System HR: jak wybrać najlepszy? TOP 10 wskazówek

System HR powinien obsługiwać kluczowe procesy HR w firmie

Dostępne na rynku systemy dla działów HR dzielą się na takie, które usprawniają tylko jeden aspekt procesu zatrudnienia (np. systemy rekrutacyjne obsługujące proces rekrutacji lub kadrowo – płacowe, obsługujące tzn. twardy HR jak np. generowanie umów, czy naliczanie płac) oraz na takie, które do kwestii HR podchodzą kompleksowo i pozwalają na obsługę wszystkich procesów zarządzania personelem.

Drugie podejście, jeszcze mniej popularne, sprawia, że zarządzanie działem zasobów ludzkich jest sprawniejsze i pozwala oszczędzić dużo czasu działów HR. Dlaczego? Posiadanie kilku systemów do zarządzania zasobami ludzkimi rodzi potrzebę przenoszenia danych np. z systemu rekrutacyjnego do systemu z teczkami pracowniczymi lub do systemu kadrowo – płacowego. Przenoszenie danych może odbywać się poprzez eksportowanie danych i ich import do innego systemu, lub ręczne przepisywanie danych.

Rodzi to nie tylko dodatkowe koszty, ale również często bywa przyczyną wielu błędów. Dlatego też warto by jeden system HR wspierał  zarówno miękki jak i twardy HR.

Moduły w systemie HRappka pozwalają na automatyzację wielu kluczowych procesów HR w jednym systemie:

Czytaj więcej: Jak wybrać system ATS?

Automatyzacja procesu zatrudnienia

Jednym z najważniejszych aspektów systemu HR jest zarządzanie procesem zatrudnienia, czyli:

• prowadzenie profili pracowników,
• wystawianie umów i innych dokumentów potrzebnych do zatrudnienia (oraz ich wysyłkę do podpisu elektronicznego),
• generowanie deklaracji ZUS / PPK czy do US,
• pilnowanie terminów szkoleń BHP, badań lekarskich, czy zezwoleń na pracę (w przypadku cudzoziemców),
• ewidencja zaliczek, potrąceń, zwrotów, benefitów pracowniczych, czy sprzętu firmowego,
• ewidencja czasu pracy,
• naliczanie wynagrodzeń, generowanie list płac, eksport płatności do banków, czy generowanie pasków płacowych,
• obsługa zapytań pracowników.

Wybór programu kadrowo płacowego dopasowanego do potrzeb firmy pozwala znacznie zredukować czas poświęcany na każde z powyższych działań, ze względu na to, że większość procesów dzieje się automatycznie. Programy kadrowo-płacowe różnią się między sobą pod względem ceny, funkcjonalności i wielkości firm, do których są dedykowane, dlatego warto najpierw dokładnie przeanalizować potrzeby swojej firmy.

W przypadku, gdy firma nie prowadzi kadr i płac wewnątrz firmy i korzysta z usług outsourcingu kadrowo – płacowego, warto rozważyć opcję outsourcingu płacowego z dostępem do systemu HR, co umożliwia samoobsługę pracowniczą, większą kontrolę i sprawniejszą obsługę.

Ewidencja czasu pracy i elektroniczne wnioski urlopowe

Odpowiednie zaplanowanie czasu pracy i urlopów to podstawa efektywnego działania, dlatego ważne, aby system kadrowo płacowy umożliwiał planowanie pracy w sposób przejrzysty oraz informowanie pracowników o przydzielonych im dniach pracy.

Co więcej, warto by program posiadał funkcję umożliwiającą łatwe składanie wniosków urlopowych przez pracowników czy raportowanie czasu pracy. Ponadto, jeżeli potrzebujesz rejestrować czas pracy pracowników (np. za pomocą kart magnetycznych, czy kodu pracownika wpisywanego przy wejściu), warto, aby system HR również uwzględniał tą funkcjonalność. Co więcej, warto by system posiadał raporty związane z czasem pracy pracowników.

Przykładowy obieg wniosków urlopowych w systemie HRappka

Czytaj więcej:

• Program do ewidencji czasu pracy
• Elektroniczne wnioski urlopowe w HRappce
• TOP 10 funkcji programu do urlopów
• Baza danych pracowników w HRappka

Samoobsługa pracownicza – portale pracownicze

Zarządzanie zasobami ludzkimi bywa skomplikowane, szczególnie jeżeli chodzi o kwestie planowania urlopu. Dlatego znacznym usprawnieniem jest możliwość stworzenia pracownikom kont dostępowych w systemie z możliwością zgłoszenia dni wolnych, obejrzenia swoich umów oraz zgłoszenia zmiany danych osobowych. Elektroniczne wnioski urlopowe, czy elektroniczny obieg dokumentów potrafią oszczędzić dużo czasu kadrowej, która jedynie mogłaby zatwierdzać urlopy pracowników. Warto by było to zaplanowane w ramach systemu HR.

Portal pracowniczy w systemie HRappka

System HR a sprawna komunikacja w firmie

Modelowanie przepływu pracy i komunikacji, nie tylko w dziale HR, ale również w całej firmie, ma duży wpływ na efektywność pracy oraz zarządzania pracownikami. Odpowiedni system HR powinien wspierać proces zarządzania zasobami ludzkimi, w tym projektowania oraz wprowadzenia w życie odpowiednich procesów. Każdy pracownik powinien mieć zdefiniowany zakres zadań, a oprogramowanie HR powinno wysyłać pracownikom odpowiednie powiadomienia, dotyczące przydzielonych zadań.

Najczęściej dział HR składa się z wielu osób, z których każda odpowiada za nieco inne zadania. Ważne zatem, aby system potrafił ograniczać dostęp pracowników działu HR do modułów, czy danych, których pracownicy rzeczywiście potrzebują. Dla przykładu rekruterzy w codziennej pracy powinni mieć dostęp tylko do modułu rekrutacji, a kadrowe do modułu kadrowo-płacowego. Ograniczenie uprawnień ma wpływ na bezpieczeństwo danych.

Usprawnienie zatrudniania cudzoziemców oraz delegowania pracowników

Coraz częściej firmy otwierają się na zatrudnianie cudzoziemców oraz delegowanie pracowników za granicę. Dla działów zarządzania zasobami ludzkimi wiąże się to z dodatkowymi procesami HR dotyczącymi legalizacji pracy i zatrudnienia cudzoziemców. Warto zatem, aby system był dostosowany do tych czynności i je usprawniał. Procesy, które system kadrowo płacowy może zautomatyzować w tym obszarze to:

• generowanie oświadczeń i zezwoleń na podstawie dostępnym w systemie HR danych,
• wysyłka dokumentów legalizacyjnych do urzędu pracy (przez praca.gov.pl),
• powiadomienia o kończących się dokumentach legalizujących pracę i pobyt cudzoziemca,
• ostrzeżenia przy generowaniu umów niezgodnych z wydanym oświadczeniem, czy zezwoleniem na pracę,
• zaplanowanie transportu.

E-dokumentacja pracownicza

Od 2019 roku teczki pracownicze mogą być prowadzone również w formie elektronicznej. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów można nie tylko ograniczyć papierową dokumentację, ale również prowadzić ją w bardziej przejrzysty sposób. Warto aby system, który wybierzemy miał możliwość prowadzenia e-dokumentacji pracowniczej zgodnie z literą prawa (czyli. m.in. umożliwiał elektroniczne podpisywanie dokumentów a także eksport dokumentów do wglądu w przypadku kontroli PIP), a przy tym wszystkim był przyjazny dla oka. Dużą zaletą modułu dokumentacji pracowniczej jest również posiadanie wszystkich danych w jednym miejscu i dostęp do nich z dowolnego miejsca.

Czytaj więcej: Jak przejść na elektroniczną dokumentację pracowniczą?

Raporty i analizy dla działu kadr i kadry zarządzającej

Analiza opłacalności to bardzo ważny aspekt na każdym etapie prowadzenia firmy i zarządzania zasobami ludzkimi, dlatego należy sprawdzić, czy system HR posiada możliwość generowania raportów dla kadry zarządzającej. Warto by w systemie znalazły się raporty dotyczące opłacalności współpracy z poszczególnymi Klientami, czy dotyczące zatrudniania pracowników. Pomoże to zwiększyć efektywność pracy, pozwalając na redukcję nieopłacalnych elementów.

Moduł rekrutacji (system ATS) – sprawne zarządzanie rekrutacjami

Efektywność procesu rekrutacji jest bardzo ważnym elementem procesu zatrudnienia. Nieczęsto zdarza się, że na jedno ogłoszenie o pracy odpowiada ponad 150 – 200 zainteresowanych osób (szczególnie w branży IT). Bez odpowiedniego systemu do rekrutacji wybór najlepszych kandydatów jest jak szukanie igły w stogu siana. Co zatem musi posiadać kompleksowy system HR, aby usprawnić procesy związane z zarządzaniem rekrutacjami?

• Ankiety aplikacyjne, ankiety do zatrudnienia,
• parser CV (automatyczne generowanie profili kandydatów na podstawie CV, redukcja ręcznego wprowadzania danych),
• multiposting ofert pracy,
• przejrzysta baza kandydatów,
• możliwość oceniania kandydatów oraz pracowników (proces selekcji pracowników),
• zapraszanie kandydatów na rozmowę z poziomu systemu,
• możliwość filtrowania kandydatów (zawężanie wyszukiwania do niezbędnych kryteriów),
• współdzielenie aplikacji (aplikacje można wysyłać do zaopiniowania np. Klientom).

Employee & Candidate experience

W erze pracownika warto jest o niego powalczyć uwzględniając w procesie rekrutacji tzn. “Candidate experience”, czyli odczucia kandydata. To jak kandydat odbiera naszą ofertę – czyli zarówno opis oferty pracy i jej wygląd może mieć kluczowy wpływ na jego decyzję dotyczącą aplikowania. Jak może w tym pomóc odpowiedni system do zarządzania zasobami ludzkimi? Przede wszystkim umożliwić prostą edycję wyglądu ofert rekrutacyjnych, aby była ona spójna z identyfikacją wizualną firmy oraz potrzebami firmy. W związku z tym proces rekrutacji warto również wzbogacić o wysyłkę ankiet zadowolenia z rekrutacji do kandydatów.

Co więcej, bardzo ważny jest tzn. “Employee experience”, czyli odczucia pracownika. Warto zatem aby oprogramowanie HR posiadało moduł onboardingu pracownika oraz moduł oceny pracowniczej, który umożliwi zbieranie feedbacku od pracowników, m.in. na temat potrzeb szkoleniowych, problemów podczas codziennej pracy. Umożliwi to dostosowanie miejsca pracy do potrzeb pracowników, co może mieć wpływ na ich dalszy rozwój w firmie. Ankiety pracownicze warto dostosować do branży firmy oraz jej struktury organizacyjnej.

Zarówno odczucia kandydata jak i pracownika warto badać, aby móc usprawniać proces zatrudnienia. Warto aby było to uwzględnione w ramach systemu kadrowo płacowego.

Onboarding pracownika

Pierwszy dzień pracy zawsze wiąże się z dużym stresem i nie jest to dla nikogo łatwe. Dobrze zaplanowany proces onboardingu pracownika sprawi, że nowa osoba szybciej się wdroży do pracy.

Podczas onboardingu nowa osoba powinna poznać:

• kulturę, politykę i procesy firmy
• zespół, z którym będzie pracować
• stanowisko pracy
• narzędzia do pracy

To podstawowe rzeczy, które pomogą nowej osobie wejść do nowej firmy. Do tego wliczamy jeszcze preboarding – czyli odpowiednie zachowanie wobec pracownika w trakcie procesu rekrutacji.

Moduł onboardingu w systemie HRappka

W jaki sposób może nam pomóc w tym system dla działów HR?

Warto, aby aplikacja do zarządzania pracownikami obsługiwała proces onboardingu. Moduły onboardingu pozwalają na tworzenie wewnątrz systemu pełnego procesu wdrożenia nowego pracownika. Możemy komponować szkolenia, testy, badania, ankiety – a na samym końcu zebrać feedback po przeprowadzonym wdrożeniu. Cały proces onboardingu odbywa się w jednym miejscu i wszystkie niezbędne informacje jesteśmy w stanie bez problemu zapisać i przetwarzać. Warto pamiętać, że dobrze przeprowadzony proces onboardingu, ma ogromny wpływ na zmniejszenie rotacji pracowników w firmie.

Rozwój pracowników

Co więcej, warto dbać o rozwój pracowników. Warto zatem by program kadrowy oferował wsparcie w tym zakresie, np. poprzez możliwość zapisywania się przez pracowników na szkolenia oraz zgłaszania propozycji szkoleń. Warto również wdrożyć oceny pracownicze, aby badać nie tylko wyniki pracowników, ale również ich zadowolenie z pracy.

Czytaj więcej:

• Onboarding pracownika – system
• Jak przeprowadzić onboarding?

Proces wdrożenia oprogramowania HR dostosowany do potrzeb i procesów HR w firmie

Dodatkowy punkt dotyczy już nie samego oprogramowania, ale usługi polegającej na wdrożeniu systemu HR i dopasowaniu go do potrzeb firm i obecnych już procesów zarządzania zasobami ludzkimi. Dotyczy to zarówno szkolenia z systemu dla pracowników działu zasobów ludzkich, dopasowania systemu do zarządzania zasobami ludzkimi do obecnych procesów firmy jak i wsparcia technicznego na etapie korzystania z systemu. Możliwość korzystania z odpowiednio wdrożonego systemu HR pozwala znacznie zwiększyć zarówno efektywność całej organizacji, jak i poszczególnych działów w firmie. Warto pamiętać, że nawet najlepszy system HR, który jest nieodpowiednio wdrożony, może prowadzić do efektów odwrotnych niż oczekiwane i obniżyć produktywność pracowników działu HR.