Jak wybrać system do rekrutacji pracowników (system ATS)? 

Przenoszenie całości procesów rekrutacyjnych do profesjonalnego systemu ATS coraz bardziej zyskuje na popularności. Pandemia znacznie przyspieszyła decyzję o digitalizacji pracy działów HR i pokazała jak dużą oszczędność czasu i finansów może to przynieść. Jak wybrać dopasowany do potrzeb system do rekrutacji? Jakie moduły powinien zawierać? Jakie funkcjonalności są najważniejsze w systemach ATS? To ważne pytania, na które należy odpowiedzieć sobie przed wyborem systemu, który usprawni procesy rekrutacyjne. Zapraszamy do lektury.

10 funkcji, które powinien spełniać system do rekrutacji

Automatyzacja, intuicyjność i prostota obsługi to najważniejsze cechy, którymi powinien posiadać program do rekrutacji. Jednym z podstawowych zdań rekrutera jest zarządzanie aplikacjami i procesem rekrutacji. To jednak nie wszystko.

System ATS (ang. Applicant Tracking System) powinien spełniać potrzeby każdego rodzaju organizacji. Nieważne, czy będzie to agencja rekrutacyjna, agencja pracy, duża korporacja czy mniejsza firma.

Dobry system HR przeprowadzi proces każdego rodzaju – rekrutacji masowych, pojedynczych, na różne stanowiska, skierowanych do pracowników wyższego i niższego szczebla, a także tych z zagranicy. Sprawdzi się również w przypadku rekrutacji online. Na co szczególnie warto zwrócić uwagę wybierając program do rekrutacji?

Zgodność systemu ATS z RODO

System rekrutacyjny musi umożliwiać prowadzenie każdego procesu rekrutacji zgodnie z RODO. Co więcej, jeżeli kandydat wyrazi taką chęć lub skończy się okres ważności zaakceptowanej przez niego klauzuli – dane mogą zostać zanonimizowane. Oznacza to, że nie będą przetwarzane, profil będzie niedostępny, ale informacje z  aplikacji jako źródło, zostaną wzięte pod uwagę podczas tworzenia raportów. Dzięki temu statystyki pozostają niezaburzone (stałoby się to za sprawą usunięcia profilu), a dane kandydata są niewidoczne.

Kiedy skończy się okres ważności poszczególnych zgód, system do zarządzania procesami rekrutacyjnymi przypomni Ci o tym, dzięki czemu możesz wysłać prośbę o nowe zgody – pojedynczo lub masowo.

Polecany artykuł: RODO w procesie rekrutacji

Dbałość o Employer branding i Candidate Experience – tworzenie formularzy aplikacyjnych i zakładka Kariera

Właściwie skonstruowany i dopracowany graficznie formularz aplikacyjny może świadczyć o dbałości o Employer Branding. Ogłoszenie rekrutacyjne powinno być spójne z brandingiem marki, dlatego możliwość pełnej personalizacji to obowiązkowy element systemu ATS.

Nie od dziś wiadomo, że proces rekrutacji zaczyna się już na etapie zainteresowania kandydata ofertą. Wiele osób wie, gdzie chciałoby pracować i szukają ofert pracy bezpośrednio przez stronę pracodawcy. Dlatego ważne jest posiadanie interesującej i przejrzystej zakładki kariera (zintegrowanej z systemem przy pomocy widgetu rekrutacyjnego).

Polecany artykuł: Zakładka kariera na stronie internetowej a employer branding

System ATS – Widget rekrutacji w zakładce kariera

Autorespondery wysyłane do  kandydatów to szansa na zbudowanie pozytywnego Candidate Experience. Kandydaci oczekują, że po zakończonym procesie rekrutacji otrzymają informację o jej wyniku, nawet w przypadku, gdy jest on negatywny. Wielu rekruterów nie ma na to zwyczajnie czasu, a rozwiązaniem są właśnie autorespondery. Takie krótkie i spersonalizowane wiadomości niezwykle pozytywnie wpływają na doświadczenia osób, które wzięły udział w procesie rekrutacyjnym.

Polecany artykuł: Formularz aplikacyjny – początek candidate experience

Możliwość publikacji formularza aplikacyjnego w wielu miejscach naraz

Multiposting pozwala na sprawne publikowanie ogłoszeń rekrutacyjnych wielu portalach pracy (np. olx.pl czy gowork.pl) i w mediach społecznościowych (Facebook, LinkedIn). Nie musisz powtarzać czynności dodawania aplikacji kilkukrotnie. System ATS zrobi to za Ciebie. Co więcej, wygeneruje raport i pokaże, jakie są najefektywniejsze źródła aplikacji (analiza najskuteczniejszych źródeł kandydatów) i z czego warto korzystać.

Intuicyjna i uporządkowana baza kandydatów w systemie do rekrutacji

Efektywna rekrutacja możliwa jest dzięki przejrzystej i kompletnej bazie kandydatów, która umożliwia szybkie wyszukanie kandydata oraz dodania w jego profilu notatek, załączników, czy ocen

Sprawne zarządzanie bazą kandydatów przyspieszy każdy proces rekrutacyjny oraz selekcję kandydatów. Co więcej, niezwykle pomocna jest również funkcja poczty w programie do rekrutacji. Dzięki temu całą komunikację z kandydatami przeprowadzisz w jednym systemie i będziesz miał spójną historię kontaktu w profilu kandydata. Dzięki uporządkowanej bazie  znajdziesz najbardziej dopasowanych kandydatów. 

Profil kandydata – system do rekrutacji HRappka

Automatyczne tłumaczenie ogłoszeń rekrutacyjnych

Jeżeli Twoja organizacja zajmuje się rekrutacją cudzoziemców lub delegowaniem pracowników do pracy za granicę, bardzo ważne jest, aby system ATS był przygotowany do takich procesów. Wielojęzyczne formularze aplikacyjne i możliwość personalizowania ankiet rekrutacyjnych to podstawa pracy dla agencji zatrudnienia.

Możliwość ujednolicenia CV (standaryzowane CV) w systemie ATS

Funkcjonalność szczególnie może być przydatna, jeżeli rekrutujesz dla swoich Klientów i tworzysz identyczne, standaryzowane CV do weryfikacji kandydatów przez Klienta. Ponadto, możliwość wygenerowania takich plików jednym kliknięciem znacznie skróci czas przygotowania kandydatur.

Skanowanie CV i wprowadzanie danych do systemu rekrutacyjnego (Parser CV)

Nawet jeżeli większość kandydatur wpływa przez formularz aplikacyjny, to na pewno nie raz zdarzyło się, że ktoś wysłał Ci CV mailowo. Warto mieć dostęp do wszystkich aplikacji z jednego miejsca, jednak przepisywanie danych z CV do bazy kandydatów bywa mozolne. System do zarządzania projektem rekrutacyjnym może zrobić to za Ciebie – przy pomocy funkcji OCR CV. Dzięki temu, system rekrutacyjny automatycznie stworzy profile kandydatów na podstawie wstawionych do systemu plików CV.

Automatyczne tagowanie aplikacji kandydatów w systemie ATS

To funkcja pozwalająca na wybór tagów, które zostaną automatycznie dodane do kandydata, jeżeli w jego CV pojawią się wybrane przez Ciebie słowa.

Dzięki temu wyszukiwanie kandydatów stanie się o wiele sprawniejsze, a selekcja aplikacji trafniejsza. 

Przykład: Szukasz programisty PHP: w systemie wybierasz, aby tag “PHP" dodawał się do profili wszystkich aplikujących kandydatów, którzy w CV wpisali słowo PHP.

Wyszukiwanie pełnotekstowe w bazie kandydatów systemu rekrutacyjnego

To funkcja, która pozwoli Ci wyszukiwać kandydatów, biorąc pod uwagę również słowa znajdujące się w załącznikach (np. w CV kandydata), czy notatkach. Dzięki temu, sprawnie wyszukasz kandydatów np. po kierunku studiów.

Współdzielenie aplikacji

Niezwykle przydatną funkcjonalnością, którą może posiadać system rekrutacji jest współdzielenie profili kandydatów. W HRappce udostępnisz wybrane dane partnerom rekrutacyjnym, hiring managerom i innym osobom spoza organizacji. Nadasz im uprawnienia według potrzeb oraz rozliczysz na podstawie ilości dodanych kandydatów lub zatrudnionych pracowników.

Jak wygląda proces rekrutacji pracowników w systemie ATS?

System do rekrutacji powinien przeprowadzić nas przez cały proces bez zbędnych i powtarzalnych kroków. Dobry system ATS wyróżnia się intuicyjnością i łatwością konfiguracji. Jak wygląda to w praktyce?

Tworzysz w systemie rekrutację

Wpisujesz opis stanowiska lub korzystasz z wcześniej już utworzonego. Decydujesz, które pola będą widoczne w ogłoszeniu. Jeśli jest taka potrzeba, system przetłumaczy treść na inne języki. Na tym etapie decydujesz, czy rekrutacja ma być wewnętrzna, czy pojawiać będzie się na portalach pracy.

Personalizujesz ankietę

To kluczowy element formularza aplikacyjnego. Dostosowanie ankiety do rodzaju poszukiwanego kandydata pozwala na sprawniejszą i efektywniejszą rekrutację. Program pokaże podstawowe pola systemowe, ale da również możliwość tworzenia własnych, niestandardowych pól. Dzięki temu zbierzesz najważniejsze informacje, po których później dowolnie pofiltrujesz kandydatów.

Krótsze ankiety sprawdzą się w przypadku stanowisk niższego szczebla – im krótsza ankieta, tym więcej przesłanych aplikacji. Dłuższe natomiast, to świetne rozwiązanie podczas poszukiwania wyspecjalizowanych pracowników.

System ATS przypomni o RODO

W tym kroku system zapyta Cię, które klauzule dołączyć do formularza. Automatycznie podpowie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych, ale da również możliwość utworzenia   innych dowolnych zgód (jak na przykład udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych).

Publikujesz ogłoszenie rekrutacyjne

Multiposting i widget rekrutacji to must have systemu ATS. Dzięki tej opcji błyskawicznie opublikujesz ogłoszenie na wybranych portalach pracy, social mediach i na własnej stronie www.

System zaproponuje kandydatów z bazy

Po dodaniu i zapisaniu rekrutacji możesz zdefiniować elementy (np. stanowisko, doświadczenie), na podstawie których system ATS przedstawi osoby z Twojej bazy kandydatów.

Analizujesz, podejmujesz decyzję, współdzielisz profile kandydatów

Masz już wszystko czego potrzebujesz i możesz podjąć decyzję o dalszych działaniach. Zapraszasz kandydatów na spotkania (tu z pomocą przychodzi integracja z Google Meet i Google Calendar).

Nadajesz i zmieniasz statusy aplikacji (np. zaproszenie na rozmowę HR/techniczną, odrzucenie aplikacji, dodatkowy test, aktywny, nie zatrudniać itp.). Dodajesz notatki, tagi i załączniki. Po przeprowadzeniu wstępnej selekcji możesz „przekazać" kandydatów dalej do oceny, np. do hiring managerów, klientów lub do osób decyzyjnych w konkretnych działach.

Cały ten proces pozwala na wielowymiarową analizę aplikacji i zebranie jak największej ilości informacji o kandydacie. Na profilu kandydata widzisz również efekty współdzielenia aplikacji – uwagi i komentarze osób, którym profil został udostępniony.

Czas na monitorowanie i raportowanie

W podglądzie każdej rekrutacji widzisz liczbę kandydatów – nowych, zaakceptowanych, odrzuconych, w procesie. Natomiast po zakończonej rekrutacji możesz wygenerować różne raporty (np. źródeł aplikacji czy oceny kandydatów). Dzięki temu w następnych procesach rekrutacyjnych podejmiesz lepsze i bardziej świadome decyzje.

Rekrutacja HR w systemie rekrutacyjnym

Rekrutacja w branży HR (human resources) skupia się na kompetencjach „twardych" (zdolności i umiejętności, które da się łatwo zmierzyć, np. obsługa programu MS Office) oraz kompetencjach „miękkich" (osobiste i interpersonalne zdolności, np. komunikatywność). W zależności od tego, jakie obszary są najbardziej pożądane, rekruter podczas pozyskiwania kandydatów powinien dobrze przemyśleć wybór narzędzia. Do dyspozycji ma wiele możliwości jak np. testy wiedzy, testy kompetencji, wywiady behawioralne. Dużym ułatwieniem w pracy jest wykorzystanie narzędzia, które pozwoli na wielowymiarową oceną pracowników.

Czy rekrutacja właściwych kandydatów to jedyny obowiązek działów HR? Zdecydowanie nie. Selekcja pracowników (na stanowiska niższego szczebla, ale również stanowiska specjalistyczne), przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych i udział w procesach rekrutacyjnych to zaledwie część obowiązków rekruterów. Czym jeszcze zajmują się działy zarządzania zasobami ludzkimi (specjalista ds. HR, ale również HR Business Partner)?

  • opracowanie strategii dotarcia do właściwych kandydatów

  • dbanie o Candidate Experience (jak np. wysyłka autoresponderów)

  • działania Employer brandingowe

  • onboarding i offboarding pracowników

  • tworzenie strategii i kultury organizacji

  • dbałość o komunikację wewnętrzną

  • organizowanie benefitów pracowniczych

  • planowanie i organizowanie szkoleń oraz wydarzeń pracowniczych

  • tworzenie podsumowań i raportów

Brzmi jak wiele pracy? Oczywiście. Jednak i w tym przypadku z pomocą przychodzi dedykowany system rekrutacyjny, który maksymalnie zautomatyzuje i przyspieszy pracę w Twojej organizacji. Zarówno w przypadku procesów rekrutacyjnych, czy selekcji, jak i wysyłki autoreponderów (generowanie automatycznych szablonów wiadomości) oraz tworzenia raportów. Co więcej, system ATS HRappka posiada również moduł zarządzania szkoleniami pracowniczymi. Po wdrożeniu automatyzacji dział HR znacznie odczuje poprawę jakości pracy.

Zarządzanie procesami HR

  • Rekrutacja i onboarding
  • Legalizacja cudzoziemców
  • Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
  • Kadry i płace
TESTUJ BEZ OPŁAT

Systemy ATS (ang. Applicant Tracking System, inaczej systemy rekrutacyjne) w Polsce stają się coraz bardziej popularne oraz posiadają szereg dodatkowych funkcjonalności, które pozwalają automatyzować proces rekrutacji, selekcję kandydatów oraz codzienną pracę rekruterów.

Niejednokrotnie system śledzenia aplikacji (system rekrutacyjny ATS) posiada dużo więcej funkcjonalności niż tylko usprawnienie procesu aplikacji kandydatów – wspierają również przebieg projektów rekrutacyjnych poprzez holistyczne podejście do automatyzacji procesów rekrutacyjnych. Pozwalają one m.in. na tworzenie bazy kandydatów, tworzenie ogłoszeń rekrutacyjnych oraz dają możliwość publikacji ogłoszeń masowo (umożliwia to integracja systemu do rekrutacji z portalami ogłoszeń). Kolejną z kluczowych funkcji, którą umożliwiają systemy ATS jest również badanie źródeł kandydatów. Pozwala to wprowadzić zmiany w procesie rekrutacji i podejmować optymalne decyzje, związane z publikacją rekrutacji.