Exit interview – wzór ankiety

Rozmowa kończąca współpracę z pracownikiem nie musi być przykrym obowiązkiem pracodawcy. Samo odejście z pracy (nawet w przyjaznej atmosferze) zwykle jest wydarzeniem wywołującym silne emocje. Niestety bardzo często pracownik po prostu pakuje swoje rzeczy, oddaje służbowe narzędzia i wychodzi z pracy. Nie otrzymuje pogłębionych pytań o powody odejścia, czy ocenę atmosfery w pracy. Jeżeli rozstanie przebiegło w nieprzyjemnej atmosferze, istnieje ryzyko podzielenia się negatywną opinią o pracodawcy np. w Internecie.

Exit interview to nie tylko moment podsumowania współpracy, życzenia powodzenia i pożegnania się. To także czas na zastanowienie się, co można było zrobić lepiej. Jeżeli pracownik ma z jakiegoś powodu żal do pracodawcy, można wykorzystać rozmowę na złagodzenie sytuacji i zadbać w ten sposób o Employer Branding.

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

Czym jest exit interview?

Rozmowy końcowe są jednocześnie elementem działań Employer Brandingowych oraz momentem podsumowań mocnych i słabych stron twojej organizacji. To świetnie i darmowe narzędzie, dzięki któremu masz szansę otrzymać szczery i wartościowy feedback.

Dlaczego zatem firmy nie decydują się na taki krok? Najczęściej po prostu nie wiadomo:

• kto powinien przeprowadzić taką rozmowę
• o co zapytać
• co zrobić z otrzymanymi informacjami

Nie jest łatwo również „schować dumę do kieszeni” pracodawcom, którzy niekoniecznie mają ochotę usłyszeć, co myślą o nich już byli pracownicy. Natomiast warto zdecydować się na taki krok, bo zyski dla organizacji mogą być naprawdę duże.

Należy również pamiętać, że niekiedy dopiero po zakończeniu współpracy, osoba odchodząca jest w stanie szczerze powiedzieć, co było powodem tej decyzji.

Kto powinien przeprowadzić exit interview?

Wbrew temu, co często przychodzi do głowy jako pierwsze, to nie powinien być pracodawca. Najlepiej, gdy osobą przeprowadzającą wywiad, czy wysyłającą ankietę jest ktoś z działu HR, z kim pracownik nie miał bliższych relacji. Zdecydowanie łatwiej jest wtedy rozmawiać i zdecydować się na szczere odpowiedzi, ale miarę możliwości obiektywne.

Pamiętajmy, że podczas exit interview dajemy znać pracownikowi, że zależy nam na jego zdaniu i opinii, dlatego ważne jest zachowanie profesjonalnego dystansu.

Kiedy pytać o przyczyny odejścia pracownika?

Każda firma wypracowuje swoją własną politykę, zarówno w kwestii entry, jak i exit interview. Natomiast dobrym pomysłem jest zaczekanie, aż pracownik zakończy współpracę. Nawet podczas okresu wypowiedzenia, pracownikowi może być trudno otworzyć się – z powodu przeżywanych emocji, czy w obawie przed konsekwencjami ze strony pracodawcy. Po podpisaniu wypowiedzenia umowy o pracę pracownik nie jest już związany z organizacją i może czuć się zdecydowanie bardziej swobodnie.

Jak długo czekać? Trudno jest powiedzieć dokładnie, ale na pewno nie za długo. Tak, aby osoba odchodząca pamiętała czas pracy, a jednocześnie była już odpowiednio zdystansowana. Czasem jest to tydzień, dwa lub miesiąc po odejściu z organizacji.

Oczywiście należy pamiętać, że exit interview jest całkowicie dowolny, więc nawet jeżeli zdecydujemy się na rozmowę jeszcze w trakcie zatrudnienia, pracownik ma pełne prawo odmówić udziału.

W jaki sposób przeprowadzić exit interview?

To zależy od ilości i rodzaju zatrudnianych pracowników. Przy dużej rotacji pracowników niższego szczebla, z pewnością sprawdzą się automatyczne ankiety online, wysyłane przez system kadrowy.

Natomiast w przypadku pracowników wysoko wykwalifikowanych, których trudniej jest pozyskać do pracy, warto przeprowadzić telefoniczny i pogłębiony exit interview. Oczywiście również może przybrać formę ankiety (z pytaniami otwartymi), której wyniki również warto wprowadzić do systemu kadrowego. Z otrzymanych wniosków łatwo wygenerujemy raport, w którym porównać można informacje zwrotne od wielu osób.

Najważniejsze pytania podczas rozmowy końcowej

Jako że głównym celem exit interview jest poznanie przyczyny odejścia pracownika i zadbania o wizerunek pracodawcy, pytania powinny koncentrować się właśnie na tych obszarach. Oczywiście każda organizacja inaczej skonstruuje wywiad, czy ankietę i zapyta o te elementy, które są najważniejsze z jej perspektywy.

O co warto pytać?

• Co skłoniło Cię do odejścia z pracy?
• Czy jest coś, co sprawiłoby, że chciałbyś/abyś wrócić do pracy z nami?
• Jak oceniasz ogólne warunki pracy w organizacji?
• Jak oceniasz komunikację w zespole i w naszej firmie?
• Jak oceniasz kulturę organizacyjną?
• Czy czułeś/aś się zrozumiany i wysłuchany?
• Co najbardziej podobało Ci się w pracy?
• Co najmniej podobało Ci się w pracy?
• Jak oceniasz warunki pracy oraz dostępne narzędzia?
• Czy opis stanowiska pracy, jaki otrzymałeś/aś na początku był zgodny z rzeczywistością?
• Czy organizacja spełniła Twoje oczekiwania?
• W jakim stopniu poleciłbyś/abyś pracę w naszej organizacji swoim znajomym lub rodzinie?

Polecany artykuł: Exit interview, czyli o wywiadach z odchodzącymi pracownikami. Olga Żółkiewicz

Pobierz darmowy przykład pytań na exit interview