Kiedy pracodawca jest płatnikiem zasiłków?

Pracownicy lub zleceniobiorcy ubezpieczeni w ZUS mają prawo do otrzymania zasiłków (np. podczas choroby, urlopu macierzyńskiego lub ojcowskiego czy po wypadku). O tym, czy zasiłki dla ubezpieczonych będzie wypłacał ZUS, czy pracodawca, decyduje stan zatrudnienia na konkretny dzień, tj. 30 listopada danego roku.  

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

Jak ustalić, czy płatnikiem zasiłków jest pracodawca, czy ZUS?

Na dzień 30 listopada należy ustalić liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego. Zgodnie z art. 61 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa:

• jeśli pracodawca/zleceniodawca zgłosił mniej niż 20 osób do ubezpieczenia chorobowego, to ZUS jest płatnikiem zasiłków od 1 stycznia kolejnego roku kalendarzowego,

• jeśli pracodawca/zleceniodawca zgłosił więcej niż 20 osób do ubezpieczenia chorobowego, to on ustala prawo do świadczeń i ich wysokość, oraz jest płatnikiem zasiłków od 1 stycznia kolejnego roku kalendarzowego.

Tak więc o tym, kto jest płatnikiem zasiłków od 1 stycznia 2025 roku, decyduje stan ubezpieczonych na dzień 30 listopada 2024 r.

Jeśli płatnik składek (pracodawca/zleceniodawca) na dzień 30 listopada danego roku nie zgłosił ani jednej osoby do ubezpieczenia chorobowego, liczbę ubezpieczonych określa się zgodnie ze stanem zatrudnienia w pierwszym miesiącu, w którym płatnik składek dokonał zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego (art. 61 ust. 2 ustawy zasiłkowej). 

Kogo uwzględnia się w liczbie ubezpieczonych?

• wszystkie osoby zgłoszone do ubezpieczenia chorobowego (obowiązkowo i dobrowolnie), w tym również uczniów

• wykonawców pracy nakładczej

• osoby zatrudnione na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,

• podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby współpracujące z osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,

• podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby prowadzące działalność pozarolniczą,

• podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby współpracujące z osobami prowadzącymi działalność pozarolniczą.

Kogo nie uwzględnia się w liczbie ubezpieczonych?

• osób przebywających na urlopach wychowawczych i bezpłatnych

Dodatkowo należy wiedzieć, że ZUS jest zawsze płatnikiem zasiłków dla:

• duchownych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu

• ubezpieczonych prowadzących pozarolniczą działalność i osób z nimi współpracujących

• osób uprawnionych do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia;

• ubezpieczonych podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

Zmiana liczby ubezpieczonych po 30 listopada – czy zmienia się płatnik zasiłków?

Ważne! Zmiana liczby zatrudnionych po 30 listopada lub w trakcie następnego roku kalendarzowego nie wpływa na ustalenie płatnika zasiłków. Przykładowo, jeśli liczba zatrudnionych ubezpieczonych w firmie wg stanu na 30 listopada wynosi 19, ale na grudzień tego samego roku już 21, pracodawca od 1 stycznia kolejnego roku nie staje się płatnikiem zasiłków, ponieważ liczy się stan zatrudnienia w dniu 30 listopada. Tak samo w sytuacji, kiedy to pracodawca jest płatnikiem zasiłków – jeśli w grudniu zatrudnia już mniej niż 20 osób, nie oznacza to, że od stycznia to ZUS przejmuje wypłatę świadczeń. 

Choroba pracownika na przełomie roku a płatnik zasiłków

Jeśli pracownik choruje na przełomie roku i to dotychczas ZUS był płatnikiem zasiłku, ale w styczniu nastąpiła zmiana płatnika z ZUSu na pracodawcę, to Zakład Ubezpieczeń Społecznych nadal wypłaca pracownikowi świadczenie aż do zakończenia jego nieprzerwanej niezdolności do pracy.

Wynagrodzenie dla płatnika zasiłków

Pracodawcy, który jest uprawniony do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia chorobowego, przysługuje wynagrodzenie za ustalanie prawa do świadczeń i ich wysokości, a także ich wypłatę. Wynosi ono 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń z tego ubezpieczenia. Uwaga! Wypłata zasiłków z ubezpieczenia wypadkowego nie jest objęta prawem do takiego wynagrodzenia.

Automatyzacja obowiązków pracodawcy w systemie

Wypełnianie obowiązków pracodawcy, takich jak wypłata wynagrodzeń, zasiłków i odprowadzanie składek, ułatwia program kadrowo-płacowy HRappka. System HRappka automatyzuje wszystkie kluczowe procesy pracownicze – od rekrutacji, przez rozliczenia, legalizację cudzoziemców, do ewidencji czasu pracy. Testuj HRappkę 14 dni za darmo!

Czytaj więcej:

• Ile wynoszą składki ZUS za pracownika?
• Pracownik młodociany – obowiązki pracodawcy
• Zatrudnienie emeryta – najważniejsze informacje