Regulamin świadczenia usług
Wersja z dnia 2021-09-13
§1. Postanowienia ogólne
- Regulamin określa warunki korzystania ze strony HRappka.pl i systemu app.hrappka.pl (zwanego dalej Systemem), a także prawa i obowiązki Klienta, Użytkowników oraz zakres odpowiedzialności Operatora Systemu.
- Regulamin stanowi integralną część umowy o świadczenie usług Systemu, zawartej pomiędzy Operatorem a Klientem.
§2. Definicje
Ilekroć w tekście jest mowa o:
- Systemie – rozumie się przez to system informatyczny dostępny pod adresem app.hrappka.pl.
- Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy dokument.
- Cenniku – rozumie się przez to warunki i wysokość opłat za usługi Systemu, dostępnego pod adresem hrappka.pl/cennik.pdf lub w Umowie, przy czym nadrzędne są warunki zawarte w Umowie z Klientem.
- Umowie – rozumie się przez to umowę o świadczenie usług Systemu, która może być dodatkowo zawarta między Operatorem a Klientem w celu regulacji ustaleń nieuregulowanych w niniejszym regulaminie, np. co do płatności. Zapisy umowy są nadrzędne wobec regulaminu.
- Operatorze – rozumie się przez to firmę SOULAB CONSULTING Paweł Niedziółka, z siedzibą ul. Narutowicza 24-26, 20-016 Lublin, NIP 712-262-92-40.
- Kliencie – rozumie się przez to korzystającą z Systemu osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nie mającą osobowości prawnej, utworzoną zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Użytkowniku – rozumie się przez to korzystającą z Systemu osobę fizyczną będącą przedstawicielem Klienta, która to posiada indywidualny dostęp do Systemu utworzony przez Operatora na żądanie Klienta lub przez innych Użytkowników Klienta.
- Konto Klienta – rozumie się przez to zestaw danych, plików oraz ustawień aplikacji, do których wyłączny dostęp posiadają Użytkownicy Klienta.
- Pakiecie lub Pakietach – rozumie się przez to indywidualnie nazwane, wyodrębnione zestawy funkcjonalności Systemu wraz z limitami dostępów dla różnych grup użytkowników, szczegółowo zdefiniowane w Cenniku Systemu.
- Adres E-mail Operatora – adres poczty elektronicznej Operatora – kontakt@hrappka.pl. §3. Prawa autorskie Prawa autorskie do Systemu należą do SOULAB CONSULTING Paweł Niedziółka, z siedzibą w Lublinie. Prawa autorskie związane z Systemem podlegają ochronie Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. (Dz. U. z 1994r. nr 24, Poz.83 ze zm.).
§3. Prawa autorskie
Prawa autorskie do Systemu należą do SOULAB CONSULTING Paweł Niedziółka, z siedzibą w Lublinie. Prawa autorskie związane z Systemem podlegają ochronie Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. (Dz. U. z 1994r. nr 24, Poz.83 ze zm.).
§4. Zakres funkcjonalności oferowanych przez System
- Na mocy Umowy, Operator za pomocą Systemu umożliwia Użytkownikom Klienta korzystanie z funkcjonalności dostępnych w ramach wykupionych przez niego Pakietów, wraz z możliwością zapisu danych w ramach Konta Klienta.
- Funkcjonalności udostępniane w Systemie związane są z tworzeniem, przetwarzaniem i przechowywaniem danych Klienta, wprowadzonych do Systemu, związanych z prowadzoną przez Klienta działalnością gospodarczą lub zawodową.
- Operator zastrzega sobie możliwość modyfikacji Systemu w dowolnym momencie, poprzez jego rozbudowę o nowe funkcjonalności i Pakiety, bądź zmianę sposobu działania istniejących funkcjonalności oferowanych w danych Pakietach.
- Klient może wybrać jeden z oferowanych Pakietów i korzystać z dostępnych w nim funkcjonalności, których szczegółowy opis znajduje się w cenniku lub został opisany w Umowie.
§5. Dostęp do Systemu i rejestracja
- Operator udostępnia System za pomocą sieci Internet.
- Rozpoczynając korzystanie z Systemu, Klient jest rejestrowany przez Operatora lub rejestruje się samodzielnie zgodnie z poleceniami Systemu; warunkiem koniecznym do skorzystania z funkcjonalności Systemu jest akceptacja Regulaminu.
- W celu rejestracji Użytkownik powinien wprowadzić następujące dane (lub w przypadku rejestracji przez Operatora udostępnić Operatorowi):
- Imię i nazwisko,
- Unikalny adres e-mail, który będzie jednocześnie loginem użytkownika,
- Telefon – w celu umożliwienia kontaktu i przedstawienia oferty systemu,
- Nazwę firmy,
- NIP firmy,
- Profil działalności.
- Jeżeli Użytkownik zapomni hasła, może je odzyskać poprzez uruchomienie następującej procedury odzyskiwania hasła:
- Należy kliknąć na link „Przypomnij hasło”, znajdujący się poniżej przycisku „Zaloguj się” na stronie logowania do serwisu,
- W nowym oknie należy wpisać adres e-mail podany przy rejestracji.Na adres poczty elektronicznej (e-mail), wskazany w trakcie rejestracji, zostanie wysłana wiadomość z linkiem, którego użycie umożliwia wprowadzenie nowego hasła.
- System przechowuje hasło w postaci zaszyfrowanej. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane ujawnieniem hasła przez Użytkownika osobom trzecim.
- W przypadku zmiany adresu poczty elektronicznej (e-mail) lub innych danych Użytkownika bądź Klienta, Użytkownik zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Operatora o tej okoliczności bądź modyfikacji tych danych w ustawieniach systemu.
§6. Zawarcie i okres trwania Umowy
- Przystąpienie do Umowy następuje w dacie zawarcia Umowy lub w momencie pierwszego logowania Użytkowników Klienta (na podstawie unikalnego adresu e-mail i samodzielnie określonego hasła do Systemu).
- Nowemu Użytkownikowi, który po raz pierwszy zarejestrował się w Systemie, przysługuje prawo, skorzystania z promocyjnego 14- dniowego okresu testowego. Po tym okresie należy w porozumieniu z opiekunem wybrać Pakiet usług.
- Operator zastrzega sobie prawo przyznania okresu promocyjnego okresu testowego w ramach specjalnych akcji promocyjnych lub indywidualnych ustaleń.
- Umowa ulega rozwiązaniu w następujących przypadkach: a. wobec śmierci lub ustania bytu prawnego Klienta, b. wobec braku uiszczenia należnej opłaty za użytkowanie Systemu – po upływie trzech miesięcy od daty zaległości pierwszej nieuregulowanej płatności.
- Klient może również rozwiązać Umowę bez podania przyczyn. Usunięcie konta następuje poprzez wysłanie drogą elektroniczną z adresu e-mail, na który zarejestrowane jest Konto wypowiedzenia Umowy na Adres E-mail Operatora. W takim wypadku Umowa wygasa ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia lub okresem wskazanym w Umowie, a wcześniej dokonane opłaty nie podlegają zwrotowi.
- Operator zastrzega sobie prawo do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Klient lub jego Użytkownicy: a. uporczywie narusza postanowienia Umowy lub Regulaminu, b. dopuszcza się działań zmierzających do naruszenia bezpieczeństwa danych znajdujących się w Systemie lub podejmuje nieuprawnioną próbę dostępu do Systemu, c. dokonuje przy pomocy Systemu czynności niezgodnych z prawem, d. działa na szkodę Operatora, e. nie zaakceptuje zmiany Regulaminu w trybie określonym w §11 pkt. 4 i 5.
§7. Odpłatność za usługi
- Korzystanie z usług Systemu jest odpłatne, na zasadach określonych w Cenniku lub Umowie. W przypadku zawarcia osobnej Umowy nadrzędne są jej zapisy.
- Klient może wykupić jeden z Pakietów opisanych w Cenniku Systemu lub podpisać osobną Umowę precyzującą niestandardowe warunki, której zapisy są nadrzędne.
- Okresem rozliczeniowym jest jeden miesiąc, chyba, że Umowa stanowi inaczej.
- Operator w ciągu 7 dni od uruchomienia dostępu a także po końcu każdego okresu rozliczeniowego wystawia Klientowi proformę i przesyła ją drogą elektroniczną na adres pierwszego Użytkownika Klienta, chyba, że uzgodniono inaczej.
- Płatności powinny być dokonywane w terminie 14 (słownie: czternaście) dni od daty wystawienia proformy lub faktury.
- Płatności należy dokonywać na rachunek bankowy wskazany na proformie lub fakturze.
- Datą płatności jest data uznania na rachunku bankowym Operatora.
- Do stawek netto należy doliczyć podatek VAT, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Operator niezwłocznie od otrzymania płatności do proformy wystawia fakturę VAT na podstawie proformy i dokonanej płatności.
- W przypadku opłat instalacyjnych, usług szkoleniowych, usług rozwoju oprogramowania lub innych płatnych z góry, operator wystawia fakturę VAT z terminem płatności 14 dni, chyba, że uzgodniono inaczej.
- Operator ma prawo wstrzymać się ze świadczeniem usług na rzecz Klienta, jeśli Klient jest opóźniony z zapłatą za którykolwiek wcześniejszy okres rozliczeniowy w wymiarze przekraczającym 14 (słownie: czternaście) dni i wezwany do zapłaty w terminie dodatkowych 7 dni tej płatności nie ureguluje.
- W przypadku opóźnienia w płatności Operator ma prawo naliczyć odsetki z tytułu opóźnienia w wysokości ustawowej.
- Klient wyraża zgodę na wystawianie i przesyłanie drogą elektroniczną proform i faktur (efaktur) przez Operatora, zgodnie z § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.07.2005r. (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), na adres e-mail podany przy rejestracji w Systemie.
- W przypadku wniesienia zaległej opłaty przed upływem trzech miesięcy od terminu płatności pierwszej z zaległych nieuregulowanych płatności, Operator niezwłocznie wznawia dostęp do usługi. Opłata jest liczona według Cennika lub zapisów odrębnej Umowy z Klientem za miesiące, które minęły od ostatniej faktury, a w których miał on dostęp do systemu.
- W przypadku braku uiszczenia zaległych opłat, po upływie 3 miesięcy od terminu w którym przypadała pierwsza z zaległych nieuregulowanych płatności, Operator ma prawo usunąć konto Klienta i wszystkie dane wprowadzone przez jego Użytkowników do Systemu.
§8. Dane osobowe, dane Klienta i ich ochrona
- Administratorem Danych Osobowych Użytkownika przekazanych przez Użytkownika Operatorowi jest Operator.
- Administratorem Danych Osobowych osób innych niż Klient lub Użytkownicy Klienta, wprowadzonych przez Klienta i Użytkowników Klienta do Systemu, jest Klient. Przetwarzanie przez Operatora danych dotyczących osób innych niż Użytkownik następuje na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych, stanowiącej załącznik nr 1 do Regulaminu.
- Dane osobowe Klienta przetwarzane są głównie na podstawie umowy i w celu jej realizacji, zgodnie z zasadami określonymi w ogólnym rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) o ochronie danych (RODO). Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych przez Operatora zawiera polityka prywatności.
- Operator podejmuje wszelkie niezbędne środki dla zapewnienia ochrony Konta Klienta.
- Na ochronę, o której mowa w ust. 1, składają się w szczególności: a. system bezpieczeństwa transmisji danych – dane przesyłane przez Użytkowników Klienta szyfrowane są przy użyciu co najmniej 128-bitowego klucza protokołu SSL (Secure Socket Layer), b. system kontroli dostępu do danych – jedynie Użytkownicy Klienta mają dostęp do Konta Klienta za pomocą podanego adresu e-mail i hasła, z zastrzeżeniem pkt. 8, c. system zabezpieczenia danych przed awarią urządzeń – Operator regularnie wykonuje kopie wprowadzonych przez Użytkowników danych (nie rzadziej niż raz w tygodniu).
- Operator zastrzega sobie możliwość ujawnienia danych zgromadzonych na koncie Klienta jedynie na żądanie uprawnionych do tego organów państwowych.
- Operator nie odpowiada za treść i jakość danych wprowadzanych przez Użytkowników Klienta na Koncie Klienta oraz przez niego przetwarzanych.
- Operator zastrzega sobie prawo wglądu do Konta Klienta przez swoich uprawnionych do tego pracowników i podwykonawców w celu zapewnienia działania Systemu oraz obsługi zgłoszeń serwisowych Użytkowników Klienta.
- W razie rozwiązania Umowy, wszelkie dane z Konta Klienta mogą zostać usunięte po upływie 1 miesiąca od dnia wygaśnięcia Umowy.
- Operator oświadcza, iż na stronach internetowych Systemu używa mechanizmu cookies, w celu rozpoznawania urządzeń Użytkownika, dostosowania zawartości stron internetowych do preferencji Użytkownika oraz optymalizacji korzystania z nich, a także w celu tworzenia anonimowych, zagregowanych statystyk ruchu i użytkowania stron internetowych. Użytkownik akceptuje politykę plików cookies przy pierwszej wizycie na stronach internetowych Systemu oraz każdorazowo po czyszczeniu pamięci podręcznej przeglądarki.
§9. Odpowiedzialność Operatora
- Operator podejmuje wszelkie starania, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie Systemu pod względem technicznym.
- Operator uwzględnia wszelkie zmiany przepisów prawnych i dokonuje niezwłocznie w tym zakresie aktualizacji Systemu.
- Aktualizacja, o której mowa w pkt. 2, jest dokonywana bez obciążania Klienta dodatkowymi kosztami.
- Operator nie jest odpowiedzialny za jakiekolwiek szkody i straty bezpośrednio lub pośrednio (łącznie ze szkodami z tytułu utraty zysków z prowadzenia przedsiębiorstwa, przerw w działalności przedsiębiorstwa lub utraty informacji gospodarczej oraz innymi szkodami o charakterze majątkowym), powstałymi z powodu użycia, niemożliwości użycia lub błędnego działania Systemu.
- Odpowiedzialność Operatora względem Klienta w każdym przypadku ograniczona jest do wysokości opłaty rocznej, jaką Użytkownik wnosi na rzecz Usługodawcy z tytułu świadczenia usługi.
- Operator nie ponosi odpowiedzialności w związku z niewłaściwym korzystaniem przez Użytkowników Klienta z Systemu oraz nieprawidłowym funkcjonowaniem sprzętu komputerowego, oprogramowania komputerowego czy też systemu łączności, za pomocą których Użytkownicy łączą się z Systemem.
- Operator zastrzega sobie prawo do czasowego zaprzestania świadczenia usług w przypadku awarii bądź modernizacji technicznej Systemu. Zaprzestanie, o którym mowa w zdaniu poprzednim nie rodzi po stronie Operatora żadnej odpowiedzialności, o ile dostępność systemu wynosi co najmniej 99% w miesiącu kalendarzowym. W pozostałych przypadkach Klient ma prawo do żądania obniżenia opłaty za dany miesiąc kalendarzowy o kwotę proporcjonalną dla posiadanego Pakietu za każde kolejne 24h, w czasie, którym Użytkownicy Klienta nie miał możliwości korzystania z Systemu spowodowanej awarią lub modernizacją techniczną.
§10. Postępowanie reklamacyjne
- Wszelkie reklamacje związane ze świadczonymi przez Operatora usługami drogą elektroniczną należy zgłaszać w formie pisemnej na adres siedziby Operatora.
- Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać szczegółowy opis zdarzenia uzasadniającego zgłoszenie reklamacji, imię i nazwisko oraz adres email Użytkownika.
- Operator, w terminie 14 dni roboczych od chwili złożenia reklamacji, poinformuje Użytkownika o wyniku postępowania reklamacyjnego na piśmie, które zostanie wysłane na adres podany przy rejestracji w Systemie.
§11. Zmiana Regulaminu
- Operator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu.
- Zmiana Regulaminu może nastąpić w szczególności w wypadku: a. zmian technologicznych lub organizacyjnych w działaniu Systemu, b. konieczności dostosowania działania Systemu i zapisów Regulaminu do nowych przepisów prawa.
- Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 2021-09-13 r.
- Klient, który nie akceptuje nowej treści Regulaminu, obowiązany jest zawiadomić o tym fakcie Operatora Systemu w ciągu 30 dni od daty zawiadomienia o zmianie Regulaminu poprzez pisemne oświadczenie o nie przyjęciu warunków nowego Regulaminu, przesłane na adres Operatora pocztą. W takim przypadku Umowa zostanie rozwiązana z końcem najbliższego Miesiąca Rozliczeniowego.
- Brak pisemnego oświadczenia Klienta w powyższym terminie oznacza akceptację zmian.
- Zmiana Cennika Operatora nie pociąga za sobą zmiany Regulaminu.
- O zmianie Regulaminu Operator zawiadamia Klienta, udostępniając treść nowego Regulaminu na stronach internetowych Systemu.
§12. Wsparcie i pomoc techniczna
- Usługa wsparcia i pomocy technicznej jest dostępna dla Użytkowników Klienta w godzinach 9 – 17 w dni robocze (zwanych okresem gwarantowanym świadczenia usługi wsparcia i pomocy technicznej).
- W przypadku niedostępności Systemu w okresie gwarantowanym powyżej 5 h w ujęciu miesięcznym Użytkownikowi przysługiwać będzie zniżka abonamentu za kolejny miesiąc odpowiednio do czasu niedostępności usługi w gwarantowanym okresie w poprzednim miesiącu.
- Czas reakcji na zgłoszone przez Użytkownika nieprawidłowości w działaniu systemu wynosi 8h roboczych.
- Błędy będą usuwane niezwłocznie w kolejności ich wagi. Przez usuwanie błędów niezwłocznie strony rozumieją usunięcie błędów Krytycznych przez Operatora do 8h roboczych od zgłoszenia nieprawidłowości w działaniu Systemu przez Użytkownika.
- W przypadku niemożliwości usunięcia błędu przez Operatora w terminie do 8h od zgłoszenia lub niższej wagi błędu, Operator poinformuje o tym Użytkownika uzasadniając niemożliwość usunięcia wraz z podaniem możliwego terminu usunięcia błędu.
§13. Prawo właściwe i rozwiązywanie sporów
- Prawem właściwym dla Umowy pomiędzy Klientem a Operatorem, której przedmiotem są usługi świadczone przez Operatora w ramach Systemu na warunkach określonych w Regulaminie, jest prawo polskie.
- Wszelkie spory związane z usługami świadczonymi przez Operatora w ramach Systemu będą rozstrzygane przez polskie sądy powszechne właściwe ze względu siedzibę Operatora.
Załącznik nr 1
Umowa powierzenia przetwarzania danych
UMOWA POWIERZENIA („Umowa”) zawierana pomiędzy:
Soulab Consulting Paweł Niedziółka, ul. Narutowicza 24-26, 20-016 Lublin, zwaną dalej Procesorem
i
Użytkownikiem, zwanym dalej Administratorem Danych Osobowych lub ADO.
§ 1 Definicje
- Użytkownik – użytkownik w znaczeniu nadanym temu pojęciu w Regulaminie.
- Dane – dane osobowe powierzone Procesorowi do przetwarzania przez ADO w związku z Umową bazową.
- Kolejny przetwarzający – kolejny podmiot przetwarzający, z usług którego korzysta Procesor w związku z realizacją Umowy bazowej.
- Regulamin – Regulamin świadczenia usług za pomocą systemu, w ramach których Procesor udostępnia Użytkownikowi oprogramowanie służące do wspomagania procesów zarządzania informacją w firmie oraz komunikacji z księgowością firmy.
- RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”).
- Umowa bazowa – umowa zawierana w oparciu o Regulamin lub inna umowa będąca w związku z usługą, o której mowa w Regulaminie, w zależności od tego co ma zastosowanie, która to umowa jest podstawą powierzenia Danych.
§ 2 Cel i zakres umowy
- W związku z zawarciem przez Strony Umowy bazowej, Strony zawierają Umowę powierzenia przetwarzania Danych.
- W oparciu o Umowę przetwarzane będą Dane osobowe kandydatów, pracowników oraz kontrahentów ADO, jak również inne dane nieosobowe wprowadzone lub wytworzone przez ADO w usłudze.
- ADO powierza do przetwarzania Dane, w stosunku do których pełni rolę administratora danych osobowych w rozumieniu RODO, a Procesor zobowiązuje się do ich przetwarzania w granicach określonych Umową oraz powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
- Każde przetwarzanie Danych przez Procesora odbywa się wyłącznie na udokumentowane polecenia ADO, w szczególności zawarte w Umowie bazowej, a także wyrażone przez zamówienie kolejnych usług.
- Dane przetwarzane są celu realizacji Umowy bazowej i w zakresie niezbędnym do jej prawidłowego wykonania.
- Dane udostępniane będą Procesorowi wyłącznie w celu realizacji Umowy bazowej.
- Przetwarzanie Danych odbywać się będzie w okresie obowiązywania Umowy bazowej.
§ 3 Obowiązki i oświadczenia ADO
- ADO oświadcza i zapewnia, że posiada podstawy prawne przetwarzania Danych, a powierzenie Procesorowi Danych do przetwarzania nie naruszy praw i wolności podmiotów tych danych, a także przepisów prawa (w szczególności RODO).
- ADO poinformuje Procesora o wszelkich działaniach właściwych organów administracji publicznej, związanych z przetwarzaniem Danych przez ADO o ile powstanie taka konieczność.
§ 4 Obowiązki i oświadczenia Procesora
- Procesor oświadcza, że posiada stosowne polityki ochrony danych osobowych w zakresie dotyczącym powierzenia mu danych przez ADO.
- Procesor poinformuje ADO o wszelkich działaniach właściwych organów administracji publicznej, związanych z przetwarzaniem Danych przez ADO a skierowanych do Procesora.
- Dostęp do Danych będą miały wyłącznie osoby upoważnione przez Procesora do przetwarzania danych, zobowiązane do prawidłowej ochrony tych Danych – zgodnie z politykami ochrony danych Procesora oraz przepisami RODO, a także zobowiązane do zachowania Danych w tajemnicy lub podlegające prawnemu obowiązkowi dochowania takiej tajemnicy.
- Procesor podejmuje wszelkie środki wymagane przez właściwe przepisy prawa, zwłaszcza przez art. 32 RODO, zgodnie z którym Procesor wdraża odpowiednie środki techniczne oraz organizacyjne uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrożenia oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku. Środki te nie są ujawniane ze względów zachowania bezpieczeństwa danych.
- Przetwarzający obowiązany jest niezwłocznie zawiadomić Administratora, w tym drogą elektroniczną, o każdym podejrzeniu naruszenia ochrony danych osobowych powierzonych mu mocą niniejszej umowy.
- Procesor zobowiązuje się do nieprzekazywania bez zgody ADO przetwarzanych danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
- Procesor zobowiązuje się do okresowego przeprowadzania oceny ryzyka oraz prowadzenia rejestru kategorii przetwarzanych danych.
§ 5 Wsparcie i audyty
- Uwzględniając charakter przetwarzania Procesor zapewni wsparcie ADO („Wsparcie”). W ramach Wsparcia Procesor w miarę możliwości pomoże ADO, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których Dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw, określonych w rozdziale III RODO – jeśli w danym przypadku ciążą one na ADO, a także pomoże ADO wywiązać się z ciążących na ADO obowiązków określonych w art. 32 – 36 RODO – z uwzględnieniem dostępnych mu informacji.
- Procesor zobowiązany jest do udostępnienia ADO wszelkich informacji niezbędnych do wykazania obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwienia ADO lub upoważnionemu przez ADO audytorowi przeprowadzenia audytów, w tym inspekcji („Audyt”) i przyczynienia się do nich.
- W przypadku, gdy wydane przez ADO polecenia w związku z poprzednim ustępem, w ocenie Procesora stanowią naruszenie przepisów RODO lub innych przepisów prawa Unii lub prawa polskiego – Procesor niezwłocznie poinformuje o tym ADO.
- Procesor może odmówić przekazania ADO informacji objętych tajemnicą prawnie chronioną, w tym tajemnicą przedsiębiorstwa Procesora lub podmiotów trzecich, a także informacji stanowiących dane osobowe nie będące Danymi, jeśli informacje te mogą zostać zastąpione innymi informacjami (w tym oświadczeniami Procesora), zaś w przypadku gdy nie będzie to możliwe – informacje te zostaną udostępnione ADO (lub wyznaczonym przez niego osobom) wyłącznie w siedzibie Procesora, po uprzednim zawarciu przez ADO i wszystkie osoby działające na rzecz ADO, przedstawionej przez Procesora umowy zobowiązującej do należytej ochrony tych informacji.
- Przeprowadzenie Audytu jest możliwe po uprzednim pisemnym poinformowaniu Procesora przez ADO o zamiarze jego przeprowadzenia z co najmniej czternastodniowym wyprzedzeniem, wraz ze wskazaniem listy osób zaangażowanych w przeprowadzenie Audytu po stronie ADO. Zawiadomienie powinno ponadto określać czas trwania Audytu oraz jego zakres.
- W przypadku gdy Audyt nie jest bezpośrednio związany z działaniami uprawnionych organów administracji publicznej kierowanymi wobec ADO w związku z przetwarzaniem danych bądź stwierdzonym i udokumentowanym naruszeniem przetwarzania Danych przez Procesora – łączny czas trwania prowadzonych przez ADO Audytów nie może przekroczyć trzech dni w roku kalendarzowym.
- Audyt może być przeprowadzony wyłącznie po uprzednim zawarciu przez ADO i wszystkie osoby działające na rzecz ADO, przedstawionej przez Procesora umowy zobowiązującej do należytej ochrony wszelkich informacji uzyskanych w związku z Audytem.
- Audyt przeprowadzany będzie w godzinach pracy Procesora i nie może w żaden sposób zakłócać ani negatywnie wpływać na bieżącą działalność Procesora.
- Audyty przeprowadzane są na koszt ADO. Koszty sprawowania Wsparcia oraz nadzoru nad Procesorem przez ADO obciążają wyłącznie ADO. Za koszty wsparcia bądź nadzoru uznaje się w szczególności koszty ponoszone przez Procesora w związku z dokonywaniem kontroli, audytów, czy przygotowania dokumentów, udzielenia informacji lub pomocy ADO. W przypadku gdy koszty, o których mowa w niniejszym ustępie zostały poniesione przez Procesora – ADO niezwłocznie zwróci je Procesorowi. Stawka godzinowa za obsługę Audytu przez Procesora wynosi 150 zł netto za rozpoczętą godzinę pracy każdej zaangażowanej osoby po stronie Procesora.
- Procesor współpracuje z organami właściwymi do spraw ochrony danych osobowych, w zakresie wykonywanych przez nie zadań.
- Jeśli z przepisów prawa lub niniejszej Umowy nie wynika inny termin – wykonywanie czynności przez Procesora w związku z Umową, w tym udzielanie wszelkich informacji, będzie następować niezwłocznie.
- 12.Postanowienia niniejszego paragrafu w stosunku do działań ADO względem Kolejnych przetwarzających, o których mowa w § 6, stosuje się odpowiednio.
§ 6 Kolejny przetwarzający
- Procesor może korzystać z usług Kolejnego przetwarzającego tylko za uprzednią szczegółową zgodą lub ogólną pisemną zgodą ADO.
- Procesor nałoży na każdego Kolejnego przetwarzającego, w szczególności za pośrednictwem umowy, te same obowiązki ochrony Danych jak wynikające z Umowy, w szczególności obowiązek wdrożenia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom RODO.
- W przypadku niewywiązania się przez Kolejnego przetwarzającego z ciążących na nim obowiązków w stosunku do Danych, pełna odpowiedzialność wobec ADO za spełnienie obowiązków przez Kolejnego przetwarzającego spoczywa na Procesorze.
- ADO wyraża zgodę na korzystanie przez Procesora z Kolejnych przetwarzających wskazanych w Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy. Zmiana załącznika nie stanowi zmiany Umowy i postanowienia ust. 3-4 niniejszego paragrafu stosuje się do niej odpowiednio.
- Powierzenie przetwarzania Danych Kolejnym przetwarzającym niewskazanym w Załączniku nr 1 wymaga uprzedniego zgłoszenia tego faktu ADO – w celu umożliwienia mu sprzeciwu. Sprzeciw może zostać dokonany nie później niż na czternaście dni przed powierzeniem Danych Kolejnemu przetwarzającemu. Zgłoszenie zamiaru powierzenia przez Procesora może zostać dokonane w szczególności w formie elektronicznej.
- W przypadku braku sprzeciwu przyjmuje się, że ADO wyraził zgodę na korzystanie z Kolejnego przetwarzającego.
- W przypadku zgłoszenia sprzeciwu przez ADO, Procesor nie może powierzyć danych Kolejnemu przetwarzającemu, którego sprzeciw dotyczy w czasie obowiązywania Umowy bazowej. Procesor będzie uprawniony do rozwiązania w takim przypadku Umowy bazowej, ze skutkiem natychmiastowym, a ADO nie będzie przysługiwać z tego tytułu jakiekolwiek odszkodowanie.
§ 7 Zakończenie usług
- Umowa ulega rozwiązaniu z chwilą rozwiązania Umowy bazowej.
- Procesor, po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem Danych na rzecz ADO, w szczególności w przypadku rozwiązania niniejszej Umowy lub Umowy bazowej, w zależności od decyzji ADO:
- usuwa Dane;
- zwraca ADO wszelkie Dane przez udostępnienie ich ADO do pobrania oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie – w terminie 30 dni od zakończenia świadczenia usług związanych z przetwarzaniem Danych na rzecz ADO, – chyba że prawo Unii Europejskiej lub polskie przepisy prawa powszechnie obowiązującego nakazują przechowywanie danych osobowych.
- W przypadku wypowiedzenia Umowy bazowej, ADO powinien przekazać Procesorowi decyzję, o której mowa w poprzednim ustępie, nie później niż w ostatnim dniu obowiązywania Umowy. W przypadku braku przekazania takiej decyzji w tym terminie – przyjmuje się, że ADO nakazał Procesorowi usunięcie Danych i wszelkie związane z tym konsekwencje obciążają wyłącznie ADO.
§ 8 Postanowienia Końcowe
- Niniejsza Umowa zastępuje wszelkie wcześniejsze umowy, ustalenia i porozumienia w tym zakresie.
- W sprawach nieuregulowanych, w tym w zakresie zmiany Umowy, zastosowania mają postanowienia Umowy bazowej.
- W razie sprzeczności postanowień niniejszej Umowy z Umową bazową – pierwszeństwo mają postanowienia niniejszej Umowy.
Załącznik nr 1
Lista Kolejnych przetwarzających ADO wyraża zgodę na powierzenie Danych przez Procesora następującym Kolejnym przetwarzającym:
Lp. | Nazwa | Siedziba | NIP |
1 | Safe Center Sp. z o.o. | ul. Zana 32 A, 20-601 Lublin 7 | 783-16-84-335 |
oraz podwykonawcom Procesora, będącym osobami fizycznymi, świadczącymi osobiście na rzecz Procesora usługi, w szczególności świadczącymi usługi w oparciu o umowę zlecenie, umowę o dzieło lub inną umowę cywilnoprawną.