Delegowanie opiekunek i opiekunów – automatyzacja procesu polecania

Zapewniasz swoim pracownikom odpowiednie warunki wynagrodzenia oraz zatrudnienia i delegujesz ich w Niemiec? Ponadto wiesz jak ważne i niezbędne jest dokumentowanie każdego dnia początku, przerwy oraz końca pracy. Co więcej, sporządzanie umowy, czy chociażby przygotowywanie CV dla każdego kandydata z osobna.

Dlatego wychodzimy naprzeciw Twoim potrzebom i razem z systemem HRappka pomożemy Ci zautomatyzować proces delegowania swoich pracowników.

W tym artykule odpowiemy na pytania:

  • w jaki sposób usprawnić swoje działania m.in. w zakresie delegowania, używając systemu HRappka,
  • jakie są korzyści z korzystania z HRappki?

Zanim przejdziemy do DELEGOWANIA to słów kilka o rekrutacji opiekunek

Rekrutacja opiekuna lub opiekunki osoby starszej to wieloetapowy proces. Pozyskanie odpowiedniego kandydata to nie lada wyzwanie, a o tym gdzie można go szukać znajdziesz informacje tutaj. Od tego, kogo zatrudni Agencja, zależy pomyślność zleceń. Co należy zrobić, aby znaleźć kandydata pod dane zlecenie? Przede wszystkim trzeba zacząć od rozmowy z kandydatem odnośnie do doświadczenia czy znajomością języków obcych (weryfikacja) oraz innych niezbędnych danych. Zachęcamy do zapoznania się z naszym wcześniejszym artykułem na ten temat.

Istotne etapy delegowania opiekunek

  • etap zawarcia umowy (czyli począwszy od rekrutacji danej osoby po zorganizowanie jej transportu)
  • weryfikowanie umów z partnerami zagranicznymi oraz rodzinami podopiecznego/ej
  • dokumentowanie czasu pracy i innych (dotrzymywanie terminów)

Dokumenty delegacyjne

  • Formularz A1, który jest dokumentem poświadczającym, że właściwym ustawodawstwem jest polskie, a nie niemieckie, ponieważ to w Polsce dana opiekunka bądź opiekun jest ubezpieczany.
  • Karta EKUZ jest dokumentem, który wydawany jest przez Narodowy Fundusz Zdrowia i jest podstawowym zabezpieczeniem zdrowotnym. Uprawnia ono do korzystania przez opiekuna/opiekunkę z podstawowych świadczeń zdrowotnych na terenie Niemiec
  • Cpl US-55 – to dokument informujący o miejscu zamieszkania obywatela UE, EOG lub Szwajcarii. – dla Polaków
  • US-54 – to dokument informujący o miejscu zamieszkania obywatela państwa
  • Umowa ramowa – to umowa na dłuższy okres albo nieograniczony czas (określa się warunki współpracy, wynagrodzenia). W ramach tej umowy wystawia się zlecenia wyjazdu.

Planowanie transportu opiekunek

Każdy wyjazd do pracy w Niemczech i powrót danego opiekuna wiąże się z transportem. Ten następuje po zawarciu umowy pomiędzy firmą rekrutującą a kandydatem.

Korzyści z delegowania opiekunek z systemem HRappka

Staramy się by nasz system był jak najbardziej kompleksowy jak to możliwe. Zdajemy sobie sprawę, że potrzebujecie czegoś, co zminimalizuje Wasz czas na wypełnianie różnych dokumentów dla delegowanych opiekunek, zsynchronizuje i zautomatyzuje zarządzanie danym pracownikiem (np. poprzez sprawdzanie aktywności, czy i co ktoś zrobił).

Jedną z zalet oferowanej przez nas usługi jest to, że pozwala ona uporządkować wszystko na jednej platformie bez konieczności tworzenia dodatkowych folderów na pulpicie, czy szukaniu danych w plikach Excel.

HRappka to system, który pomoże Twojej firmie obsłużyć w szybki i prosty sposób generowanie dokumentów i pomoże w dotrzymaniu terminów związanych z aspektami prawnymi delegowania pracowników.

Co oferuje HRappka w pracy z opiekunkami:

  • łatwe filtrowanie według wybranego lub wybranych parametrów opiekuna/ki (np. palenie papierosów, prawo jazdy, znajomość języka obcego),
  • usprawniony kontakt z opiekunką – wysyłanie SMS, e-maili,
  • generowanie wydruków według szablonu (umowy, CV) – również w językach obcych. możliwość dodania aneksu na umowie oraz rozliczenia opiekunek,
  • przypomnienia o datach początku i końca podróży,
  • generowanie dokumentów delegacyjnych (A1, EKUZ),
  • możliwość dodania załączników, notatek, przypomnień dotyczących opiekunek (np. o urodzinach, kończącym się wyjeździe),
  • możliwość zaplanowania transportu dla opiekunek.

W pracy z podopiecznymi:

  • lista podopiecznych w jednym miejscu z historią zmian oraz stawek,
  • historia zatrudnienia opiekunek u podopiecznych,
  • łatwe filtrowanie podopiecznych (np. wg miejsca zamieszkania, chorób, warunków),
  • wystawianie faktur (też w języku obcym).

Istotne jest także to, że partnerzy rekrutacyjni mogą mieć dostęp do listy otwartych rekrutacji z poziomu swoich kont.

Ponadto tworząc umowę możesz ją zapisać i w dowolnym momencie edytować na potrzeby wystawienia jej nowemu pracownikowi.

System HRappka pozwala Ci zaoszczędzić czas i zautomatyzować procesy delegowania, od procesu rekrutacji poprzez (ewentualną) legalizację zatrudnienia cudzoziemców, automatyzację procesu transportu osób delegowanych, po kadry i płace.

Jeśli chcesz dowiedzieć więcej, jak działa nasz system, to wypróbuj 14-dniowy okres testowy naszego systemu i przekonaj się sam, że warto.