System ATS – 10 najważniejszych funkcji, które powinien posiadać

Na przeniesienie całości procesów rekrutacyjnych do profesjonalnego systemu ATS decyduje się coraz więcej firm. Nic dziwnego – digitalizacja pracy działów HR broni się sama udowadniając, jak dużą oszczędność czasu i finansów może przynieść.

Jak wybrać dopasowany do potrzeb system do rekrutacji? Jakie moduły powinien zawierać? Jakie funkcjonalności systemów ATS są najważniejsze do prowadzenia projektów rekrutacyjnych? To ważne pytania, na które należy odpowiedzieć sobie przed wyborem systemu, który usprawni procesy rekrutacyjne zarówno działów personalnych, jak i agencji rekrutacyjnych. Zapraszamy do lektury.

>> Przetestuj bezpłatnie nasz system rekrutacyjny

Czym jest system ATS?

System ATS (ang. Applicant Tracking System) to nie tylko system śledzenia aplikacji (na co wskazuje jego nazwa), ale kompleksowy program automatyzujący rekrutację pracowników praktycznie na każdym etapie. Pozwala zarządzać bazą kandydatów i klientów, monitorować projekty rekrutacyjne, często posiada też dodatkowe funkcje, takie jak tworzenie ogłoszeń rekrutacyjnych.

Jak wybrać najlepszy system ATS? Kluczowe funkcje do prowadzenia projektów rekrutacyjnych

Automatyzacja, intuicyjność i prostota obsługi to najważniejsze cechy, które powinny posiadać systemy rekrutacyjne. 

Dobry system HR przeprowadzi procesy rekrutacyjne każdego rodzaju – np. rekrutacje masowe, pojedyncze, na stanowiska niższego szczebla, wyższego szczebla, a także te zagraniczne. Sprawdzi się również w przypadku rekrutacji online. System ATS powinien spełniać potrzeby każdego rodzaju organizacji. Nieważne, czy będzie to agencja rekrutacyjna, agencja pracy, duża korporacja czy mniejsza firma.

Poniżej wymieniamy 10 najważniejszych aspektów, na które warto zwrócić uwagę, jeśli zdecydujesz się na wdrożenie systemu rekrutacyjnego w swojej firmie.

1. Zgodność systemu ATS z RODO

System rekrutacyjny musi umożliwiać prowadzenie każdego procesu rekrutacji zgodnie z RODO. Co więcej, jeżeli kandydat wyrazi taką chęć lub skończy się okres ważności zaakceptowanej przez niego klauzuli – dane mogą zostać zanonimizowane. Oznacza to, że nie będą przetwarzane, profil będzie niedostępny, ale informacje z  aplikacji jako źródło zostaną wzięte pod uwagę podczas tworzenia raportów. Dzięki temu statystyki pozostają niezaburzone (stałoby się to za sprawą usunięcia profilu), a jednocześnie dane kandydatów są niewidoczne.

Kiedy skończy się okres ważności poszczególnych zgód, system do zarządzania procesami rekrutacyjnymi przypomni Ci o tym, dzięki czemu możesz wysłać prośbę o nowe zgody – pojedynczo lub masowo. Bezpieczeństwo danych kandydatów to absolutny must have systemu ATS!

Polecany artykuł: RODO w procesie rekrutacji

2. Możliwość tworzenia formularzy aplikacyjnych i zakładki Kariera

Właściwie skonstruowany i dopracowany graficznie formularz aplikacyjny może świadczyć o dbałości o employer branding. Ogłoszenie rekrutacyjne powinno być spójne z brandingiem marki, dlatego możliwość pełnej personalizacji to obowiązkowy element systemu ATS.

Nie od dziś wiadomo, że proces rekrutacji zaczyna się już na etapie publikacji ogłoszeń rekrutacyjnych, co ma wpływ na zainteresowania kandydata ofertą. Wiele osób wie, gdzie chciałoby pracować i szukają ofert pracy bezpośrednio przez stronę pracodawcy. Dlatego ważne jest posiadanie interesującej i przejrzystej zakładki kariera (zintegrowanej z systemem przy pomocy widgetu rekrutacyjnego).

Autorespondery wysyłane do  kandydatów to szansa na zbudowanie pozytywnego candidate experience. Kandydaci oczekują, że po zakończonym procesie rekrutacji otrzymają informację o jej wyniku, nawet w przypadku, gdy jest on negatywny. Wielu rekruterów nie ma na to zwyczajnie czasu, a rozwiązaniem są właśnie autorespondery.

Dzięki krótkiej i spersonalizowanej komunikacji budowane są pozytywne doświadczenia kandydatów, którzy wzięli udział w procesie rekrutacji.

Polecany artykuł: Formularz aplikacyjny – początek candidate experience

3. Możliwość publikacji formularza aplikacyjnego w wielu miejscach jednocześnie

Multiposting pozwala na sprawne publikowanie ogłoszeń rekrutacyjnych wielu portalach pracy (np. olx.pl czy gowork.pl) i w mediach społecznościowych (Facebook, Linkedin). Nie musisz powtarzać czynności dodawania aplikacji kilkukrotnie. System ATS zrobi to za Ciebie. Co więcej, wygeneruje raport i pokaże, jakie są najefektywniejsze źródła aplikacji (analiza najskuteczniejszych źródeł kandydatów) i z czego warto korzystać przy planowaniu kolejnego procesu rekrutacji.

4. Intuicyjna i uporządkowana baza kandydatów w systemie do rekrutacji

Efektywne zarządzanie procesami rekrutacyjnymi jest możliwe dzięki przejrzystej i kompletnej bazie kandydatów, która umożliwia szybkie wyszukanie kandydata oraz dodanie w jego profilu notatek, załączników, czy ocen. 

Sprawne zarządzanie bazą przyspieszy każdy proces rekrutacyjny oraz selekcję kandydatów. Co więcej, niezwykle pomocna jest również funkcja poczty w programie do rekrutacji. Dzięki temu całą komunikację z kandydatami przeprowadzisz w jednym systemie i będziesz miał spójną historię kontaktu w profilu kandydata. Dzięki uporządkowanej bazie znajdziesz najbardziej dopasowanych kandydatów. 

5. Automatyczne tłumaczenie ogłoszeń rekrutacyjnych

Jeżeli Twoja organizacja zajmuje się rekrutacją cudzoziemców lub delegowaniem pracowników do pracy za granicę, bardzo ważne jest, aby system ATS był przygotowany do takich procesów. Wielojęzyczne formularze aplikacyjne i możliwość personalizowania ankiet rekrutacyjnych to podstawa pracy dla agencji zatrudnienia.

6. Możliwość ujednolicenia CV (standaryzowane CV) w systemie ATS

Funkcjonalność ta szczególnie może być przydatna, jeżeli rekrutujesz dla swoich Klientów i tworzysz identyczne, standaryzowane CV do weryfikacji kandydatów przez Klienta. Ponadto, możliwość wygenerowania takich plików jednym kliknięciem znacznie skróci czas przygotowania kandydatur.

7. Skanowanie CV i wprowadzanie danych do systemu rekrutacyjnego (Parser CV)

Nawet jeżeli większość kandydatur wpływa przez formularz aplikacyjny, to na pewno nie raz zdarzyło się, że ktoś wysłał Ci CV mailowo. Warto mieć dostęp do wszystkich aplikacji z jednego miejsca, jednak przepisywanie danych z CV do bazy kandydatów bywa mozolne. System do zarządzania projektem rekrutacyjnym może zrobić to za Ciebie – przy pomocy funkcji OCR CV. Dzięki temu, system ATS automatycznie stworzy profile kandydatów na podstawie wstawionych do systemu plików CV.

8. Automatyczne tagowanie aplikacji kandydatów w systemie ATS

Warto mieć na uwadze, aby wybrany system ATS posiadał autotagowanie. To funkcja pozwalająca na wybór tagów, które zostaną automatycznie dodane do kandydata, jeżeli w jego CV pojawią się wybrane przez Ciebie słowa.

Dzięki temu wyszukiwanie kandydatów stanie się o wiele sprawniejsze, a selekcja aplikacji trafniejsza. 

Przykład: Szukasz programisty PHP: w systemie wybierasz, aby tag “PHP" dodawał się do profili wszystkich aplikujących kandydatów, którzy w CV wpisali słowo PHP. 

9. Wyszukiwanie pełnotekstowe w bazie kandydatów systemu rekrutacyjnego

To funkcja, która pozwoli Ci wyszukiwać kandydatów, biorąc pod uwagę również słowa znajdujące się w załącznikach (np. w CV kandydata), czy notatkach. Dzięki temu, sprawnie wyszukasz kandydatów np. po kierunku studiów.

10. Współdzielenie aplikacji w projektach rekrutacyjnych

Niezwykle przydatną funkcjonalnością, którą może posiadać system rekrutacji jest współdzielenie profili kandydatów. W HRappce udostępnisz wybrane dane partnerom rekrutacyjnym, hiring managerom i innym osobom spoza organizacji. Nadasz im uprawnienia według potrzeb oraz rozliczysz na podstawie ilości dodanych kandydatów lub zatrudnionych pracowników.

Jak wygląda proces rekrutacji pracowników w systemie ATS?

System do rekrutacji powinien przeprowadzić nas przez cały proces bez zbędnych i powtarzalnych kroków. Dobry system ATS wyróżnia się intuicyjnością i łatwością konfiguracji. Pozyskiwanie kandydatów powinno zostać dobrze przemyślane i dopasowane do danej rekrutacji. Poniżej wymieniamy krok po kroku etapy zarządzania procesem rekrutacji w systemie ATS.

Tworzysz w systemie rekrutację

Wpisujesz opis stanowiska lub korzystasz z wcześniej już utworzonego. Decydujesz, które pola będą widoczne w ogłoszeniu. Jeśli jest taka potrzeba, system przetłumaczy treść na inne języki. Na tym etapie decydujesz, czy rekrutacja ma być wewnętrzna, czy pojawiać będzie się na portalach pracy. 

Personalizujesz ankietę

To kluczowy element formularza aplikacyjnego. Dostosowanie ankiety do rodzaju poszukiwanego kandydata pozwala na sprawniejszą i efektywniejszą rekrutację. Program pokaże podstawowe pola systemowe, ale da również możliwość tworzenia własnych, niestandardowych pól. Dzięki temu zbierzesz najważniejsze informacje, po których później dowolnie pofiltrujesz kandydatów. 

System rekrutacyjny ATS przypomni o RODO

W tym kroku system zapyta Cię, które klauzule dołączyć do formularza. Automatycznie podpowie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych, ale da również możliwość utworzenia   innych dowolnych zgód (jak na przykład udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych).

Publikujesz ogłoszenie rekrutacyjne

Multiposting i widget rekrutacji to must have systemu ATS. Dzięki tej opcji błyskawicznie opublikujesz ogłoszenie na wybranych portalach pracy, social mediach i na własnej stronie www.

System zaproponuje kandydatów z bazy

Po dodaniu i zapisaniu rekrutacji możesz zdefiniować elementy (np. stanowisko, doświadczenie), na podstawie których system ATS przedstawi dopasowanych kandydatów z Twojej bazy kandydatów.

Analizujesz, podejmujesz decyzję, współdzielisz profile kandydatów

Masz już wszystko czego potrzebujesz do pełnego procesu rekrutacyjnego i możesz podjąć decyzję o dalszych działaniach. Zapraszasz kandydatów na spotkania (tu z pomocą przychodzi integracja z Google Meet i Google Calendar).

Nadajesz i zmieniasz statusy aplikacji (np. zaproszenie na rozmowę HR/techniczną, odrzucenie aplikacji, dodatkowy test, aktywny, nie zatrudniać itp.). Dodajesz notatki, tagi i załączniki. Po przeprowadzeniu wstępnej selekcji możesz „przekazać" kandydatów dalej do oceny, np. do hiring managerów, klientów lub do osób decyzyjnych w konkretnych działach.

Cały ten proces pozwala na wielowymiarową analizę aplikacji i zebranie jak największej ilości informacji o kandydacie. Na profilu kandydata widzisz również efekty współdzielenia aplikacji – uwagi i komentarze osób, którym profil został udostępniony.

Czas na monitorowanie i raportowanie

W podglądzie każdej rekrutacji widzisz liczbę kandydatów – nowych, zaakceptowanych, odrzuconych, w procesie. Natomiast po zakończonej rekrutacji możesz wygenerować różne raporty (np. źródeł aplikacji, oceny kandydatów czy powody odrzucenia kandydatów). Dzięki temu w następnych procesach rekrutacyjnych podejmiesz lepsze i bardziej świadome decyzje.

HRappka – system ATS dopasowany do Twoich procesów rekrutacyjnych

HRappka to system rekrutacyjny, który maksymalnie zautomatyzuje i przyspieszy prowadzenie procesów rekrutacyjnych. Zarówno w przypadku selekcji kandydatów, wysyłki autoreponderów (generowania automatycznych szablonów wiadomości), czy tworzenia raportów. Co więcej, system ATS HRappka posiada również moduł zarządzania szkoleniami pracowniczymi.

Po wdrożeniu automatyzacji dział HR znacznie odczuje poprawę jakości pracy. System ATS HRappka posiada wszystkie wymienione w artykule funkcjonalności. Zarejestruj się i testuj 14 dni całkowicie za darmo.

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Kadry i płace