Proces onboardingu – najważniejsze etapy
Starannie zaplanowany proces wdrożenia pracownika do pracy w organizacji może być początkiem dobrze rokującej współpracy. Wciąż niewiele firm zdaje sobie sprawę z tego, że brak procesu onboardingu lub niewłaściwie przeprowadzony, znacznie zwiększa ryzyko rezygnacji z pracy. Aż 88% pracowników nie jest zadowolonych z tego, jak przebiegł proces adaptacji do nowej pracy. W jaki sposób zwiększyć satysfakcję z pracy w nowym miejscu? Jak zaplanować efektywny proces onboardingu?
Przede wszystkim należy pamiętać, że onboarding pracownika to proces, który znacznie wykracza poza pierwszy dzień pracy. Należy zatem przemyśleć jego składowe oraz etapy. Oczywiście każda organizacja dopasowuje proces onboardingu do własnych potrzeb i zasad, warto jednak mieć „ściągawkę" i bazę wyjściową.
Zagadnienia poruszane w artykule:
Onboarding 4C dla nowego pracownika
Bardzo pomocnym podejściem jest tzw. onboarding 4C, który jest świetną podstawą do stworzenia kompleksowego procesu adaptacyjnego. Autorka tego modelu – Talya N. Bauer, w swojej publikacji „Onboarding New Employees: Maximizing Success" wyróżniła cztery etapy onboardingu:
-
Compliance (procedury)
-
Clarification (cele i obowiązki)
-
Culture (kultura pracy)
-
Connection (relacje i więzi)
Każdy z tych etapów jest ważny, zarówno z perspektywy pracodawcy, jak i pracownika. Onboarding 4c daje możliwość holistycznego spojrzenia na proces wdrożenia, które zawiera elementy pasywne/formalne (jak podpisywanie dokumentów), aktywne (realizowanie zadań i eksploracja) oraz nieformalne (spotkania z innymi pracownikami, kultura pracy).
Compliance – czyli procedury
To podstawowy proces, który odbywa się na poziomie administracyjnym. Pracownik dostarcza odpowiednią dokumentację do działu kadr (np. dyplomy, certyfikaty, świadectwa pracy, badania medycyny pracy). Otrzymuje również wszystkie niezbędne informacje dotyczące regulaminu firmy. To również moment, w którym wypełnia kwestionariusz osobowy i inne dokumenty.
Ciekawą informacją jest to, że aż 58% firm w procesie wdrożenia za bardzo koncentruje się na formalnościach. Problem ten rozwiąże program kadrowo-płacowy, dzięki któremu kwestionariusze wypełniane są online, a dane są automatycznie przenoszone do systemu. Proces tworzenia profilu pracownika oraz generowania umów to kwestia kilku sekund. Ominięcie mało interesujących i powtarzalnych procedur pozwoli na przejście do ciekawszych procesów związanych z wdrożeniem.
Co jest jeszcze istotne na tym etapie?
-
przygotowanie miejsca pracy (biurko, komputer, telefon itd.) – jeszcze przed pierwszym dniem pracy
-
dostęp do narzędzi pracy takich jak np. skrzynka e-mail
-
instalacja kluczowych programów do wykonywania zadań
-
szkolenia wdrożeniowe, które dostarczą pracownikowi podstawowe informacje (np. organizacja szkolenia BHP).
Dla obopólnej korzyści (pracownika i pracodawcy), warto maksymalnie automatyzować wszelkie procedury związane z procesem onboardingu.
Clarification – cele i obowiązki nowych pracowników podczas procesu onboardingu
Szczegółowe omówienie stanowiska nowo zatrudnionej osoby jest niezwykle ważne. Pracownik od pierwszego dnia pracy powinien poznawać zakres obowiązków na danym stanowisku. Informacje muszą być przekazywane jasno i klarownie, nie jest dobrym pomysłem zakładanie, że nowo zatrudniona osoba sama się domyśli, co ma robić.
Należy również sprecyzować cele: podstawowe, długoterminowe oraz cele grupowe czy też firmowe.
Nowy pracownik w pełni musi zrozumieć, za jakie procesy odpowiada, czego się od niego oczekuje oraz, w jaki sposób będą mierzone wyniki (i kiedy). Duża część firm prowadzi takie rozmowy po 3, 6, a następnie 12 miesiącach, nie unikając oczywiście bieżącego feedbacku w trakcie.
Nie zapominajmy, że wydajność pracownika w pierwszym miesiącu pracy wynosi przeciętnie 25%, a do osiągnięcia pełnej produktywności niekiedy potrzeba roku.
Etap Clarification to również zadbanie, aby inni pracownicy (szczególnie zespół) rozumieli cele nowego pracownika i tym samym mogli pomóc wdrożyć się nowej osobie do pracy.
Nie jest niestety odosobnionym przypadkiem sytuacja, w której nowo przyjęta osoba przez kilka tygodni nic nie robi, nie do końca wie, jaki jest zakres jej obowiązków, a w efekcie odchodzi do innej organizacji. Jasne określenie celów i obowiązków zmniejszy ryzyko rotacji pracowników oraz pozytywnie wpłynie na proces onboardingu.
>> Pobierz bezpłatną checklistę onboardingową w Google Sheets <<
Culture – kultura firmy od pierwszego dnia pracy
Zapoznanie z kulturą organizacji, wizją i misją firmy to bardzo ważna część procesu onboardingu. Pracownik, który zna cele firmy i co więcej, identyfikuje się z nimi, jest bardziej zaangażowany i efektywniejszy w swojej pracy. To ma również pozytywny wpływ na jego samopoczucie i szybkość odnalezienia się w organizacji.
W ramach działań Employer Brandingowych niektórzy pracownicy stają się ambasadorami firm, w których pracują. Dzieje się tak, gdy organizacja ma jasną i transparentną kulturę pracy, dba o swoich pracowników, którzy wierzą w sprzedawany produkt lub usługę.
Myśląc o poziomie Culture, należy także pamiętać o takich sprawach, jak kwestie formalne (w jaki sposób zwracać się do innych pracowników, czy obowiązujący dress code) oraz nieformalne (np. wspólne jedzenie posiłków, spotkania integracyjne).
Pracownik, który zna i czuje kulturę firmy, dobrze czuje się w pracy, chętniej wychodzi z inicjatywą oraz efektywniej wypełnia swoje obowiązki służbowe.
Connection – relacje jako etap onboardingu
To często bagatelizowany element adaptacji pracownika. Nierzadko firmy wychodzą z założenia, że nowy pracownik powinien sam odnaleźć się wśród reszty zespołu. To może być ogromny błąd, który prowadzi do niepotrzebnego stresu, spadku poziomu zadowolenia i motywacji do pracy.
Często doprowadza to do sytuacji, w której pracownik nie ma pojęcia kto jest odpowiedzialny za dany zakres obowiązków. Nie wie także, z kim może rozmawiać w sprawie powierzonych mu zadań. Z dużym prawdopodobieństwem pracownik pozostawiony sam sobie, odejdzie z firmy przy pierwszej nadarzającej się okazji.
Dodatkowo w procesie onboardingu kształtują się długofalowe relacje między pracownikami, których dobra jakość znacznie wpływa na atmosferę pracy i efektywną komunikację wewnątrz struktury organizacyjnej.
W jaki sposób sprawić, aby zatrudniony pracownik dobrze czuł się wśród nowych członków zespołu? Idealnym rozwiązaniem jest wprowadzenie tzw. buddy'ego, czyli osoby z zespołu, która odpowiedzialna będzie za pomoc przy zaklimatyzowaniu się w nowej pracy. Co istotne, buddy nie musi być pracownikiem na wyższym stanowisku, czy podobnym do tego, na jakim zatrudniona jest nowa osoba. Najważniejsze, aby buddy był komunikatywny, chętny do pomocy i dobrzy znający organizację. Nie musi znać odpowiedzi na wszystkie pytania, ale powinien wiedzieć, gdzie pokierować nowo zatrudnioną osobę. Buddy to taki przewodnik po organizacji, który jest z nowym pracownikiem przy rozpoczęciu pracy, po kolejne tygodnie i miesiące (stopniowo ograniczając swoją rolę).
Proces onboardingu nowego pracownika – automatyzacja
Proces onboardingu rozpoczyna się tak naprawdę już na etapie rekrutacji kandydatów, kiedy to wyrabiają sobie oni zdanie na temat firmy. Otrzymanie informacji zwrotnej (podziękowanie za aplikację lub poinformowanie o wyborze innego kandydata) buduje pozytywne Candidate Experience. Z pomocą przychodzi system ATS, w którym wysłanie takiej spersonalizowanej notatki (także masowo) to kwestia kilku sekund.
System HRappka to zarówno system do rekrutacji pracowników, jak i onboardingu. U nas stworzysz dowolną ilość procesów wdrożeniowych, dodasz zdjęcia, wideo, ankiety zadowolenia oraz testy wiedzy. Onboardingi możesz dodawać automatycznie dla każdego nowego pracownika lub indywidualnie – w zależności od stanowiska.
Właściwie przeprowadzony proces wdrożenia minimalizuje ryzyko odejścia nowego pracownika oraz znacznie poprawia jego komfort w trakcie poznawania organizacji. Dlaczego to takie ważne? Zadowolony pracownik efektywnie wykonuje swoje obowiązki, jest bardziej zaangażowany w pracę oraz jest skłonny polecać pracodawcę swoim znajomym, czy rodzinie.
Automatyzacja onboardingu w systemie HRappka
Zarządzanie procesami HR
- Rekrutacja i onboarding
- Ewidencja czasu pracy
- Elektroniczne wnioski urlopowe
- Kadry i płace
