Praca – legalizacja cudzoziemców. Jak wygląda i na czym polega w Polsce?

Zatrudnianie cudzoziemców staje się z każdym rokiem coraz bardziej popularne. Spowodowane jest to przede wszystkim rosnącym deficytem pracowników na polskim rynku. Wobec trudności w znalezieniu odpowiednich kandydatów, wielu pracodawców decyduje się na poszukiwanie pracowników poza granicami kraju.

Zatrudnianie cudzoziemców może być skutecznym rozwiązaniem, jednak wiąże się także z koniecznością przestrzegania określonych obowiązków i przepisów prawnych. Pracodawcy muszą mieć na uwadze wymogi dotyczące uzyskania zezwoleń na pracę, kwestie wizowe oraz inne regulacje związane z zatrudnianiem obcokrajowców. Nieprzestrzeganie obowiązujących regulacji może doprowadzić do problemów prawnych, kar finansowych, a także do konsekwencji dla cudzoziemców.

>> Przetestuj bezpłatnie system do legalizacji cudzoziemców

Na czym polega legalizacja pracy cudzoziemców? Obowiązki legalizatora

Osoba, która na co dzień zajmuje się legalizacją pracy i pobytu cudzoziemców powinna pamiętać i przestrzegać obowiązków i regulacji, które wynikają z obowiązujących przepisów. 

Niezależnie od tego, jakie pozwolenie na pracę będzie miał cudzoziemiec, a także jaki rodzaj umowy zostanie z nim podpisany (umowa o pracę, umowa zlecenie), zasada jest zawsze taka sama – warunki pracy nie mogą odbiegać od tych, które zostały zadeklarowane w zezwoleniu na pracę. Jedyna zmiana, która będzie tu legalna, to zmiana warunków pracy na lepsze. Oznacza to, że cudzoziemcowi można zwiększyć wynagrodzenie, a jego umowa zlecenie może być zastąpiona umową o pracę. Niektóre pozwolenia na pracę dają możliwość zwiększenia wymiaru czasu pracy na wyższe, z proporcjonalnym zwiększeniem wynagrodzenia, a niektóre kategorycznie tego zabraniają. Z tego względu osoba, która ma zamiar zatrudnić cudzoziemca u siebie w firmie, powinna szczegółowo zaznajomić się z regulacjami, które wynikają z uzyskanych zezwoleń na pracę.

Firmy powinny też pamiętać o obowiązkach informacyjnych, które wynikają z uzyskanych pozwoleń na pracę. W przypadku zamiaru zatrudnienia cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, pracodawca powinien pamiętać o obowiązku informowania urzędu pracy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca. W przypadku niepoinformowania urzędu lub poinformowania w niewłaściwym terminie, na pracodawcę może zostać nałożona kara grzywny. Podobne obowiązki powstają w przypadku zamiaru powierzenia pracy na zezwoleniu na pracę. Pracodawca, w niektórych przypadkach, musi informować wojewodę o nierozpoczęciu, zaprzestaniu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca. 

Dużo rodzajów pozwoleń na pracę może wprowadzić osobę niedoświadczoną w błąd. Przez niewiedzę, nawet w sytuacji, gdy naruszenie było spowodowane nieumyślnie, w przypadku kontroli legalności zatrudnienia firma może spodziewać się konsekwencji w postaci kar finansowych i prawnych.

Obowiązki specjalisty ds legalizacji pracy cudzoziemców

Jednym z popularnych podejść jest zatrudnienie specjalisty do spraw legalizacji, który będzie odpowiedzialny za prawidłowe wykonywanie wszystkich procesów legalizacyjnych zatrudnienia cudzoziemców.

Osoba ta zajmuje się monitorowaniem terminów, spełnianiem obowiązków prawnych oraz dbaniem o legalność pobytu cudzoziemców w Polsce. Specjalista ds zatrudnienia cudzoziemców dba o ciągłość pracy tak, aby uniknąć przestojów spowodowanych długim oczekiwaniem na decyzje administracyjne.

Warto wiedzieć, że stanowisko to zostało określone w klasyfikacji zawodów i specjalności. Nazwa zawodu to “Specjalista do spraw cudzoziemców”, a kod: 242231. W praktyce, nazwa tego stanowiska może przybierać różne formy. Zazwyczaj osoby odpowiedzialne za legalizację pracy i pobytu cudzoziemców pełnią funkcje określane jako: legalizator, koordynator ds. zatrudnienia cudzoziemców, czy specjalista ds. legalizacji.

W trakcie rekrutacji na takie stanowisko warto rozważyć użycie tych nazw w ogłoszeniu. Pracodawca powinien też sprawdzić, czy kandydat posiada odpowiednią wiedzę i umiejętności. Osoba na tym stanowisku będzie zajmować się wszystkimi kwestiami związanymi z dokumentacją pobytową oraz pozwoleniami na pracę. W związku z tym powinna posiadać gruntowną wiedzę i doświadczenie w zakresie procedur legalizacyjnych pracowników z zagranicy w Polsce. Legalizator musi być zaznajomiony z procesem wjazdu, pobytu, zatrudnienia i relokacji cudzoziemców oraz wiedzieć, jakie dokumenty są w tych procesach niezbędne.

Do głównych obowiązków takiej osoby należeć będzie:

• dobór odpowiednich procedur oraz rodzajów zezwoleń na pracę i ich przedłużeń;

• kompletowanie dokumentów potrzebnych do legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców;

• przygotowywanie dokumentów, zezwoleń, oświadczeń, wniosków;

• prowadzenie i monitorowanie postępowań administracyjnych dotyczących cudzoziemców przebywających w Polsce;

• kontrolowanie procesu legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców;

• współpraca z tłumaczami przysięgłymi, jeśli zajdzie taka potrzeba;

• kontaktowanie się z organami administracyjnymi w sprawach legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców.

Osoba, która będzie zajmowała się legalizacją pracy i pobytu cudzoziemców, powinna wiedzieć jakie zezwolenie na pracę wybrać, jaki wniosek oraz jakie załączniki należy złożyć, jak przedłużyć kończący się pobyt cudzoziemca, a także jakie są ustawowe terminy na złożenie wniosków oraz terminy wynikające z obowiązków informacyjnych. Dodatkowo, osoba ta powinna być na bieżąco z przepisami, śledzić wszystkie zmiany i nowelizacje.

Outsourcing legalizacji cudzoziemców

Innym popularnym rozwiązaniem jest outsourcing tych usług do firm zewnętrznych. Firmy często zlecają te zadania do podmiotów, które specjalizują się w legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców. Takie firmy mogą oferować usługi w różnych zakresach – od wsparcia jedynie w zakresie legalizacji, po bardziej kompleksowe rozwiązania. W przypadku kompleksowych rozwiązań, pracodawcy mogą liczyć na zarządzanie kadrami, rozliczanie wynagrodzeń, a nawet pełną obsługę księgową. Rozwiązania te dają firmom dużo korzyści. Pracodawcy mogą skupić się na podstawowej działalności, efektywniej zarządzać procesami, a także nie bać się możliwych kar prawnych i finansowych spowodowanych nieprawidłowościami w zakresie legalizacji pracy. 

System do legalizacji pracy cudzoziemców

Jeszcze inne rozwiązanie na przyspieszenie procedur legalizacyjnych w firmie to korzystanie z innowacyjnego systemu, który znacząco upraszcza i automatyzuje proces zatrudniania cudzoziemców, czyniąc go prostym i bezstresowym.

Korzystając z systemu HRappka, firmy mogą zarządzać kluczowymi aspektami legalizacji zatrudnienia w sposób bardziej efektywny i przejrzysty. Narzędzie wspiera użytkowników na każdym etapie, począwszy od generowania niezbędnych dokumentów i wniosków do automatycznego przesyłania ich do odpowiednich urzędów. Dodatkowo, system HRappka monitoruje ważność wszystkich dokumentów legalizacyjnych, nawet tych, które dotyczą pobytu cudzoziemca. System wysyła przypomnienia o kończących się dokumentach, pomagając uniknąć opóźnień lub problemów związanych z wygasającymi zezwoleniami. HRappka to kompleksowe wsparcie, które pozwala firmom na sprawne zarządzanie procesami zatrudniania obcokrajowców, minimalizując ryzyko i oszczędzając czas.