Co to jest system ATS?

Wprowadzenie procesów rekrutacyjnych do systemu staje się coraz bardziej popularne. Ze względu na sytuacje z Covidem-19, digitalizacja systemu ATS zyskała na popularności. Możliwość zaoszczędzenia czasu podczas procesu rekrutacji i mniejszy wydatek finansowy, wydaję się bardzo kusząca i przekonała już niejedną firmę.

Applicant tracking system

System ATS (Applicant Tracking System) wspiera system rekrutacyjny i pozwala zorganizować cały proces rekrutacji w jednym miejscu. Wstępnie opierało to się na kompletnych podstawach, na których bazowały osoby rekrutujące – elektroniczne CV kandydata i umieszczenie go w systemie, publikowanie ogłoszeń, wyszukiwanie osób w bazie kandydatów.

Dziś jest nieco inaczej. Systemy ATS są wyposażone w bardzo zaawansowane funkcje, które jak najbardziej skracają i ułatwiają pracę związane z rekrutacją.

Jak wybrać odpowiedni system rekrutacyjny?

Pytanie, które zadaje sobie każda osoba, która wprowadza do firmy system do rekrutacji. Nie jest to proste. Systemów na rynku pojawia się coraz więcej i oferują różne opcje i możliwości.

Przede wszystkim musimy sami sobie odpowiedzieć na jedno ważne pytanie. Do czego ma służyć mojej firmie system ATS? Jest to zależne od działalności firmy. W przypadku kiedy jesteśmy działalnością rekrutacyjną z pewnością najbardziej, będą interesować nas możliwości prowadzenia projektów rekrutacyjnych, opcje pozyskiwania kandydatów i optymalizacja procesu rekrutacji. Zależy nam na jak największej oszczędności czasu, więc system musi być intuicyjny i dość prosty w obsłudze.

W przypadku delegowania pracowników za granicę bardziej będzie nam zależało na możliwości umów wielojęzycznych i zagranicznych, moduł z możliwością wprowadzenia transportu itp. Wszystko jest zależne od tego, czego potrzebujemy i na tym powinniśmy bazować.

Czy systemy ats są na pewno dla mnie?

Po sprawdzeniu, czy system ats zawiera funkcjonalności, które nas interesują dalej, nie jesteśmy przekonani, czy to odpowiedni system do rekrutacji. To normalne i każdy przechodzi ten proces. W takiej sytuacji należy zgłosić się do danej organizacji i złożyć zapytanie ofertowe do firmy. Nie jest to nic wiążącego, a pozwoli to nam się dużo więcej dowiedzieć na temat systemów ats.

Konsultant – osoba z którą się kontaktujemy, powinien nas dokładniej oprowadzić po systemie i odpowiedzieć na wszystkie nasze pytania. Po wdrożeniu przez osobę z organizacji mamy możliwość testowania aplikacji. Jest to okres, który umożliwia nam bezpłatne sprawdzenie funkcji systemu rekrutacyjnego i przetestowanie, czy na pewno spełnia on nasze oczekiwania i będzie nam pomagał w codziennej pracy.

Nie działa również to w ten sposób, że po zakupie systemu, firma zostawia nas z tematem i działamy na własną rękę. Gdy stajemy się klientem, firma stara się dbać o nas i wspierać nas w każdym problemie i na różnych etapach. Po czasie wszystko staje się prostsze, ale jest to bardzo ważne szczególnie na samym początku pracy z systemem.

Czy zakup systemu ats się opłaca?

Odpowiedź brzmi tak. Systemy rekrutacyjne pozwalają skrócić czas pracy każdego rekrutera. Poza tym wdrożony w system dział HR jest w stanie pracować na wyższych obrotach i nie tracić czasu na zbędne rzeczy.

Wszystko jest zależne od tego, co robisz i na jaką skale prowadzisz rekrutacje i wszelkie działania. Pamiętaj, że jeśli obowiązków przybywa, należy zatrudnić kolejne osoby i pokrywać wszelkie koszty związane z tym.

Powody, dla których system ats może okazać się kluczowy

Systemy ATS ciągle się zmieniają. Ich optymalizacja głównie polega na wprowadzeniu nowości do systemu i optymalizowania obecnych modułów. Dzisiejszy system rekrutacyjny nie odnosi się wyłącznie do podstaw typu ogłoszeń rekrutacyjnych, czy wpływaniu kolejnych aplikacji do systemu – oczywiście są to priorytety, o które należy zadbać, ale każdy system ats stara się pójść krok dalej i tworzyć nowe funkcje, które sprawiają problem firmom lub nie są w żaden sposób zautomatyzowane.

Automatyzacja procesu rekrutacji

Wielu rekruterów narzeka na zbyt dużą ilość danych np. CV lub kandydatów z wszystkich prowadzonych rekrutacji. System ats pozwala na sprawną optymalizację procesów rekrutacyjnych.

Główne usprawnienia prowadzone przez system ATS:

  • szybkie tworzenie rekrutacji i formularzy aplikacyjnych
  • łatwe zarządzanie kandydatami
  • podział aplikacji na etapy rekrutacji
  • możliwość dzielenia kandydatów z klientami

Wydaje się to proste i bardzo podstawowe, ale jak wiele ułatwia. Rekruter, który ma możliwość tworzyć system do rekrutacji i zarządzać kandydatami w jednym miejscu, gdzie wszystkie dane są zapisywane to ogromny komfort pracy i oszczędność czasu niego. Do tego system ats jest pewną bazą kandydatów, co pozwala nam na łatwe wyszukiwanie kandydatów z odpowiednich ofert pracy.

Publikacja rekrutacji w wielu miejscach

System ATS oprócz pozyskiwania kandydatów i formularzy aplikacyjnych pozwala udostępnianie rekrutacji na wielu portalach i mediach społecznościowych. Multiposting pozwala na sprawne publikowanie ogłoszenia, tak naprawdę, gdzie tylko chcemy. Nie musimy robić tego na konkretnej platformie, zakładać kolejnych kont i wdrażać się w nową stronę. System ATS zrobi to za nas. Co więcej, raportowanie systemu pokaże nam, jakie są najefektywniejsze źródła aplikacji i z czego warto korzystać.

Employer branding i Candidate Experience w systemach ATS

System rekrutacyjny umożliwia stworzenie zakładki kariera. Jest to ciekawa możliwość i duża szansa dla potencjalnych pracowników oraz może być kolejnym ze źródeł pozyskiwania kandydatów. Kandydaci mają możliwość aplikacji do naszej organizacji poprzez tę zakładkę. Wewnątrz opcji, są widoczne tylko aplikacje i stanowiska, które są aktualnie otwarte dla kandydatów. Taka możliwość wpływa bardzo pozytywnie na employer branding aplikantów.

Dzięki systemowi ATS możemy być w stałym kontakcie z kandydatem, mamy opcję wysyłania automatycznej odpowiedzi do kandydata oraz możemy zarządzać jego profilem we wszystkich procesach rekrutacji.

Dbanie o RODO

Temat RODO często budzi wątpliwości i pewne wątpliwości, w jaki sposób konkretnie powinien być stosowany. System rekrutacyjny pozwala prowadzić każdy proces rekrutacji zgodnie z RODO.

System do rekrutacji automatycznie dodaje zgody na przetwarzanie danych osobowych do formularzy aplikacyjnych, a każdy kandydat zostaje przy tym anonimowy, jeśli jest taka potrzeba. Zarządzanie klauzulami RODO również nie należy do zajęć rekrutera. Obowiązkiem systemu ATS jest wysyłanie maili, czy smsów do kandydatów, którym kończy się okres ważności.

Czytaj więcej:

System do rekrutacji

Pozytywne Candidate Experience

Jak wybrać system do rekrutacji pracowników?

System HR – jaki wybrać?

Zwiększ efektywność rekrutacji z systemem HRappka!

  • Ankiety aplikacyjne
  • Multiposting ofert
  • Zarządzanie kandydatami
  • Raporty

Jakub Majcher

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Miłośnik szeroko pojętego dziennikarstwa. Interesuje się digital marketingiem i analizą treści. Stara się, aby pozycjonowanie słów, nigdy nie wzięło góry nad właściwym przekazem tekstu.


System ATS staje się coraz bardziej popularnym narzędziem w firmach. Funkcjonalność i elastyczność modułów jest dużą zachętą dla organizacji. System do rekrutacji jest ogromnym usprawnieniem pracy i oszczędnością czasu dla rekruterów. System pozwala na utrzymywanie pełnej bazy danych, CV i wszelkich informacji w jednym miejscu. Automatyzacja procesów pozwala na bardziej usprawniony system pracy wszystkich pracowników w firmie.