Samochód służbowy do celów prywatnych a podatek i składki

Pracodawca może udostępnić pracownikowi samochód służbowy zarówno w celu wykonywania obowiązków związanych z pracą, jak i do celów prywatnych. Należy jednak pamiętać, że wykorzystywanie auta służbowego „po godzinach” wiąże się z obowiązkami ze strony pracodawcy i pracownika. Każda organizacja powinna posiadać przejrzysty regulamin, który określa zasady korzystania z samochodów służbowych przez pracowników. W artykule przedstawiamy niektóre aspekty prawne związane z użytkowaniem firmowego auta przez pracowników.

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

Samochód służbowy, a podatki

Wykorzystywanie samochodu służbowego jedynie do celów firmowych (np. dojazd do klienta, delegacje) nie nakłada na pracodawcę żadnych dodatkowych obowiązków podatkowych. Musi on jednak pamiętać o złożeniu zgłoszenia do naczelnika właściwego urzędu skarbowego oraz prowadzeniu ewidencji przejazdu (tzw. kilometrówka).

W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika, pracodawca jest zobowiązany naliczać ryczałt, ponieważ według przepisów pracownik otrzymuje wtedy nieodpłatne świadczenie. Sposób obliczania wartości świadczenia z tytułu użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych zależy od mocy silnika pojazdu.

Wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych wynosi:

• 250 zł miesięcznie

– dla samochodów o mocy silnika do 60 kW, –  dla samochodów elektrycznych (stanowiących pojazd elektryczny w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 110 i 1093) lub pojazd napędzany wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy)

• 400 zł miesięcznie

– dla samochodów innych niż wymienione w pkt 1.

Ryczałt dzieli się na ilość dni, w jakich auto było wykorzystywane przez pracownika po godzinach (1/30 za każdy dzień wykorzystywania pojazdu służbowego do celów prywatnych). Kwotę ryczałtu dolicza się do wynagrodzenia pracownika, od którego pracodawca odprowadza obowiązujący podatek.

Samochód służbowy, a KUP

Jeżeli pracownik korzysta z auta firmowego tylko w celach służbowych, pracodawca może zaliczyć 100% kosztów powstałych z użytkowaniem auta jako koszt uzyskania przychodu. Przysługuje mu też wtedy prawo do rozliczenia 100% podatku VAT. Natomiast jeśli pracownik wykorzystuje auto służbowe również w celach prywatnych, pracodawca do kosztów uzyskania przychodu może zaliczyć tylko 75% kosztów i rozliczyć 50% VAT.

Korzystanie z samochodu służbowego, a składki społeczne i zdrowotne

Należy pamiętać, że przychód pracownika osiągnięty w związku z korzystaniem ze służbowego samochodu do celów prywatnych podlega wliczeniu do podstawy wymiaru składek ZUS.

Wykorzystywanie samochodu firmowego – koszty pracodawcy i pracownika

Pracodawca jest zobowiązany udostępnić pracownikowi samochód w stanie umożliwiającym jego prawidłowe użytkowanie, dlatego to on ponosi koszty eksploatacyjne oraz związane z utrzymaniem pojazdu, w tym koszty paliwa. W przypadku, kiedy obie strony ustalą, że to pracownik ponosi koszty związane z zakupem paliwa, wtedy o te kwoty należy pomniejszyć ryczałt.

Po stronie zatrudnionego są wydatki związane z uczestniczeniem w ruchu drogowym (np. opłaty za przejazd autostradami).

Automatyzacja rozliczeń pracowników w systemie HRappka

Program kadrowo-płacowy HRappka pozwala szybko naliczyć wynagrodzenia pracowników, włącznie z dodatkami i potrąceniami. W systemie łatwo dodasz ryczałt za używanie samochodu służbowego czy pracę zdalną. Sprawdź wszystkie możliwości HRappki testując ją 14 dni za darmo.