Regulamin pracy zdalnej wzór 2023 

7 kwietnia 2023 r. weszły w życie przepisy normujące zasady związane z pracą zdalną. Do tej pory ten rodzaj pracy odbywał się na podstawie przepisów dotyczących telepracy, które zostały uchylone przez nową ustawę. Do Kodeksu pracy wprowadzona została definicja pracy zdalnej, pracy zdalnej okazjonalnej, zasady wykonywania ich, obowiązki pracodawcy i pracownika, określone zostały rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.

W związku z tym wśród pracodawców pojawiają się pytania o regulamin pracy zdalnej. Czy jest on obowiązkowy? Czy obowiązuje jeden wzór regulaminu pracy zdalnej? Jak go stworzyć? Jakie są zasady wykonywania pracy zdalnej? Zapraszamy do lektury oraz do pobrania darmowego pliku „Regulamin pracy zdalnej wzór 2023".

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo – płacowy

Definicja pracy zdalnej

Praca zdalna to wykonywanie przez pracownika pracy częściowo (hybrydowo) lub całkowicie poza zakładem pracy. W miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgadnianym z pracodawcą. Praca zdalna musi zostać uzgodniona przez obie strony podczas:

• zawierania umowy o pracę

• w trakcie zatrudnienia

Pracodawca w wyjątkowych przypadkach może pracownikowi zlecić obowiązkową pracę zdalną, np. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego lub epidemii oraz z powodu siły wyższej (np. zniszczenia miejsca pracy przez powódź).

Również pracownik może w kilku przypadkach wnioskować o pracę zdalną, którą pracodawca obowiązany jest udzielić. Mowa tu między innymi o pracownicach w ciąży, pracownikach wychowujących dzieci do 4 roku życia i pracownikach sprawujących opiekę nad członkiem najbliżej rodziny posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności.

Definicja pracy zdalnej okazjonalnej

Udzielana jest na wniosek pracownika w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Ze względu na jej wyjątkowy charakter, w tym przypadku nie obowiązuje duża część przepisów, które dotyczą praca zdalnej (np. wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub zapewnienia materiałów i narzędzi do pracy).

Kiedy regulamin pracy zdalnej nie jest obowiązkowy?

Nie każdy pracodawca i nie każda organizacja ma obowiązek wprowadzania regulaminu pracy zdalnej. W jakich przypadkach nie jest to konieczne?

• Organizacje, które nie przewidują takiej możliwości lub przewidują jedynie okazjonalną pracę zdalną.

• Organizacje zatrudniające małą ilość pracowników oraz takie, które nie przewidują dużej ilości pracowników pracujących zdalnie. Wtedy zawierane są indywidualne porozumienia z każdym pracownikiem z osobna.

W pozostałych przypadkach regulamin pracy zdalnej powinien być nowym dokumentem, skonsultowanym z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (chyba że w organizacji działają zakładowe organizacje związkowe). Ostatecznie to pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej. 

Jakie informacje powinny znaleźć się w regulaminie pracy zdalnej?

Regulamin pracy zdalnej może wskazywać grupę lub grupy pracowników, które mogą zostać objęte pracą zdalną (jeżeli możliwość pracy zdalnej nie dotyczy całego przedsiębiorstwa). Może również poruszać kwestie procedur ochrony danych osobowych, ocenę ryzyka zawodowego przy wykonywaniu pracy zdalnej i informację o bezpiecznych i higienicznych warunkach pracy. Informacje te mogą znaleźć się w regulaminie lub mogą zostać dołączone w postaci załączników.

Jakie informacje powinien uwzględniać regulamin wykonywania pracy zdalnej?

• zasady pokrywania kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych i innych ewentualnie ustalonych kosztów dodatkowych

• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego

• zasady porozumienia się z pracownikiem

• sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy

• zasady kontroli pracy zdalnej oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji

• zasady wykonywania pracy zdalnej

• zasady instalacji, inwentaryzacji i konserwacji sprzętu, oprogramowania i urządzeń technicznych, które powierzone zostały pracownikowi

Pobierz darmowy wzór regulaminu pracy zdalnej

Na podany adres email wyślemy Ci bezpłatny wzór w formacie doc.

Prawa i obowiązki pracodawcy

Pracodawca zobowiązany jest do:

• zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, które umożliwią mu pracę zdalną

• wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy pracownik korzysta z prywatnych narzędzi pracy (pod warunkiem, że zapewniają one bezpieczeństwo pracy)

• zapewnienia instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy, a także aktualizacji oprogramowania, które wykorzystywane jest w pracy

• pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych

• pokrycia innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, pod warunkiem wcześniejszego uzgodnienia ich

• zapewnienia pracownikowi szkoleń i pomocy technicznej

• wyjaśnienie pracownikowi, jakie są zasady wykonywania pracy zdalnej

• umożliwienia pracownikowi przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktu ze współpracownikami i korzystania z pomieszczeń na terenie pracy – na takich samych zasadach, jak osoby pracujące na miejscu

Pracodawca ma prawo do:

• wycofania się z pozwolenia na pracę zdalną, jeżeli decyzja o przyjęciu takiej formy pracy zapadła w trakcie zatrudnienia

• prowadzenia rejestracji czasu pracy pracownika wykonującego pracę zdalną

• przeprowadzania kontroli miejsca pracy

Prawa i obowiązki pracownika wykonującego pracę zdalną

Pracownik zobowiązany jest do:

• używania udostępnionych mu materiałów i sprzętów wyłącznie do celów służbowych

• dbania o powierzony mu sprzęt i zgłaszania ewentualnych usterek

• przestrzegania procedury danych osobowych i instrukcji BHP

• pozostania do dyspozycji pracodawcy w godzinach pracy i informowania o wynikach swojej pracy

• wykonywania pracy zgodnie z treścią zawartej umowy o pracę

Pracownik ma prawo do:

• otrzymania zwrotu kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych

• otrzymania ekwiwalentu finansowego w razie użytkowania własnego sprzętu do celów służbowych

• przebywania na terenie zakładu pracy i kontaktu ze współpracownikami

• odmówić kontroli w miejscu pracy, jeżeli nie została ona zapowiedziana lub odbywa się poza godzinami pracy

Kontrola czasu pracy zdalnej w systemie HRappka

W programie kadrowym HRappka przeprowadzisz zdalnie cały proces związany z cyklem życia pracownika w organizacji. Poprowadzisz rekrutację, onboarding, podpiszesz umowę, przeprowadzisz ewidencję czasu pracy, skontrolujesz czas pracy (RCP) oraz rozliczysz na tej podstawie pracowników. Nie ma znaczenia, czy pracują oni zdalnie, czy stacjonarnie – program do obsługi procesów HR zautomatyzuje Twoją pracę. 

Czytaj więcej

• Jak wybrać program kadrowo-płacowy?
• Elektroniczne wnioski urlopowe
• Program do ewidencji czasu pracy – 5 najważniejszych funkcjonalności

System kadrowo-płacowy

• E-dokumentacja pracownicza i umowy
• Deklaracje ZUS/US/PPK
• Zezwolenia i legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy