Plan urlopów 2024 / 2025 – informacje dla pracodawcy
Data dodania: 25 lutego, 2025 | Ostatnia aktualizacja: 27 sierpnia, 2025
Autor
Kasia Bucior
Specjalista ds. marketingu w HRappka.pl
Opiekun merytoryczny
Anna Chyrchała
Starszy specjalista ds. kadr i płac w HRappka.pl
Planowanie urlopów jest kluczowym aspektem zarządzania zasobami ludzkimi. Głównym celem tworzenia planów urlopowych jest zapewnienie normalnego toku pracy. Dobrze przemyślany harmonogram urlopów pozwala nie tylko uniknąć paraliżu działań firmy poprzez zapobieganie jednoczesnej nieobecności kluczowych pracowników, ale także dba o zaspokojenie potrzeb pracowników, umożliwiając im korzystanie z zasłużonego odpoczynku i realizację osobistych planów.
Plan urlopów powinien uwzględniać preferencje pracowników, potrzeby firmy oraz przepisy prawa.
>> Przetestuj bezpłatnie tworzenie planu urlopów w systemie HRappka
Zagadnienia poruszane w artykule:
Darmowy plan urlopów do pobrania – excel / google sheets
Na podany adres e-mail wyślemy Ci arkusz z planem urlopów, który możesz otworzyć w arkuszach google lub excelu i dowolnie edytować.
Plan urlopów a Kodeks pracy
Zasady dotyczące sporządzania planu urlopów reguluje Art. 163 Kodeksu pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy nie każdy pracodawca ma obowiązek tworzenia planu urlopów.
Czy plan urlopów jest obowiązkowy?
Zgodnie z Kodeksem pracy plan urlopów nie jest obowiązkowy, jeśli:
- u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa
- organizacja związkowa zgodziła się na brak planu urlopów w zakładzie pracy
W tych przypadkach pracodawca ustala w porozumieniu z pracownikiem termin urlopu bez tworzenia planu.
Czy plan urlopów jest wiążący dla pracownika?
Choć przepisy dają możliwość zmiany harmonogramu urlopowego, a nawet całkowitej rezygnacji z jego tworzenia i prowadzenia, to zaakceptowany plan urlopów wypoczynkowych jest wiążący dla obu stron. Na jego podstawie pracodawca może odmówić pracownikowi udzielenia urlopu w terminie innym niż zaplanowany.
Ile dni trzeba zaplanować w planie urlopowym?
Plan urlopu powinien uwzględniać wszystkie urlopy wypoczynkowe przewidziane w danym roku kalendarzowym oprócz urlopu „na żądanie” w wymiarze 4 dni. Oznacza to, że w przypadku puli 20 dni urlopu planujemy 16 dni, a w przypadku puli 26 dni urlopowych planujemy 22 dni. Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy i wykształcenia.
Co powinno znaleźć się w planie urlopowym?
- urlop bieżący, do którego pracownik nabywa prawo z początkiem roku kalendarzowego (art. 152 § 1 KP)
- pierwszy urlop w karierze zawodowej, do którego pracownik nabywa prawo w trakcie roku (art. 153 KP)
- urlop uzupełniający (art. 158 KP)
- urlop zaległy (art. 168 KP)
Przepisy prawa pracy wskazują, że wykorzystanie dni urlopu zaległego powinno się zaplanować do 30 września z wyjątkiem niewykorzystanych dni urlopu na żądanie. Jeśli pracownik nie wykorzystał urlopu na żądanie w poprzednim roku kalendarzowym, przechodzą one na następny rok jako zaległy urlop wypoczynkowy, który może być wykorzystany w dłuższym terminie – do 31 grudnia.
Należy pamiętać, że do planu urlopowego nie dodajemy innych typów urlopów, niż wypoczynkowy (np. urlop macierzyński, okolicznościowy itd.).
Jak ogłosić plan urlopów?
Kodeks pracy nie określa konkretnego sposobu ogłoszenia planu urlopów. Pracodawca może więc wybrać, w jaki sposób plan urlopu podaje się do wiadomości pracowników w jego organizacji. Może to zrobić np. za pomocą:
- bezpośredniego spotkania z pracownikami
- mailingu
- firmowego intranetu
- tablicy ogłoszeń, biuletynów
Do kiedy należy sporządzić plan urlopów?
Plan urlopów powinien zostać sporządzony przed końcem roku, ponieważ pracownicy 1 stycznia zyskują prawo do nowego urlopu wypoczynkowego. Dlatego warto, aby pracownicy zgłaszali swoje wnioski urlopowe najlepiej z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.
Jeśli jednak plan urlopów zostanie ogłoszony w trakcie roku, wcześniej zgłoszone wnioski pracowników o urlop wypoczynkowy i tak mogą być rozpatrywane.
Warto pamiętać, że plan urlopów może być przygotowywany na krótsze okresy, np. plan kwartalny lub półroczny. Możliwe jest również przygotowanie kilku planów urlopów dla poszczególnych działów firmy.
Zmiany w planie urlopów
Na wniosek pracownika możliwe jest przesunięcie terminu urlopu, jednak musi to być uzasadnione ważnymi przyczynami i potrzebna jest do tego zgoda pracodawcy.
Istnieją jednak sytuacje, kiedy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym planem terminie z przyczyn usprawiedliwionej nieobecności w pracy, takich jak:
- czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby
- odosobnienie spowodowane chorobą zakaźną
- powołanie na ćwiczenia wojskowe lub przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy
- korzystanie z urlopu macierzyńskiego
W powyższych przypadkach pracodawca nie może odmówić pracownikowi zmiany terminu urlopu.
Jak nowocześnie sporządzić plan urlopów? Zarządzanie urlopami w systemie HRappka
HRappka to między innymi program do tworzenia planu urlopów w firmie. Daje możliwość szybkiego tworzenia planów urlopowych, poprzez udostępnienia pracownikom platformy do zgłaszania planów urlopowych oraz urlopów.
Zgłoszone plany urlopów można sprawnie wyświetlić na kalendarzu zbiorczym, aby zweryfikować, czy planowane urlopy nie zakłócą działania organizacji. W przypadku zbyt dużej ilości planowanych urlopów, plan urlopu wybranych pracowników możemy odrzucić, aby wybrali inny termin.
Dodatkowo, system automatycznie oblicza wymiar przysługujących pracownikowi urlopów. Zarejestruj się i testuj 14 dni za darmo.
Dowiedz się więcej:
Dość papierowych urlopów? Zautomatyzuj to z HRappką!
Zapomnij o papierkowej robocie i ciesz się łatwym, szybkim i intuicyjnym zarządzaniem urlopami.
Pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę wraz z początkiem roku kalendarzowego nabywają prawo do kolejnej puli płatnego urlopu wypoczynkowego. W zależności od stażu pracy i wykształcenia, pełnoetatowcy zyskują 20 lub 26 dni urlopu. Kodeks pracy wyraźnie mówi, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z ustalonym wcześniej planem urlopów, który określa, w jakich terminach pracownicy wykorzystają swój urlop wypoczynkowy. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wiadomości pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Plan urlopu zawiera terminy urlopów wypoczynkowych pracowników na dany rok. Kiedy pracodawca nie ustala planu urlopów? Wtedy, kiedy zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę lub takowa w ogóle nie działa. Pracodawca powinien ustalić plan biorąc pod uwagę wnioski pracowników. W planie urlopów powinien znaleźć się między innymi wymiar aktualnego i zaległego urlopu wypoczynkowego. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi w trybie urlopu na żądanie.