Delegowanie pracowników po 30 lipca 2020 – jak się zabezpieczyć?

Od 30 lipca 2020 r. wchodzą w życie znowelizowane przepisy ustawy. Wszystkie państwa Unii Europejskiej powinny wprowadzić zmiany w delegowaniu pracowników do swoich przepisów krajowych.

W związku z wprowadzeniem dyrektywy parlamentu europejskiego podstawowym celem regulacji jest zapewnienie delegowanym pracownikom lepszej ochrony i przeciwdziałanie tzw. dumpingowi socjalnemu.

W kontraktach delegowanych pracowników, które w dalszym ciągu będą obowiązywały po lipcu 2020 r. już teraz należy zastrzec możliwość negocjacji warunków kontraktu po zmianach w lipcu 2020 r. Wówczas może okazać się, że początkowo wynegocjowane warunki będą skrajnie niekorzystne, a perspektywa rozwiązywania umów może okazać się zgubna.

Dyrektywa europejska 2018/957/EU wprowadza dużo zmian dotyczących delegowania pracowników. Są to przede wszystkim rzeczy związane z nowymi zasadami wynagrodzenia, okresem delegowania pracowników i wszelkimi prawami w delegowaniu pracowników.

Zrównanie płac pracowników delegowanych (equal pay)

Nowelizacja ustawy wprowadza obowiązek zrównania płac. Polega to na wypłaceniu dla pracowników tymczasowych wynagrodzenia tożsamego do płac, które przysługują pracownikom miejscowym. Bardzo często pracodawcy nie chcą podawać kwot wynagrodzeń, dlatego warto doprecyzować taki obowiązek w umowie.

Nowe regulacje prawne nie nakładają na pracodawców przymusu podawania takiej informacji. Niestety jej brak lub nieprawidłowość mogą skutkować karami finansowymi nałożonymi przez instytucje państwa przyjmującego.

Zrównanie płac dotyczy wszystkich składników wynagrodzenia, a nie jedynie podstawy. Dlatego, jeżeli pracodawca podał stawkę godzinową, ale nie uwzględnił żadnych dodatkowych składników wynagrodzenia to w celu zabezpieczenia się na wypadek kontroli, należy poprosić o pisemny dokument potwierdzający. Powinna w nim być zawarta kwestia, że pracodawca nie wypłaca swoim stałym pracownikom żadnych dodatkowych składników wynagrodzenia (np. ekwiwalentów urlopowych., czy nadgodzin).

Bardzo często może się również zdarzyć sytuacja, że pracodawca zatrudnia jedynie pracowników delegowanych lub użyczanych. Powoduje to brak możliwości porównania ich wynagrodzenia z wynagrodzeniem pracownika lokalnego pracującego na tym samym lub podobnym stanowisku w tej samej firmie. W takim wypadku pod uwagę należy wziąć fikcyjnego pracownika i jego potencjalne wynagrodzenie, które by otrzymywał.

Okres delegowania pracowników – warunki zatrudnienia

W obecnych przepisach nie ma uwzględnionych limitów czasowych delegowania pracowników. Wchodząca dyrektywa wprowadza 12-miesięczny okres delegowania. W tym terminie każdy pracodawca ma obowiązek zapewnienia minimalnych warunków zatrudnienia w ramach świadczenia usług przez pracowników delegowanych. Warunki zatrudnienia, gwarantujące ochronę minimalną, wynikające z przepisów Kodeksu pracy i innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracowników w zakresie obejmującym:

  • normy i wymiar czasu pracy oraz okresy odpoczynku dobowego i tygodniowego
  • wymiar urlopu wypoczynkowego
  • wynagrodzenie za pracę (obejmujące wszystkie obowiązkowe składniki wynagrodzenia, w tym dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych)
  • bezpieczeństwo i higienę pracy
  • ochronę pracownic w ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego
  • zatrudnianie młodocianych
  • wykonywanie pracy lub innych zajęć zarobkowych przez dziecko
  • zasadę równego traktowania, oraz zakaz dyskryminacji w zatrudnieniu
  • należności na pokrycie kosztów podróży z pracy na terytorium Polski, do miejsca delegowania pracownika

Delegowanie pracowników – wydłużony termin pobytu

12-miesięczny termin okresu delegowania, może ulec przedłużeniu do 18 miesięcy na prośbę pracodawcy i delegowanego pracownika (zawiadomienie o przedłużeniu okresu delegowania).

Jeśli w danym państwie istnieje elektroniczny system zgłaszania pracowników delegowanych (jak np. belgijski system LIMOSA czy francuski SIPSI), zawiadomienie składa się w tym samym systemie. W sytuacji, gdy brakuje takiego systemu lub pracownicy nie podlegają obowiązkowej rejestracji, pracodawca musi ustalić jaka instytucja przyjmuje takie zawiadomienia.

Zasady odliczania początku 12-miesięcznego okresu delegowania nie będzie proste. Wymaga to weryfikacji przepisów przejściowych państwa Unii Europejskiej i miejsca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług.

W zapisach nie ma konkretnych wytycznych w tym zakresie. Dlatego Państwa UE często liczą sobie okres delegowania wstecz w przypadku pracowników delegowanych przed zmianami.

Sumowanie okresów przy delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług

Dyrektywa wprowadza dodatkowo zasadę sumowania okresów delegowania pracowników wykonujących to samo zadanie w tym samym miejscu. Dlatego do jednej puli zliczać należy zasadniczo:

  • czas poświęcony przez pracownika państwa członkowskiego UE w świadczeniu tych samych usług.  Możemy o nich mówić przede wszystkim wtedy, gdy prace świadczone są pod tym samym adresem lub w jego pobliżu. W ostateczności, gdy jest ta sama umowa
  • okresy oddelegowania różnych pracowników, którzy wykonują to samo zadanie bądź realizują tę samą umowę

Przy delegowaniu pracowników należy być bardzo ostrożnym. Przykładowo w Niemczech okresy delegowania sumują się, jeśli pracownik bezpośrednio po zakończeniu delegowania w ramach jednej usługi zostanie delegowany do świadczenia pracy w ramach innej usługi.

Tymczasowe zatrudnienie – warunki

W trakcie tymczasowego zatrudnienia w innym kraju Unii Europejskiej delegowani pracownicy mogą pozostać w systemie zabezpieczenia społecznego kraju, w którym pracowali przed delegowaniem.

Istotne jest, aby pracodawca poinformował dział administracji kraju przyjmującego pracownika tymczasowego. Również powinien złożyć wniosek o formularz dokumentu przenośnego A1, wydawany przez zakład ubezpieczeń społecznych w kraju, w którym są ubezpieczeni pracownicy. Dokument A1 potwierdza, że pracownik delegowany jest zarejestrowany w systemie zabezpieczenia społecznego w kraju pochodzenia. To oznacza, że nie musi opłacać składek w kraju przyjmującym.

Występując o wydanie dokumentu A1, trzeba podać daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania w innym kraju UE. Maksymalny okres, jaki można podać w formularzu, to 24 miesiące.

Jeżeli okres delegowania trwa dłużej niż 24 miesiące lub trzeba go przedłużyć, pracodawca może:

  • poprosić organ wydający dokument A1 o przedłużenie okresu. Nie jest przyznawane automatycznie i zależy od wzajemnego porozumienia między krajem pochodzenia i krajem przyjmującym
  • wezwać pracownika do przystąpienia do systemu zabezpieczenia społecznego kraju przyjmującego

Automatyzacja procesów delegowania pracowników za granicę

W związku ze znowelizowaniem przepisów, nowa dyrektywa nakłada na pracodawców dodatkowe obowiązki i zmienia dotychczasowe regulacje prawne na pracownika delegowanego.

System HRappka obsługuje wszystkie procesy związane z delegowaniem pracowników. Przede wszystkim generuje dokumenty delegacyjne oraz pomaga pilnować terminów. Pozwala również na sprawne zarządzanie kandydatami i pracownikami. System powiadamia użytkowników o datach rozpoczęcia i zakończenia zaświadczeń A1, CPL do A1, czy kart EKUZ. Co więcej, przypomina również o koniecznym zorganizowaniu transportu przed końcem umowy.

Zobacz również:

Wysyłanie pracowników do Niemiec – Wiza Vander Elst

Delegowanie pracowników za granicę 2021

Delegowanie cudzoziemców do pracy za granicą

Jakub Majcher

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Miłośnik szeroko pojętego dziennikarstwa. Interesuje się digital marketingiem i analizą treści. Stara się, aby pozycjonowanie słów, nigdy nie wzięło góry nad właściwym przekazem tekstu.


Od 30 lipca 2020 r. wchodzą zmiany związane z delegowaniem pracowników. Są to przede wszystkim rzeczy związane z nowymi zasadami wynagrodzenia, okresem delegowania pracowników i wszelkimi prawami w delegowaniu pracowników.