Jak wybrać system do rekrutacji pracowników?

TOP 10 najważniejszych funkcji systemów ATS

Na rynku istnieje wiele systemów rekrutacyjnych (tzw. systemów ATS / systemów śledzenia aplikacji – ang. “Applicant Tracking System" ). Standardem jest, że są one dostępne online, w chmurze, bez potrzeby instalowania ich na urządzeniach. Dobrze dopasowane oprogramowanie do rekrutacji wspiera rekruterów oraz jest w stanie poprawić efektywność rekrutacji na każdym jej etapie. Na co należy zwrócić uwagę by wybrać najlepszy system ATS?

System rekrutacyjny a efektywna rekrutacja

Każda rekrutacja jest inna i zależy od specyfiki branży. Dlatego też, przed wyborem systemu do rekrutacji, sprawdź, czy na pewno jest on dopasowany do potrzeb Twojej firmy. Zbyt prosty system ATS może nie być wystarczający, a zbyt skomplikowany zamiast usprawnić pracę, może wydłużyć czynności związane z rekrutacją.

Dlatego warto przed zakupem przetestować różne systemy. Jeżeli rekrutujesz również obcokrajowców, upewnij się czy system oferuje automatyczne tłumaczenie ogłoszeń oraz wielojęzyczne formularze aplikacyjne. Jeżeli korzystasz z wielu portali rekrutacyjnych – upewnij się, czy system posiada integrację z tymi portalami, aby móc automatycznie publikować ogłoszenia o pracę oraz czy potrafi generować raporty dot. poszczególnych czynników rekrutacji.

Aby system rekrutacyjny (ATS) pomógł Ci w procesach rekrutacji, zwiększył jej szybkość i efektywność powinien być przede wszystkim intuicyjny i prosty w obsłudze. Pozwoli to na oszczędność czasu i sprawną codzienną pracę.

Proponowane artykuły:

Jaki ATS wybrać? 10 funkcji systemu rekrutacyjnego

1. Zgodność systemu ATS z RODO

To już must have każdego systemu IT. Oprogramowanie firmowe, w tym system ATS musi być zgodne z prawem. Dzięki temu, unikniesz nieprzyjemnych konsekwencji, którymi może się skończyć kontrola.

Historia danych osobowych / Klauzule RODO

W związku z tym, system ATS powinien zapisywać historię danych kandydatów – m.in. kto miał do nich dostęp, kto je dodał, edytował. Ponadto system powinien w prosty sposób pozwalać na zdobywanie i zarządzanie zgodami na przetwarzanie danych osobowych oraz pozwalać na dołączenie tego typu klauzul w formularzach aplikacyjnych.

Anonimizacja kandydatów

Co więcej, aby raportowanie rekrutacji było miarodajne, warto posiadać w systemie rekrutacyjnym informację o kandydatach, którzy aplikowali, ale w późniejszym czasie zgłosili chęć usunięcia danych. Pozwala na to funkcja anonimizacji kandydatów, dzięki której w raporcie uwzględnisz kandydatów, których danych nie możesz już przetwarzać (np. kto go rekrutował, źródło kandydatury).

Dzięki temu rekrutacja, którą prowadzisz będzie zgodna z prawem, ale nie będzie Cie ograniczać.

Przydatne linki:

2. Tworzenie formularzy aplikacyjnych, ankiet i testów dla kandydatów w systemie

Odpowiedni formularz aplikacyjny pozwoli Ci przesiać setki kandydatów i wyłonić tych najlepszych. Finalnie znacznie usprawni to proces rekrutacji i zmniejszy ilość kandydatów branych pod uwagę.

Co więcej, przejrzysta ankieta aplikacyjna sprawi, że kandydaci będą postrzegali firmę jako profesjonalną. Wpłynie to na employer branding i poprawi tzn. candidate experience.

Przydatne linki:

3. Integracja systemu rekrutacyjnego z zewnętrznymi portalami pracy i mediami społecznościowymi

Synchronizacja z:

potrafi znacznie usprawnić publikowanie ogłoszeń. Jest to tzn. multiposting ofert, który z poziomu systemu rekrutacyjnego pozwala na publikowanie ofert pracy na innych portalach.

Przydatne linki:

4. Intuicyjna i uporządkowana baza kandydatów w systemie do rekrutacji

Efektywność rekrutacji zapewni również przejrzysta i kompletna baza kandydatów, która umożliwia szybkie wyszukanie kandydata oraz dodania w jego profilu notatek, załączników, czy ocen. Usprawnia to proces rekrutacji oraz selekcję kandydatów. Co więcej, niezwykle pomocna jest również funkcja poczty w systemie. Dzięki temu całą komunikację z kandydatami przeprowadzisz w systemie ATS i będziesz miał spójną historię kontaktu w profilu kandydata.

Zwiększ efektywność rekrutacji z systemem HRappka!

  • Ankiety aplikacyjne
  • Multiposting ofert
  • Zarządzanie kandydatami
  • Raporty

Już od 39 zł netto / miesiąc!

5. Automatyczne tłumaczenie ogłoszeń o pracę oraz formularzy aplikacyjnych

Jest to niezbędna funkcja systemu rekrutacyjnego, gdy zatrudniasz (i rekrutujesz) również pracowników z zagranicy. Nie da się ukryć, że braki kadrowe coraz częściej skutkują poszukiwaniami pracowników zza wschodniej granicy. Dzięki systemowi z wielojęzycznymi formularzami aplikowanie będzie dla cudzoziemców prostsze i bardziej przyjazne. Ponadto, dzięki automatycznemu tłumaczeniu nie będzie to dla Ciebie żaden dodatkowy obowiązek.

Przydatne linki:

6. Integracja systemu HR ze stroną WWW (zakładka kariera)

Zawsze aktualna zakładka kariera na stronie to podstawa. Integracja oprogramowania do rekrutacji ze stroną www umożliwi automatyczną publikację oferty pracy na stronie www. Dzięki temu nie będziesz musiał się martwić o aktualność ofert pracy na stronie www.

Przydatne linki:

Przykładowy widget rekrutacji:

Widget rekrutacji w zakładce kariera

Widget rekrutacji w zakładce kariera

7. Możliwość ujednolicenia CV (standaryzowane CV) w systemie ATS

Przydatne, jeżeli rekrutujesz dla swoich Klientów i tworzysz identyczne, standaryzowane CV do weryfikacji kandydatów przez Klienta. Ponadto, możliwość wygenerowania takich plików jednym kliknięciem znacznie skróci czas przygotowania kandydatur.

8. Skanowanie CV i wprowadzanie danych do systemu rekrutacyjnego (Parser CV)

Nawet jeżeli większość kandydatur wpływa przez formularz aplikacyjny, to na pewno nie raz zdarzyło się, że ktoś wysłał Ci CV mailowo. Warto mieć dostęp do wszystkich aplikacji z jednego miejsca, jednak przepisywanie danych z CV do bazy kandydatów bywa mozolne. Jednak nie musi – system rekrutacyjny może zrobić to za Ciebie. W związku z tym ważne, aby system rekrutacyjny posiadał funkcję OCR CV. Dzięki temu, system rekrutacyjny automatycznie stworzy profile kandydatów na podstawie wstawionych do systemu plików CV.

9. Automatyczne tagowanie aplikacji kandydatów w systemie ATS

To funkcja, która pozwoli Ci na wybór tagów, które zostaną automatycznie dodane do kandydata, jeżeli w jego CV pojawią się wybrane przez ciebie słowa.

Dzięki temu wyszukiwanie kandydatów stanie się o wiele sprawniejsze.

Przykład: Szukasz programisty PHP: w systemie wybierasz, aby tag “PHP" dodawał się do profili wszystkich aplikujących kandydatów, którzy w CV posiadają słowo PHP.

10. Wyszukiwanie pełnotekstowe w bazie kandydatów systemu rekrutacyjnego

To funkcja, która pozwoli Ci wyszukiwać kandydatów, biorąc pod uwagę również słowa znajdujące się w załącznikach (np. w CV kandydata), czy notatkach. Dzięki temu, sprawnie wyszukasz kandydatów po kierunku studiów.

W dzisiejszych czasach efektywna rekrutacja wymaga odpowiednich narzędzi wspierających, dlatego system rekrutacyjny ATS w dzisiejszych działach HR jest już codziennością.

Zwiększ efektywność rekrutacji z systemem HRappka!

  • Ankiety aplikacyjne
  • Multiposting ofert
  • Zarządzanie kandydatami
  • Raporty