Elektroniczne paski wynagrodzeń

Pasek płacowy to inaczej zestawienie, w którym wykazane są wszystkie składniki wynagrodzenia pracownika, a także potrącenia, zwroty i dodatki. Dzięki paskom wynagrodzeń pracownicy wiedzą, w jaki sposób zostało obliczone ich wynagrodzenie, które otrzymali „na rękę". Z paska płacowego można jasno wywnioskować, z czego wynika różnica pomiędzy pensją brutto i netto, a także otrzymać potwierdzenie wysokości wpłaconych składek na ubezpieczenia społeczne.

Pracodawca nie ma obowiązku wręczania paska wynagrodzenia, ale jest zobowiązany do tego, jeśli pracownik o to poprosi. Dlaczego elektroniczne paski płacowe to najlepsze rozwiązanie w każdej organizacji?

>> Pobierz bezpłatny wzór zgody na wysyłkę pasków wynagrodzeń mailem

Paski płacowe – obowiązek pracodawcy?

Duża część firm decyduje się na przygotowanie i udostępnienie takiego indywidualnego wyciągu z listy płac dla swoich pracowników. Bywa tak, że jest to zapisane w regulaminie wynagradzania, regulaminie pracy czy układzie zbiorowym. Natomiast warto zaznaczyć, że wręczanie czy przesłanie pasków wynagrodzeń nie jest obowiązkowe.

Z drugiej jednak strony, w art. 85 Kodeksy pracy znajduje się paragraf:

§ 5. Pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie.

Oznacza to, że pracodawca nie musi generować pasków płacowych, ale ma obowiązek udostępnić pracownikowi zestawienie wyliczenia jego wynagrodzenia (na podstawie listy płac). Do wglądu pracownika powinna być również karta ewidencji czasu pracy.

Pracodawca może przygotować paski wynagrodzeń w formie elektronicznej lub papierowej – w tym zakresie mamy pełną dowolność.

Pasek płacowy – jakie informacje powinien zawierać?

Paski płacowe powinny zawierać wszelkie informacje na temat kalkulacji wynagrodzenia pracownika. Paski mogą się od siebie różnić, a ilość składników paska zależy od wielu czynników, np. wymiaru etatu, dodatków, premii, sposobu stosowania ulg, występowania nadgodzin czy pracy w nocy.

Paski wynagrodzeń powinny zawierać takie informacje, jak:

• dane firmy
• dane pracownika
• okres, za jaki sporządzony został pasek płacowy
• kwota wynagrodzenia brutto
• kwota wynagrodzenia netto
• dane związane z wysokością odprowadzonych składek na ubezpieczenia społeczne ZUS (np. ubezpieczenie zdrowotne)
• wysokość podatku dochodowego
• koszty poniesione przez pracodawcę
• ewentualne:
  • zasiłki (np. chorobowy)
  • dodatki za nieobecności, nadgodziny, pracę w nocy
  • dodatki jak np. funkcyjny
  • potrącenia komornicze
  • premie, prowizje

Przekazywanie pracownikom pasków płacowych

Paski płacowe mogą być przekazywane pracownikom w formie fizycznej lub elektronicznej (elektroniczne paski płacowe). W przypadku wysyłki elektronicznej po podaniu przez pracownika adresu e mail należy pamiętać o posiadaniu stosownego dokumentu z pisemną zgodą, zgodnego z zapisami w kodeksie pracy.

Zgoda na wysyłanie pracownikom pasków płacowych powinna zawierać adres e mail pracownika, dane pracowników a także niezbędne informacje dotyczące ochrony danych osobowych. Administrator przekazując pracownikom paski w wybrany przez siebie sposób, musi pamiętać o rozporządzeniu o ochronie danych osobowych (RODO) w związku z przetwarzaniem danych.

W przypadku braku zgody na przetwarzanie danych przekazywanie pasków drogą elektroniczną będzie niemożliwe, ponieważ w całym procesie konieczne będzie wykorzystanie podstawowych danych takich jak imię, nazwisko czy adres e mail. Elektroniczne paski płacowe zawierające dane osobowe pracownika i zgodne z RODO znacząco ułatwiają dostęp pracowników do danych. Zainteresowana osoba ma możliwość sprawdzenia mail a i sprawdzenia wszystkich informacji o wynagrodzeniu.

Pobierz bezpłatny wzór oświadczenia ze zgodą na wysyłkę pasków wynagrodzeń mailem

Na podany adres email wyślemy Ci wzór oświadczenia w formacie .doc

Bezpieczeństwo danych

Pracodawca jest administratorem danych osobowych pracowników i musi dbać o bezpieczeństwo danych zawartych w aktach osobowych i dokumentacji płacowej. Ze szczególną rozwagą należy traktować sposób przechowywania dokumentacji. Jest to dużo trudniejsze, jeżeli prowadzona jest w wersji papierowej, dlatego coraz więcej pracodawców przechowuje dokumentację płacową w chmurze i korzysta z elektronicznych pasków płacowych. To również ogromna oszczędność czasu dla działu kadr.

Paski wynagrodzeń w programie kadrowo-płacowym

E-dokumentacja pracownicza, e-paski płacowe, dostęp do portalu pracownika i najwyższe technologiczne zabezpieczenia – to wszystko oferuje program kadrowy HRappka.

W naszym systemie rozliczysz pracowników, wygenerujesz listy płac, paski wynagrodzeń oraz wyślesz paczki przelewów. HRappka posiada certyfikaty bezpieczeństwa oraz szyfrowanie danych. Cały proces obywa się w chmurze, co znacznie oszczędza czas, wpływa pozytywnie na bezpieczeństwo oraz niweluje ryzyko błędów. Dane pracowników są bezpieczne.

Paski wynagrodzeń dostępne są poprzez konto pracownika (portal pracownika), dzięki czemu każdy pracownik może mieć do nich dostęp w dowolnym momencie.

Czytaj więcej:

• Paski wynagrodzeń: pobieranie i konfiguracja w systemie HRappka
• Jak wybrać system kadrowo-płacowy?

Zarządzanie procesami HR

• Przejrzyste profile pracowników
• Generowanie umów i dokumentów
• Ewidencja czasu pracy
• Elektroniczne wnioski urlopowe
• Rozliczanie pracowników
• i wiele więcej!