Praca zdalna okazjonalna – najczęstsze pytania

Przepisy dotyczące pracy zdalnej, które weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku dodały do Kodeksu pracy pojęcie pracy zdalnej okazjonalnej. Od wykonywania „standardowej" pracy zdalnej odróżnia ją między innymi długość wykonywania (do 24 dni w roku kalendarzowym) oraz mniej sformalizowana forma (m.in. brak konieczności sporządzania regulaminu pracy zdalnej i wypłacania ekwiwalentu za pracę zdalną).

Celem wprowadzenia pracy zdalnej okazjonalnej jest umożliwienie pracownikowi pracy na odległość w wyjątkowych sytuacjach, takich jak np. konieczność opieki nad członkiem rodziny, czy tymczasowy pobyt w innej miejscowości.

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo – płacowy

Komu przysługuje praca zdalna okazjonalna?

Kodeks pracy nie wyszczególnia konkretnych grup, którym przysługuje ta forma pracy. Każdy pracownik może poprosić o świadczenie pracy poza dotychczasowym miejscem jej wykonywania w wybrane dni, pamiętając jednak o ogólnych ograniczeniach dotyczących wykonywania pracy zdalnej.

Regulacje uwzględniają prace, które w ogóle nie mogą być wykonywane poza stałym miejscem ich wykonywania (art. 67(31) § 4 Kodeksu pracy). Są to prace:

• szczególnie niebezpieczne;

• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;

• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;

• związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;

• powodujące intensywne brudzenie.

Obowiązki pracodawcy i pracownika dotyczące okazjonalnej pracy zdalnej

Tak jak wspominaliśmy wyżej, z wykonywaniem pracy zdalnej okazjonalnej wiąże się o wiele mniej zasad i obowiązków, szczególnie tych nałożonych na pracodawcę. Nie musi on zwracać pracownikowi kosztów energii elektrycznej i Internetu, zapewniać sprzętu i narzędzi pracy dedykowanych pracy zdalnej. Nie ma konieczności ustalenia zasad wykonywania pracy zdalnej, zmiany treści umowy o pracę i przekazania dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia pracownika. Do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się też wyłączenia obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, niezależnie od rodzaju przeważającej działalności pracodawcy.

Jakie więc zasady obowiązują strony stosunku pracy w przypadku wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej?

Pracodawca ma obowiązek:

• wdrożenia procedur ochrony danych osobowych

• sporządzenia oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną i informacji dotyczących bhp.

Pracownik z kolei jest zobowiązany do:

• potwierdzenia zapoznania się z wyżej wymienionymi procedurami i dokumentami

• zorganizowania stanowiska pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii i bhp.

Ile dni okazjonalnej pracy zdalnej przysługuje pracownikom?

Pracownik może wnioskować o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnej w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Niemożliwe jest wydłużenie tego okresu w wewnętrznym regulaminie. Praca zdalna powyżej 24 dni traci cechy „okazjonalnej" i zobowiązuje pracodawcę do przestrzegania przepisów dotyczących „zwykłej" pracy zdalnej.

Pracownik może wykorzystać przysługujące mu dni okazjonalnej pracy zdalnej w dowolny sposób – w pojedyncze dni lub nawet jednorazowo w całości, jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę. Niewykorzystane dni okazjonalnej pracy zdalnej nie przechodzą na następny rok.

Wniosek o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej

Wniosek o możliwość wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej składa zawsze pracownik. To oznacza, że pracodawca nie może wysłać pracownika na przymusową pracę zdalną okazjonalną.

Czy pracodawca musi się zgodzić na pracę zdalną okazjonalną?

Okazjonalna praca zdalna może być wykonywana tylko, jeśli pracodawca zaakceptuje wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Nie musi jednak tego robić. Zdaniem Zdaniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej pracodawca ma pełne prawo nie zgadzać się na okazjonalną pracę zdalną pracownika, lub wskazać inny termin jej wykonywania.

Jednocześnie należy pamiętać, że powód odmowy nie może mieć charakteru dyskryminacyjnego. Pracodawca wciąż musi stosować się do nakazu równego traktowania pracowników (art. 183a § 1 Kodeksu pracy). Oznacza to, że nie może np. uwzględnić wniosku o wykonywanie pracy zdalnej przez jednego pracownika zespołu, jednocześnie nie zgadzając się w przypadku pozostałych, pracujących na tym samym stanowisku.

Jak ewidencjonować pracę zdalną okazjonalną?

Przepisy o pracy zdalnej nie narzucają żadnej konkretnej formy ewidencjonowania godzin pracy. Pracodawca powinien więc ustalić i przekazać pracownikom własne rozwiązanie potwierdzenia godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Należy pamiętać, że po nowelizacji rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy powinna się na nim znaleźć również liczba wykorzystanych dni okazjonalnej pracy zdalnej.

Ewidencję czasu pracy zdalnej i rozliczanie jej znacznie ułatwiają systemy kadrowo-płacowe, takie jak HRappka. Moduł rejestracji czasu pracy umożliwia samodzielne zgłaszanie godzin pracy i nieobecności przez pracowników poprzez przez zalogowanie się do swojego portalu pracowniczego.

Gdzie wpiąć wniosek o pracę zdalną okazjonalną?

Wnioski o okazjonalną pracę zdalną należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika.

Przeczytaj więcej o tym, jak prowadzić kartotekę pracowniczą.

Komu nie wolno odmówić wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej?

Jeśli chodzi o pracę zdalną okazjonalną, to przepisy nie wspominają o przypadkach, w których pracodawca nie może odmówić pracownikowi tego typu pracy.

Należy jednak pamiętać o pracownikach uprzywilejowanych, którzy mogą złożyć wniosek o „zwykłą" pracę zdalną, takich jak kobiety w ciąży, rodzice dzieci do 4 roku życia i inne osoby wymienione w art. 67(19) Kodeksu pracy. W tych przypadkach pracodawca musi zgodzić się na pracę zdalną, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Czytaj więcej:

• Praca zdalna cudzoziemca – na jakich zasadach jest możliwa?

• Workation w świetle przepisów prawa pracy

• System ATS – 10 najważniejszych funkcji, które powinien posiadać

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Kadry i płace