Jak w organizacji stworzyć przestrzeń na płynną komunikację?

Każdy pracodawca marzy o wielozadaniowym pracowniku. Takim, który umie działać pod presją czasu, jest elastyczny i potrafi podjąć się różnych wyzwań. Tymczasem badania pokazują, że przeciętny profesjonalista spędza aż 28% dnia pracy na czytaniu i odpowiadaniu na wiadomości e-mail (McKinsey). Kiedy zatem ma mieć czas na innowację i wydajność, nie doświadczając wypalenia zawodowego?

Z pomocą przychodzą wszelkie rozwiązania i narzędzia automatyzujące pracę, minimalizujące ryzyko błędów i odciążające z czynności, które niepotrzebnie zabierają czas i energię. Zarówno pracowników, jak i pracodawców.

Dzięki nim pracownik może skupić się na tym, w czym rzeczywiście jest najlepszy, a wielozadaniowość przejmują kompleksowe systemy. Dziś pokażemy jak nowoczesny system HR łączy wszystkie procesy związane z życiem pracownika w organizacji.

Testuj bez opłat system do rekrutacji >>

Robienie tego samego wiele razy

Najczęściej firmy pracują w podobnym modelu:

Osoby z działów HR zajmują się pozyskiwaniem nowych pracowników, posiadając własne dokumentacje, foldery i informacje na ich temat.

Nowo przyjęte osoby “oddawane” są do działów kadr i płac, gdzie następuje podpisanie umowy, a w dalszej kolejności rozliczenia i różne rodzaje wniosków i zwolnień.

To, co zabiera cenny czas to brak płynności i ciągłości w procesie życia pracownika w firmie. Niejednokrotnie te same dane uzupełniane są kilkukrotnie, a sposób komunikacji między działami nie jest ustrukturalizowany.

Jak może być? HRappka i Aurero

Jesteśmy dynamicznie rozwijającym się i wciąż dojrzewającym start-upem, pracującym całkowicie zdalnie. W naszym zespole są osoby z całej Polski. Pracujemy tak wiele lat i przyznam, że praca zdalna jest naszym naturalnym modelem i niewiele nas zaskakuje w tym kontekście. Wszystkie procesy mamy zaplanowane pod pracę zdalną, jest to możliwe dzięki narzędziom, których używamy na co dzień.

Każdy z nas pracuje ze swojego domu, dlatego bardzo ważna jest dla nas dbałość o atmosferę w pracy. Uważamy, że budowanie więzi w trybie zdalnym jest ważne i trzeba na to poświęcić odpowiednią przestrzeń i czas. Z tego powodu zdecydowaliśmy się na przeniesienie całego obszaru HR w jedno miejsce – dla poprawy komfortu pracy zespołu. Był to naturalny krok w rzeczywistości pracy zdalnej. Posiadania systemu, który integruje pracę i tym samym ułatwi komunikację między zespołami.

Dlaczego integracja procesów HR jest tak ważna?

W naszej organizacji HR jest jednym z ważniejszych obszarów, z wyraźnym podziałem na HR miękki i twardy. Po stronie “miękkiej” znajduje się rekrutacja, wprowadzenie pracownika do organizacji, onboarding, procesy ewaluacyjne, codzienne wsparcie pracowników, wszystkie procesy związane z ich rozwojem oraz definicja ścieżek karier. Natomiast “twarda” strona to kadry i płace – rozliczanie pracowników, aspekty prawne czy wnioski urlopowe. Działa to na zasadzie sztafety i “przejmowania” pracownika, w zależności od tego, w którym momencie się on znajduje.

Zdecydowaliśmy się na HRappkę, ponieważ integruje ona wszystkie procesy w jednym miejscu. Daje możliwość komunikacji obu działów HR, skupienia się nad pracownikami w jednym miejscu, bez potrzeby przepisywania danych i dublowania informacji.

Wszystko zaczyna się oczywiście od rekrutacji, gdzie kandydaci “wpadają” do systemu. Jeśli przechodzą dalej i zostają zatrudnieni, to z rekrutacji następuje naturalnie przejście do działu kadr i płac i podpisywania umów. To cenna funkcjonalność, gdzie możemy podpiąć w systemie umowy o określonym standardzie i automatycznie je wysyłać.

Zatrudniamy ludzi w bardzo różnych i elastycznych modelach pracy, dlatego ważne jest, aby posiadać wystandaryzowane umowy w jednym miejscu i móc edytować je w zależności od potrzeb.

Cały proces jest płynny, zarówno osoby z HR-u twardego, jak i miękkiego mają dostęp do systemu i mogą pracować na tych samych danych. Konwersja z kandydata do pracownika w ramach jednej bazy to fantastyczny proces, który znacznie upraszcza pracę.

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

Proces rekrutacji

Zintegrowaliśmy system HRappka z naszą stroną  “kariera”, gdzie jesteśmy w stanie szybko publikować oraz edytować ogłoszenia. Przygotowujemy je w jednym miejscu i utrzymujemy spójność komunikacji podczas udostępniania ich dalej. Praca na jednym narzędziu, które pozwala poruszać się w wielu miejscach znacznie oszczędza czas.

Ostatnio przeprowadzaliśmy proces rekrutacyjny, podczas którego wpadło nam do bazy 150 CV. Oczywiście, że to my musieliśmy je przejrzeć i zweryfikować, ale HRappka znacznie nam pomaga w klasyfikowaniu i porządkowaniu przesłanych aplikacji.

Absolutnie niezastąpioną rzeczą jest możliwość utrzymania kontaktu z kandydatami.

Sektor IT, w którym rekrutujemy jest dość specyficzny i wymagający. Dla nas proces rekrutacji jest również kanałem komunikacji z tym rynkiem, podczas którego budujemy wizerunek marki. Employer brandingowo jest to dla nas doskonałe narzędzie, aby utrzymać standardy, o które nam chodzi – zachowywania się tak, jak sami chcielibyśmy być traktowani.

Zakładam, że każda osoba, która poświęca swój czas i bierze udział w jakimkolwiek procesie rekrutacyjnym, bez względu na stanowisko o jakie się ubiega, chciałaby uzyskać informację zwrotną. My, dzięki systemowi możemy utrzymać komunikację z taką osobą i wysłać automatyczne, ale spersonalizowane podziękowanie. Bardzo cenimy sobie takie rozwiązanie, jest bardzo wygodne.

Podsumowując, narzędzia, które oferują “one click” rozwiązania, są na miarę naszych potrzeb. Życie w organizacjach IT jest bardzo dynamiczne. W związku z czym potrzebujemy prostych rozwiązań, prostych procesów, które nam pracę usprawniają, a nie komplikują.

Kombajn HR jako kompleksowa automatyzacja procesów w firmie

Zdecydowaliśmy się na użycie zwrotu “kombajn” nieprzypadkowo. Zaawansowany system HR kojarzy się nam z wielką maszyną, która równolegle przetwarza wiele procesów naraz. Wierzymy, że zajęcie się pracownikiem globalnie jest kluczem do większej satysfakcji w całej organizacji, przyczynia się do oszczędności czasu i lepszej komunikacji w zespołach. Szczególnie w ostatnim czasie doceniona została możliwość dostępu do całego biura online, bez zbędnych wydruków, pieczątek i teczek.

Pracodawca może zdalnie zrekrutować, zatrudnić, przeprowadzić onboarding pracownika i rozliczyć go. Pracownik natomiast dzięki elektronicznym wnioskom urlopowym złoży wniosek o urlop bez zbędnych wydruków i podpisów.

HRappka to nowoczesne rozwiązanie dla działów HR, które stawia nie tylko na większą wydajność pracowników, ale również ich satysfakcję.