Zaległy urlop wypoczynkowy – wszystko, co musisz wiedzieć

Prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego przysługuje osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Wymiar urlopu uzależniony jest od stażu pracy i wynosi standardowo 20 lub 26 dni. Do stażu pracy zaliczamy również okresy nauki, lecz uwzględniamy tylko jeden okres nauki, który daje najwyższą możliwą liczbę lat doświadczenia.

Ważną zasadą jest wykorzystanie urlopu w roku, w którym pracownik go nabył. Pracodawca zobowiązany jest też udzielić pracownikowi urlopu, którego przynajmniej jedna część trwać będzie nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Nawet uwzględniając powyższe zasady i regulacje, zdarzają się sytuacje, gdy pracownikowi nie udaje się wykorzystać urlopu w roku, w którym on go nabył. Z tego powodu niniejszy artykuł przybliży najistotniejsze aspekty dotyczące tzw. zaległego urlopu wypoczynkowego.

>> Przetestuj bezpłatnie elektroniczne wnioski urlopowe 

Do kiedy można wykorzystać zaległy urlop?

Jak już wspomnieliśmy na wstępie, urlop wypoczynkowy stanowi przywilej pracownika i musi być wykorzystany do końca roku kalendarzowego. Zgodnie z art. 152 §2 Kodeksu pracy pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

Pracodawca musi jednak wiedzieć, że urlop nie przepada w sytuacji, gdy pracownik nie wykorzystał urlopu w roku, w którym go nabył. Na podstawie regulacji przepisów kodeksu pracy, urlop ten musi być udzielony pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Regulacja ta wynika z art. 168 Kodeksu pracy.

Przykład 1: Pracownik w ubiegłym roku wykorzystał 16 dni z 26 przysługujących mu dni urlopu wypoczynkowego. Niewykorzystane 10 dni urlopu przechodzą na kolejny rok. W czerwcu roku bieżącego ma zamiar wykorzystać 12 dni urlopu. W związku z tym, że z ubiegłego roku został mu urlop zaległy, to pierwsze 10 dni urlopu zrealizuje w ramach urlopu zaległego, a pozostałe 2 dni z wymiaru urlopu przysługującego za bieżący rok.

Przykład 2: Pracownik w ubiegłym roku wykorzystał 16 dni urlopu wypoczynkowego z przysługujących mu 20 dni. Na następny rok przeszło 4 dni urlopu, które pracownik powinien wykorzystać w pierwszej kolejności. Pracownik pierwszy swój urlop ma zamiar wykorzystać w terminie od 30 września do 3 października. Urlop rozpoczął się 30 września i z tego względu termin wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego został zachowany.

Konsekwencje nieudzielenia zaległego urlopu w terminie 

Pracodawca ma obowiązek umożliwienia pracownikowi wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie do 30 września, a niedopełnienie tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Nawet jeśli pracownik nie będzie chciał wykorzystać urlopu zaległego i nie złoży wniosku, to pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu. Pracodawca musi pamiętać, że zgodnie z art. 282 Kodeksu pracy – w przypadku nieudzielenia urlopu zaległego w terminie do 30 września może zostać na niego nałożona kara grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Ile dni urlopu wypoczynkowego może przejść na kolejny rok?

Kodeks pracy nie nakłada limitu na to, ile dni urlopu wypoczynkowego można przenieść na następny rok. Oznacza to, że jeśli pracownik nie zużyje żadnego dnia urlopu, to w zależności od wymiaru urlopu, w kolejnym roku będzie miał 20 lub 26 dni dodatkowych dni urlopu traktowanych jako zaległy urlop. 

Pracodawca musi jednak pamiętać, że w roku w którym pracownik nabył prawo do urlopu, jego obowiązkiem jest udzielenie takiego urlopu, gdzie co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. W związku z powyższym nie powinniśmy dopuszczać, aby pracownik przenosił cały swój wymiar urlopu wypoczynkowego na kolejny rok.

Ekwiwalent pieniężny za zaległy urlop

Zgodnie z art. 167 (1) kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania stosunku pracy w drodze wypowiedzenia, pracodawca może zobowiązać pracownika do skorzystania z urlopu w okresie wypowiedzenia umowy, a pracownik obowiązany jest wykorzystać przysługujący mu urlop.

Gdy liczba dni dostępnego urlopu przewyższa okres wypowiedzenia lub pracownik pracuje do ostatniego dnia zatrudnienia, pracodawca jest zobowiązany do wypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Pracodawca musi pamiętać, że urlop wypoczynkowy, tak samo należny jak i zaległy, nie może być rozliczony w trakcie trwania stosunku pracy. Obowiązek wypłaty ekwiwalentu nie powstanie, w sytuacji gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w trakcie kolejnego stosunku. Taka umowa o pracę musi być zawarta z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę. W  przypadku, gdy pracownik w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż mu przysługiwał, to u kolejnego pracodawcy będzie mógł wykorzystać urlop wypoczynkowy w odpowiednio niższym wymiarze. 

Po jakim czasie następuje przedawnienie urlopu wypoczynkowego?

Należy zaznaczyć, że brak udzielenia urlopu w terminie nie skutkuje utratą prawa do niego przez pracownika. Zgodnie z art. 291 Kodeksu pracy – roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu po upływie 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Powyższa regulacja dotyczy też roszczeń w sprawie urlopów wypoczynkowych. Termin przedawnienia nie może być skracany ani przedłużany. Jednak istnieją sytuację kiedy bieg terminu przedawnienia ulega zawieszeniu. Taka sytuacja nastąpi w przypadku korzystania przez pracownika z urlopu wychowawczego, lub gdy z powodu siły wyższej pracownik nie może dochodzić przysługujących mu roszczeń.

Przykład: Pracownik nie korzystał z należnego mu urlopu od 2019 do 2024 roku. W kwietniu 2024 roku rozwiązał umowę na mocy porozumienia stron. W tej sytuacji dostanie ekwiwalent za niewykorzystany urlop za okres od 2020 do 2024 roku. Urlop za cały 2019 rok uległ przedawnieniu w dniu 1.10.2023 po upływie trzyletniego okresu i za ten okres pracownik nie otrzyma ekwiwalentu.

Zaległy urlop a plan urlopów

Pracodawca powinien udzielać urlopów wypoczynkowych zgodnie z planem urlopów, który powinien również uwzględniać zaległy urlop. Wzór planu urlopów możesz pobrać poniżej:

Elektroniczne wnioski urlopowe w systemie 

Zapraszamy do przetestowania systemu, który umożliwia obieg elektronicznych wniosków urlopowych. W systemie HRappka, dzięki funkcji portalu pracowniczego, pracownik widzi liczbę dostępnych oraz wykorzystanych dni urlopowych. System sam oblicza i pilnuje limitów urlopowych oraz umożliwia tworzenia przejrzystego kalendarza urlopów z możliwością wglądu w plan urlopów. Zarejestruj się i sprawdź wszystkie funkcje systemu 14 dni za darmo!