PIT-4R – najważniejsze informacje

PIT-4R to jeden z PIT-ów, które płatnik powinien złożyć do Urzędu Skarbowego. Składany jest za poprzedni rok podatkowy 2021 – do końca stycznia 2022 roku. Od jakiegoś czasu deklarację złożyć można tylko drogą elektroniczną. Płatnik ma obowiązek sporządzić dokument w 1 kopii – dla Urzędu Skarbowego. Dobrze, gdy posiada również drugą, na własny użytek. Natomiast nie przekazuje on (tak jak w przypadku PIT-11) kopii dla podatnika.

Testuj bez opłat system kadrowo-płacowy >>

Co to jest PIT-4R

PIT-4R to dokument, który wypełnia i wysyła do Urzędu Skarbowego płatnik (pracodawca). Jest to zestawienie pobranych i odprowadzonych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Tak jak pozostałe PIT-y, dokument ten sporządzany jest za poprzedni rok podatkowy.

Wartości wykazana w PIT-4R powinny zgadzać się z sumą zaliczek, jakie zostały odprowadzone do Urzędu Skarbowego.

PIT-4R nie jest wymagany, jeżeli podatnik nie posiada wypłat, które wprowadzały obowiązek poboru zaliczek. Natomiast w przypadku, gdy nastąpiły wypłaty, ale zaliczki na podatek były zerowe, to podmiot jest zobowiązany do wypełnienia deklaracji.

Kto powinien złożyć PIT-4R

Dokument ten składa płatnik, czyli podmiot, który dokonuje zapłaty zaliczki za osobę trzecią (np. za pracownika). Kto m.in. ma obowiązek złożyć deklarację PIT-4R:

• zakłady pracy wypłacające przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy
• rolnicze spółdzielnie produkcyjne
• organy rentowe
• podmioty, które wypłacają świadczenia z tytułu odbywania praktyk absolwenckich

Co w przypadku, gdy podatnik wpłaca zaliczki sam za siebie

W takiej sytuacji podatnik nie składa PIT-4R. Dokument ten składa jedynie podmiot pośredniczący – odprowadzający zaliczki za osoby trzecie. Podatnicy sami za siebie nie składają PIT-4R.

Czy pracownik powinien otrzymać PIT-4R

Nie, pracodawca (płatnik) nie ma obowiązku wręczać tego dokumentu podatnikowi (pracownikowi). Pracownik nie otrzyma również powiadomienia, że PIT-4R został złożony w Urzędzie Skarbowym.

Jak wypełnić PIT-4R

Płatnik wypełnia jeden egzemplarz PIT-4R, niezależnie od tego, za ile osób odprowadził zaliczki na podatek dochodowy. Natomiast musi wskazać:

• liczbę zatrudnionych osób
• wyszczególnić ilość i wielkość zaliczek za poszczególne miesiące
• źródła zaliczek (umowa o pracę, zlecenie, dzieło)

Prowadzenie na bieżąco indywidualnych list płac zdecydowanie ułatwia to zadanie. Podczas składania deklaracji PIT-4R wystarczy jedynie przepisać dane wygenerowane w programie kadrowo-płacowym.

Formularz PIT-4R składa się z:

• Części A – wskazanie Urzędu Skarbowego oraz celu zeznania
• Części B – dane płatnika

• Części C – wykaz zaliczek za podatek dochodowy: w tym dane podatników, liczba podatników, zaliczki na podatek w ujęciu rocznym i miesięcznym, informacje o zaliczkach wypłacanych przez płatników z tytułu działalności wykonywanej osobiście (np. przychody z osobiście wykonywanej działalności artystycznej , stypendia sportowe przyznawane na podstawie odrębnych przepisów czy przychody sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych)

• Części D – dodatkowe wyjaśnienia związane z wpłatami
• Części E – podpis płatnika i osoby odpowiedzialnej z pobranie podatku

Do kiedy należy wypełnić PIT-4R

PIT-4R, podobnie jak PIT-11, należy zgłosić do Urzędu Skarbowego do końca stycznia, w następnym roku, w którym były pobierane zaliczki. PIT-4R za rok 2021 należy zgłosić do US do 31.01.2022 roku.

Jeżeli płatnik zakończył działalność przed tą datą, to w tym wypadku należy złożyć deklarację do dnia zamknięcia działalności.

W jaki sposób należy złożyć PIT-4R

Obecnie PIT-4R można złożyć tylko i wyłącznie elektronicznie i odbywa się to przez stronę Ministerstwa Finansów. Można zrobić to osobiście lub przy pomocy programu kadrowo-płacowego, który znacznie ułatwi cały proces. Deklaracja powinna zostać podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub danymi autoryzującymi. Urząd Skarbowy, do którego kierowana jest deklaracja, zależny jest od miejsca zamieszkania płatnika lub miejsca prowadzenia działalności (jeśli płatnik nie jest osobą fizyczną).

Deklaracji PIT-4R nie można wysłać e-mailem!

PIT-4R w systemie HRappka

System kadrowo-płacowy HRappka posiada zautomatyzowany proces wysyłki PIT-4R do Urzędu Skarbowego. Wystarczy, że pobierzesz załącznik ze strony Ministerstwa Finansów, zaimportujesz dane, podpiszesz i wyślesz! Tutaj możesz zobaczyć szczegółową instrukcję generowania i wysyłki PIT-u w HRappce.

Czytaj więcej:

• PIT-11 – co to jest, gdzie złożyć i jak rozliczyć?
• PIT-11 czy IFT-1R? Jak rozliczyć cudzoziemca?
• PIT-11 dla cudzoziemca: jaki Urząd Skarbowy?
• Polski Ład – jak obliczyć wynagrodzenie w 2022 roku?