Case study – wdrożenie HRappki w AppVerk / Wykop / LexDigital

W dzisiejszym artykule przedstawiamy proces wdrożenia HRappki w firmie IT. Zuzanna Kwiatkowska i Katarzyna Pałasz opowiadają o poszczególnych etapach wprowadzania systemu do spółek należących do AppVerk.

AppVerk to software house działający od 2014 roku. Firma specjalizuje się w transformacji cyfrowej – poprzez pracę badawczą i warsztatową pomaga przekuć pomysły Klientów na konkretne rozwiązania technologiczne (aplikacje webowe, aplikacje mobilne, rozwiązania automatyzujące pracę oraz wewnętrzne systemy firmowe). Do grona klientów AppVerk należą, m.in. NOVOL, Fibaro, naEkranie, cyber_Folks oraz wiele innych. 

HRappkę wdrożyliśmy w całej naszej organizacji, do której poza AppVerk należą: 

• Wykop – największy polski portal społecznościowy, stanowiący pierwsze źródło informacji dla milionów polskich internautów. 
• LexDigital – firma konsultingowa łącząca kompetencje techniczne i prawne, świadcząca usługi związane z RODO, normami ISO, cyberbezpieczeństwem oraz Compliance.

Dlaczego HRappka?

Decyzja o wyborze i wdrożeniu systemu została modelowo poprzedzona szeroką analizą procesów organizacji, jej potrzeb a także blokerów, które wówczas niepotrzebnie wydłużały czas obsługi tych procesów.

1. Po analizie potrzeb przeprowadzonej w gronie osób, które obsługują na co dzień procesy administracyjne, kadrowe, księgowe i organizacyjne, stworzyliśmy specyfikację funkcjonalną systemu, którego potrzebujemy.
2. Za pomocą metody MoSCoW określiliśmy priorytety dla zdefiniowanych wymagań, które stały się dla nas kryterium wyboru idealnego systemu.
3. Najważniejszym wymaganiem wobec systemu była możliwość obsługi wszystkich istniejących i kolejnych spółek za pomocą jednego konta.
4. Dodatkowo, ważne dla nas były możliwe automatyzacje systemu, np. 

• automatyczne generowanie umów z Pracownikami na podstawie wgranych wzorów umów oraz zebranych za pomocą ankiet danych Pracowników,  
• elektroniczne podpisywanie wygenerowanych umów między spółką a przyszłymi Pracownikami/Kontraktorami,
• automatyczne przypomnienia o wygasających umowach, szkoleniach BHP czy badaniach lekarskich,
• możliwość szybkiego generowania raportów zawierających interesujący nas zestaw danych, np. raport osób, które obecnie pracują w organizacji z wyszczególnieniem form współpracy czy wymiaru etatu, 
• obsługa procesu zgłaszania i akceptacji urlopów przez liderów i COO

Wdrożenie HRappki w spółkach AppVerk

W spółkach wdrożone zostały następujące moduły HRappki:

• baza pracowników
• szablony, generowanie dokumentów
• umowy
• zezwolenia podstawowe (np. badania lekarskie)
• przedmioty w celu ewidencji wydawanych pracownikom przedmiotów (np. laptopy, sprzęt biurowy)
• elektroniczne wnioski urlopowe
• portal pracowniczy

Wdrożenie nowego systemu HR wymagało czasu oraz zdefiniowania procesów. Po stronie firmy zostały wyznaczone osoby, które zajmowały się koordynacją procesu wdrożenia wraz z opiekunem od strony HRappki.

Uporządkowanie procesów

Wdrożenie opierało się na:

• odpowiedniej konfiguracji systemu
• określeniu danych, które mają się znaleźć w systemie
• konfiguracji statusów i powiadomień systemowych
• implementacji własnych dokumentów 

Ważnym aspektem wdrożenia był też import danych, gdzie zaimportowana została struktura firmy, działy, pracownicy, informacje o pracownikach oraz ich przełożonych i umowach. Zdefiniowaliśmy również listy dostępów do systemu, tak aby użytkownicy mogli działać w systemie jak najpłynniej. 

Komunikacja z opiekunami HRappki

Kolejnym krokiem było przejście po funkcjonalnościach systemu oraz spotkania z opiekunem – w razie potrzeby wyjaśnienia czegoś lub przemodelowania. Wyznaczony opiekun HRappki odpowiadał na bieżąco na pojawiące się pytania. Cały proces wdrożenia oraz komunikacji odbywał się w formie zdalnej.

W całym procesie wdrożenia ważna była wzajemna komunikacja –  nie tylko z managerami czy administratorami systemu, a również pracownikami, którym system zostanie udostępniony w formie portalu pracowniczego.

Pracownicy zostali przez firmę poinformowani o nadchodzących zmianach odpowiednio wcześniej, a administratorzy stali na straży ewentualnych pytań od pracowników, tak aby całość wdrożenia przeszła jak najbardziej komfortowo dla wszystkich osób w organizacji.

Optymalizacja procesów HR dzięki HRappce

Wdrożenie systemu HR znacznie ułatwiło optymalizację procesów HRowych i przepływ informacji w organizacji. Jednocześnie oszczędziło czas wszystkim jego użytkownikom – od strony managerów i pracowników.

W czasie prowadzonych rozmów okresowych z pracownikami organizacji, wdrożenie HRappki było wskazywane jako jedna z najlepszych zmian w ostatnim roku. 

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Kadry i płace