Onboarding pracownika w 2021

Onboarding pracownika to etapowe wprowadzenie nowego pracownika do firmy. Za wdrożenie nowej osoby, odpowiedzialni są mi.n. współpracownicy, dział HR i wyznaczony opiekun (buddy).

Onboarding pracownika stanowi nie lada wyzwanie dla wyznaczonych pracowników z organizacji. Na co warto zwrócić uwagę, aby pracownik w nowym miejscu pracy czuł się komfortowo i był zadowolony z decyzji o rozpoczęciu pracy w Twojej firmie? Poniżej zawarte są wszelkie informacje dotyczące onboardingu pracownika w 2021 r.

Preboarding nowych pracowników

Preboarding jest pierwszym etapem procesu wdrożenia nowego pracownika na danym stanowisku. Proces preboardingu dotyczy wyłącznie momentu oczekiwania na rozpoczęcie nowej pracy po przyjęciu złożonej oferty.

Pozytywne doświadczenia związane z naszą firmą powinniśmy budować na długo przed pierwszym dniem pracy nowego pracownika firmie – zaczynając od pozytywnego Candidate Experience na etapie rekrutacji, a kończąc proces onboardingu dobrym Employee Experience.

Do głównych elementów preboardingu zaliczamy:

  • spis istotnych dokumentów i formularzy
  • zebranie informacji na temat kompetencji nowego pracownika (cele, obowiązki, projekty itd.)
  • przygotowanie miejsca pracy
  • przygotowanie narzędzi, niezbędnych zasobów
  • opis kluczowych obowiązków
  • zaplanowanie pierwszego dnia

Ciekawym rozwiązaniem wzbogacającym proces preboardingu jest list powitalny – stanowi on dodatkowy element wsparcia nowo zatrudnionej osoby. List powinien być jak najbardziej spersonalizowany – postawienie się w roli kolegi, zamiast pracodawcy, czy osoby z wyższego stanowiska na pewno pozytywnie wpłynie na nowego pracownika.

Dowiedz się więcej:

List powitalny dla nowego pracownika

Onboarding pracownika – badania

Wdrożenie pracownika w dalszym ciągu nie stanowi podstawowego elementu zatrudnienia pracownika. Bardzo często sprowadza się to do tego, że nikt nie ma na to czasu. Niestety skutki są widoczne w statystykach – według badania alliedHR słaby onboarding sprawia, że w ciągu roku, aż 25% nowoprzyjętych rezygnuje z pracy.

Onboarding pracownika jest kluczowym procesem, aby pracownik został w firmie dłużej niż kilka miesięcy. Jak podaje Harvard Business Review, organizacje z ustandaryzowanym procesem wdrożeniowym raportują o 62% większą wydajność nowych pracowników.

Należy również pamiętać, że onboarding jest niezwykle ważny z punktu widzenia pracownika. Podczas pierwszych dni pracy pozwala nowo zatrudnionej osobie zapoznać się z firmą, danym stanowiskiem, nowymi obowiązkami, narzędziami, czy po prostu poznać innych pracowników. Jest to ogromny komfort psychiczny pracownika i znacznie redukuje jego stres.

Z badań Hays wynika, że aż 42% pracowników przewiduje zmianę pracy w ciągu najbliższych 6 miesięcy. Skutecznie przeprowadzony onboarding może zwiększyć motywację i chęci do pozostania w firmie. Dbanie o nowe osoby to klucz to stabilizacji w zespołach naszej firmy. Po co mamy szukać nowych pracowników, skoro możemy dbać o obecnych? Takie podejście to podstawa funkcjonowania odpowiedniego Employer Brandingu.

Proces onboardingu krok po kroku

Pierwszy dzień w nowej pracy dzięki preboardingowi jest zdecydowanie przyjemniejszy. Łatwiej odnaleźć się pracownikowi w nowym środowisku. Dodatkowo preboarding usprawnia wszystkie czynności administracyjne, takie jak skierowanie na badania medycyny pracy. Po preboardingu nowy pracownik wchodzi w proces onboardingu, który dzieli się na kilka kroków opisanych w poniższej części artykułu.

Powitanie pierwszego dnia pracy

Początek pierwszego dnia nowej osoby standardowo rozpoczyna się od załatwienia spraw z dokumentami (podpisanie umowy, upoważnień i oświadczeń, badania lekarskie).

Kolejne elementy są dużo bardziej przyjemne i ciekawsze. Nowy pracownik powinien zostać odpowiednio przywitany w nowej firmie. Dział HR i nowy zespół pracownika powinien o to zadbać. Miłym prezentem w ramach działań Employer Brandingowych może okazać się Welcome Pack – skromny podarunek, który na pewno pomoże zbudować dobrą atmosferę w firmie.

Postarajmy się, aby miejsce dla pracownika było odpowiednio przygotowane. Wyposażenie stanowiska to podstawa. Należy zadbać zarówno o narzędzia potrzebne do pracy (np. laptop, biurko, krzesło) i również o dostęp do narzędzi wykorzystywanych w pracy (jak mail, slack itp.). Jest to istotny element podczas pierwszego dnia pracy – pozwala to na większy komfort pracownika i lepsze samopoczucie.

Przede wszystkim zrób wszystko, aby pierwszy dzień nowego pracownika nie był wyłącznie papierologią. Zadbaj o to, aby nowy pracownik poznał firmę i swoich współpracowników – najlepszym sposobem jest po prostu oprowadzić nową osobę po najważniejszych częściach budynku – pokazać gdzie mieszczą się działy firmy, gdzie znajdzie kuchnię, łazienkę, oraz do kogo powinien udać w przypadku określonego problemu.

W pierwszym dniu warto również poruszyć tematy dotyczące firmy – szczególnie, jakie są wartości, główni klienci i przede wszystkim wizja i misja firmy. Do tego należy dołożyć także informacje o wewnętrznych zasadach firmy:

Pamiętajmy jednak, żeby nie przytłaczać nowego pracownika. Na początku bezpiecznie jest udzielić wyłącznie najważniejszych informacji na temat firmy.

Stanowisko pracy i struktura firmy

Nowy pracownik w trakcie procesu onboardingu powinien zostać w pełni zapoznany ze swoim miejscem pracy i dowiedzieć się, jakie będzie pełnił funkcje na nowym stanowisku. Głównie mowa tutaj o:

  • zakresie obowiązków
  • projektach, w których będzie uczestniczyć
  • osobach do współpracy
  • priorytetach zadań

Oprócz tego, należy ustalić jasne i uczciwe oczekiwania wobec pracownika. Oczywiście, cały proces wdrażania pracownika w obowiązki wprowadzamy stopniowo – na początku ważne jest, aby wiedział, za co jest odpowiedzialny i w jaki sposób pracować nad swoimi zadaniami. Istotne jest również, żeby pracownik był świadomy, na czym polega praca jego współpracowników i poznał wszystkie osoby odpowiedzialne za określony dział – ułatwi to komunikację między członkami zespołu i z pewnością usprawni pracę.

Warto także regularnie sprawdzać nowe osoby – efektywny onboarding nie polega tylko na zapoznaniu osób z wszystkimi funkcjonalnościami i przekazaniem wiedzy, ważne jest także systematyczne doglądanie, czy nowy pracownik nadąża i dobrze sobie radzi z powierzonymi zadaniami.

Buddy – wsparcie nowego pracownika

Buddy jest osobą, która towarzyszy nowemu pracownikowi od pierwszych dni pracy i udziela odpowiedzi na każde, nawet najbardziej nietypowe pytania. W procesie onboardingu jest to ważny element, a niestety rzadko stosowany. Opiekunem pracownika może być np. współpracownik, czy przełożony. Najważniejsze, aby buddy był komunikatywny, odpowiedzialny i przede wszystkim dysponował wolnym czasem. Nowy pracownik z pewnością będzie zadawać mnóstwo pytań, więc opiekun owej osoby musi być kompetentny i znać na nie odpowiedź – najlepiej, jeśli jest to po prostu osoba z dużym doświadczeniem. Z pewnością ułatwi to wdrożenie pracownika do nowych obowiązków.

Opiekuna należy wytypować przed pierwszym dniem pracy nowego pracownika. Na początku procesu adaptacyjnego będzie najbardziej potrzebny. Z czasem jego obowiązki zmaleją, a nowy pracownik nabierze doświadczenia, pozna życie firmy i zacznie być samodzielny. Dział HR również powinien wspierać nowego pracownika i buddy’iego – przede wszystkim sprawdzać, czy proces zapoznawczy zmierza w dobrym kierunku i czy nie jest potrzebna dodatkowa pomoc.

Informacja zwrotna- feedback

Każdy proces wdrożenia powinien zakończyć się podsumowaniem. W pierwszych dniach, zatrudnione osoby nie mają zbytniej śmiałości do krytyki struktury firmy, czy jej zasad. Perspektywa nowej osoby jest o tyle istotna, że może naprowadzić to dział HR-u, czy pracodawcę na błędy, które są popełniane w onboardingu. Ze względu na to, że mamy do czynienia z tym na co dzień, to często nie zauważamy problemów, dlatego pogląd niewdrożonych osób jest tak ważny.

Dowiedz się więcej:

Onboarding pracownika

Przykładowe pytania podczas w trakcie rozmowy podsumowującej proces onboardingu:

  • czy Twoje stanowisko pracy zostało dobrze przygotowane?
  • z jakimi elementami struktury firmy zostałeś/aś zapoznany/a?
  • czy poznałeś/łaś wszystkie niezbędne narzędzia pracy?
  • jak spisuje się Twój opiekun/buddy?
  • czy zostałeś/łaś poznany/na z kulturą firmy?
  • czy wystarczająco dobrze poznałeś/łaś swój zakres obowiązków?
  • jak przebiega współpraca z nowym zespołem?
  • czy przydzielone zadania wchodzą w zakres Twoich kompetencji?

Pytania przygotowujemy według własnych pomysłów i potrzeb. Nie ma określonych zasad. Ważne, żeby informacja zwrotna spełniła nasze oczekiwania i pozwoliła w jak najwyższym stopniu usprawnić onboarding pracowników.

Proces onboardingu – checklista

  • wyślij maila z informacją do współpracowników o przyjściu nowej osoby
  • wydrukuj niezbędne dokumenty (umowa, niezbędne zezwolenia i oświadczenia)
  • przygotuj stanowisko pracy, biurko, sprzęt, dostęp do oprogramowania, kartę wejściową
  • zaplanuj powitanie – welcome pack
  • skontaktuj się z pracownikiem przed pierwszym dniem
  • wyznacz opiekuna wdrożenia nowego pracownika
  • oprowadź po biurze i przedstaw pracownika innym osobom w firmie
  • zapoznaj pracownika z kulturą i strukturą firmy
  • przeprowadź niezbędne szkolenia
  • zapoznaj pracownika z narzędziami pracy
  • przedstaw pracownikowi zadania, za które będzie odpowiadać
  • ustal oczekiwania wobec pracownika
  • systematycznie kontroluj pracę nowego pracownika
  • zbierz feedback i wyciągnij wnioski
Dowiedz się więcej:

Onboarding 4c

Odpowiednio dobrany sposób wdrożenia nowych pracowników może ułatwić i ustrukturyzować proces onboardingu. Mimo iż każda z firm przeprowadza onboarding na swój sposób, to są pewne nieodłączne elementy, które występują w każdym procesie. Tayla N. Bauer w swojej publikacji „Onboarding New Employees: Maximizing Success" opisuje cztery najważniejsze etapy onboardingu (tzw. Onboarding 4c):

  • Compliance (Procedury) – jest to proces organizacyjny. Wiążę się przede wszystkim z dokumentacją (podpisanie umowy), kwestiami administracyjnymi i informatycznymi np. dostęp do maila, udostępnienie wszystkich niezbędnych haseł, przypisanie odpowiednich kont
  • Clarification (Zadania i cele) – na tym etapie nowo zatrudniona osoba poznaje swoje obowiązki. Zadania i cele powinny być przedstawione w sposób jasny i klarowny dla obu stron (nowego pracownika i przełożonego). Proces przekazania wykonywanych obowiązków nowego pracownika, powinny być rozdysponowany przez bezpośredniego przełożonego
  • Culture (Kultura) – Obszar głównie skierowany na zasady i system wartości firmy
  • Connection (Relacje) – część onboardingu, w którym nowo zatrudniona osoba poznaje członków zespołu i właściwą misję firmy

Sprawdź również:

Moduł onboardingu pracownika

Etapy onboardingu

Zautomatyzuj proces onboardingu pracownika!

  • Tworzenie procesów onboardingu
  • Odciążenie działu HR
  • Automatyzacja wdrożenia pracownika
  • Udostępnianie procesów pracownikom

Testuj 14 dni bez opłat!

Onboarding online

Onboarding online wydawał się dla większości firm czymś odległym i zbędnym. Przyzwyczajenia stacjonarnego onboardingu pracownika były mocno zakorzenione. Zachowanie standardów takich jak odwiedzenia miejsca pracy, przywitanie się z członkami zespołu, aklimatyzacja w nowym miejscu, wspólne obiady były dla ludzi nieodłącznym elementem onboardingu pracownika. Dziś jednak sytuacja wygląda nieco inaczej. Firmy często przechodzą na pracę hybrydową i większość procesów została przeniesiona do sieci. Coraz więcej organizacji zaczyna korzystać z systemów HR, które poza wieloma modułami wspierają również onboarding pracownika.

System HRappka pozwala na stworzenie pełnego procesu onboardingu online. Moduł onboardingu sprawnie wdraża nowych pracowników w organizację firmy i obowiązki, bez obciążania działu HR. W systemie HRappka stworzysz procesy onboardingu dopasowane do stanowisk i udostępnisz je nowym pracownikom przez portal pracowniczy. Pozwoli to na swobodny wgląd w każdej chwili w proces wdrożenia od strony pracownika. To idealne miejsce na stworzenie bazy wiedzy, która ułatwi utrwalenie najważniejszych informacji na temat firmy i ich stanowiska. System HRappka oprócz modułu onboardingu pozwala na swobodne zarządzanie zasobami ludzkimi w jednym miejscu – od rekrutacji, zatrudnienia pracownika, generowania umów i elektronicznych podpisów na dokumentach, przez elektroniczne wnioski urlopowe, po legalizację cudzoziemców i delegowanie pracowników za granicę.

Dowiedz się więcej:

Onboarding online

Kompleksowy system HR

Etapy offboardingu

Rozstanie z pracownikiem nigdy nie jest łatwe – bez względu na to, kto był inicjatorem. Uporządkowany proces offboardingu pozwala na utrzymanie płynności działań w zespole i zneutralizowanie chaosu. Czas, w którym pracownik odchodzi z firmy i trwa jego okres wypowiedzenia jest kluczowy, żeby zapamiętał naszą firmę z dobrej strony. Warto, więc o to zadbać.

Offboarding zbudowany jest z kilku etapów.

Wręczenie wypowiedzenia – rozmowa

Wręczenie wypowiedzenia przez pracownika lub pracodawcę stanowi punkt wyjścia offboardingu. Na tym etapie najważniejsze jest, aby zadbać o warunki odejścia pracownika. Pracodawca zazwyczaj decyduje się na jedną z dwóch opcji:

  • zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy
  • dokończenie określonego czasu pracy pracownika (okres wypowiedzenia)

Informacja dla pracowników – przekazanie obowiązków

Odpowiednia komunikacja z zespołem to klucz do utrzymania płynności działań w firmie. O odejściu pracownika należy poinformować jego współpracowników jak najszybciej. Wszelkie opóźnienia z przekazaniem informacji, mogą doprowadzić do plotek. W komunikacie powinniśmy zawrzeć informacje o powodzie odejścia pracownika i warunkach rozstania. Następnie należy przekazać obowiązki i dostępną wiedzę do wyznaczonych osób – powinniśmy również kontrolować, czy pracownicy radzą sobie z zadaniami byłego pracownika. Warto pamiętać o powstałej luce kadrowej i otwarciu nowej rekrutacji. Dobrym pomysłem jest zebranie informacji od byłego pracownika i współpracowników na temat oczekiwanych umiejętnościach kandydata i ogólnym opisie stanowiska.

Exit interview

To czas, w którym przechodzimy do ostatniej rozmowy z naszym pracownikiem. Exit interview zazwyczaj jest przeprowadzone przez osobę z działu HR. Dobre przygotowanie to klucz do udanego Exit interview. Warto dopytać pracownika o to:

  • jakie są powody odejścia
  • czy był zadowolony z pracy, kultury i procedur firmy
  • czy poleciłby firmę innym osobom
  • jak ocenia komunikację w firmie
  • jaka atmosfera panowała w firmie
  • czy mógłby wskazać wady i zalety firmy

W przypadku pracy online przygotujmy ankiety do wypełnienia, żeby pracownik również zdalnie mógł wyrazić swoją opinię. W systemie HRappka możemy zbadać doświadczenie kandydatów i pracowników poprzez tworzenie ankiet – również w przypadku offboardingu.

Działania administracyjne

W procesie offboardingu powinniśmy zadbać o działania administracyjne związane z pracownikiem. Przed odejściem z organizacji, pracownik musi zwrócić służbowe narzędzia/sprzęty, które wcześniej otrzymał, takie jak:

  • laptop
  • samochód służbowy i dokumenty
  • kartę dostępu
  • wirtualne dostępy do urządzeń i aplikacji

Sprawdź również:

Outplacement – co to jest?

Offboarding pracownika

Zautomatyzuj proces onboardingu pracownika!

  • Tworzenie procesów onboardingu
  • Odciążenie działu HR
  • Automatyzacja wdrożenia pracownika
  • Udostępnianie procesów pracownikom

Testuj 14 dni bez opłat!

Jakub Majcher

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Miłośnik szeroko pojętego dziennikarstwa. Interesuje się digital marketingiem i analizą treści. Stara się, aby pozycjonowanie słów, nigdy nie wzięło góry nad właściwym przekazem tekstu.

Onboarding pracownika powoli staje się standardem w firmach. Proces onboardingu jest niezbędny przy wprowadzeniu nowego pracownika do firmy. Na rynku pojawia się coraz więcej narzędzi pozwalających na prowadzenie onboardingu online. Moduł onboardingu pozwala na optymalizacje procesu wdrożenia i zdecydowanie ułatwia pracę działom HR.