Jak zorganizować pracę zdalną w działach HR i Agencjach Pracy?

W związku z panującym w kraju i na świecie zagrożeniem epidemiologicznym, coraz popularniejszym (bo rekomendowanym przez Ministerstwo Zdrowia) staje się praca zdalna. W branży HR, gdzie kontakt z pracownikami jest codziennością, a ogrom dokumentów wypełnia biurowe segregatory, ciężko wyobrazić sobie organizację pracy zdalnej.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej

Ciężko wyobrazić sobie pracę zdalną kadrowej – potrzebowałaby dużej przyczepki lub innego transportu wysokiego kalibru, by zapewnić sobie wszystkie niezbędne dokumenty do naliczeń wynagrodzenia lub bieżącego uzupełniania teczek pracowniczych w domu. Chyba, że w firmie funkcjonuje rozwiązanie, które zapewni dostęp do e-dokumentacji – wówczas kontakt bezpośredni z pracownikami innych działów jest ograniczony do absolutnego minimum lub w ogóle do niego nie dochodzi.

Rozmowy kwalifikacyjne

W tym trudnym okresie, gdy w naszym społecznym obowiązku jest izolacja i unikanie kontaktu z innymi osobami, osobiste rozmowy kwalifikacyjne nie są wskazane. Jednak na to też jest rada – można użyć ogólnodostępnych komunikatorów, np. Messenger, What’sApp czy Skype, by połączyć się z interesującym kandydatem i zadać mu pytania (prawie) prosto w oczy. Notatkę z takiego spotkania należy zarejestrować w dostępnym w firmie programie ATS.

Sprzedawcy w bezruchu

Jedną z cech pracy sprzedawców (niezależnie od branży) jest częste przemieszczanie się oraz spotkania z klientami. W okresie kwarantanny sugeruje się zrezygnować z podróży służbowych, co nie oznacza że sprzedawcy pozostaną bez pracy. Ze względu na wszechobecną świadomość zagrożenia kontrahenci raczej nie powinni widzieć przeciwwskazań w kontakcie telefonicznym czy e-mailowym, popartym wideokonferencją. Sprawozdanie z takiej korespondencji można zapisać w systemie CRM – szczególnie ważnym jest, by dostęp do takich relacji mieli pozostali pracownicy działu sprzedaży.

Sprawy w urzędzie

Platformy rządowe (np. praca.gov.pl) są aktywne nawet gdy urząd nie przyjmuje petentów lub jest zamknięty. Uspójnią i upłynnią pracę agencji pracy czy osób zatrudniających cudzoziemców. Posiadając dane do logowania do profilu zaufanego, można rejestrować nowe wnioski z każdego miejsca na świecie (aby dosięgało do niego łącze sieciowe).

Kierownicy też muszą mieć kontrolę

Wzbranianie się przed pracą zdalną wśród kierowników może mieć dwie przyczyny: obawa przed utratą kontroli nad bieżącą pracą pracowników (i ich efektywnością), strach przed lukami informacyjnymi, które nie pozwolą patrzeć na przedsiębiorstwo jako całość i zanalizować podstawowych mierników (m.in. kosztów poszczególnych projektów i ich rentowności).

Takie wątpliwości mogą zniwelować odpowiednie narzędzia – takie, które kompleksowo obejmują swoim działaniem wszystkich pracowników i będą szybkim źródłem rzetelnych informacji.

Naprzeciw kryzysowej sytuacji wychodzą nowe technologie, dzięki którym wiele spraw można załatwić wirtualnie – zarówno wnioski czy dokumenty urzędowe, ale także narady czy nawet rozmowy rekrutacyjne.

Ważne jest, by być przygotowanym pod względem odpowiedniego oprogramowania, które połączy pracę wszystkich stanowisk w firmie. Taki system powinien pozwalać wykonać wszystkie niezbędne aktywności z domu, niezależnie od sprzętu, na którym pracuje użytkownik (być responsywny i dostosowywać się do wielkości ekranu – czy jest to laptop, tablet czy telefon). Takim kompleksowym oprogramowaniem jest HRappka.pl, który całościowo ujmuje procesy w przedsiębiorstwie, a jako system chmurowy, jest dostępny z każdego urządzenia, które posiada dostęp do internetu.

Sylwia Drwal

Customer Success Manager