla jej obywateli. Po spełnieniu kilku formalności obywatel np. Polski, bez problemu może być delegowany (w ramach świadczenia usług) do dowolnego kraju Unii Europejskiej.
Co w przypadku obywateli tzw. państw trzecich? Jak wygląda delegowanie cudzoziemców do pracy za granicą? Czy delegowanie Ukraińców do Niemiec jest możliwe? Zapraszamy do lektury.

>> Przetestuj bezpłatnie system usprawniający delegowanie pracowników

Ebook – zatrudnienie cudzoziemca w 2024 r. 

Na podany adres e-mail wyślemy Ci ebook, w którym w pigułce zebraliśmy wszystkie najważniejsze aspekty legalizacji pracy cudzoziemca. 

Przedsiębiorstwo delegujące pracownika

Przede wszystkim należy ustalić, czym jest delegowanie pracowników. Jest to wysłanie swojego pracownika do czasowego wykonywania pracy, w celu wykonania określonego zadania, w przedsiębiorstwie, na terytorium innego państwa członkowskiego UE lub EOG.
Pracodawca, który deleguje pracownika (niezależnie, czy obywatela UE, czy państwa trzeciego) musi spełniać następujące warunki:

• zatrudnienie pracownika (stosunek pracy) odbywa się na terenie państwa, z którego delegowany będzie pracownik (np. Polska – tym przykładem będziemy się posługiwać)
• siedziba pracodawcy znajduje się w Polsce
• znaczna część działalności gospodarczej prowadzona jest w Polsce
• rekrutacja pracowników prowadzona jest na terenie Polski
• po zakończeniu delegowania pracownik powróci do Polski, aby tu ponownie podjąć pracę
• pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu i zamieszkania pracownikom delegowanym

Legalność pobytu

Cudzoziemiec, który delegowany będzie do pracy za granicą, przede wszystkim musi przebywać legalnie w Polsce. Legalny pobyt możliwy jest na podstawie:

• paszportu biometrycznego
• wizy (np. wiza Schengen, wiza krajowa)
• zezwolenia na pobyt czasowy lub pobyt stały
• zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej
• specustawy o pomocy obywatelom Ukrainy

Legalność zatrudnienia

Po potwierdzeniu legalności pobytu, cudzoziemca należy legalnie zatrudnić w Polsce. Zatrudnienie może odbywać się na podstawie:

• oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (obywatele Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Ukrainy – czytaj więcej)
• zezwolenia na pracę

Delegowanie pracownika a warunki zatrudnienia

Państwa przyjmujące mogą mieć własne warunki związane z przyjmowaniem delegowanych pracowników. Dlatego zawsze należy sprawdzić informacje na rządowych stronach państw przyjmujących. Jednak niezależnie od kierunku, pracodawców delegujących obowiązują pewne regulacje, wynikające z międzynarodowej dyrektywy. Zakładają one, że pracownika delegowanego obowiązują warunki zatrudnienia obowiązujące w danym kraju. Dotyczą one:

• stawki minimalnego wynagrodzenia pracownika
• minimalnego okresu wypoczynku
• maksymalnego czasu pracy
• minimalnego wymiaru płatnych urlopów
• równego traktowania
• bezpieczeństwa i higieny pracy
• środków ochronnych kobiet ciężarnych, kobiet w połogu, dzieci i młodzieży

Dodatkowo pracodawca powinien zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych w Polsce oraz odprowadzać składki na te ubezpieczenia.

Delegowanie Ukraińców do pracy za granicą

Do 24.02.2022 roku obywatele Ukrainy mogli być delegowani do pracy za granicą na takich samych zasadach jak obywatele innych państw trzecich. Natomiast po wybuchu wojny, zmieniła się ich podstawa do legalnego pobytu w Polsce. Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy reguluje, że obecnie legalny pobyt obywateli Ukrainy został wydłużony do 30 września 2025 roku.

Obywatele Ukrainy mogą być również zatrudnieni w Polsce na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy. Powiadomienie regulowane jest poprzez ustawę o pomocy obywatelom Ukrainy (z dnia 12 marca 2022 r).

Na ten moment nie ma jasnych przepisów mówiących o tym, czy Ukraińcy przebywający w Polsce na mocy specustawy mogą być delegowani do pracy za granicą. W tym celu należy kontaktować się z właściwym urzędem do spraw cudzoziemców oraz z ambasadą kraju, do którego delegowany ma być obywatel Ukrainy.

Ambasada Niemiec w Polsce odmawia wydania wizy Vander Elst, w większości przypadków dotyczących obywateli Ukrainy (bez podania przyczyny). Będziemy informować Państwa na bieżąco o zmianach. 

Polecane strony w tematyce delegowania pracowników z Ukrainy:

• Rezerwacja terminów wizyt w Ambasadzie Niemiec w Warszawie
• Webinar zespołu roboczego do spraw legalizacji pobytu i zatrudnienia cudzoziemców
• Informacje na temat wizy Vander Elst – Przedstawicielstwo Niemiec w Polsce

Dodatkowe regulacje prawne

Należy pamiętać, że zezwolenia na pracę cudzoziemca wydawane w Polsce obowiązują jedynie na terytorium Polski, dlatego niektóre Państwa UE (np. Niemcy) wymagają uzyskania takiego zezwolenia na terenie ich kraju.
W przypadku delegowania obywateli Ukrainy (lub obywateli innych państw trzecich) do Niemiec, należy uzyskać wizę Vander Elst, która obowiązuje przez czas wykonywania usługi. Zgodnie z wyrokiem Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości nie można stosować innych ograniczeń dla cudzoziemców spoza UE, którzy posiadają zgodę na pracę w innym Państwie UE. O wizę Vander Elst można się starać w ambasadzie Niemiec w Warszawie.

W Belgii natomiast istnieją inne wymagania w zakresie delegowania pracowników. Pracodawcy zobowiązani są do złożenia deklaracji Limosa. Dzięki temu nie muszą już przygotowywać dodatkowych dokumentów związanych z warunkami zatrudnienia, rejestrem pracowników, czy zasadami kontroli pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin.

Prawo podatkowe

Delegując cudzoziemca do pracy za granicą, pracodawca powinien zapoznać się również prawem podatkowym. W przypadku delegowania cudzoziemców podlegają oni polskiemu prawu podatkowemu, jeżeli posiadają tu rezydencję podatkową. Co to oznacza? Osoba jest polskim rezydentem podatkowym, jeżeli posiada w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych lub przebywa na terenie Polski więcej niż 183 w roku kalendarzowym. Wówczas zobowiązana jest do opłacenia podatku dochodowego w Polsce, od dochodów uzyskanych w Polsce oraz za granicą.
Aby uniknąć sytuacji, w której pracownik płaci podatek dwa razy, większa część krajów UE zawarła umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Delegowanie cudzoziemców do pracy za granicą w systemie HRappka

System do delegowania pracowników HRappka pomoże Ci:

• uporządkować dokumentację pracowników delegowanych (również cudzoziemców)
• wypełnić i wysłać bezpośrednio na gov.pl dokumenty legalizujące pobyt i pracę cudzoziemca
• pamiętać o końcach ważności dokumentów legalizacyjnych (przypomnienia w systemie)
• stworzyć projekty rekrutacyjne
• dodać spersonalizowane ankiety, w których znajdziesz wszystkie najważniejsze informacje (np. doświadczenie opiekunek w pracy ze starszymi osobami)
• stworzyć profil kandydata i udostępnisz go klientowi, aby ten mógł zdecydować o zatrudnieniu
• stworzyć umowy, a system przypomni Ci o ich początku i końcu

Czytaj więcej:

• Jak zatrudnić cudzoziemca w 2024? Poradnik krok po kroku.
• Legalizacja pobytu cudzoziemca w Polsce
• Zezwolenie na pracę cudzoziemca – typy zezwoleń
• Test rynku pracy – kiedy jest wymagany?
• Zawód wymagający wysokich kwalifikacji – cudzoziemcy
• Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi
• Aneks do umowy o pracę wzór 2023
• PIT-11 czy IFT? Jak rozliczyć cudzoziemca
• Korekta PIT – do kiedy złożyć?

Delegowanie pracowników

• Zarządzanie kandydatami i pracownikami
• Standaryzowane szablony CV
• Dokumenty potrzebne do delegowania (A1, EKUZ)
• Powiadomienia o dacie rozpoczęcia i zakończenia dokumentów