System HR: jak wybrać najlepszy?

TOP 10 wskazówek [2021]

Zarządzanie nie tylko działem HR, ale również pracownikami to wielopoziomowy proces, który obejmuje nie tylko proces rekrutacji, ale również zarządzanie zasobami ludzkimi – zatrudnianie pracowników oraz zarządzanie pracownikami (m.in. tworzenie harmonogramów pracy, śledzenie postępów pracowników w pracy oraz rozliczanie (płace)). Obecne narzędzia HR oraz tzn. systemy HRM (ang. Human Resource Management) udostępniają wsparcie na każdym poziomie procesu zatrudnienia, a zarządzanie całym działem HR w jednym, kompleksowym systemie HR pozwala na wzrost efektywności pracy.

1. System HR powinien obsługiwać wszystkie procesy HR (od rekrutacji po rozliczenia)

Dostępne na rynku systemy dla działów HR dzielą się na takie, które usprawniają tylko jeden aspekt procesu zatrudnienia (np. systemy rekrutacyjne obsługujące proces rekrutacji lub kadrowo- płacowe, obsługujące tzn. twardy HR jak np. generowanie umów, czy naliczanie płac) oraz na takie, które do kwestii HR podchodzą kompleksowo i pozwalają na obsługę wszystkich procesów zarządzania personelem. I to drugie podejście, jeszcze nowatorskie i mniej popularne, sprawia, że zarządzanie działem zasobów ludzkich jest sprawniejsze i pozwala oszczędzić dużo czasu i pieniędzy. Dlaczego? Posiadanie kilku systemów do zarządzania personelem rodzi potrzebę przenoszenia danych np. z systemu rekrutacyjnego do systemu z teczkami pracowniczymi lub do systemu kadrowo – płacowego. Przenoszenie danych może odbywać się poprzez eksportowanie danych i ich import do innego systemu, lub ręczne przepisywanie danych. Rodzi to nie tylko dodatkowe koszty, ale również często bywa przyczyną wielu błędów. Dlatego też warto by system HR wspierał zarówno miękki jak i twardy HR.

Czytaj więcej:

2. Wybór uprawnień dla każdego użytkownika w systemie HR to podstawa

Najczęściej dział HR składa się z wielu osób, z których każda odpowiada za nieco inne zadania. Ważne zatem, aby system potrafił ograniczać dostęp pracowników działu HR do modułów, czy danych, których pracownicy rzeczywiście potrzebują. Dla przykładu rekruterzy powinni mieć dostęp tylko do modułu rekrutacji, a kadrowe do modułu kadrowo-płacowego. Warto również, aby dostęp do systemu mieli pracownicy, np. w celu zgłoszenia zmiany danych osobowych, czy zgłoszenia chęci urlopu (tzn. elektroniczny obieg dokumentów, elektroniczne wnioski urlopowe).

3. Ewidencja czasu pracy i elektroniczne wnioski urlopowe

Odpowiednie zaplanowanie czasu pracy i urlopów to podstawa efektywnego działania. Dlatego ważne, aby system kadrowo płacowy umożliwiał planowanie harmonogramu pracy w sposób przejrzysty oraz informowanie pracowników o przydzielonych im dniach pracy.

Co więcej, warto by program posiadał funkcję umożliwiającą składanie przez pracowników elektronicznych wniosków urlopowych czy raportowania czasu pracy. Ponadto, jeżeli potrzebujesz rejestrować czas pracy pracowników (np. za pomocą kart magnetycznych, czy kodu pracownika wpisywanego przy wejściu), warto, aby system HR również uwzględniał tą funkcjonalność.

Co więcej, warto by system posiadał raporty związane z czasem pracy pracowników.

Czytaj więcej:

4. Możliwość tworzenia kont dostępowych dla pracowników

Zarządzanie zasobami ludzkimi bywa być skomplikowane, szczególnie jeżeli chodzi o kwestie planowania urlopu. Znacznym usprawnieniem jest możliwość stworzenia pracownikom kont dostępowych w systemie z możliwością zgłoszenia dni wolnych, obejrzenia swoich umów oraz zgłoszenia zmiany danych osobowych. Elektroniczne wnioski urlopowe, czy elektroniczny obieg dokumentów potrafią oszczędzić dużo czasu kadrowej, która jedynie mogłaby zatwierdzać urlopy pracowników. Warto by było to zaplanowane w ramach systemu HR.

5. Oprogramowanie HR a sprawna komunikacja w firmie

Modelowanie przepływu pracy i komunikacji, nie tylko w dziale HR, ale również w całej firmie, ma duży wpływ na efektywność pracy oraz zarządzania pracownikami. Odpowiedni system HR powinien wspierać proces zarządzania zasobami ludzkimi, w tym projektowania oraz wprowadzenia w życie odpowiednich procesów. Każdy pracownik powinien mieć zdefiniowany zakres zadań, a oprogramowanie HR powinno wysyłać pracownikom odpowiednie powiadomienia, dotyczące przydzielonych zadań.

Zwiększ efektywność procesów kadrowych z systemem HRappka! Testuj 14 dni bez opłat

6. Usprawnienie zatrudniania cudzoziemców oraz delegowaniu pracowników

Coraz częściej firmy otwierają się na zatrudnianie cudzoziemców oraz delegowanie pracowników za granicę. Dla działów zarządzania zasobami ludzkimi wiąże się to z dodatkowymi procesami HR dotyczącymi legalizacji pracy i zatrudnienia cudzoziemców. Warto zatem, aby system był dostosowany do tych czynności i je usprawniał. Procesy, które system kadrowo płacowy może zautomatyzować w tym obszarze to:

  • generowanie oświadczeń i zezwoleń na podstawie dostępnym w systemie HR danych,
  • wysyłka dokumentów legalizacyjnych do urzędu pracy (przez praca.gov.pl),
  • powiadomienia o kończących się dokumentach legalizujących pracę i pobyt cudzoziemca,
  • ostrzeżenia przy generowaniu umów niezgodnych z wydanym oświadczeniem, czy zezwoleniem na pracę,
  • zaplanowanie transportu.

Czytaj więcej:

7. E-dokumentacja pracownicza

Od 2019 roku teczki pracownicze mogą być prowadzone jedynie w formie elektronicznej. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów można nie tylko ograniczyć papierową dokumentację, ale również prowadzić ją w bardziej przejrzysty sposób. Warto aby system, który wybierzemy miał możliwość prowadzenia e-dokumentacji pracowniczej zgodnie z literą prawa, a przy tym wszystkim był przyjazny dla oka. Dużą zaletą modułu dokumentacji pracowniczej jest również posiadanie wszystkich danych w jednym miejscu i dostęp do nich z dowolnego miejsca.

Czytaj więcej:

8. Raporty i analizy dla działu kadr i kadry zarządzającej

Analiza opłacalności to bardzo ważny aspekt na każdym etapie prowadzenia firmy i zarządzania zasobami ludzkimi. Warto sprawdzić, czy system HR posiada możliwość generowania raportów dla kadry zarządzającej. Warto by w systemie znalazły się raporty dotyczące opłacalności współpracy z poszczególnymi Klientami, czy dotyczące zatrudniania pracowników. Pomoże to zwiększyć efektywność pracy, pozwalając na redukcję nieopłacalnych elementów.

9. Zaawansowany moduł rekrutacji (ATS) – sprawne zarządzanie rekrutacjami

Efektywność procesu rekrutacji jest bardzo ważnym elementem procesu zatrudnienia. Nie często zdarza się, że na jedno ogłoszenie o pracy odpowiada ponad 150 – 200 zainteresowanych osób (szczególnie w branży IT). Bez odpowiedniego systemu wybór najlepszych kandydatów jest jak szukanie igły w stogu siana. Co zatem musi posiadać kompleksowy system HR, aby usprawnić procesy związane z zarządzaniem rekrutacjami?

  • ankiety aplikacyjne, ankiety do zatrudnienia,
  • parser CV (automatyczne generowanie profili kandydatów na podstawie CV, redukcja ręcznego wprowadzania danych),
  • multiposting ofert pracy,
  • przejrzysta baza kandydatów,
  • możliwość oceniania kandydatów oraz pracowników (proces selekcji pracowników),
  • zapraszanie kandydatów na rozmowę z poziomu systemu,
  • możliwość filtrowania kandydatów (zawężanie wyszukiwania do niezbędnych kryteriów),
  • współdzielenie aplikacji (aplikacje można wysyłać do zaopiniowania np. Klientom) .

Zobacz więcej:

10. Candidate & employee experience

W erze pracownika warto jest o niego powalczyć uwzględniając w procesie rekrutacji tzn. “Candidate experience”, czyli odczucia kandydata. To jak Kandydat odbiera naszą ofertę – czyli zarówno opis oferty pracy, jak i wygląd może mieć kluczowy wpływ na jego decyzję dotyczącą aplikowania. Jak może w tym pomóc odpowiedni system? Może przede wszystkim umożliwić prostą edycję wyglądu ofert rekrutacyjnych, aby była ona spójna z identyfikacją wizualną firmy oraz potrzebami firmy. Proces rekrutacji warto również wzbogacić o wysyłkę ankiet zadowolenia z rekrutacji do kandydatów.

Co więcej, bardzo ważny jest tzn. “Employee experience", czyli odczucia pracownika. Warto zatem aby oprogramowanie HR posiadał moduł oceny pracowniczej, który umożliwi zbieranie feedbacku od pracowników, m.in. na temat potrzeb szkoleniowych, problemów podczas codziennej pracy. Umożliwi to dostosowanie miejsca pracy do potrzeb pracowników, co może mieć wpływ na ich dalszy rozwój w firmie. Ankiety pracownicze warto dostosować do branży firmy oraz jej struktury organizacyjnej.

Zarówno odczucia kandydata jak i pracownika warto badać, aby móc usprawniać proces zatrudnienia. Warto aby było to uwzględnione w ramach systemu kadrowo płacowego.

Czytaj więcej:

Proces wdrożenia oprogramowania HR dostosowany do potrzeb i procesów HR w firmie

Dodatkowy punkt dotyczy już nie samego oprogramowania, ale usługi polegającej na wdrożeniu systemu HR i dopasowaniu go do potrzeb firm. Dotyczy to zarówno szkolenia z systemu dla pracowników działu zasobów ludzkich, dopasowania systemu do obecnych procesów firmy jak i wsparcia technicznego na etapie korzystania z systemu. Możliwość korzystania z odpowiednio wdrożonego systemu HR pozwala znacznie zwiększyć zarówno efektywność całej organizacji, jak i poszczególnych działów w firmie.

Zwiększ efektywność procesów kadrowych z systemem HRappka! Testuj 14 dni bez opłat

  • Rekrutacja
  • Kadry i płace
  • Legalizacja cudzoziemców
  • Delegowanie pracowników