Wyrejestrowanie pracownika z ZUS krok po kroku

Po zakończeniu umowy z pracownikiem pracodawca musi pamiętać, że jego obowiązki nie ograniczają się jedynie do wydania świadectwa pracy. Należy także dokonać wyrejestrowania pracownika z ZUS w ciągu 7 dni od daty rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. Pracodawca powinien wiedzieć, z jaką datą należy dokonać wyrejestrowania, a także jaki kod przy wyrejestrowaniu ubezpieczonego wybrać.

W poniższym artykule przedstawimy szczegółowe informacje na temat wyrejestrowania pracownika z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a także instrukcję, jak prawidłowo wypełnić formularz ZUS ZWUA.

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo – płacowy

Jaki formularz służy do wyrejestrowania pracownika z ZUS?

W celu wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń pracodawca powinien wypełnić i złożyć druk ZUS ZWUA. Dokument ten jest przeznaczony głównie do wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń, natomiast za pomocą formularza można również dokonać zmiany lub korekty danych. W przypadku wygaśnięcia tytułu do ubezpieczeń, pracodawca musi również wyrejestrować zgłoszonych do celów ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny pracownika. Do wyrejestrowania członków rodziny służy druk ZUS ZCNA.

Jaki jest termin wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń?

Zgodnie z art. 36 ust. 11 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, wyrejestrowania należy dokonać w terminie 7 dni od momentu w którym wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych. Termin ten należy liczyć od dnia następującego po rozwiązaniu umowy. Płatnik składek powinien też pamiętać, że ma na wyrejestrowanie 7 dni kalendarzowych, oznacza to, że musi uwzględniać również dni wolne, a także święta.

Jak prawidłowo wypełnić druk ZUS ZWUA?

W sytuacji, gdy mamy zamiar wyrejestrować ubezpieczonego, to:

1. W bloku I należy wybrać pole 01 „wyrejestrowanie z ubezpieczeń". Za pomocą pola 02 możemy jedynie skorygować wcześniej wysłane zgłoszenie.

2. W bloku II należy wpisać identyczne dane identyfikacyjne, które zostały podane przy zgłoszeniu płatnika składek do ZUS.

3. W bloku III należy wpisać dane identyfikacyjne osoby wyrejestrowywanej z ubezpieczeń. Dokument wyrejestrowania i dane wskazane w nim powinny być zgodne z kontem ubezpieczonego,

4. W bloku IV należy wpisać dane dotyczące wyrejestrowania z ubezpieczeń. W polu 01 należy wpisać kod tytułu ubezpieczenia, który wcześniej był wpisany w zgłoszeniu ubezpieczonego a w polu 02 – datę wyrejestrowania. W polu 03 wskazujemy przyczynę wyrejestrowania (omówienie kodów poniżej). 

5. Blok V należy uzupełnić, jeżeli osoba ubezpieczona była zatrudniona na podstawie stosunku pracy lub stosunku służbowego. W polu 01 należy wpisać datę rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Tryb wygaśnięcia lub rozwiązania umowy o pracę należy wpisać w polu 02. Pole 03 przeznaczone jest na informacje dotyczące podstawy prawnej wygaśnięcia lub rozwiązania umowy. W polu 05 należy wpisać z czyjej inicjatywy stosunek pracę został rozwiązany. Płatnik powinien wskazać „1" jeżeli rozwiązanie nastąpiło z inicjatywy pracownika i „2" jeżeli z własnej inicjatywy. Blok V deklaracji ZUS ZWUA wypełniamy w przypadku, gdy wcześniej wybraliśmy kod wyrejestrowania 100 lub 500.

6. Blok VI jest przeznaczony na podpis płatnika składek. Podpisując dokument, płatnik składek powinien wskazać datę wypełniania deklaracji.

7. Blok VII przeznaczony na podpis osoby wyrejestrowanej. Podpisując dokument osoba potwierdza, że dane zawarte w formularzu są zgodne ze stanem faktycznym i prawnym.  

Jaki kod wyrejestrowania należy wybrać?

Pracodawca, wypełniając ZUS ZWUA, powinien wskazać nie tylko dzień wyrejestrowania, a także kod przyczyny wyrejestrowania. Tę informację wskazujemy w polu 03 cz. IV druku ZUS ZWUA. W polu 03 płatnik składek powinien wybrać odpowiedni kod, który będzie różnił się od przyczyny wyrejestrowania. 

Jakie wyróżniamy kody wyrejestrowania z ZUS?

• Kod 100 – w przypadku, gdy ustanie tytułu do ubezpieczeń nastąpiło wskutek rozwiązania umowy z zachowaniem lub bez zachowania okresu wypowiedzenia, płatnik składek powinien wskazać kod 100. Ten sam kod należy wybrać jeżeli umowa została rozwiązana za porozumieniem stron

• Kod 500 – należy wybrać, jeżeli nastąpił zgon osoby ubezpieczonej

• Kod 600 – kod ten przeznaczony, jeżeli wyrejestrowanie nastąpiło z przyczyn, które nie zostały określone przez pozostałe kody (inna przyczyna wyrejestrowania). Przyczyną taką może być np. zmiana kodu tytułu do ubezpieczenia. 

• Kod 700 – kod należy wybrać, jeżeli nastąpiło zawieszenie wykonywania pozarolniczej działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej
  Kod 800 – kod ten należy wybrać w przypadku, gdy wyrejestrowanie nastąpiło w związku z przejściem zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę.

Tryb rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy

Jak już wspominaliśmy wcześniej, tryb rozwiązania lub wygaśnięcia należy wskazać w deklaracji, jeżeli osoba ubezpieczona była zatrudniona na podstawie stosunku pracy lub stosunku służbowego. Tryb i odpowiedni kod płatnik składek powinien wpisać w polu 02 bloku V.  

Kody wskazane w polu 02 można podzielić na dwie grupy:

– kody z literką R, które oznaczają rozwiązanie stosunku pracy,

– kody z literką W, które oznaczają wygaśnięcie stosunku pracy.

Kody związane z rozwiązaniem stosunku pracy:

• 20R – bez wypowiedzenia, przez pracownika wskutek przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę,
• 21R – w wyniku nieuzgodnienia nowych warunków pracy i płacy, zaproponowanych przez pracodawcę z dniem przejęcia zakładu pracy lub jego części
• 22R – na mocy porozumienia stron
• 23R – wypowiedzenie przez pracodawcę
• 24R – gdy wypowiedzenie składa pracownik 
• 25R – bez wypowiedzenia przez pracodawcę, naruszenie obowiązków pracowniczych
• 26R – bez wypowiedzenia, popełnienie przestępstwa
• 27R – bez wypowiedzenia, utrata koniecznych uprawnień
• 28R – z upływem czasu, na który była zawarta umowa o pracę
• 29R – z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta umowa
• 30R – ze skróconym okresem wypowiedzenia, z przyczyn niedotyczących pracowników
• 31R – przywrócenie do pracy i zatrudnienie u innego pracodawcy
• 32R – bez wypowiedzenia przez pracodawcę, niezdolność do pracy dłuższa niż 3 miesiące
• 33R – bez wypowiedzenia przez pracodawcę, wyczerpanie okresu zasiłkowego, pobierania świadczenia rehabilitacyjnego
• 34R – bez wypowiedzenia przez pracodawcę, usprawiedliwiona nieobecność dłuższa niż 1 miesiąc
• 35R – bez wypowiedzenia przez pracownika, orzeczenie o szkodliwym wpływie wykonywanej pracy na zdrowie
• 36R – bez wypowiedzenia przez pracownika, naruszenie obowiązków przez pracodawcę
• 37R – w przypadkach określonych w przepisach szczególnych, innych niż określone w części XVI
• 38R – powołanie u innego pracodawcy
• 39R – odwołanie
• 40R – odwołanie bez wypowiedzenia
• 41R – wygaśnięcie mandatu
• 42R – z pracownikiem młodocianym w związku z orzeczeniem lekarskim o pracy zagrażającej zdrowiu
• 43R – z przyczyn niedotyczących pracownika, grupowe zwolnienie – porozumienie stron
• 44R – z przyczyn niedotyczących pracownika, grupowe zwolnienie – wypowiedzenie
• 45R – z przyczyn niedotyczących pracownika, indywidualne zwolnienie – wypowiedzenie
• 46R – z przyczyn niedotyczących pracownika, indywidualne zwolnienie – porozumienie stron

Kody związane z wygaśnięciem stosunku pracy:

• 47W – brak powrotu do pracy po zakończeniu stosunku pracy z wyboru
• 48W – śmierć pracownika
• 49W – śmierć pracodawcy
• 50W – tymczasowe aresztowanie
• 51W – powołanie do zawodowej służby wojskowej
• 52W – brak powrotu do pracy po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej
• 53W – w przypadkach określonych w przepisach szczególnych, innych niż określone w części XVI

Źródło: Ogólne zasady wypełniania i korygowania dokumentów ubezpieczeniowych – poradnik ZUS 

Generowanie deklaracji ZUS w systemie HRappka

Generowanie i wysyłkę deklaracji ZUS znacznie usprawnia program HR. Po wprowadzeniu do systemu nowej umowy podlegającej obowiązkowi objęcia ubezpieczeniami w ZUS, wszystkie potrzebne deklaracje zgłoszeniowe zostają utworzone automatycznie. 

Sprawdź te i inne funkcjonalności HRappki testując ją przez 14 dni za darmo! 

Czytaj więcej

• Kiedy pracodawca jest płatnikiem zasiłków?
• Ile wynoszą składki ZUS za pracownika?
• Odprawa dla pracownika po zwolnieniu

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Kadry i płace