Regulamin pracy zdalnej 2026 – wzór DOC do pobrania

Jak wprowadzić regulamin pracy zdalnej krok po kroku?

1. Sprawdź, czy w firmie działają związki zawodowe. Jeśli tak, zacznij od rokowań nad układem zbiorowym (lub protokołem dodatkowym) albo od przedstawienia związkom projektu porozumienia. Regulamin wydajesz dopiero wtedy, gdy w ciągu 30 dni od rozpoczęcia rokowań albo od przedstawienia projektu porozumienia nie uda się zawrzeć odpowiedniego dokumentu. W regulaminie uwzględniasz ustalenia podjęte w trakcie rozmów (art. 67²⁰ § 3 KP). Informację o zawartym porozumieniu wpisuje się do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy (art. 67²⁰ § 8 KP).
2. Przygotuj projekt regulaminu. Uwzględnij 8 obowiązkowych elementów z art. 67²⁰ § 6 i ustal wysokość ryczałtu albo ekwiwalentu. Możesz skorzystać z naszego wzoru.
3. Przeprowadź konsultacje z przedstawicielami pracowników, jeśli w firmie nie działają związki zawodowe. Przedstawicieli wyłania się w trybie przyjętym u danego pracodawcy (art. 67²⁰ § 4 KP), np. w wyborach. Kodeks nie określa formy konsultacji, ale warto je udokumentować, np. notatką albo wymianą e-maili z uwagami.
4. Przygotuj dokumenty BHP i RODO. Pracodawca sporządza ocenę ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej (może to być jedna ocena dla grupy stanowisk) i na jej podstawie informację o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Określa też procedury ochrony danych osobowych (art. 67²⁶ i 67³¹ § 5 KP).
5. Podaj regulamin do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie (intranet, e-mail, tablica ogłoszeń) i wskaż datę wejścia w życie. Kodeks pracy nie przewiduje dla regulaminu pracy zdalnej osobnego terminu, takiego jak 2 tygodnie przy regulaminie pracy.
6. Zbierz oświadczenia pracowników przed rozpoczęciem pracy zdalnej. Pracownik potwierdza zapoznanie się z oceną ryzyka i informacją BHP, potwierdza zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy na stanowisku pracy zdalnej, oraz potwierdza zapoznanie się z procedurami ochrony danych osobowych (art. 67³¹ § 6–7 i art. 67²⁶ § 2 KP). Oświadczenia mogą mieć postać papierową lub elektroniczną.
7. Przekaż pracownikowi dodatkowe informacje najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy zdalnej: jednostkę organizacyjną, w której jest jego stanowisko, oraz osobę odpowiedzialną za współpracę z nim i upoważnioną do kontroli (art. 67²¹ KP). Przy zatrudnieniu od razu w trybie zdalnym te dane trafiają do informacji o warunkach zatrudnienia.

Szkolenie BHP przy pracy zdalnej. Jeśli pracownik od początku zatrudnienia pracuje zdalnie na stanowisku administracyjno-biurowym, szkolenie wstępne BHP może odbyć się w całości online. Pracownik potwierdza jego ukończenie w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 67³¹ § 2 KP). Zobacz, jak działa szkolenie BHP online w systemie HR.

Kto może pracować zdalnie i czy pracodawca może odmówić?

Uzgodnienie pracy zdalnej może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia, z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 67¹⁹ § 1–2 KP). Co do zasady pracodawca może taki wniosek odrzucić. Wyjątkiem są pracownicy, których wniosek o pracę zdalną pracodawca jest obowiązany uwzględnić (art. 67¹⁹ § 6 KP):

• pracownica w ciąży,
• pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownik – rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie z ustawy „Za życiem”,
• pracownik – rodzic dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności albo o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności (według przepisów o rehabilitacji zawodowej) oraz dziecka z opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 KP). Ci rodzice zachowują to uprawnienie także po ukończeniu przez dziecko 18 lat (art. 67¹⁹ § 7 KP).

Pracodawca może odmówić także tym osobom tylko wtedy, gdy praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w ciągu 7 dni roboczych od złożenia wniosku.

Pozostałe zasady, o których warto pamiętać:

• Polecenie pracy zdalnej. Pracodawca może polecić pracę zdalną bez zgody pracownika tylko w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii (i do 3 miesięcy po ich odwołaniu) albo gdy z powodu działania siły wyższej nie może czasowo zapewnić bezpiecznych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika. Pracownik musi wcześniej oświadczyć, że ma warunki lokalowe i techniczne do pracy zdalnej (art. 67¹⁹ § 3 KP).
• Powrót do biura. Jeśli pracę zdalną uzgodniono w trakcie zatrudnienia, każda strona może złożyć wiążący wniosek o przywrócenie poprzednich warunków. Strony ustalają termin, nie dłuższy niż 30 dni od otrzymania wniosku (art. 67²² KP). Pracodawca nie może tego zrobić wobec pracowników uprzywilejowanych, chyba że dalsza praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację lub rodzaj pracy.
• Ochrona przed wypowiedzeniem. Odmowa zgody na pracę zdalną, wniosek o pracę zdalną złożony przez pracownika uprzywilejowanego ani zaprzestanie pracy zdalnej na zasadach z art. 67²² nie mogą być przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę (art. 67²³ KP).

Koszty pracy zdalnej: ekwiwalent czy ryczałt?

Obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, spoczywa na pracodawcy. Do jego obowiązków należy też zapewnienie ich instalacji i serwisu albo pokrycie tych kosztów oraz pokrycie kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej (art. 67²⁴ § 1 KP). Zasady pokrycia kosztów energii elektrycznej i internetu to jeden z obowiązkowych punktów regulaminu. Inne koszty, np. ogrzewania, zwraca tylko wtedy, gdy przewiduje to regulamin, porozumienie albo polecenie.

• Ekwiwalent pieniężny należy się, gdy strony ustalą zasady wykorzystywania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy, np. własnego laptopa. Wysokość ustala się z pracodawcą.
• Ryczałt może zastąpić zwrot kosztów i ekwiwalent. Jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom, jakie ponosi pracownik w związku z pracą zdalną.

Przy ustalaniu ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe, a także normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych (art. 67²⁴ § 5 KP). Ekwiwalent, ryczałt i zwrot kosztów nie są przychodem pracownika w rozumieniu ustawy o PIT (art. 67²⁵ KP). Jak policzyć kwotę, wyjaśniamy w artykule ekwiwalent za pracę zdalną.

Praca zdalna okazjonalna a koszty. Przy pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się art. 67²⁴ KP, więc pracodawca nie ma ustawowego obowiązku zwrotu kosztów ani wypłaty ryczałtu za te dni. Może je jednak przewidzieć w regulaminie.

Kontrola pracy zdalnej – co wolno pracodawcy?

Pracodawca ma prawo przeprowadzać trzy rodzaje kontroli: kontrolę wykonywania pracy zdalnej, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych (art. 67²⁸ KP). Zasady kontroli muszą być opisane w regulaminie, porozumieniu albo poleceniu.

• Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika. W regulaminie warto ustalić, z jakim wyprzedzeniem pracodawca uzgadnia termin.
• Kontrola nie może naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem.
• Jeśli pracę zdalną uzgodniono w trakcie zatrudnienia, a pracodawca stwierdzi podczas kontroli uchybienia w zakresie BHP lub ochrony informacji, zobowiązuje pracownika do ich usunięcia we wskazanym terminie albo cofa zgodę na pracę zdalną. Pracownik wraca wtedy do dotychczasowego miejsca pracy w terminie określonym przez pracodawcę (art. 67²⁸ § 3 KP). Polecenie pracy zdalnej pracodawca może cofnąć z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem, a przy pracy zdalnej uzgodnionej w umowie o pracę potrzebna jest zmiana umowy.

Na co dzień kontrola wykonywania pracy nie wymaga wizyt w domu pracownika. Ułatwia ją ewidencja czasu pracy zdalnej: pracownik potwierdza w systemie rozpoczęcie i zakończenie pracy, a przełożony widzi obecność bez telefonów i list w Excelu.

Obowiązki pracodawcy i pracownika przy pracy zdalnej

Pracodawca:

• zapewnia materiały i narzędzia pracy, ich instalację, serwis i konserwację albo pokrywa koszty z tym związane, a także szkolenia i pomoc techniczną (art. 67²⁴ KP),
• umożliwia pracownikowi przebywanie na terenie zakładu pracy, kontakt z innymi pracownikami i korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników (art. 67³⁰ KP),
• nie może traktować pracownika zdalnego mniej korzystnie w zakresie warunków zatrudnienia, awansowania i dostępu do szkoleń ani dyskryminować go z powodu pracy zdalnej lub odmowy takiej pracy (art. 67²⁹ KP),
• realizuje obowiązki BHP w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków pracy, z wyłączeniami wskazanymi w art. 67³¹ § 1 KP.

Pracownik wykonujący pracę zdalną:

• organizuje stanowisko pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii (art. 67³¹ § 8 KP),
• przestrzega zasad BHP, oceny ryzyka zawodowego i procedur ochrony danych osobowych,
• pracuje w miejscu uzgodnionym z pracodawcą i informuje go niezwłocznie o zmianie warunków, które uniemożliwiają pracę zdalną,
• używa powierzonych narzędzi pracy zgodnie z przeznaczeniem i dba o nie.

Pracą zdalną nie można objąć m.in. prac szczególnie niebezpiecznych, prac z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, ze szkodliwymi czynnikami biologicznymi ani prac powodujących intensywne brudzenie (art. 67³¹ § 4 KP). Informacja BHP dla pracownika musi obejmować m.in. organizację stanowiska z uwzględnieniem wymagań ergonomii, zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia.

Praca zdalna i regulamin w HRappce

W programie kadrowo-płacowym HRappka pracownik zgłasza pracę zdalną, także pracę zdalną okazjonalną, online, a dział kadr i przełożony mają wszystkie zgłoszenia w jednym miejscu. System ewidencji czasu pracy rejestruje rozpoczęcie i zakończenie pracy także poza biurem, np. przez aplikację mobilną, więc potwierdzanie obecności opisane w regulaminie działa bez list w Excelu. Dokumenty pracownika, w tym oświadczenia związane z pracą zdalną, możesz przechowywać w e-teczce pracowniczej.

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

Najczęściej zadawane pytania

Czy regulamin pracy zdalnej jest obowiązkowy?

Nie dla każdego pracodawcy. Zasady pracy zdalnej można określić w układzie zbiorowym, porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie, a jeśli żadnego z tych dokumentów nie ma – w porozumieniu z pracownikiem albo w poleceniu pracy zdalnej (art. 67²⁰ Kodeksu pracy).

Kto ustala regulamin pracy zdalnej?

Pracodawca. Jeśli w firmie nie działają związki zawodowe, robi to po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Jeśli działają, najpierw prowadzi z nimi rokowania nad układem albo przedstawia projekt porozumienia, a regulamin wydaje, gdy w ciągu 30 dni od rozpoczęcia rokowań albo przedstawienia projektu nie dojdzie do zawarcia dokumentu.

Co musi zawierać regulamin pracy zdalnej?

Co najmniej: grupy pracowników objętych pracą zdalną, zasady pokrywania kosztów, zasady ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu, zasady komunikacji i potwierdzania obecności, zasady trzech rodzajów kontroli (pracy, BHP, ochrony informacji) oraz zasady instalacji, inwentaryzacji i serwisu narzędzi pracy (art. 67²⁰ § 6 KP).

Czy mała firma musi mieć regulamin pracy zdalnej?

Nie musi, ale może. Liczba pracowników nie ma znaczenia. Jeśli nie obowiązują zasady z układu zbiorowego, porozumienia ze związkami ani regulaminu, mała firma może ustalić je w indywidualnym porozumieniu z każdym pracownikiem. Regulamin wprowadza zwykle wtedy, gdy zdalnie pracuje więcej osób.

Czy praca zdalna okazjonalna wymaga regulaminu?

Nie. Praca zdalna okazjonalna (do 24 dni w roku) odbywa się na wniosek pracownika, a przepisy o regulaminie i o zwrocie kosztów jej nie dotyczą (art. 67³³ § 2 KP). Zasady jej kontroli ustala się z pracownikiem.

Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

Co do zasady tak, bo pracę zdalną strony uzgadniają. Wyjątek to wniosek pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia, pracownika sprawującego opiekę nad członkiem rodziny z orzeczeniem o niepełnosprawności oraz rodziców dzieci wymienionych w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 KP. Ich wniosek pracodawca musi uwzględnić, chyba że nie pozwala na to organizacja pracy lub rodzaj pracy. O przyczynie odmowy informuje w ciągu 7 dni roboczych.

Czy pracownik może nie zgodzić się na kontrolę w domu?

Kontrolę pracy zdalnej przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w jego godzinach pracy. Pracodawca nie może przeprowadzać kontroli w sposób naruszający prywatność pracownika lub innych domowników. Nie oznacza to jednak, że pracownik może dowolnie uniemożliwiać przeprowadzenie prawidłowo uzgodnionej kontroli. Taką sytuację należy ocenić indywidualnie, uwzględniając obowiązki pracownicze, ustalone zasady kontroli i przepisy Kodeksu pracy (art. 67²⁸ KP).

Gdzie pobrać wzór regulaminu pracy zdalnej?

Darmowy wzór regulaminu pracy zdalnej 2026 w formacie DOC wyślemy na Twój e-mail. Formularz znajdziesz wyżej w tym artykule albo na stronie szablonu regulaminu pracy zdalnej. Przed wprowadzeniem dostosuj wzór do swojej firmy i przeprowadź konsultacje albo uzgodnienia opisane wyżej.