Samochód służbowy do celów prywatnych a podatek, składki ZUS i KUP

Pracodawca może udostępnić pracownikowi samochód służbowy zarówno w celu wykonywania obowiązków związanych z pracą, jak i do celów prywatnych. Należy jednak pamiętać, że wykorzystywanie auta służbowego „po godzinach" wiąże się z obowiązkami ze strony pracodawcy i pracownika. Każda organizacja powinna posiadać przejrzysty regulamin, który określa zasady korzystania z samochodów służbowych przez pracowników. W artykule przedstawiamy niektóre aspekty prawne związane z użytkowaniem firmowego auta przez pracowników.

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo – płacowy

Samochód służbowy, a podatki

Wykorzystywanie samochodu służbowego jedynie do celów firmowych (np. dojazd do klienta, delegacje) nie nakłada na pracodawcę żadnych dodatkowych obowiązków podatkowych. Musi on jednak pamiętać o złożeniu zgłoszenia do naczelnika właściwego urzędu skarbowego oraz prowadzeniu ewidencji przejazdu (tzw. kilometrówka).

W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika, pracodawca jest zobowiązany naliczać ryczałt, ponieważ według przepisów pracownik otrzymuje wtedy nieodpłatne świadczenie. Kwota ryczałtu zależy od mocy silnika i rodzaju paliwa.

Zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ryczałt za nieodpłatne świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych wynosi:

• 250 zł dla samochodów o pojemności silnika do 1 600 cm3, samochodów elektrycznych oraz napędzanych wodorem

• 400 zł dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1 600 cm3 i pozostałych pojazdów

Ryczałt dzieli się na ilość dni, w jakich auto było wykorzystywane przez pracownika po godzinach (1/30 za każdy dzień wykorzystywania pojazdu służbowego do celów prywatnych). Kwotę ryczałtu dolicza się do wynagrodzenia pracownika, od którego pracodawca odprowadza obowiązujący podatek.

Samochód służbowy, a KUP

Jeżeli pracownik korzysta z auta firmowego tylko w celach służbowych, pracodawca może zaliczyć 100% kosztów powstałych z użytkowaniem auta jako koszt uzyskania przychodu. Przysługuje mu też wtedy prawo do rozliczenia 100% podatku VAT. Natomiast jeśli pracownik wykorzystuje auto służbowe również w celach prywatnych, pracodawca do kosztów uzyskania przychodu może zaliczyć tylko 75% kosztów i rozliczyć 50% VAT.

Korzystanie z samochodu służbowego, a składki społeczne i zdrowotne

Należy pamiętać, że przychód pracownika osiągnięty w związku z korzystaniem ze służbowego samochodu do celów prywatnych podlega wliczeniu do podstawy wymiaru składek ZUS.

Wykorzystywanie samochodu firmowego – koszty pracodawcy i pracownika

Pracodawca jest zobowiązany udostępnić pracownikowi samochód w stanie umożliwiającym jego prawidłowe użytkowanie, dlatego to on ponosi koszty eksploatacyjne oraz związane z utrzymaniem pojazdu, w tym koszty paliwa. W przypadku, kiedy obie strony ustalą, że to pracownik ponosi koszty związane z zakupem paliwa, wtedy o te kwoty należy pomniejszyć ryczałt.

Po stronie zatrudnionego są wydatki związane z uczestniczeniem w ruchu drogowym (np. opłaty za przejazd autostradami).

Automatyzacja rozliczeń pracowników w systemie HRappka

Program kadrowo-płacowy HRappka pozwala szybko naliczyć wynagrodzenia pracowników, włącznie z dodatkami i potrąceniami. W systemie łatwo dodasz ryczałt za użytkowanie samochodu służbowego czy pracę zdalną. Sprawdź wszystkie możliwości HRappki testując ją 14 dni za darmo.

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Kadry i płace