Jak przeprowadzić onboarding pracownika? – checklista
Pierwszy dzień pracy nierzadko wiąże się z stresem, nie tylko dla nowego pracownika. Zdenerwowanie może odczuwać również pracodawca i jego zespół – w końcu to od nich zależy, czy pracownik zostanie dobrze wprowadzony do firmy.
Niewłaściwie przeprowadzony onboarding pracownika może mieć negatywne skutki. Brak jasnej struktury wdrożeniowej, niewystarczająca ilość informacji, zagubienie – nie bez powodu obserwujemy wciąż sporą rotację nowych pracowników.
Zapraszamy do artykułu, w którym powiemy Ci, jakich błędów unikać, a jakie działania pozytywnie wpłyną zarówno na pracownika, jak i organizację. Dodatkowo zapraszamy do pobrania darmowej checklidty onboardingowej, dzięki której nie zapomnisz o żadnym kroku w procesie wdrożenia!
Zagadnienia poruszane w artykule:
Onboarding pracownika – czego powinniśmy unikać?
Onboarding pracownika nie jest stosowany w każdej firmie i dla wielu organizacji jest czymś nowym. Co to oznacza? Wielu pracodawców pokłada dużo energii w poszukiwanie najbardziej dopasowanego pracownika. Proponuje mu satysfakcjonujące warunki zatrudnienia, a zapomina, że bez właściwe przeprowadzonego procesu wdrożenia, jest spore ryzyko na szybkie odejście pracownika z organizacji.
Do najczęstszych błędów w trakcie onboardingu nowej osoby z pewnością możemy zaliczyć:
- Zbyt odległy kontakt po zakończeniu rekrutacji nowego pracownika. Niekiedy czas pomiędzy etapem rekrutacji a przyjściem do nowej pracy trwa bardzo długo. W tym okresie powinniśmy się postarać, jak najbardziej zachęcić nową osobę do pracy i zadbać o ciągły przepływ informacji. Nową osobę możemy zmotywować do działania i poznania naszej firmy poprzez przesyłanie newsletterów, nowości w firmie, czy wstępnych informacji dotyczących procesu onboardingu
- Brak zaangażowania pracodawcy i zespołu. Nie mogłoby się trafić nowej osobie nic gorszego, niż niechęć pracowników. W bezpośrednią integrację, czy szkolenie nowej osoby nie powinien być zaangażowany tylko dział HR, ale cały zespół. Wtedy nowy pracownik od pierwszego momentu poczuje wsparcie i większą chęć do pracy. Niekoniecznie musi to być bardzo wymagający proces. Wystarczy mała rzecz, jak miłe przywitanie lub oprowadzenie danej osoby – to nie jest strata czasu, a przełamanie stresu związanym z pierwszym dniem pracy.
- Nieodpowiednia forma przywitania pracownika. Przyjście nowej osoby nie powinno być niczym zaskakującym dla reszty pracowników. Przywitanie pracownika może odbywać się różnie, czasem w postaci wspólnej kawy lub małego podarunku w pierwszym dniu pracy. Niestety często zdarza się tak, że pracownik nie otrzymuje żadnych informacji przed rozpoczęciem pracy, a podczas pierwszego dnia, pracownicy są zaskoczeni widokiem kogoś nowego w pokoju.
- Nieprzygotowane stanowisko pracy. To częsty błąd popełniany przez pracodawców. Organizacja miejsca pracy dla osób w nowym środowisku jest podstawą. Świadczy to o zaangażowaniu i podejściu firmy do nowej osoby. Najgorszą sytuacją jest, kiedy pracownik podczas pierwszego dnia pracy, czasem nawet po pierwszym tygodniu pracy nie może usiąść przy własnym biurku z laptopem. Aby uniknąć takiej sytuacji, najlepiej przygotować stanowisko pracy kilka dni wcześniej.
Pobierz darmową checklistę onboardingową!
Na podany adres email wyślemy Ci bezpłatną checklistę onboardingową.
Skuteczny onboarding nowo zatrudnionej osoby – checklista
Wdrożenie pracownika zostało wprowadzone, jako oddzielny, nowy moduł do systemu HRappka. Wdrożenie pracownika nie jest prostą rzeczą i łatwo o czymś zapomnieć. Dzięki modułowi onboardingu możemy tworzyć kompletny proces onboardingu w jednym miejscu i przesyłać go do nowych pracowników.
Informacja dla pracownika przed rozpoczęciem pracy
Po udanym procesie rekrutacji, zanim pracownik zawita do firmy, należy umówić się z nim na konkretną godzinę rozpoczęcia pracy (za pomocą maila lub telefonicznie). Oprócz tego warto przekazać nowej osobie informacje o tym, w jaki sposób może dotrzeć do firmy, gdzie znajduje się parking, na jakie piętro i do którego pokoju ma się wstawić, oraz przedstawić krótki plan działania w trakcie pierwszego dnia pracy. Wydaje się to błahe, ale dla nowej osoby może okazać się bardzo pomocne. Warto również przypomnieć pracownikowi o przyniesieniu poprzednich świadectw pracy – jest to konieczne, gdyż służy to prawidłowemu wyliczeniu przysługującego pracownikowi urlopu.
Powitanie – pierwszy dzień pracownika
O przyjściu nowej osoby, należy powiadomić członków zespołu jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Jest to ważny moment dla pracownika, więc warto, aby jego współpracownicy wiedzieli o jego rozpoczęciu pracy. Dobrym pomysłem jest wrzucenie spotkań z najważniejszymi osobami w firmie, aby mieli okazję poznać pracownika – zaplanowanie kalendarza z pewnością uporządkuje agendę zarówno zainteresowanym współpracownikom jak i nowej osobie.
O skutecznie przeprowadzony onboarding należy troszczyć się od pierwszego dnia pracy pracownika. Po uporaniu się z procesem dokumentacji (umowa, oświadczenia, badania medycyny pracy), warto zadbać o przywitanie. W jaki sposób chcemy przyjąć nową osobę – czy zrobimy to w sposób standardowy, czyli zapoznamy nową osobę z zespołem i przydzielimy jej opiekuna, czy może jednak postaramy się o coś bardziej kreatywnego? Miłym zaskoczeniem na tym etapie onboardingu może być podarowanie nowej osobie upominku (tzw. welcome pack) lub można również pomyśleć nad plakatem np. „Witamy w firmie". Możliwości jest dużo, najważniejsze w tym wszystkim jest, aby o tym pamiętać i nie zostawić nowej osoby bez opieki.
Na tym etapie można przydzielić opiekuna i powierzyć dalszy proces onboardingu buddy'emu. Wyznaczony pracownik jest odpowiedzialny za nową osobę i powinien dostarczać jej wszystkie niezbędne informacje. Oczywiście buddy nie powinien zostać sam – należy kontrolować postępy procesu onboardingu i sprawdzać, czy wszystko przebiega pomyślnie
Na samym początku procesu onboardingu warto poruszyć tematy samej firmy – fakty na jej temat, jakie są wartości, kluczowi klienci, wizja i misja firmy. Równie ważny na starcie jest sam produkt, szczególnie ten, z którym pracownik będzie miał do czynienia – z pierwszym dniem pracy należy także zapoznać nowego pracownika z tym tematem.
Do tematu firmy można dołączyć informacje o jej wewnętrznych zasadach:
- ewidencja czasu pracy
- godziny pracy i przerw
- forma zatrudnienia – zdalna, czy stacjonarna
- dostępne benefity dla pracowników
Struktura firmy i stanowisko nowego pracownika
Bez tych informacji efektywny onboarding nie może prawidłowo funkcjonować. Jest to etap, w którym nowy pracownik dowiaduje się, jak wygląda pełna struktura firmy. Warto zapoznać nową osobę z najważniejszymi osobami oraz z którymi pracownik będzie miał największą styczność – przełożony, dyrektor, zarząd, współpracujące zespoły z działem nowej osoby.
Po zapoznaniu pracownika ze strukturą organizacyjną kolejnym naturalnym krokiem jest przedstawienie stanowiska pracy nowemu pracownikowi. Nowy pracownik powinien w trakcie procesu onboardingu powinien poznać:
- zakres obowiązków zawodowych (wyznacz zadania do realizacji)
- projekty, w których będzie uczestniczyć
- osoby do współpracy
- priorytety zadań
Należy również słuchać pracownika w trakcie onboardingu. Element informacji zwrotnej jest bardzo ważny dla pracodawcy i dla nowego członka zespołu. Dzięki spostrzeżeniom nowego pracownika możemy dowiedzieć się, czy wszystkie kroki zostały przeprowadzone prawidłowo, oraz czy na pewno wszystko jest w pełni zrozumiałe nie tylko z zakresu obowiązków, ale z całego etapu wdrożenia dla nowej osoby.
Procesy firmowe
Każda firma składa się z wielu procesów. Coś zakładamy, do czegoś dążymy, a zanim przejdziemy do finalnej realizacji celów, angażujemy się w wiele pobocznych spraw.
Procesy firmowe to podstawa każdej firmy. Jeśli chcemy uzyskać najlepsze wyniki, należy zadbać o szczegóły.
Dotyczy to się również nowych pracowników. Proces onboardingu opiera się na wdrożeniu nowego pracownika we wszystkie schematy organizacji. Procesy firmowe stanowią istotny punkt procesu adaptacyjnego. Nowy pracownik powinien poznać wszelkie postępowania zachodzące w firmie, cele i założenia. Jest to bardzo ważne i dzięki poprawnemu wdrożeniu nowych pracowników w procesy firmowe będziemy w stanie utrzymać je w dobrym stanie i ciągle będziemy się rozwijać, jako firma.
Atrakcyjnym wyjściem z sytuacji jest system do obsługi procesów HR. Większość budowana jest na bazie modułu dostępnego w sieci. Realizacja celów z systemem staje się dużo prostsza, a prowadzenie dokumentacji i jej archiwizowanie nie stanowi problemu.
Narzędzia i dostępy niezbędne do wykonywania obowiązków zawodowych
Ważną rzeczą jest zadbanie o to, aby sprzęt firmowy był przygotowany, przed dołączeniem pracownika. Dobre przygotowanie miejsca pracy na pewno od samego początku dobrze wpłynie na nową osobę.
Zapoznanie nowego pracownika z narzędziami działającymi w firmie jest kluczowe. To dość proste. Każdy z nas chciałby jak najszybciej dowiedzieć się, na jakich programach będzie pracować oraz z czym będzie miał do czynienia. Jest wiele typów narzędzi obsługiwanych przez firmę – narzędzia do komunikacji, do codziennej pracy, dla danego działu. Ważne, żeby nowy pracownik miał do nich dostęp i wiedział jak się nimi posługiwać.
Proces onboardingu nowego pracownika – podsumowanie
Po procesie onboardingu warto zweryfikować nową osobę, czy jej baza wiedzy jest wystarczająca. Idealnym rozwiązaniem jest ankieta. Na tej podstawie jesteśmy w stanie stwierdzić, czy onboarding pracownika odbył się prawidłowo oraz przyjąć ewentualne uwagi do całego procesu od nowego pracownika.
Kolejną możliwością podsumowania jest krótki test, który podpowie nam, czy onboarding możemy uznać za zakończony i czy na pewno nowy pracownik jest gotowy do pracy.
Warto zadbać o to, aby proces onboardingu był jak najbardziej udany. Z pewnością obniży to stres związany z rozpoczęciem nowej pracy przez nowego pracownika. Odpowiednio przeprowadzony onboarding to większa efektywność nowej osoby. Gdy pracownik wie, że firma dba o niego od pierwszych dni pracy, to ma ochotę w niej zostać na dłużej.
Przeprowadzanie takich zabiegów jest możliwe z nowym modułem onboardingu w systemie HRappki. Sprawdź, czy onboarding w Twojej firmie przebiega prawidłowo. Moduł onboardingu pozwala w pełni przygotować dobre wdrożenie.
Efektywna rekrutacja
- Integracja z zakładką kariera
- Formularze aplikacyjne
- Budowanie bazy kandydatów
- Wtyczka do sourcingu na Linkedin
- Autorespondery do kandydatów
- Sprawny onboarding
Przeprowadzenie onboardingu pracownika, jest niezbędne, żeby nowa osoba dobrze czuła się w firmie. Ma to ogromny wpływ na employer branding organizacji i opinię z zewnątrz. Prawidłowe przeprowadzenie onboardingu nie jest proste i wymaga wprawy. Najważniejszą rzeczą jest, żeby o nim pamiętać i dbać o wdrożenie.
