CRM dla Agencji Pracy – TOP 5 funkcji

Przedstawiamy TOP 5 funkcjonalności, które użytkownicy systemu HRappka z branży pracy tymczasowej cenią najbardziej.

Coraz więcej agencji pracy decyduje się na automatyzację procesów rekrutacji i zatrudnienia. Ze względu na to, ze relacje z klientami biznesowymi są kluczowe w branży APT, wybierając odpowiednie oprogramowanie HR, warto sprawdzić, czy posiada ono moduł CRM przystosowany do potrzeb agencji zatrudnienia. Skrót CRM pochodzi od angielskich słów Customer Relationship Management, czyli Zarządzanie relacjami z Klientami. Koncepcja CRM polega na identyfikacji kluczowych Klientów oraz uporządkowanie wewnętrznych procesów.

Kluczowe funkcjonalności 

Zarządzanie bazą Klientów

W praktyce, system CRM pozwala na tworzenie listy prospektów oraz Klientów. Co więcej, umożliwia sprawne zarządzanie dodanymi kontaktami. Dzięki temu, praca osób odpowiedzialnych za relacje z Klientami jest prostsza. Nie wymaga zapamiętywania dat następnych kontaktów, czy ustaleń z Klientami. Pozwala na sprawne tworzenie ofert dla Klientów oraz zbieranie zapotrzebowania na pracowników (na etapie przyszłej współpracy).

Kluczową funkcją CRMu jest również możliwość tworzenia etapów współpracy i przypisywania ich do Klientów (przykładowe etapy: Nowy klient, Wysłana oferta, Negocjacje, Klient).

Automatyzacja procesu sprzedaży usług agencji pracy (szczególnie tymczasowej), pozwala niższym kosztem utrzymać pozytywne relacje z Klientami i zwiększyć ich zadowolenie ze współpracy. Dzięki temu mogą oni polecić usługi  agencji zaprzyjaźnionym firmom, lub wystawić agencji pracy pozytywne referencje, co może mieć kluczowy wpływ na rozwój firmy. Posiadanie systemu CRM w Agencji Pracy, powinno w znacznym stopniu skrócić czas odpowiedzi na zapytania Klienta.

System CRM dla Agencji Pracy przede wszystkim powinien wspierać wszystkie kluczowe procesy wewnętrzne oraz mieć przełożenie na potrzeby agencji pracy – m.in. tworzenie oferty dla Klienta, umożliwienie Klientom składanie zapotrzebowanie przez stronę oraz sprawne tworzenie procesów rekrutacyjnych.

System HRappka pozwala zarządzać bazą Klientów w przyjemny i intuicyjny sposób, ponieważ umożliwia:

  • Automatycznie uzupełnianie danych firmy na podstawie NIP, dzięki czemu wprowadzanie danych odbywa się znaczniej szybciej. Ponadto, można pobierać dodatkowe dane, które dostarczą kompletną informację o Kliencie.
  • Import danych do narzędzia CRM: wystarczy zaimportować dane (na przykład bazę klientów) z pliku przygotowanego wcześniej.
  • Tworzenie dowolnej ilości notatek, które w dowolnym momencie można sprawdzić pod kątem tego, kto i kiedy dodał notatkę.
  • Dodawanie załączników, które można przypisać do konkretnej teczki, nadać kategorię tego pliku, tworząc w ten sposób e-dokumentację. Dodatkowo, wysyłając załącznik, który jest np. regulaminem, można wymagać podpisu pracownika. Każdy załącznik można później zarchiwizować.
  • Tagowanie Klientów, które ułatwia proces wyszukiwania określonego Klienta. 

Historia kontaktu

System CRM pozwala tworzyć historię kontaktu z Klientem, którą można w dowolnej chwili sprawdzić. Dzięki temu można szybko zorientować się, co udało się ustalić z Klientem w wybranym okresie czasu. W ten sposób każdy, kto ma dostęp do historii może szybko ocenić potrzeby Klienta. Jest to szczególnie ważne, jeśli nastąpiła zmiana osoby, która była odpowiedzialna za kontakt z wybranym Klientem i była na bieżąco z tematami z nim związanych.  W systemie HRappka.pl wszystkie wysłane wiadomości e-mail, połączenia i wiadomości są automatycznie zapisywane w historii. 

Praca zespołowa i mierzenie efektywności

Dzięki systemowi CRM można zwiększyć efektywność pracy zespołowej. W jaki sposób? HRappka umożliwia zlecanie i monitorowanie zadań zarówno poszczególnych osób, jak i grup. System pozwala na współpracę z Klientami. Ponieważ w systemie można ustalać standardy działań z Klientami i pracownikami w danym statusie dzięki checklistom. Czym są checklisty? Jest to proste narzędzie umożliwiające kontrolę i ocenę stopnia realizacji danego zadania. 

Oddzielnej uwagi zasługuje kalendarz w systemie, gdzie można planować spotkania. Ponadto w systemie HRappka istnieje wewnętrzny komunikator, za pomocą którego można komunikować się z pracownikami. 

Zwiększ efektywność procesów w Agencji Pracy z systemem HRappka!

  • System do rekrutacji
  • CRM
  • Legalizacja cudzoziemców
  • Kadry i płace
  • Raporty

Już od 100 zł / miesiąc!

Organizacja pracy i dokumentów

Jedną z kluczowych funkcjonalności systemu CRM jest też organizacja pracy i przebiegu dokumentów. Można to zrealizować poprzez organizację działań z danymi Klientami w ramach projektów, tworzenie ofert i umów dla Klientów oraz wydruków dowolnej treści. Projekty można dzielić na poszczególne zadania, których wykonanie można później monitorować. Dzięki temu uporządkujesz wszystkie procesy w firmie. Niewątpliwie pozytywnie wpłynie to na efektywność pracy.

Rozliczenia Klientów i fakturowanie w systemie CRM dla Agencji Pracy

Kompleksowy system CRM umożliwia rozliczanie Klientów (również na podstawie rozliczeń pracowników) oraz wystawianie faktur. Na przykład, system HRappka umożliwia generowanie proform oraz faktur w dowolnie stworzonym szablonie. W systemie można również rejestrować dokumenty kosztowe. Dodatkowo, rejestr należności i zobowiązań pozwól rejestrować płatności, eksportować paczki przelewów, przygotować notę odsetkową, monity i wezwania do zapłaty. W systemie HRappka.pl jest też moduł przeznaczony do elektronicznego obiegu faktur.  

CRM – jedynie początek automatyzacji w Agencji Pracy

Aby system CRM maksymalnie zwiększył efektywność Agencji Pracy, musi być częścią większego narzędzia HR, który integruje wszystkie procesy HR. Odpowiednio dobrane oprogramowanie powinno zaczynać się od automatyzacji relacji z klientami. Następnie:

Wszystkie te funkcjonalności, dzięki integracji w jednym systemie znacznie usprawniają relację z Klientami. Dzięki włączeniu Klienta w proces planowania pracy, ewidencji czasu pracy oraz rozliczenia pracownika (bez wglądu w stawki pracownika) pozwalają nie tylko zwiększyć efektywność współpracy, ale również uniknąć nieporozumień, na które branża APT, ze względu na swoją specyfikę, jest wyjątkowo narażona.

Zainteresowany systemem dla Agencji?

Zostaw nam swój numer telefonu – oddzwonimy!