Proces onboardingu – najważniejsze etapy

Rekrutacja nowego pracownika do firmy to dopiero początek. Prawdziwym wyzwaniem dla członków zespołu, działu HR i przełożonym nowej osoby jest onboarding pracownika. Pierwszy dzień pracy dla każdego z nas jest trudnym i wyjątkowym przeżyciem. Proces onboardingu często stanowi kluczowy moment dla nowych pracowników. Decyduje o tym, czy zostaną w naszej firmie na dłużej. W poniższym artykule przedstawię, najważniejsze etapy onboardingu dla nowych pracowników oraz o czym należy pamiętać podczas wdrożenia.

Onboarding 4c dla nowego pracownika

Onboarding 4c dzieli się na kilka etapów. Tayla N. Bauer w swojej publikacji „Onboarding New Employees: Maximizing Success" wskazuje cztery najważniejsze etapy onboardingu:

  • Compliance (procedury),
  • Clarification (cele i obowiązki),
  • Culture (kultura),
  • Connection (relacje),

Pierwszy dzień pracy nie musi być koszmarem dla nowych pracowników. Skutecznie przeprowadzony onboarding pozwoli nam zmniejszyć szansę na pojawienie się dużej rotacji pracowników i tym samym zwiększyć efektywność w firmie. Każdy etap stanowi część przemyślanej strategii onboardingu. Proces wdrożenia ma za zadanie przedstawić nowo zatrudnionej osobie schemat działania firmy i pokazać wszelkie procedury, według których funkcjonuje firma i jej pracownicy.

Compliance – podstawowe etapy onboardingu, czyli procedury

Jest to pierwszy proces na poziomie administracyjnym. Na tym etapie pracownik dostarcza odpowiednią dokumentację do działu kadr (np. dyplomy, certyfikaty, czy świadectwa pracy, badania medycyny pracy). Otrzymuje również wszystkie niezbędne informacje dotyczące regulaminu firmy. Warto również zadbać o przygotowanie odpowiednich kwestionariuszy, z których nowy pracownik będzie korzystać.

Należy pamiętać, że przygotowanie stanowiska pracy (biurko, komputer, telefon itd.) nowemu pracownikowi wraz z rozpoczęciem pracy jest niezbędną częścią procesu onboardingu. Najlepiej jest to zrobić jeszcze przed przyjściem nowego pracownika. Mogą wystąpić niespodziewane problemy ze sprzętem, które spowodują, że onboarding nie pójdzie tak sprawnie, jak powinien.

Oprócz tego w pierwszym dniu pracy zatrudniona osoba powinna otrzymać dostęp do narzędzi pracy takich jak np. skrzynka e-mail. Pracodawca powinien również zadbać o dostęp i instalację kluczowych programów do wykonywania zadań. Warto również pamiętać o szkoleniach wdrożeniowych, które dostarczą pracownikowi podstawowe informacje (np. organizacja szkolenia BHP). System dotyczący procedur w wielu firmach się nie zmienia i ciągle większość informacji jest przekazywana w formie formularzy, skanów, wydruków. Jest to proces, który bez problemu można starać się zautomatyzować i podzielić na konkretne etapy wdrożenia nowej osoby. W dużej mierze automatyzacja procesów pozwoli nam wprowadzić onboarding na wyższy poziom.

W tym przypadku idealnym rozwiązaniem w ramach onboardingu nowego pracownika może okazać się nasz system HRappka. Kompleksowy moduł dla działów HR z pewnością ułatwi proces onboardingu pracownika.

Clarification – cele i obowiązki nowych pracowników podczas procesu onboardingu

Szczegółowe omówienie stanowiska nowo zatrudnionej osoby na tym etapie jest niezwykle ważne. Pracownik od pierwszego dnia pracy poznaje zakres swoich nowych obowiązków na danym stanowisku. Należy pamiętać, że wyjaśnienie pracownikowi z pierwszym dniem pracy jego roli w firmie jest kluczowe. Wszystkie zadania, za które jest odpowiedzialna nowa osoba, powinny zostać jej jasno i klarownie przekazane. Oprócz przedstawienia nowej osobie podstawowych celów, również Przedstawmy pracownikowi cele długoterminowe

Nowy pracownik w pełni musi zrozumieć, za jakie procesy odpowiada oraz czego się oczekuje od nowego pracownika. Jest to korzyść obustronna. Firma jest pewna, że pracownik zrozumiał specyfikę swojego stanowiska pracy, a nowa osoba dokładnie wie, za co odpowiada w firmie i zna swój zakres obowiązków i specyfikę stanowiska. Działa to też w drugą stronę. Należy również zadbać o to, aby inni pracownicy (szczególnie zespół) rozumieli cele nowego pracownika. Już w pierwszym tygodniu samodzielność pracownika może znacznie wzrosnąć. Dbanie o pełną znajomość celów całego zespołu, z pewnością w tym pomoże.

Wydaje się to dość proste. Aby nowy pracownik wykonywał swoje zadania, musi poznać swoje cele. Niestety bywa z tym różnie. Zdarza się, że w firmie nikt nie może poświęcić czasu nowemu pracownikowi, przez co dochodzi do sytuacji, w których nowo wprowadzona osoba po tygodniu lub nawet pierwszym miesiącu dalej nie ma pojęcia, czym ma się konkretnie zajmować i jaki jest zakres jego obowiązków.

Onboarding prowadzony w ten sposób nie przynosi pozytywnych skutków, a nawet prowadzi do zwiększenia się rotacji pracowników w naszej firmie

Culture – kultura firmy od pierwszego dnia pracy

Zapoznanie z kulturą organizacyjną nowej osoby stanowi ważną część w skutecznie przeprowadzonym procesie onboardingu. Wraz z rozpoczęciem nowej pracy, zatrudniony pracownik powinien zapoznać się z tematem wizji i misji firmy – czyli tak naprawdę, jaki jest cel działania w firmie. Oprócz tego w tej części onboardingu powinny zostać poruszone tematy wartości firmy i jej produktów. Takie aspekty uświadamiają nowo zatrudnionej osobie, z czym będzie miała do czynienia w organizacji i na czym będą polegać jej obowiązki.

Warto pamiętać o rzeczach mniej formalnych np. jak zwracać się do innych pracowników, czy w firmie obowiązuje dress code lub jakie są nieformalne czynności wykonywane systematycznie przez resztę zespołu np. wspólne jedzenie obiadów, czy spotkania integracyjne zespołu. Z pewnością zwiększy to świadomość i obecność w kulturze organizacyjnej firmy. Im szybciej nowy pracownik zaaklimatyzuje się w naszej organizacji, tym lepiej. Z większym zapałem będzie odwiedzać miejsce pracy, a przede wszystkim stanie się bardziej wartościowym pracownikiem dla naszej firmy. Pamiętajmy, że zadowolony pracownik efektywnie wykonuje swoje zadania.

Connection – relacje jako etap onboardingu

Element adaptacji pracownika, który jest często bagatelizowany. Firmy często wychodzą z założenia, że nowy pracownik powinien sam odnaleźć się wśród reszty zespołu, a wprowadzanie nowej osoby przez innych może tylko przynieść wymierne korzyści firmie. Jest to ogromny błąd, który prowadzi do niepotrzebnego stresu i spadku poziomu zadowolenia nowego pracownika.

Bardzo często doprowadza to do sytuacji, w której pracownik nie ma pojęcia, kto jest odpowiedzialny za dany zakres obowiązków. Również często nie wie, z kim ma rozmawiać w sprawie nowych zadań, które zostały mu powierzone. Relacje wśród pracowników są częścią efektywnego onboardingu i kompletnego procesu wdrożenia w firmie. Od pierwszego dnia nowo zatrudniony pracownik identyfikuje się z pracownikami, więc przedstawienie nowego członka zespołu jest ważną kwestią i z pewnością ułatwi relacje między pracownikami.

Ciekawym pomysłem do wdrażania nowych pracowników jest wprowadzenie buddy’ego. Słowo buddy pochodzi z języka angielskiego i określamy nim kolegę/znajomego, który został przydzielony do nowej osoby, jako wsparcie w procesie wdrożenia. Istotną rzeczą jest, aby buddy był na podobnym poziomie stanowiska, co nowa osoba – w przypadku, gdyby był to kierownik lub dyrektor, pracownik mógłby odczuwać dyskomfort. Warto zwrócić szczególną uwagę na dobór wsparcia dla nowych osób. Buddy powinien również być osobą komunikatywną i dobrze znającą organizację. Działając w ten sposób, proces wdrożenia przebiegnie jeszcze sprawniej.

Proces onboardingu nowego pracownika – wsparcie

Opisany w powyższym artykule proces onboardingu powinny stanowić drogowskaz dla pracodawców, którzy traktują onboarding pobieżnie. Każdy z nas zdaję sobie sprawę z trudnościami, z którymi musieliśmy się zmagać w pierwszych dniach pracy. Postarajmy się, żeby pracownik czuł się w firmie, tak jak my chcielibyśmy się czuć w nowej pracy.

Kompleksowy system HRappka wspiera onboarding pracownika. Za pomocą modułu HR w naszym systemie z łatwością wprowadzisz nowego pracownika do swojej firmy. Więcej informacji na temat HRappki znajdziesz tutaj.

Dowiedz się więcej:

Zautomatyzuj proces onboardingu pracownika!

  • Tworzenie procesów onboardingu
  • Odciążenie działu HR
  • Automatyzacja wdrożenia pracownika
  • Udostępnianie procesów pracownikom

Jakub Majcher

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Miłośnik szeroko pojętego dziennikarstwa. Interesuje się digital marketingiem i analizą treści. Stara się, aby pozycjonowanie słów, nigdy nie wzięło góry nad właściwym przekazem tekstu.