Delegowanie Cudzoziemców do pracy w Niemczech i innych państwach UE

Wywiad z Panią Martą Ziębą-Szklarską, ekspertem w zakresie delegowania pracowników z Polski do innych krajów, międzynarodowych rozliczeń wynagrodzeń (ubezpieczenia i podatki) oraz legalizacji zatrudnienia pracy cudzoziemców w Polsce.

Czym różni się delegowanie cudzoziemców od delegowania obywateli Polskich?

Na początku trzeba bardzo wyraźnie zaznaczyć, że istnieje zasadnicza różnica przy delegowaniu z jednego kraju unijnego pracowników z Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) i Szwajcarii od delegowania obywateli państw trzecich.

Państwa członkowskie dzięki swojej strukturze mają ułatwiony przepływ osób i przepływ usług w ramach UE. Natomiast nie zmienia to faktu, że oprócz unijnych przepisów mamy również przepisy lokalne, krajów unijnych co do których należy się stosować. 

W ramach UE wymagana dokumentacja pracy i pobytu dla obywateli UE (np. Polaków, Hiszpanów, Greków, Bułgarów, Węgrów itp.) różni się od tej jaka jest wymagana od obywateli krajów trzecich.

W tym momencie warto rozróżnić swobodę przepływu osób od swobody przepływu usług.  Są to dwie różne kwestie i znaczą kompletnie coś innego w kontekście właśnie m.in. delegowania do pracy cudzoziemców.

Swoboda przepływu osób to podjęcie zatrudnienia w dowolnym kraju unijnym bez dodatkowych obowiązków legalizacji pracy i pobytu przez obywateli UE, EOG i Szwajcarii. Natomiast w kwestii podjęcia zatrudnienia przez obywatela kraju trzeciego wymagana są dodatkowe dokumenty legalizacji pracy i pobytu wg przepisów lokalnych danego kraju. 

Swoboda przepływu usług oznacza, że firma (oraz jej pracownicy) z jednego kraju UE/EOG i Szwajcarii może świadczyć usługi w innym kraju członkowskim. W ramach tej swobody polskie firmy najczęściej świadczą usługi w innych krajach członkowskich (np. Niemcy, Francja, Szwecja, Holandia, Belgia itp.) delegując do pracy obywateli UE i obywateli krajów trzecich. 

Pułapki swobody przepływu usług. Polska firma, chcąca zatrudniać obywateli krajów trzecich uzyskuje wszystkie dokumenty, które są wymagane, jeżeli chodzi o legalizację pracy i legalizację pobytu w Polsce. Te osoby pracują dla firmy Polskiej, świadczą swoją pracę tutaj na terenie Polski i w związku z tym, że Polska firma jest na terenie UE, może świadczyć również usługi w innych krajach unijnych i oddelegować przejściowo tam swoich pracowników w tym m.in. cudzoziemców. Jeżeli cudzoziemiec posiada legalną pracę i legalny pobyt w jednym z krajów członkowskich to firma w której pracuje, może go przejściowo oddelegować do pracy w innym kraju członkowskim w celu wykonania pracy na jej rzecz.

To jest generalna zasada, która wynika z ogólnych przepisów unijnych, ale można się spotkać, z tym, że dany kraj unijny może wymagać dodatkowych dokumentów, które legalizują pracę albo pobyt cudzoziemca na terenie innego kraju członkowskiego, takimi państwami są np. Niemcy, Hiszpania, Włochy gdzie ponad dokumenty legalizujące pracę i pobyt w Polsce wymagane są dodatkowe zezwolenia i notyfikacje w kraju oddelegowania (Limosa, meldunek czasowy, zollamt/meldesporte lub dodatkowa wiza pobytowa zwana „Vander Elst” od nazwiska w wyroku związanym z delegowaniem przejściowym cudzoziemców między krajami członkowskimi). 

Korzystanie z prawa swobody świadczenia usług w UE/EOG i Szwajcarii dla delegowania cudzoziemców/obywateli krajów trzecich jest jak najbardziej możliwe i poprawne, ale nie można zapominać o tym, że delegowanie cudzoziemców nie może być usługą samą w sobie (zatrudniam by oddelegować), jest przejściowe oraz legalna praca i pobyt są kluczowe w tej kwestii. Uwaga również na usługę wynajmu pracowników (np. Agencje Pracy Tymczasowej), która jest usługą samą w sobie a zatem od pierwszego dnia oddelegowania cudzoziemca musi mieć on legalna pracę i pobyt (oprócz Polski) w kraju do którego jest delegowany. 

W sytuacji delegowania cudzoziemców w celu świadczenia usług czy są jakieś ograniczenia czasowe?

Tutaj trzeba pamiętać, że mamy legalizację pracy i legalizację pobytu. I to są dwie różne kwestie, które mogą kompletnie nie iść ze sobą w parze co do terminów ale ich ważność musi przypadać na cały okres pracy i oddelegowania. Czyli, jeśli chodzi o legalizację pracy, to nie ma tutaj żadnych ograniczeń a te co są wynikają z okresów wskazanych na dokumentach legalizacyjnych. Jeśli jednak chodzi o pobyt, to dana osoba otrzymuje legalizację pobytu w Polsce (np. wiza krajowa). W związku z tym taka osoba, zgodnie z postanowieniami, które obowiązują na terenie UE, mając wizę krajową (Polską) lub kartę pobytu (Polską) oraz paszport biometryczny i będąca na liście krajów korzystających z tej możliwości, może przebywać w strefie Schengen 90 dni na 180 dni (przy delegowaniu nie należy mylić tzw ruchu bezwizowego, w delegowaniu wymagany jest paszport biometryczny, ale razem z wizą lub kartą pobytu a nie w celu podróży i pracy bez tych dokumentów pobytowych). 

W tym momencie warto wspomnieć, że w różnych krajach unijnych, EOG i strefie Schengen występują tzw. notyfikacje. Czyli np. mamy sytuację, że osoba jedzie do innego kraju członkowskiego do pracy, przebywa tam 90 dni, ale jest na miejscu zgłoszona (jest notyfikowana). W związku z tym ta osoba ma możliwość przekroczyć okres 90 dni w określonych przypadkach w celu poprawnego wykonania usługi. Natomiast, usługa ta i oddelegowanie pracowników nadal ma charakter przejściowy.

Wyjątkiem o którym warto wspomnieć, są dodatkowe wymogi pobytowe np. w Niemczech. Możemy delegować do Niemiec pracowników, ale musimy pamiętać o tym, że oddelegowany cudzoziemiec wykonujący w Niemczech pracę musi tam, dodatkowo uzyskać możliwość pobytu w celu wykonywania pracy poprzez notyfikację, meldunek, „wizę” Vander Elst.

Niemcy to kraj, który pozostawił najwięcej ograniczeń związanych z delegowaniem pracowników. 

Uwaga również na delegowanie cudzoziemców/obywateli krajów trzecich, którzy w Polsce korzystają z Karty Polaka. Ten wyjątek w braku konieczności dodatkowych czynności legalizujących pracę i pobyt jest przepisem polskim (nie unijnym) a zatem w zakresie delegowania niestety jest to utrudnienie. 

Z czego wynikają ograniczenia w delegowaniu w Niemczech?

Niemcy mają świadomość, jak dużo pracowników do nich przyjeżdża i jak bardzo dużo pracowników jest im potrzebnych. Niemcy są naprawdę bardzo pragmatyczni. Wiedzą o tym, że jeśli otworzyliby rynek tak zupełnie, to zjechaliby się tam wszyscy. I niekoniecznie legalnie. Prawną regułą jest posiadanie poświadczenia lub zgody na pobyt w Niemczech w celu wykonywania pracy. Kontrola legalności zatrudnienia i pobytu jest kluczowa dla Niemców i rynku pracy tj.  przestrzeganie warunków pracy i płacy, ubezpieczanie osób delegowanych, właściwe odprowadzanie podatków. Świadcząc usługi w Niemczech można skorzystać z wielu udogodnień i odstępstw od generalnych reguł za odpowiednią zgodą, ale mogą liczyć na to tylko firmy działające legalnie i przestrzegających prawa na terenie Niemiec. 

Jakie warunki musi spełnić polski przedsiębiorca, aby móc delegować cudzoziemców do pracy za granicą?

Przede wszystkim firma delegująca musi działać na terenie Polski i świadczyć usługi na terenie Polski. Centrum interesów biznesowych jest w Polsce w tym również siedziba zarządu zarządu i administracji itp. Firma, która została założona wczoraj nie otrzyma wymaganych dokumentów legalizacji pracy i pobytu dla cudzoziemców czy poświadczenia ubezpieczenia w Polsce. Unijne przepisy bardzo duży kładą nacisk na to by zakładane w krajach unijnych firmy nie miały wyłącznie statusu “firmy skrzynki”.

Czyli Polska musi być miejscem faktycznie wykonywanej działalności i to jest weryfikowane?

To jest weryfikowane, najpierw na poziomie legalizacji pracy cudzoziemca. Następnie kolejna weryfikacja, jest na poziomie rozliczania podatków. Następnie jest oczywiście Inspekcje Pracy. Jest również Straż Graniczna, która weryfikuje, czy ta osoba w ogóle się pojawiła w Polsce. Zdarzają się sytuacje, że cudzoziemiec nie zatrzymuje się w Polsce w drodze do innego kraju unijnego, co wyraźnie wskazuje, że delegowanie nie ma charakteru przejściowego a jest usługa samą w sobie co jest niewłaściwe i kończy się sankcjami dla takich firm. 

Jakie warunki musi spełnić cudzoziemiec, by móc być oddelegowanym. Tzn. co leży po stronie cudzoziemca, a nie samego pracodawcy.

Przede wszystkim, ze strony pracodawcy potrzebne jest zapewnienie legalności pracy.

Natomiast, ze strony cudzoziemca spełnione muszą być następujące warunki:

  • legalny pobyt w Polsce czyli wiza albo karta czasowego pobytu, albo karta stałego pobytu,
  • paszport biometryczny,
  • adres zamieszkania w Polsce,
  • PESEL,
  • polską rezydencję podatkową.

Kolejne pytanie dotyczy kosztów legalizacji i czy to jest opłacalne. Na kogo przerzucane są te koszty. Czy na usługobiorcę w Państwie wspólnotowym, czy na usługodawcę, którym jest polska firma?

Z reguły jest tak, że koszty legalizacji pracy i pobytu pokrywa firma zatrudniająca. Natomiast są dokumenty, które opłaca bezpośrednio cudzoziemiec np. o kartę tymczasowego pobytu lub stałego pobytu.

Jeżeli cudzoziemiec już podejmie zatrudnienie w Polskiej firmie, która następnie go oddeleguje, to czy on może w trakcie delegacji zmienić firmę na inną i przejść do niej?

Nie jest to proste. To nie wynika nawet z kwestii delegowania, tylko to bardziej wynika z polskich przepisów o dokumentach legalizujących pracę. Czyli, jeżeli osoba ma oświadczenie o pracy, czy zezwolenie na pracę to zmieniając pracodawcę, nowy pracodawca musi wystąpić o nowe dokumenty legalizujące pracę. Musi też wszystko pozgłaszać, kiedy zaczął, kiedy zakończył pracę. Więc jest to utrudnienie, ograniczające taki przepływ.

Czyli czysto teoretycznie jest możliwość, żeby cudzoziemiec w ogóle nie opuszczał kraju wspólnotowego, do którego został oddelegowany i zmienił pracodawcę?

Teoretycznie, jest to możliwe, aby nie opuścić kraju, a zmienić pracodawcę, natomiast praktycznie, żeby legalnie wszystko się odbyło, jest to niewykonalne. Dlatego, że osoba, która zmieni pracodawcę na terenie Niemiec musi przejść przez kilka procedur, przy czym nie może być sytuacji, że posiada nieważne dokumenty.

Czy posiadając dla cudzoziemca „wizę Vander Elst” można delegować pracowników każdego zawodu, czy są jakieś ograniczenia?

Jeśli chodzi o wizę Vander Elst teraz, bo wcześniej, kiedy delegowanie cudzoziemców nie było tak popularne była dokumentem dostępnym dla wszystkich. Teraz tak naprawdę, wiza Vander Elst jest dokumentem przeznaczonym dla cudzoziemców, którzy mają tzw. rezydencję długoterminową UE. Natomiast, jeśli chodzi o Niemcy to ułatwienia mają zawody wysoko wykwalifikowane.

Dlaczego jest taki duży boom na Niemcy, dlaczego akurat tam są delegowani pracownicy z Polski?

Przede wszystkim zarobki.  Dodatkowo Niemcy też potrzebują bardzo dużo pracowników. Oni mają niedobory, więc faktycznie to zapotrzebowanie na pracowników z innych krajów jest bardzo wysokie.

Kwestia ubezpieczenia delegowanego. Jak to wygląda? Czy wystarczy tylko karta EKUZ? Jak to wygląda w Polsce, a jak po stronie państwa wspólnotowego?

W ramach UE mamy do czynienia z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego między państwami. Czyli, w momencie, kiedy cudzoziemiec jedzie z Polski, jest ubezpieczony w polskim systemie, dostaje A1, dostaje kartę EKUZ, w razie problemów zostaje objęty opieką zdrowotną za granicą. Jeżeli ubezpieczy się w innym kraju, tutaj np. podam Niemcy, to on dokładnie dostaje to samo co, inny obywatel UE. Również Niemiec, który jest ubezpieczony na terenie Niemiec i dostanie niemiecką kartę EKUZ jest ubezpieczony. Jest to jakby odwrotna sytuacja. Więc w przypadku ubezpieczeń, tu ma zastosowanie już pobyt na terenie UE i koordynacji systemów ubezpieczeniowych na terenie UE.

Przechodzimy do branży opieki. Jakie są różnice w tym kiedy firma świadcząca usługi opieki deleguje polskiego pracownika,  a cudzoziemca. Czy są jakieś konkretne?

Firmy świadczące usługi opieki, coraz częściej delegują cudzoziemców, bo jest to coraz mocniej rozwijający się obszar usług. Czym się różni delegowanie w branży usług opieki? Od delegowania w innych branżach?

De facto, niczym. Formalnie to wygląda dokładnie tak samo. Mamy dokładnie te same obowiązki, tak samo wygląda cały proces. Tak samo musimy przestrzegać kwestii związanych z minimalnym wynagrodzeniem i innymi obostrzeniami wynikającymi z pracy.

Natomiast przez Polskę, również w bardzo szerokim zakresie jeżdżą opiekunki z Bułgarii, Rumunii i Węgier. Dlaczego nie jeżdżą ze swoich krajów? Tylko jeżdżą przez Polskie firmy?

Prawdopodobnie dlatego, że polskie firmy usług opieki, mają w tym ogromne doświadczenie. Wiedzą już czego potrzebują Niemcy (pośrednicy, rodziny, podopieczni), polskie firmy osiągnęły podczas wieloletniego świadczenia usług w tym obszarze ogromne doświadczenie i specjalizacje. 

Kogo ma Pani tutaj na myśli, mówiąc “pośrednika”, „agencję” funkcjonującą na terenie Niemiec”?

Polskie firmy rzadko kiedy współpracują bezpośrednio z rodzinami. Pomiędzy polską firmą, a rodziną występuje firma pośrednicząca, agencja w Niemczech.

Jakie błędy są najczęściej popełniane przez polskie firmy delegujące cudzoziemców i co za tym idzie jakich błędów przedsiębiorcy powinni się wystrzegać na początku tego procesu.

Pierwsza, chyba najważniejsza rzecz, to, że ruch bezwizowy nie jest rozwiązaniem na wszystko. To jest jedna z takich podstawowych rzeczy i błąd, który się bardzo często powtarza a delegujące firmy zapominają o legalizacji pracy i pobytu. 

Druga kwestia przy delegowaniu cudzoziemców, to legalność pracy i pobytu są kluczowe. I trzeba pamiętać, że jeśli delegujemy z Polski, to w Polsce osoba musi przebywać legalnie i pracować legalnie ale dany kraj członkowski może mieć również swoje dodatkowe wymagania w tym zakresie. 

Trzecia rzecz, co też mówiłam, że jeżeli delegujemy z Polski to rozsądnie. Bo usługa delegowania cudzoziemców nie może być usługą samą w sobie. Świadczymy usługi magazynowe, produkcyjne, budowlane i skoro chcemy wykorzystywać dokumenty i prawa polskie to pamiętajmy, że musimy być przedsiębiorstwem polskim.

Tak naprawdę mamy wiele przepisów po drodze i przede wszystkim, często zdarza się, że te przepisy są kolizyjne. Natomiast my musimy z tych kolizyjnych przepisów, które nam się gdzieś pojawią wybrać te, które będziemy w stanie zastosować i które musimy przestrzegać świadcząc usługi w innym kraju. 

Czyli w trakcie kolizji przepisów,  nie ma określonego wyższego standardu do którego musimy dążyć?

Nie, jeżeli jest kolizyjność to właśnie nie. Jest oczywiście jedna reguła, że zawsze stosujemy lepsze rozwiązanie dla pracownika. Nie zawsze tę zasadę można zastosować wprost, ale oprócz kwestii czysto biznesowych normy i przepisy unijne dbają o kwestie właściwych warunków pracy i płacy. 

Czy są jakieś urzędy, które to kontrolują? Jeżeli to jest polska firma i deleguje pracownika do Niemiec to raczej żaden urząd w Polsce nie weryfikuje, czy on spełnia te konieczne warunki w Niemczech. Zatem, czy jest jakiś urząd, który to weryfikuje?

Już jest. Mamy przede wszystkim Międzynarodowy Urząd Pracy tzw. ELA, czyli European Labour Authority. I w każdym z krajów unijnych są właśnie takie instytucje, w Polsce mamy Inspekcję Pracy, np. w Niemczech najczęściej tę funkcję pełni Zollamt, w połączeniu Bundesagentur für Arbeit. ELA jako nowo powstały urząd, jeszcze jest rozwijająca się organizacją, ale okres przejściowy już prawie za nami i coraz silniej będzie stał na straży przestrzegania przepisów unijnych. 

Nasz ekspert:

Marta Zięba – Szklarska

CEO / ŚWIAT KADR

Ekspert i Interim manager w obszarze prawa pracy, HR, Kadr, Płac i Transgranicznego Zatrudnienia w Polsce i w projektach międzynarodowych (ubezpieczenia społeczne, podatki oraz warunki pracy i płacy w Polsce i za granicą. Członek Zarządu Europejskiego Instytutu Mobilności Pracy.  Certyfikowany “ EFG® i EFC®” oraz Dyrektor ds. Rozwoju Międzynarodowego w European Federation of Financial Professionals in Poland – FinTech/InsurTech . Zaangażowana w projekty społeczne, w aktywizację zawodową osób niepełnosprawnych i zarządzaniem kosztami PFRON z Międzynarodową Fundacja REAXUM. Jest Ambasadorem Przedsiębiorczości Kobiet i Mentorem w programach Fundacji Przedsiębiorczości Kobiet oraz VITAL VOCES Chapter Poland.

www.swiatkadr.pl  www.zmotywowani.pl  www.reaxum.eu