Jak zorganizować pracę zdalną w działach HR i Agencjach Pracy?
W związku z panującym w kraju i na świecie zagrożeniem epidemiologicznym, coraz popularniejszym (bo rekomendowanym przez Ministerstwo Zdrowia) staje się praca zdalna. W branży HR, gdzie kontakt z pracownikami jest codziennością, a ogrom dokumentów wypełnia biurowe segregatory, ciężko wyobrazić sobie organizację pracy zdalnej.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej
Ciężko wyobrazić sobie pracę zdalną kadrowej – potrzebowałaby dużej przyczepki lub innego transportu wysokiego kalibru, by zapewnić sobie wszystkie niezbędne dokumenty do naliczeń wynagrodzenia lub bieżącego uzupełniania teczek pracowniczych w domu. Chyba, że w firmie funkcjonuje rozwiązanie, które zapewni dostęp do e-dokumentacji – wówczas kontakt bezpośredni z pracownikami innych działów jest ograniczony do absolutnego minimum lub w ogóle do niego nie dochodzi.
Rozmowy kwalifikacyjne
W tym trudnym okresie, gdy w naszym społecznym obowiązku jest izolacja i unikanie kontaktu z innymi osobami, osobiste rozmowy kwalifikacyjne nie są wskazane. Jednak na to też jest rada – można użyć ogólnodostępnych komunikatorów, np. Messenger, What’sApp czy Skype, by połączyć się z interesującym kandydatem i zadać mu pytania (prawie) prosto w oczy. Notatkę z takiego spotkania należy zarejestrować w dostępnym w firmie programie ATS.
Sprzedawcy w bezruchu
Jedną z cech pracy sprzedawców (niezależnie od branży) jest częste przemieszczanie się oraz spotkania z klientami. W okresie kwarantanny sugeruje się zrezygnować z podróży służbowych, co nie oznacza że sprzedawcy pozostaną bez pracy. Ze względu na wszechobecną świadomość zagrożenia kontrahenci raczej nie powinni widzieć przeciwwskazań w kontakcie telefonicznym czy e-mailowym, popartym wideokonferencją. Sprawozdanie z takiej korespondencji można zapisać w systemie CRM – szczególnie ważnym jest, by dostęp do takich relacji mieli pozostali pracownicy działu sprzedaży.
Sprawy w urzędzie
Platformy rządowe (np. praca.gov.pl) są aktywne nawet gdy urząd nie przyjmuje petentów lub jest zamknięty. Uspójnią i upłynnią pracę agencji pracy czy osób zatrudniających cudzoziemców. Posiadając dane do logowania do profilu zaufanego, można rejestrować nowe wnioski z każdego miejsca na świecie (aby dosięgało do niego łącze sieciowe).
Kierownicy też muszą mieć kontrolę
Wzbranianie się przed pracą zdalną wśród kierowników może mieć dwie przyczyny: obawa przed utratą kontroli nad bieżącą pracą pracowników (i ich efektywnością), strach przed lukami informacyjnymi, które nie pozwolą patrzeć na przedsiębiorstwo jako całość i zanalizować podstawowych mierników (m.in. kosztów poszczególnych projektów i ich rentowności).
Takie wątpliwości mogą zniwelować odpowiednie narzędzia – takie, które kompleksowo obejmują swoim działaniem wszystkich pracowników i będą szybkim źródłem rzetelnych informacji.
Naprzeciw kryzysowej sytuacji wychodzą nowe technologie, dzięki którym wiele spraw można załatwić wirtualnie – zarówno wnioski czy dokumenty urzędowe, ale także narady czy nawet rozmowy rekrutacyjne.
Ważne jest, by być przygotowanym pod względem odpowiedniego oprogramowania, które połączy pracę wszystkich stanowisk w firmie. Taki system powinien pozwalać wykonać wszystkie niezbędne aktywności z domu, niezależnie od sprzętu, na którym pracuje użytkownik (być responsywny i dostosowywać się do wielkości ekranu – czy jest to laptop, tablet czy telefon). Takim kompleksowym oprogramowaniem jest HRappka.pl, który całościowo ujmuje procesy w przedsiębiorstwie, a jako system chmurowy, jest dostępny z każdego urządzenia, które posiada dostęp do internetu.
Autor:

Sylwia Drwal
Customer Success Manager

Komentarze
Ważną rolą działów HR jest teraz wsparcie psychiczne ludzi. Trzymanie ręki na pulsie żeby ludzie trzymali się kupy. Ostatnio słyszałam genialną historię od naszego partnera, który zamówił pracownikom ubrania do pracy w domu – eleganckie koszule i dresowe spodnie – w końcu na wideokonferencji i tak widać tylko górę.
Wiadomo, że do wprowadzenia zdalnej pracy potrzeba różnego rodzaju rozwiązań chociażby ze wspomnianym oprogramowaniem, ale dla mnie osobiście ten sposób organizacji pracy oraz rekrutacja on-line jest bardzo wygodna i sam z niej korzystam m.in. wykorzystując różne komunikatory. Widzę też, iż dzięki pandemii coraz więcej firm wykorzystuje ten sposób pozyskiwania nowych pracowników, o czym można poczytać np. tutaj https://perso.in/blog/rekrutacja-zdalna-forma-zastepcza-czy-poczatek-nowego-standardu/