Komu przysługuje ekwiwalent za pracę zdalną i jak go obliczyć?

Wzrost popularności pracy zdalnej w ostatnich latach przyczynił się do powstania nowych wyzwań i pytań, które do 2023 roku nie były w żaden sposób regulowane przez Kodeks pracy. Zmiany i regulacje prawne dotyczące tego trybu pracy pojawiły się dopiero po 3 latach od wybuchu pandemii, a dokładnie 7 kwietnia 2023 roku. Od tej daty pracownikowi pracującemu w domu ustawowo przysługuje ekwiwalent za pracę zdalną. W poniższym artykule omówimy pytania dotyczące ekwiwalentu za pracę zdalną. Jak go prawidłowo obliczyć? Komu i w jakiej wysokości przysługuje? 

>> Czytaj więcej: Regulamin pracy zdalnej – wzór 2024 

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo – płacowy

Co obejmuje ekwiwalent za pracę zdalną?

Pracodawca kierujący pracownika do pracy zdalnej powinien wiedzieć, że ekwiwalent nie dotyczy tylko zwrotu za prąd.

Pracownik pracujący z domu powinien mieć zapewnione niezbędne materiały i narzędzia do pracy. W sytuacji, gdy niezbędne rzeczy do pracy nie zostaną zapewnione przez pracodawcę, a pracownik będzie używał swoich narzędzi, to przysługuje mu zwrot w postaci ekwiwalentu pieniężnego. Obowiązek ten wynika z art. 67(24) Kodeksu pracy.

Zgodnie z regulacjami, pracodawca jest obowiązany:

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67(20) § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 67(20) § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 67(19) § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 67(20) § 5 zdanie drugie;
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Zgodnie z powyższym artykułem strony stosunku pracy mogą ustalić zasady wykorzystywania materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, których pracodawca nie zapewnia. W tej sytuacji pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Obowiązek wypłaty ekwiwalentu pieniężnego może zostać zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość będzie uzależniona od normy zużycia narzędzi pracy, a także od norm zużycia energii elektrycznej. W tym celu należy obowiązkowo udokumentować ceny rynkowe, a także ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy.

Komu przysługuje ekwiwalent za pracę zdalną?

Ekwiwalent przysługuje każdemu pracownikowi, który wykonuje pracę zdalną, definicja której została określona w art. 67(18) Kodeksu pracy. Zgodnie z ustawą za pracę zdalną należy uznać pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej mogą zostać poczynione z pracodawcą przy zawieraniu stosunku pracy lub w jego trakcie. Jak wynika z definicji pracy zdalnej, zwrot pracownikowi przysługuje niezależnie od tego, czy praca ta jest wykonywana całkowicie, czy częściowo zdalnie (tryb hybrydowy).

Ile wynosi ekwiwalent za pracę zdalną?

Wysokość dodatku za pracę zdalną nie została określona przez Kodeks pracy. Ustawodawca wskazuje jedynie, że ekwiwalent czy ryczałt musi być obliczany na podstawie cen rynkowych materiałów i energii, a także ilości ich zużycia. Biorąc pod uwagę powyższe, wysokość ekwiwalentu i ryczałtu będzie uwarunkowana od kilku czynników. Podliczając wysokość zwrotu dla pracownika, pracodawca powinien uwzględnić ilość dni pracy w miesiącu oraz szacunkowy koszt życia materiałów.

Przykład obliczenia ekwiwalentu za pracę zdalną

Pracownik wykonywał pracę zdalną przez 18 dni w miesiącu. Szacunkowy koszt zużycia prądu za godzinę pracy laptopa pracownika wynosi 40 groszy. Zakładając ośmiogodzinny dzień pracy, zwrot za zużycie prądu wyniesie 57,60 zł. Dodatkowo pracownikowi przysługuje ekwiwalent na pokrycie kosztów dostępu do internetu, jeżeli jego praca wymaga takiego dostępu. Posiadając wysokość miesięcznej kwoty, którą pracownik płaci za internet oraz liczbę godzin i dni pracy, możemy obliczyć wysokość ekwiwalentu, który będzie przysługiwał pracownikowi. 
Warto też wiedzieć, że zgodnie z art. 67(25) Kodeksu pracy, ekwiwalent lub ryczałt, który przysługuje w związku z wykonywaniem pracy zdalnej nie jest zaliczany do przychodu pracownika. W związku z powyższym, kwota otrzymywana przez pracownika nie jest opodatkowana i nie podlega oskładkowaniu ZUS.

Rozliczanie ekwiwalentu i ryczałtu za pracę zdalną w systemie kadrowo-płacowym 

Aby usprawnić naliczanie wynagrodzeń pracownikom pracującym w trybie zdalnym, możesz skorzystać z systemu HR, takiego jak HRappka. HRappka umożliwia dodanie ekwiwalentu lub ryczałtu za pracę zdalną, dzięki czemu potrącenia będą automatycznie wykazywane na rozliczeniu pracownika, a także na jego pasku wynagrodzeń. 

Rekrutuj, zatrudniaj i rozliczaj pracowników w HRappce! Zarejestruj się i testuj 14 dni za darmo, bez podawania danych karty.  

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Kadry i płace