Ewidencja odzieży roboczej i wyposażenia pracownika
Dostarczenie odzieży roboczej, butów i innego wyposażenia pracownika to obowiązek pracodawcy – w przypadku, gdy warunki pracy tego wymagają. Co to oznacza? Chodzi o sytuacje, w których prywatna odzież pracownika może ulec zniszczeniu lub wymagają tego względy sanitarne. Ponadto pracodawca jest zobowiązany do wyposażenia pracowników w odzież ochronną, jeżeli w środowisku pracy występują czynniki, które mogą być szkodliwe i niebezpieczne dla zdrowia pracownika. Pracodawca musi wtedy zadbać o bezpieczeństwo zatrudnionych osób w tak dużym stopniu, jak jest to możliwe.
Całe wyposażenie pracownika powinno zostać udostępnione mu bezpłatnie, a jedyne koszty, na jakie pracownik jest narażony, to te związane ze zniszczeniem przedmiotów. Nie chodzi tu oczywiście o zniszczenie związane z eksploatacją, ale takie, które wynika z zaniedbania lub niewłaściwego użytkowania.
Aby zachować porządek w wydawanym i zwracanym wyposażeniu należy właściwie ewidencjonować je. Z pomocą przychodzi system, w którym ewidencja odzieży roboczej i wyposażenia pracownika jest czytelna i przejrzysta.
Zagadnienia poruszane w artykule:
Środki ochrony indywidualnej
Stosowane powinny być wtedy, kiedy nie jest możliwe uniknięcia zagrożeń za pomocą środków ochrony zbiorowej, takich jak np. bariery czy wentylacja. Do środków ochrony indywidualnej zalicza się: odzież ochronna, wszelakie ochraniacze (stóp, rąk, głowy – kaski), nauszniki, rękawice, okulary ochronne, kombinezony, uprzęże chroniące przed upadkiem. Środki ochrony indywidualnej powinny być potwierdzone znakiem CE, który informuje o spełnieniu wymagań oceny zgodności.
Pracodawca dostarcza środki bezpłatnie i zobowiązany jest do poinstruowania pracowników, jak należy ich używać. Może w międzyczasie przeprowadzać kontrolę wśród zatrudnionych i sprawdzać, czy stosują się oni do zaleceń.
Stosowanie środków ochrony indywidualnej powinno zostać przemyślane i dobrze dobrane – pod względem stanowiska pracy. Odpowiedzialny jest za to pracodawca. Jeżeli pracownik zostaje dopuszczony do pracy, która stwarza zagrożenie dla jego zdrowia i nie jest wyposażony w odpowiednie środki ochrony, może (i powinien) odmówić pracy. Jest to wykroczenie i Państwowa Inspekcja Pracy ma obowiązek nałożenia grzywny na takiego pracodawcę.
Pracodawca nie może również wypłacić pracownikowi ekwiwalentu za środki ochrony indywidualnej.
Odzież i obuwie robocze
To, w jakich przypadkach pracodawca musi zapewnić odzież roboczą, reguluje Kodeks pracy w artykule 237 (7). Należą do nich sytuacje, w których odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub takie są wymogi sanitarne i higieny pracy, na danym stanowisku.
Dopuszczalna jest również możliwość użycia przez pracownika własnej odzieży i obuwia, pod warunkiem, że:
- zostanie ustalone, na których stanowiskach jest taka alternatywa
- pracownik wyrazi na to zgodę
- odzież i obuwie pracownika spełniają standardy BHP
- pracodawca wypłaci pracownikowi ekwiwalent pieniężny
- nie jest to stanowisko związane z obsługą maszyn, albo powodujące skażenie środkami promieniotwórczymi i chemicznymi
Okres używalności odzieży i obuwia ustalony jest w tabeli norm. Pracodawca zobowiązany jest do prania, naprawy i odkażania – zarówno odzieży i obuwia roboczego. Może to zrobić również pracownik, ale musi dostać za to odpowiednie ekwiwalent finansowy. Sytuacja ta jest jedynie niepuszczana w przypadku skażenia odzieży czynnikami chemicznymi lub promieniotwórczymi.
Obowiązki pracodawcy
Obowiązkiem pracodawcy jest:
- nieodpłatne dostarczenie pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego – spełniających wymagania bezpieczeństwa
- poinstruowanie pracowników, jak mają się posługiwać środkami ochrony indywidualnej
- dostarczenie odzieży i obuwia ochronnego, które spełnia wymagania określone w Polskich Normach
- pranie, konserwowanie, naprawa, odkażanie i odpylanie dostarczonych środków
- wypłacenie ekwiwalentu finansowego pracownikowi, jeżeli ten zdecydował się na używanie własnej odzieży (jeżeli jest to możliwe na danym stanowisku pracy)
- kontrolowanie czy pracownicy używają środków ochrony indywidualnej oraz odzieży, z właściwym dla nich przeznaczeniem
Ewidencja w dokumentacji osobowej pracownika
W aktach osobowych pracownika powinna się znaleźć karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. Co więcej, pracodawca musi zawrzeć tam informacje o ewentualnych wypłatach ekwiwalentu za używanie odzieży własnej lub samodzielne jej pranie i konserwację.
Zasady wyposażania pracowników powinny zostać jasno określone i spisane w regulaminie.
Dodatkowo pracodawca musi umieścić w dokumentacji pracowniczej rejestr prac, w których pracownik ma kontakt z materiałami biologicznie zakaźnymi, szkodliwymi czy chemicznymi.
Ewidencja wyposażenia pracownika w systemie HRappka
W systemie HRappka dodasz pracownikom przedmioty, które niezbędne są do wykonywania określonej pracy. Na profilu pracownika zaznaczysz, jakiego rodzaju jest to przedmiot (np. odzież, buty czy kask) i czy jest to potrącenie, czy zwrot. Jeżeli podczas pobierania przedmiotu pracownik powinien zapłacić kaucję to może ona zostać odliczona od jego wypłaty, a potem zwrócona. Dane te automatycznie pobierane są do rozliczeń pracowników (i pasków wynagrodzeń) i nie ma potrzeby pamiętania o nich.
W sekcji przedmioty możesz dodać nie tylko te związane z ochroną zdrowia, ale również zaliczkę na mieszkanie, paliwo, zaliczkę na podatek dochodowy, doładowanie telefonu czy wyrządzenie szkody.
W HRappce dostępna jest również opcja magazynów, w których skontrolujesz ilość dodawanych oraz zwracanych przedmiotów. W momencie przypisywania przedmiotu do pracownika automatycznie zmniejsza się liczba tych przedmiotów w magazynie. Przedmioty dodawać można również domyślnie – w zależności od typu umowy oraz klienta.
W programie kadrowo-płacowym HRappka przeprowadzisz proces zatrudnienia pracownika (podpisanie umowy), rozliczysz go (automatyczne generowanie list płac, paski wynagrodzeń, wysyłka wynagrodzeń), wygenerujesz deklaracje do ZUS/US/PPK i zalegalizujesz pracę cudzoziemców. Wprowadzisz również ewidencję czasu pracy (elektroniczne wnioski urlopowe), zarządzisz zakwaterowaniem pracowników (potrącenia za mieszkania przy rozliczeniu) oraz automatycznie zewidencjonujesz wydane pracownikom przedmioty.
Zarządzanie procesami HR
- Moduł ERP (magazyny, przedmioty, transport)
- E-dokumentacja pracownicza
- Umowy i podpis elektroniczny
- Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
- Rozliczenia pracowników
Autor:
Aleksandra Kozieł
Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl
Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. traktuje o tym, jak zabezpieczony powinien zostać pracownik, który wykonuje zawody narażające zdrowie. Pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikowi środki ochrony indywidualnej, które zabezpieczają przed działaniem toksycznych dla zdrowia czynników występujących na stanowisku pracy.