Dokumenty do zatrudnienia pracownika 2024 – wzory do pobrania
Każdy pracodawca zatrudniający nowego pracownika powinien dopilnować, aby podpisał on, wypełnił lub otrzymał komplet niezbędnych dokumentów. Z jednej strony jest to ważne, ponieważ pracownik powinien posiadać np. umowę o pracę lub skierowanie na badania lekarskie, a z drugiej sam pracodawca zobowiązany jest do prowadzania dokumentacji pracowniczej – dla każdego pracownika. W aktach osobowych powinno się znaleźć wiele dokumentów (np. dokumenty dotyczące wykonywania pracy), a dziś skupimy się na tych, które związane są z zatrudnieniem pracownika na umowę o pracę. Przeczytaj, jakie są dokumenty potrzebne do zatrudnienia pracownika w 2024 roku.
Pobierz paczkę dokumentów potrzebnych do zatrudnienia pracownika
Na podany adres email wyślemy Ci dokumenty potrzebne do zatrudnienia pracownika w edytowalnym formacie .doc
Zagadnienia poruszane w artykule:
Kwestionariusz osobowy
W aktach osobowych powinien znaleźć się zarówno kwestionariusz osobowy kandydata, jak i nowego pracownika. Na etapie rekrutacji pracodawca może pytać o edukację, kwalifikacje zawodowe czy przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Nie może natomiast wymagać podania bardziej szczegółowych danych jak PESEL czy numer konta.
Dopiero po zatrudnieniu pracownika niezbędne jest wypełnienie formularza (np. w celu zgłoszenie pracownika do ZUS-u). W sumie kwestionariusz osobowe powinien zawierać dane wskazane w 22(1) artykule Kodeksu Pracy (m.in. dane osobowe pracownika, PESEL, numer konta oraz niekiedy istotne jest podanie danych osobowych dzieci pracownika, jeżeli pracownik chce korzystać ze szczególnych uprawnień w przebiegu zatrudnienia).
Pobierz wzór kwestionariusza osobowego kandydata i pracownika
Skierowanie na badania lekarskie
Z zasady, przed rozpoczęciem wykonywania pracy, każdy pracownik powinien przejść badania lekarskie, których rodzaj zależy od stanowiska i typu wykonywanej pracy. Badania lekarskie wykonuje się w placówkach medycyny pracy, gdzie lekarz decyduje, czy pracownik jest zdolny do podjęcia obowiązków zawodowych wynikających z umowy. Pracownik otrzymuje orzeczenie lekarskie z dopuszczeniem do pracy na określonym stanowisku, które jest zobowiązany przekazać pracodawcy.
Za badania medycyny pracy powinien zapłacić pracodawca, a skierowanie oraz orzeczenie lekarskie muszą znaleźć się w aktach osobowych pracownika.
Ważna informacja! Zatrudnienie pracownika przed otrzymaniem dokumentu od lekarza medycyny pracy jest nielegalne.
Pobierz wzór skierowania na badania lekarskie
Umowa o pracę
Umowa o pracę to podstawa zatrudnienia pracownika. Podpisać ją należy najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Na jej podstawie określane są prawa i obowiązki – zarówno pracodawcy, jak i pracownika. W przypadku jakichkolwiek nieporozumień umowa o pracę powinna być podstawą rozstrzygania ich.
Umowa o pracę powinna zostać podpisana przez obie strony i zawarta może zostać na czas próbny, określony lub nieokreślony. Więcej o umowie o pracę znajdziesz w artykule Umowa o pracę – omówienie i wzór 2023/2024
Pobierz wzór umowy o pracę
Informacja o warunkach zatrudnienia
Informacja o warunkach zatrudnienia musi zostać przekazana pracownikowi do 7 dni od momentu podpisania umowy o pracę. Powinny się w niej znaleźć informacje o normie czasu pracy (dobowej i tygodniowej), wypłatach wynagrodzenia, urlopie wypoczynkowym, okresie wypowiedzenia umowy o pracę i układzie zbiorowym pracy.
W przypadku, gdy w przedsiębiorstwie nie funkcjonuje regulamin pracy, pracodawca powinien poinformować pracownika o sposobie ewidencjonowania czasu pracy oraz sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Czytaj więcej: Informacja o warunkach zatrudnienia – omówienie i wzór
Pobierz wzór informacji o warunkach zatrudnienia
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych dla nowego pracownika
Pracodawca może pozyskać zgodę już na etapie rekrutacji – poprzez uzupełnienie klauzuli informacyjnej o informacje dotyczące celu przetwarzania danych i wskazanie odbiorców danych w razie zatrudnienia kandydata. Jeżeli jednak tego nie zrobił, należy spełnić obowiązek informacyjny i uzupełnić dokument, ponieważ pracodawca staje się administratorem danych pracownika.
Pobierz wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych
Informacja o równym traktowaniu pracowników
Przedstawia ona deklarację pracodawcy, że nie będzie on dyskryminował pracowników ze względu na płeć, wiek, pochodzenie, stan zdrowia orientację seksualną, wyznanie czy rodzaj umowy o pracę i wymiar czasu pracy. Z zasady wszyscy pracownicy powinni być traktowani jednakowo, również w przypadku awansów lub dostępu do szkoleń, które mają na celu podnoszenie kwalifikacji zawodowych.
Pobierz wzór dokumentu o równym traktowaniu pracowników
Potwierdzenie przeszkolenia z zakresu BHP oraz zapoznanie z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy
Pracodawca powinien posiadać pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy w organizacji. Szkolenie BHP obejmować powinno:
- szkolenie wstępne ogólne (instruktaż ogólny) – dla nowych pracowników
- oraz szkolenie wstępne na stanowisku pracy (instruktaż stanowiskowy) – pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych oraz na takich, gdzie występuje ryzyko działania czynników szkodliwych dla zdrowia, uczniowie odbywający naukę zawodu
Czytaj więcej: Onboarding szkolenia BHP
Pobierz wzór potwierdzenia przeszkolenia z zakresu BHP
Oświadczenie w sprawie korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem
Jeżeli pracownik wychowuje przynajmniej jedno dziecko do lat 14, przysługuje mu dodatkowy urlop w wymiarze 16 godzin lub dwóch pełnych dni – w każdym roku kalendarzowym. Dni te nie przechodzą na następny rok, nie jest również wypłacany ekwiwalent za ten czas. Ten dodatkowy urlop przysługuje w sumie na dwóch rodziców.
W dokumencie pracodawca może otrzymać zgodę na pracę powyżej 8 godzin na dobę (w przypadku równoważnego systemu czasu pracy, systemu skróconego tygodnia pracy, pracy weekendowej), pracę w nocy, w godzinach nadliczbowych, w systemie przerywanego czasu pracy lub zgodę na delegowanie.
Pobierz wzór oświadczenia w sprawie korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem
Wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń społecznych
Każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę zgłoszony jest do ZUS-u. Dodatkowo przysługuje mu prawo zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych członków swojej rodziny (dziecko, dziecko na wychowaniu, małżonka, wstępnych żyjących w tym samym gospodarstwie domowym).
Pobierz wzór wniosku o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń społecznych
PIT-2
To oświadczenie pracownika, które pozwala pracodawcy na pomniejszenie zaliczki za dany miesiąc o kwotę zmniejszającą podatek. PIT-2 składany jest w momencie podejmowania pracy, jednak nie ma przeszkód, aby PIT-2 złożyć w dowolnym momencie roku. Raz złożony PIT-2 zachowuje swoją ważność w kolejnych latach.
Pobierz PIT-2: www.gov.pl
Uwaga! Od 1 stycznia 2023 roku podatnik może wskazać, czy zaliczka na podatek dochodowy powinna być pomniejszona o:
- 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 300 zł (w przypadku jednego pracodawcy)
- 1/24 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 150 zł (w przypadku dwóch pracodawców)
- 1/36 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 100 zł (w przypadku trzech pracodawców)
Czytaj więcej: Polski Ład 3.0. – zmiany od 1 stycznia 2023
Oświadczenie dotyczące podwyższonych kosztów uzyskania przychodu
Pracownik może złożyć wniosek o podwyższone koszty uzyskania przychodu (300 zł, zamiast standardowych 250 zł), w przypadku, gdy mieszka poza miejscowością wykonywania pracy i ponosi koszty związane z transportem do pracy (i nie pobiera dodatku za rozłąkę).
Dotychczas obowiązywało odrębne oświadczenie dla celów podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, jednak teraz to oświadczenie jest zawarte w PIT-2.
Rezygnacja z Pracowniczych Planów Kapitałowych
Wraz z rozpoczęciem zatrudnienia, pracownik automatycznie zostaje przypisany do PPK. Pracodawca zawiera umowę z PPK i co miesiąc przekazuje co najmniej 1,5% (a maksymalnie 4%) wynagrodzenia pracownika na prywatny numer PPK.
PPK to program, który ma wspomagać gromadzenie środków na zabezpieczenie, po zaprzestaniu aktywności zawodowej. Jeżeli ktoś nie chce korzystać z PPK, może w dowolnym momencie złożyć rezygnację.
Pobierz wzór rezygnacji z PPK
Dokumenty kadrowe w systemie HRappka
Zatrudnienie nowego pracownika wiąże się z dopełnieniem wielu formalności. Program kadrowo-płacowy HRappka to miejsce, w którym zgromadzisz w bezpieczny sposób akta osobowe wszystkich pracowników. Na ich podstawie program wyliczy limity urlopowe, rozliczy pracowników oraz wyśle paczki przelewów z wynagrodzeniem. W HRappce przeprowadzisz zatrudnienie pracownika w ramach każdej umowy (np. pracę, czy umowy cywilnoprawne – umowy zlecenia i dzieło).
Dzięki elektronicznej dokumentacji pracowniczej masz dostęp do wszystkich dokumentów w dowolnym momencie. Niweluje to ryzyko zagubienia lub dostania się dokumentów w niepowołane ręce. Jako administrator programu decydujesz, kto ma dostęp do dokumentacji pracowniczej. E-dokumentacja pracownicza (akta osobowe pracownika) w systemie kadrowo-płacowym, to pewność i brak stresu w przypadku Kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy.
Czytaj więcej:
- Lista płac 2023 / 2024 – wzór i omówienie
- Akta osobowe 2023 / 2024 – Jak prowadzić kartotekę pracowniczą?
- Kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy – Jak się przygotować?
- Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
- Elektroniczna dokumentacja pracownicza 2023
Automatyzuj kadry i płace z HRappką!
- Baza pracowników
- Prowadzenie akt pracowników
- Generowanie umów i dokumentów
- Naliczanie wynagrodzeń
- Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
- Portal pracownika
W skład akt osobowych pracownika wchodzą: część A (dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie), część B (dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika, np. umowy, potwierdzenie zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego, potwierdzenie z zapoznaniem się z treścią regulaminu pracy, szkolenie z BHP i potwierdzenie zapoznania się z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy), część C (dokumenty związane zostaniem zatrudnienia – np. oświadczenie dotyczące żądania wydania świadectwa pracy lub oświadczenia związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego czy kopia potwierdzenia zajęcia wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym), część D (dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności oraz część E (dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika). Pobierz komplet dokumentów dla nowego pracownika 2024.
