Zatrudnienie pracownika — formalności, obowiązki pracodawcy i ważne terminy.

W artykule przedstawiamy krok po kroku, jakie formalności powinien wypełnić pracodawca przy zatrudnianiu pracownika w ramach umowy o pracę, jakie ma obowiązki wobec pracownika i jakich terminów musi przestrzegać. Zapraszamy również do pobrania darmowych dokumentów potrzebnych do zatrudnienia.

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo – płacowy

Weryfikacja danych osobowych pracownika — kwestionariusz osobowy

Przed podpisaniem umowy o pracę pracodawca ma prawo poprosić potencjalnego pracownika o udokumentowanie informacji, na przykład w formie kwestionariusza osobowego kandydata, takich tak:

• imię (imiona) i nazwisko

• data urodzenia

• dane kontaktowe

• wykształcenie

• kwalifikacje zawodowe

• przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Już po podpisaniu umowy pracownik musi udokumentować, najczęściej w formie kwestionariusza osobowego pracownika:

• inne dane osobowe, a także dane osobowe jego dzieci i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy

• numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość

• adres zamieszkania

• wykształcenie i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

• numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Zarówno kwestionariusz osobowy kandydata, jak i pracownika należy umieścić w aktach osobowych pracownika.

Przygotowanie potrzebnych dokumentów

Pracownik musi otrzymać i potwierdzić zapoznanie się z wieloma dokumentami. Oprócz tych oczywistych, takich jak umowa o pracę czy informacja o warunkach zatrudnienia, są to np. regulamin pracy, informacja o równym traktowaniu czy oświadczenie w sprawie korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem. Wszystkie zebrane i potrzebne dokumenty do zatrudnienia możesz pobrać poniżej, całkowicie za darmo. 

Pobierz paczkę dokumentów potrzebnych do zatrudnienia pracownika

Na podany adres email wyślemy Ci dokumenty potrzebne do zatrudnienia pracownika w edytowalnym formacie .doc

Umowa o pracę

Umowę o pracę przygotowuje się zawsze w formie pisemnej, w dwóch egzemplarzach. Może być to umowa o pracę na okres próbny (nie więcej niż 3 miesiące), czas nieokreślony lub określony.

[Art.  29.  §  1. KP]

Umowa o pracę określa strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adres zamieszkania, a także rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

1) rodzaj pracy;

2) miejsce lub miejsca wykonywania pracy;

3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;

4) wymiar czasu pracy;

5) dzień rozpoczęcia pracy;

6) w przypadku umowy o pracę na okres próbny:

a) czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,

b) okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony w przypadku, o którym mowa w art. 25 § 22, a także postanowienie o wydłużeniu umowy w przypadku, o którym mowa w art. 25 § 23;

7) w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.

Ważne! Praca bez umowy jest nielegalna. Brak potwierdzenia umowy o pracę na piśmie może skutkować karą grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000zł.

Kliknij tutaj, aby przeczytać więcej o zatrudnieniu w ramach umowy o pracę.

Informacja o warunkach zatrudnienia

Pracodawca jest również zobowiązany, nie później niż w terminie 7 dni od daty zatrudnienia przekazać pracownikowi informacje o zatrudnieniu. Od 26 kwietnia 2023 r. jest to konkretnie 13 różnych pozycji informacyjnych. Mogą być one przekazane w formie papierowej lub elektronicznej. Jeśli dane informacje ulegną zmianie podczas trwania zatrudnienia, informacja musi zostać zaktualizowana.

[Art. 29 § 3. KP]

Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej:

1) nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o:

a) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

b) obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,

c) przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,

d) przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,

e) zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,

f) w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,

g) w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,

h) innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,

i) wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,

j) obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,

k) prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,

l) układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,

m) w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;

2) nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Ważne! Wśród nich na szczególną uwagę zasługują wymiar urlopu wypoczynkowego oraz długość okresu wypowiedzenia. W czasie trwania zatrudnienia ulegają one bowiem zmianie. Jeśli się zmienią, informację należy na bieżąco aktualizować.

Więcej o tym, jakie dane powinna zawierać informacja o warunkach zatrudnienia przeczytasz tutaj. Tam też pobierzesz bezpłatny wzór informacji o warunkach zatrudnienia.

Skierowanie na badania lekarskie

Badania lekarskie mają na celu potwierdzenie, że pracownik jest zdolny do wykonywania pracy na określonym stanowisku w sposób bezpieczny i bez ryzyka dla swojego zdrowia. Muszą zostać wykonane przed nawiązaniem stosunku pracy.

Pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi niezbędne dokumenty, takie jak skierowanie na badania lekarskie oraz informacje o charakterze pracy i ewentualnych zagrożeniach zdrowotnych związanych z wykonywanym zawodem. Koszt badania ponosi pracodawca. Kodeks Pracy jasno określa, że osoba bez aktualnego orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy na konkretnym stanowisku nie może być dopuszczona do wykonywania pracy.

Szkolenie BHP

Art. 237 Kodeksu pracy wskazuje, że pracownik przed rozpoczęciem pracy musi przejść szkolenie wstępne z Bezpieczeństwa i Higieny Pracy. Na szkolenie wstępne składa się:

• instruktaż ogólny, podczas którego pracownik zapoznaje się z przepisami BHP Kodeksu Pracy, regulaminu pracy (jeśli taki funkcjonuje w danej firmie) oraz z zasadami pierwszej pomocy;
• instruktaż stanowiskowy, podczas którego pracownik zapoznaje się z zasadami bezpiecznego wykonywania pracy i zagrożeniami występującymi na danym stanowisku 

Instruktaż ogólny powinien trwać 3 godziny lekcyjne, czyli 2 godziny i 15 minut zegarowych. Instruktaż stanowiskowy z kolei – przynajmniej 8 godzin lekcyjnych. Są to ramy czasowe ustanowione prawnie m.in. dla pracowników administracyjno-biurowych i osób na stanowiskach robotniczych. Instruktaże powinny odbywać się w godzinach pracy pracownika.

Szkolenie BHP kończy oświadczenie pracownika o jego odbyciu. Powinno być ono też odnotowane w aktach osobowych pracownika.

Zgłoszenie pracownika do ZUS

W przypadku umowy o pracę na pracodawcy leży obowiązek zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Musi zrobić to w terminie 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy. Pracodawca i pracownik odprowadzają składki na ubezpieczenie zdrowotne, chorobowe, wypadkowe, emerytalne oraz rentowe. Pracownikowi przysługuje z tego tytułu prawo do zwolnienia lekarskiego oraz zasiłku chorobowego. Oprócz składek do ZUS, pracodawca musi dokonać wpłaty składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Zgłoszenie pracownika do PPK

Do Pracowniczych Planów Kapitałowych pracownik może być zgłoszony już po 14 dniach od zatrudnienia. Jeśli pracownik nie złożył rezygnacji z uczestnictwa w PPK, obowiązek zgłoszenia przez pracodawcę następuje po 90 dniach. Jeżeli pracownik był uczestnikiem PPK u poprzedniego pracodawcy, ma obowiązek złożenia do nowego pracodawcy odpowiednich oświadczeń.

Czytaj więcej o Pracowniczych Planach Kapitałowych i pobierz bezpłatny wzór deklaracji rezygnacji z PPK.

Założenie akt osobowych

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić akta osobowe oddzielne dla każdego pracownika zatrudnionego na umowy o pracę, składające się z 5 części, tj. z części A, B i C, D i E. Sposób gromadzenia akt osobowych reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369).

Przeczytaj więcej o prowadzeniu akt osobowych i pobierz przekładki do akt osobowych.

Zatrudnianie pracowników w systemie HRappka

HRappka to system dla działów HR, w którym zautomatyzujesz wszystkie kluczowe procesy związane z zatrudnieniem pracownika. Wystawisz nie tylko umowy o pracę, ale również wszystkie rodzaje umów cywilnoprawnych. HRappka umożliwi Ci prowadzenie e-dokumentacji, łatwe i masowe rozliczanie pracowników, wysyłanie przelewów a także usprawni wszystkie procesy związane z czasem pracy pracownika. Zarejestruj się i testuj za darmo!

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Wystawianie umów
• Rozliczanie pracowników
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe