Workation w świetle przepisów prawa pracy

Workation to nic innego, jak połączenie pracy (work) i wakacji (vacation). Obecnie jest popularnym sposobem na wykonywanie obowiązków zawodowych z dowolnego miejsca na świecie. Pracownicy mogą jednocześnie wywiązywać się ze swoich obowiązków służbowych i podróżować bez wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Taki model pracy staje się szczególnie atrakcyjny w dobie pracy zdalnej, która zyskała na znaczeniu w ostatnich latach.

Warto pamiętać, że pracownik (zatrudniony na podstawie umowy o pracę) na workation wciąż pozostaje w relacji służbowej z pracodawcą, co oznacza, że obowiązują go określone przepisy prawa pracy. Jeśli pracownik wyjeżdża za granicę, pracodawca musi uwzględnić wszystkie aspekty, które mogą ulec zmianie przez przebywanie w innym kraju: odprowadzanie podatków i składek ZUS, BHP czy ochrona danych.

Czy w Kodeksie pracy znajdziemy zasady przebywania na workation? Jakie prawa i obowiązki ma pracodawca, a jakie pracownik w tym modelu pracy? Co w sytuacji, kiedy pracownik wyjeżdża na workation do innego kraju? Zapraszamy do lektury artykułu.

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo – płacowy

Workation a Kodeks pracy – regulacje dotyczące pracy zdalnej

Choć w Kodeksie pracy nie znajdziemy terminu „workation", należy pamiętać, że model ten jest po prostu formą pracy zdalnej. Przepisy dotyczące wykonywania pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku.

Jak wynika z art. 67 (18) Kodeksu pracy „Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).”

Co to oznacza? Przede wszystkim to, że pracownik nie może bez wiedzy pracodawcy decydować, pod jakim adresem będzie wykonywać pracę. Pracodawca ma prawo wiedzieć, w jakim miejscu pracownik wykonuje obowiązki służbowe. Co więcej – ma prawo przeprowadzić kontrolę tego miejsca i rejestrować czas pracy. Wskazanie adresu wykonywania pracy jest więc podstawowym obowiązkiem pracownika na workation.

Z kolei do obowiązków pracodawcy należy między innymi zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, które umożliwią mu pracę zdalną, zapewnienie instalacji, serwisu i konserwacji tych narzędzi czy wypłata ekwiwalentu pieniężnego w przypadku, kiedy pracownik wykorzystuje sprzęt prywatny. Wszystkie te ustalenia powinny znaleźć się w regulaminie pracy zdalnej.

>> Czytaj więcej o regulaminie pracy zdalnej i pobierz bezpłatny wzór takiego dokumentu.

Workation w innym kraju a podatki

Jeśli pracownik korzysta z workation na terenie Polski, przepisy dotyczące odprowadzania za niego podatku i składek ZUS pozostają takie same. Sytuacja nieco się komplikuje, jeśli praca zdalna wykonywana jest z innego kraju. Ważna jest przy tym długość przebywania za granicą. Generalnie można przyjąć, że im dłużej pracownik przebywa na workation w innym kraju, tym większe prawdopodobieństwo, że będzie od niego egzekwowane obowiązujące w nim prawo.

Najczęściej jednak pracownicy chcą wykonywać pracę zdalną z innego kraju przez okres kilku tygodni, zachowując status rezydenta podatkowego w Polsce. Wtedy, jeśli pracownik wybierze państwo, z którym Polska zawarła umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, obowiązek podatkowy nie powstaje. Problem może pojawić się w przypadku państw, z którymi Polska nie podpisała takiego porozumienia lub kiedy okres pobytu pracownika za granicą przekracza (na ogół) 183 dni. Wtedy obowiązek opodatkowania na zasadach danego państwa może powstać już od pierwszego dnia przebywania w tym miejscu. Pracodawca powinien więc zapoznać się z prawem podatkowym w danym kraju aby wiedzieć, jak rozliczyć pracownika.

Wykaz umów o unikaniu podwójnego opodatkowania można znaleźć na stronie rządowej.

Workation w innym kraju a ubezpieczenia społeczne

Z zasady składki na ubezpieczenie społeczne płaci się w państwie wykonywania pracy. Polski pracodawca musi wtedy zarejestrować się w zagranicznym odpowiedniku ZUS i odprowadzać składki w tym państwie. Jednak tak jak w przypadku odprowadzania podatku, tak i tutaj istnieją europejskie przepisy i porozumienia, które pozwalają przez określony czas wykonywać pracę i odprowadzać składki tylko w Polsce. Wykaz umów międzynarodowych o zabezpieczeniu społecznym można sprawdzić na stronie ZUS.

Należy przy tym pamiętać, że nawet jeżeli praca zdalna wykonywana jest w państwie, w którym nie ma obowiązku opłacania składek ze względu na przepisy i umowy, zazwyczaj wymaga się wtedy od pracownika posiadania właściwego dokumentu. Najczęściej jest to zaświadczenie A1 (w przypadku pracy w innym państwie UE), które należy uzyskać od ZUS przed rozpoczęciem pracy za granicą.

Workation pracownika a ochrona danych firmy

Pracodawca, jako administrator danych osobowych, jest zobowiązany do przestrzegania przepisów RODO niezależenie od tego, gdzie znajdują się jego pracownicy. W sytuacji pracy zdalnej należy upewnić się, że przesyłane dane osobowe są odpowiednio chronione – szczególnie wtedy, kiedy są one przetwarzane w innym państwie. Pracodawca powinien upewnić się, że może przesyłać określone dane na obszarze kraju i czy taki transfer nie obniża ich bezpieczeństwa. Naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych może skutkować dużymi karami dla pracodawcy.

>> Przeczytaj artykuł o RODO w procesie rekrutacji

Podsumowanie – czy warto korzystać z workation?

Z perspektywy pracownika workation to świetne rozwiązanie. Połączenie obowiązków zawodowych i podróży w ciekawym miejscu może w znaczący sposób wpłynąć na work life balance. Zachowanie równowagi między życiem zawodowym i prywatnym to nie jedyna zaleta workation. Osoby korzystające z takiego modelu pracy wskazują jeszcze na wzrost kreatywności czy zmniejszenie wypalenia zawodowego. Trzeba jednak pamiętać, że workation to nie urlop wypoczynkowy. Pracownik ma obowiązek przestrzegać obowiązującego go wymiaru czasu pracy i rzetelnie wykonywać obowiązki firmowe.

Na pracodawcy leży nieco więcej obowiązków. Przed wydaniem zgody na workation pracownika, w celu uniknięcia ewentualnych kar, powinien upewnić się co do kwestii podatkowych i ubezpieczeniowych, a także RODO. Każdy kraj posiada osobne regulacje dotyczące prawa pracy cudzoziemców, dlatego ważne jest ich wcześniejsze sprawdzenie. Wielu pracodawców decyduje się na ograniczenie możliwości pracy zdalnej za granicą, np. do maksymalnie 30 dni w roku kalendarzowym i wykluczenie krajów, z którymi Polska nie podpisała porozumień dotyczących odprowadzania podatków i składek społecznych.

Czytaj więcej:

• Zmiany w rozporządzeniu BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe – omówienie

• 4-dniowy tydzień pracy w Polsce a Kodeks pracy

• System ATS – 10 najważniejszych funkcji, które powinien posiadać

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Kadry i płace