Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi to inaczej uproszczona procedura zatrudniania osób z zagranicy. Przeznaczona jest dla obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Na podstawie tego oświadczenia obywatele tych krajów pracować mogą legalnie w Polsce przez maksymalnie 24 miesiące. Tyczy się to prac, które nie są zakwalifikowane jako sezonowe, na które trzeba uzyskać osobne zezwolenie o pracę typu S.

W związku z konfliktem zbrojnym na Ukrainie, od 24.02.2022 obywateli tego kraju obowiązują nowe przepisy legalizacyjne. Aktualne informacje dostępne w artykule „Jak zatrudnić obywatela Ukrainy – nowa specustawa 12.03.2022”.

Czym różni się oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy od standardowego zezwolenia o pracę?

Przede wszystkim, tak jak w np. przypadku zezwolenia o pracę typu A – nie trzeba przeprowadzać testu rynku pracy. Znacznie to skraca procedurę legalizacji zatrudnienia cudzoziemca.

Test rynku pracy to nic innego jak weryfikacja lokalnego rynku pracy (czyli miejsca, gdzie siedzibę ma podmiot powierzający pracę). To sprawdzenie, czy w danym powiecie nie ma osób bezrobotnych, które mogłyby podjąć pracę, do której pracodawca zatrudnić chce obcokrajowca. Procedura odbywa się poprzez powiatowy urząd pracy.

Aktualizacja: Test rynku pracy został zniesiony na podstawie ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, którą Sejm uchwalił 21 lutego 2025 roku.

Testuj bez opłat moduł legalizacji cudzoziemców >>

Procedura składania oświadczenia – krok po kroku

Złożenie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy

Oświadczenie należy złożyć przed podjęciem pracy przez cudzoziemca. Legalna praca możliwa jest dopiero na podstawie oświadczenia wpisanego do ewidencji oświadczeń. Każdy pracodawca zrobić to może w powiatowym urzędzie pracy właściwym dla zameldowania lub siedziby firmy. Oświadczenie złożyć może pełnomocnik posiadający ze sobą oryginał pełnomocnictwa.

Niektóre powiaty zezwalają na składanie oświadczeń osobiście, inne preferują lub narzucają składanie aplikacji online przez portal www.praca.gov.pl. Informację na ten temat sprawdzić można na stronie internetowej każdego urzędu powiatowego. Od 1 czerwca 2025 r. nastąpiła pełna cyfryzacja procedur związanych z wydawaniem zezwoleń na pracę i oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w Polsce. Wnioski złożone w formie papierowej (np. pocztą) są pozostawiane bez rozpoznania.

Niezbędne dokumenty do złożenia oświadczenia:

• oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy (dwa różne wzory – dla osoby fizycznej i firmy oraz agencji pracy tymczasowej); tutaj możesz pobrać
• zaświadczenie o niekaralności pracodawcy
• potwierdzenie tożsamości (potwierdzona kopia dowodu osobistego, paszportu – jeśli pracodawcą jest osoba fizyczna, wpis do KRS – osoba prawna, KRUS – osoba prowadząca gospodarstwo rolne)
• kopia dokumentu podróży cudzoziemca
• pełnomocnictwo w sprawach administracyjnych i dowód opłaty za pełnomocnictwo
• dowód opłaty
• dokumenty w języku obcym powinny zawierać tłumaczenie przysięgłe

Sprawdzanie poprawności złożonych dokumentów

W przypadku niejasności lub braków powiatowy urząd pracy wzywa podmiot powierzający pracę do uzupełnienia dokumentacji. Pracodawca może zostać również poproszony o wgląd w oryginały dokumentów. Procedura trwa 7 dni, jeżeli w tym czasie PUP nie otrzyma wyjaśnień, sprawa zostaje zamknięta i nierozpatrzona.

Wpis oświadczenia do ewidencji oświadczeń

Jeżeli wszystkie dokumenty się zgadzają i zostały zaakceptowane przez PUP, oświadczenie zostaje wpisane do ewidencji. Potwierdzeniem jest otrzymanie złożonego oświadczenia – wraz z pieczątką z urzędu. Odebrać należy je osobiście lub przez pełnomocnika.

Decyzja o wpisie podejmowana jest:

• w ciągu 7 dni w sprawach niewymagających postępowania wyjaśniającego
• 30 dni – sprawach wymagających postępowania wyjaśniającego
• 2 miesiące w przypadku spraw bardzo skomplikowanych

Zobowiązania po stronie pracodawcy

Podmiot powierzający wykonywanie pracy musi poinformować Powiatowy Urząd Pracy o:

• podjęciu pracy przez cudzoziemca w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy
• niepodjęciu pracy – w terminie 14 dni od daty rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji

Ponadto ma obowiązek zgłosić pracownika do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego i przekazać mu oryginał oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy (sobie powinien sporządzić kopię). Na tej podstawie cudzoziemiec może wystąpić o tytuł pobytowy, który pozwoli mu na pracę w Polsce.

Przed rozpoczęciem pracy, pracodawca zobowiązany jest zawrzeć z pracownikiem umowę. Najpopularniejsza z nich to umowa o pracę lub zlecenie. Tutaj możesz pobrać wzór dwujęzycznej umowy o pracę polsko-ukraińskiej a tutaj dwujęzycznej umowy zlecenie polsko-ukraińskiej. Umowa zawsze powinna zostać sporządzona w języku zrozumiałym dla cudzoziemca.

Zmiana pracodawcy

Jeżeli w trakcie pracy, pracownik chciałby zmienić pracodawcę, to powinien go o tym niezwłocznie poinformować oraz uzyskać nowe oświadczenie o powierzeniu pracy (od nowego pracodawcy). Zasada jest jasna: oświadczenie o powierzeniu pracy jest ważne jedynie u pracodawcy wskazanego w oświadczeniu.

Wyjątkiem są sytuacje:

• gdy cudzoziemiec jest pracownikiem tymczasowym, skierowanym do innego pracodawcy przez pracodawcę obecnego i warunki pracy (oferowanej cudzoziemcowi określone w oświadczeniu) nie uległy zmianie – z wyjątkiem miejsca wykonywania pracy
• nastąpiło przejście zakładu pracy na innego pracodawcę
• podmiot powierzający pracę zmienił siedzibę lub nazwę

Koszt wyrobienia oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Od 1 grudnia 2025 r. obowiązują nowe zasady dotyczące opłat za oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Zmiany wynikają z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r.

Zgodnie z nowymi przepisami, opłata za złożenie oświadczenia wynosi 400 zł. To duża zmiana w porównaniu do wcześniejszych zasad – do 30 listopada 2025 r. opłata wynosiła 100 zł, co oznacza czterokrotny wzrost kosztów po stronie pracodawcy.

Warto pamiętać, że:

• opłatę należy wnieść na etapie składania oświadczenia,
• brak opłaty lub wpłata w nieprawidłowej wysokości może spowodować pozostawienie sprawy bez rozpatrzenia,
• koszt ponosi pracodawca.

• do spraw wszczętych i niezakończonych przed 1 grudnia 2025 r. stosuje się przepisy dotychczasowe,
• w takich przypadkach nadal obowiązuje opłata 100 zł.

Zmiana wysokości opłaty to istotny element, który warto uwzględnić przy planowaniu zatrudnienia cudzoziemców od końca 2025 roku.

Generowanie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy w systemie HRappka

HRappka pomoże Ci łatwo przeprowadzić cały proces legalizacji zatrudnienia cudzoziemców.

Lista zezwoleń w systemie HRappka

Czytaj więcej:

• Jak zatrudnić cudzoziemca? Poradnik krok po kroku.
• Zatrudnienie cudzoziemca – najczęstsze pytania
• Delegowanie cudzoziemców do pracy za granicą
• Aneks do umowy o pracę wzór
• PIT-11 czy IFT? Jak rozliczyć cudzoziemca