Zaświadczenie o zatrudnieniu – wzór

Każdy pracodawca prędzej czy później spotka się z prośbą pracownika o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu. Warto pamiętać, że dokument ten nie jest tym samym co świadectwo pracy, ponieważ jest wydawane jeszcze w trakcie zatrudnienia.

W artykule opiszemy jak powinno wyglądać zaświadczenie o zatrudnieniu, a także zamieścimy darmowy wzór zaświadczenia w formacie pdf do pobrania.

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo – płacowy

Pobierz darmowy wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach

Na podany adres e-mail wyślemy Ci szablon zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach w formacie PDF.

Czym jest zaświadczenie o zarobkach?

Zaświadczenie o zarobkach może być potrzebne pracownikowi z wielu różnych powodów. Na przykład, gdy pracownik ubiega się o kredyt lub pożyczkę, banki często wymagają tego zaświadczenia aby obliczyć zdolność kredytową wnioskodawcy. Dokument ten jest również kluczowy w sytuacjach, gdy pracownik stara się o różnego rodzaju wsparcie finansowe ze strony państwa, takie jak zasiłki, dotacje czy dofinansowania. Ponadto, przedłożenie zaświadczenia o zatrudnieniu może być potrzebne w innych okolicznościach, gdzie konieczne jest udokumentowanie faktu zatrudnienia lub wysokości dochodów, na przykład przy wynajmie mieszkania, składaniu wniosków o stypendium czy w postępowaniach sądowych dotyczących alimentów.

W każdej z opisanych na wstępie sytuacji, zaświadczenie o zatrudnieniu pełni rolę formalnego potwierdzenia sytuacji zawodowej i finansowej pracownika.

Kto wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?

Zaświadczenie o zarobkach to dokument, który potwierdza zatrudnienie pracownika u danego pracodawcy. Jest ono wystawiane przez pracodawcę na życzenie pracownika.

Ważne jest, aby pracodawca pamiętał, że nie jest wymagany formalny wniosek o wydanie takiego dokumentu – sama prośba pracownika zobowiązuje go do wystawienia zaświadczenia. Odmowa wystawienia zaświadczenia na prośbę pracownika może wiązać się z poważnymi konsekwencjami dla pracodawcy, ponieważ takie działanie może być uznane za działanie na szkodę pracownika. Pracownik, w sytuacji odmowy wydania zaświadczenia o zatrudnieniu, może złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Musimy też wiedzieć, że limit zaświadczeń nie został określony przez ustawodawstwo. Oznacza to, że pracodawca ma obowiązek wydać zaświadczenie na każdą prośbę pracownika.

Niezbędne elementy zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach

Treść zaświadczenia o zatrudnieniu nie jest w żaden sposób regulowana przez Kodeks pracy ani przez inne przepisy. Podstawowym elementem zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach powinno być określenie stron stosunku pracy, których dokument dotyczy. W zaświadczeniu muszą znaleźć się dane pracownika, jego imię i nazwisko, numer PESEL lub numer i seria dowodu osobistego. Pracodawca również musi podać swoje dane, takie jak pełna nazwa firmy lub imię i nazwisko (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), numer NIP oraz adres siedziby firmy lub miejsce zamieszkania. Ważne jest także, aby w zaświadczeniu wskazać datę jego wystawienia oraz miejscowość, w której zostało sporządzone.

Kolejne kluczowe elementy, które powinno zawierać zaświadczenie o zatrudnieniu to status pracownika oraz warunki jego umowy. Przede wszystkim, w zaświadczeniu powinniśmy wskazać rodzaj umowy o pracę, informując, czy jest to umowa na czas określony, czy nieokreślony, a także datę jej zawarcia. Ważnym elementem jest także podanie stanowiska, które zajmuje osoba ubiegająca się o zaświadczenie. Jeżeli na zaświadczeniu pracownik potrzebuje też informacji o zarobkach, pracodawca jest zobowiązany do podania wysokości jego wynagrodzenia. W zależności od wymagań instytucji, do której dokument będzie składany, zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach może określać wynagrodzenie w następujące sposoby: 

• wynagrodzenie wynikające z umowy, 

• przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto, 

• szczegółowe zestawienie kwot wypłaconych w poszczególnych miesiącach.

Ponadto, gdy wynagrodzenie pracownika składa się z różnych elementów, niektóre instytucje mogą wymagać szczegółowego określenia, jaką część wynagrodzenia stanowi premia. Dodatkowo zaświadczenie o zarobkach powinno zawierać informacje na temat tego, czy wynagrodzenie pracownika jest lub nie jest w obciążeniach komorniczych, a także czy pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia umowy o pracę. Te szczegółowe informacje mogą być kluczowe dla instytucji wymagającej zaświadczenie, dlatego pracodawca powinien wykazać je w razie potrzeby.

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Kadry i płace