Praca zdalna i kontrola trzeźwości pracowników w Kodeksie pracy

Do tej pory, pracę zdalną regulowała ustawa covidowa i było to doraźnym, tymczasowym rozwiązaniem. Natomiast planowane jest wprowadzenie pracy zdalnej do Kodeksu pracy, jako rozwiązanie stałe. Dodatkowo nowe przepisy mają umożliwić pracodawcom wprowadzenie prewencyjnych kontroli trzeźwości pracowników. Oba rozwiązania mają zostać wprowadzone poprzez zmianę w przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320, z 2021 r. poz. 1162 oraz z 2022 r. poz. 655). Do sejmu wpłynął już projekt ustawy, zmian spodziewać możemy się prawdopodobnie jesienią 2022 r.

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo – płacowy

Praca zdalna

Obecny stan prawny

Zgodnie z ustawą z dnia 2 marca 2020 roku, praca zdalna stała się legalna na czas pandemii oraz w okresie 3 miesięcy po dniu odwołania stanu epidemii. Jej charakter był doraźny i spowodowany nagłą potrzebą zorganizowania pracy, tak aby było to jak najbezpieczniejsze dla zdrowia pracowników.

Pracodawca mógł polecić pracownikowi wykonywanie pracy (określonej w umowie o pracę), poza miejscem jej stałego wykonywania, na czas określony. Obecnie praca zdalna ma charakter nadzwyczajny i świadczona jest na podstawie jednostronnego polecenia pracodawcy. Pracownik musi posiadać możliwości techniczne i lokalowe oraz może używać własnych narzędzi, jeżeli nie narusza to zasad poufności.

Proponowane zmiany w pracy zdalnej

W Kodeksie pracy znajdzie się nowa definicja pracy zdalnej: „praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość".

Oznacza to, że praca zdalna może być świadczona w całości lub tylko częściowo (tzw. praca w modelu hybrydowym) poza biurem. Ważnym elementem definicji pracy zdalnej jest to, że pracownik wyznacza miejsce wykonywania pracy. Jeżeli miejsce ustanowi pracodawca, oznacza to, że praca wykonywana jest w trybie tradycyjnym.

Zasady pracy zdalnej

Wykonywanie pracy zdalnej powinno zostać uzgodnione w umowie o pracę – w formie pisemnej lub elektronicznej (tak samo zmiana wykonywania pracy z tradycyjnej na zdalną). Miejsca wykonywania pracy nie może narzucić żadna ze stron, przy czym pracownik każdorazowo musi uzgodnić miejsce z pracodawcą. Wyjątkiem jest sytuacja stanu nadzwyczajnego, kiedy to pracodawca może narzucić pracownikowi zdalną formę pracy. Musi jednak posiadać informacje, czy pracownik posiada warunki lokalowe i techniczne.

Obowiązki pracodawcy w przypadku pracy zdalnej

Pracodawca zobowiązany jest do:

• zapewnienia pracownikowi materiałów, narzędzi do pracy, urządzeń technicznych, a także ich instalacji i konserwacji
• pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonania pracy zdalnej
• szkolenia i pomocy w zakresie odbywania pracy zdalnej (jeżeli pracownik takiej potrzebuje)

Co więcej, pracodawca zobowiązany jest do przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego oraz do ustalenia zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Ocena ryzyka zawodowego powinna być udokumentowana i może być uniwersalna dla poszczególnych grup stanowisk.

Praca zdalna na wniosek pracownika

Wniosek o pracę zdalną może złożyć każdy pracownik, pracodawca musi go rozpatrzeć, zaakceptować lub odrzucić. W kilku przypadkach pracodawca musi przyjąć taki wniosek (chyba że nie pozwala na to organizacja lub rodzaj pracy):

• pracownik opiekuje się osobą niepełnosprawną lub o znacznym stopniu niepełnosprawności
• pracownik wychowuje dziecko do lat 4
• pracownica jest w ciąży

Okazjonalna praca zdalna

W Kodeksie pracy uregulowana zostanie również tzw. praca zdalna okazjonalna, czyli tak zwane home office. Wnioskować o nią może tylko pracownik, a wymiar pracy okazjonalnej wynosić może maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym.

Przeznaczona jest na wyjątkowe i incydentalne sytuacje, uzasadnione potrzebą pracownika. Należy do nich np. opieka nad członkiem rodziny lub niespodziewany wyjazd do innego miasta, gdy jednocześnie nie przeszkadza to wypełnianiu obowiązków służbowych.

Prewencyjna kontrola trzeźwości pracownika

Obecny stan prawny

Zachowanie trzeźwości w czasie pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracowniczych. Złamanie go może skutkować pociągnięciem przez pracodawcę, pracownika do odpowiedzialności porządkowej lub finansowej.

Obecnie pracodawca może przetwarzać informacje o obecności alkoholu w organizmie pracownika (lub środków działających podobnie do alkoholu), jedynie za jego zgodą. Co więcej, badanie stanu trzeźwości pracownika możliwe jest po spełnieniu obu warunków:

• badanie wykonywane jest na prośbę kierownika lub osoby upoważnionej, w stosunku do pracownika, u którego nastąpiło podejrzenie, że spożywał alkohol w pracy lub stawił się w pracy pod wpływem
• badanie wykonywane jest w asyście organu powołanego do ochrony porządku publicznego (np. policja) i przez osobę, która posiada odpowiednie kwalifikacje zawodowe
• badanie tyczy się alkoholu, a nie środków działających podobnie

Reasumując, aktualnie pracodawca nie ma możliwości samodzielnej kontroli trzeźwości pracowników.

Proponowane zmiany w sposobie kontroli trzeźwości pracowników

Dzięki nowej ustawie pracodawca będzie mógł wprowadzić w zakładzie pracy prewencyjną kontrolę trzeźwości pracowników (gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub ochrony mienia). Zapis dotyczy zarówno alkoholu, jak i środków działających podobnie. Kontrolę przeprowadzić będzie mógł sam pracodawca, jak i osoba do tego wyznaczona – przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego (alkomat).

Wprowadzenie kontroli trzeźwości pracowników przy pomocy badania krwi będzie możliwe, gdy:

• nie ma możliwości użycia alkomatu
• pracownik odmawia poddania się badaniu
• pracownik zażąda tego, po badaniu alkomatem
• przekroczony jest zakres pomiaru alkomatem

Badanie krwi przeprowadzić może tylko osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje.

Projekt ustawy zakłada, że pracodawca będzie miał prawo nie dopuścić pracownika do pracy w przypadku, gdy:

• przeprowadzi kontrolę trzeźwości, która wykaże, że pracownik znajduje się w stanie nietrzeźwości
• ma uzasadnione podejrzenia, że pracownik jest nietrzeźwy

Kontrola trzeźwości pracowników – dokumentacja

Urządzenie do badania trzeźwości będzie musiało posiadać ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie. Informacje na temat kalibracji znajdują się w instrukcji obsługi lub na karcie gwarancyjnej alkomatu, natomiast proces wzorcowania przeprowadzany jest w laboratorium akredytowanym przez Polskie Centrum Akredytacji.

Jeżeli w wyniku kontroli nastąpi rozwiązanie umowy o pracę, pracodawca powinien posiadać dokumenty potwierdzające wiarygodność badania trzeźwości (w przypadku ewentualnego postępowania sądowego).

Informacje o badaniu trzeźwości pracownika będą znajdować się w aktach osobowych (ale tylko te, które wskazały na stan po spożyciu alkoholu).

Kwestie regulujące badanie trzeźwości pracowników, pracodawca powinien wprowadzić w jednym z następujących dokumentów:

• układzie zbiorowym pracy
• regulaminie pracy
• obwieszczeniu

O wprowadzeniu możliwości kontroli trzeźwości i testów na obecność środków działających podobnie do alkoholu, pracodawca musi poinformować pracowników minimum 2 tygodnie wcześniej. Natomiast nowo zatrudniony pracownik powinien otrzymać taką informację przed dopuszczeniem do pracy.

źródło: www.sejm.gov.pl

System umożliwiający pracę zdalną 

Mogłoby się wydawać, że do pracy zdalnej najbardziej przygotowani są specjaliści z branży IT. Nic bardziej mylnego! Dzięki automatyzacji procesów HR (zarówno z obszaru twardego jak i miękkiego) zdalnie mogą pracować osoby z różnych obszarów!
Zobacz co możesz zmienić w swojej firmie z HRappką:

• rekrutację
• onboarding
• rozliczenie pracowników
• procesy związane z legalizacją zatrudnienia cudzoziemców
• ewidencję czasu pracy (elektroniczne wnioski urlopowe)
• proces zarządzania szkoleniami
• delegację pracowników do pracy za granicę

Czytaj więcej

• Ewidencja czasu pracy zdalnej
• Jak wybrać system kadrowo-płacowy?
• Wzór umowy o pracę 2022

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Kadry i płace