Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemca – jak wygląda i jak się przygotować?

Zainteresowanie zatrudnianiem cudzoziemców na polskim rynku pracy nie słabnie. Zatrudnienie obcokrajowców stało się powszechnym rozwiązaniem dla polskich pracodawców, dzięki któremu mogą rozwiązać problem niedoboru kadr, który w obecnych czasach jest mocno odczuwalny. Cudzoziemcy często wybierają Polskę jako miejsce pracy ze względu na atrakcyjne warunki zatrudnienia oraz podobieństwo kulturowe i mentalne. Dla cudzoziemców możliwość pracy w Polsce otwiera drogę do większych zarobków, a także daje prawo swobodnie przemieszczać się na terenie Unii Europejskiej.

Korzyści zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, przyczyniają się do ciągłego wzrostu liczby pracowników zagranicznych na terenie RP. Wiążą się z tym coraz częstsze kontrole legalności zatrudnienia. Dlatego w dzisiejszym artykule zaprezentujemy jak wygląda kontrola legalności, kto może ją przeprowadzić oraz jakie dokumenty pracodawca powinien przygotować.

>> Przetestuj bezpłatnie system do legalizacji cudzoziemców

Czym jest nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?

Zanim omówimy procedury związane z samą kontrolą legalności zatrudnienia, warto wyjaśnić czym jest nielegalne zatrudnienie cudzoziemca. Za nielegalne powierzenie pracy będzie uznane zatrudnienie cudzoziemca:

• nieposiadającego ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego go do pobytu w Polsce

• posiadającego tytuł pobytowy, który wyklucza możliwość podjęcia pracy

• bez odpowiedniego pozwolenia na pracę

• z odpowiednim pozwoleniem, ale na innych warunkach niż w nim wskazane

• bez zawarcia wymaganych umów

• na innym stanowisku niż wskazane w pozwoleniu

Podstawą legalnego zatrudnienia jest legalny pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polski. Przed zatrudnieniem pracodawca musi upewnić się czy cudzoziemiec posiada dokument uprawniający go do pobytu w Polsce. Przykładem nielegalnego zatrudnienia będzie praca cudzoziemca posiadającego wizę turystyczną (wiza wydana w celu 1 nie uprawnia do wykonywania pracy).

Po sprawdzeniu podstawy prawnej pobytu kolejnym krokiem będzie wyrobienie odpowiedniego pozwolenia na pracę (jeśli jest ono wymagane). Po uzyskaniu przez pracodawcę zezwolenia na pracę można podpisywać umowę. Umowa powinna być podpisana w formie wymaganej przez prawo i określać warunki zadeklarowane w zezwoleniu. Nielegalnym będzie zmniejszenie wynagrodzenia cudzoziemcowi, zmiana stanowiska lub umowy.

Wyżej przedstawiliśmy najczęstsze błędy przy zatrudnianiu cudzoziemców. Warto pamiętać, że nie jest to pełna lista obowiązków i każde zezwolenia na pracę ma swoje szczegółowe wymogi, które pracodawca musi spełnić (np. obowiązek informacyjny po rozpoczęciu pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy).

Kto jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli legalności zatrudnienia?

Instytucje uprawnione do przeprowadzenia kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców to:

• Straż Graniczna (SG)

• Państwowa Inspekcja Pracy (PIP)

Jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia przez Straż Graniczną?

Straż Graniczna przeprowadza kontrolę w zakresie przestrzegania przepisów prawa dotyczących legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców, prowadzenia działalności gospodarczej przez nich oraz powierzenia im wykonywania pracy. W zakresie legalności zatrudnienia SG ma prawo do kontroli firmy i gospodarstw domowych. Jeżeli osoby fizyczne zatrudniają cudzoziemców, to kontrola może dotyczyć również ich, jak i cudzoziemców prowadzących własną działalność gospodarczą.

Aby móc dokonać kontroli legalności zatrudnienia, funkcjonariusz Straży Granicznej musi posiadać upoważnienia wydane przez właściwego komendanta placówki.

Czy kontrola legalności zatrudnienia przez Straż Graniczną jest zaplanowana?

Najczęściej kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców prowadzona przez SG jest planowana i pracodawca przed jej rozpoczęciem zostaje poinformowany z wyprzedzeniem. Natomiast może się zdarzyć kontrola niezapowiedziana, która może odbywać się o dowolnej porze dnia lub nocy.

Upoważnienie do wykonywania kontroli legalności wykonywania pracy przez cudzoziemca

Kontrola powinna być przeprowadzona przez co najmniej dwóch inspektorów, którzy muszą przedstawić swoje legitymacje służbowe. Oprócz legitymacji służbowej inspektor musi posiadać odpowiednie upoważnienie.

Upoważnienie zawiera wskazanie podstawy prawnej, oznaczenie organu kontroli, datę i miejsce wystawienia, imię i nazwisko funkcjonariusza Straży Granicznej uprawnionego do wykonywania kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej, nazwę i adres kontrolowanego, określenie zakresu przedmiotowego kontroli, wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli, podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji oraz pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego.

Źródło: Art. 10d Ustawy o Straży Granicznej z dnia 12 października 1990 r.

Gdzie odbywa się kontrola legalności zatrudnienia przez Straż Graniczną?

Kontrola dokumentów pracodawcy zatrudniającego cudzoziemców może odbywać się w różnych miejscach, zazwyczaj kontrola prowadzona jest w siedzibie podmiotu kontrolowanego, ale nierzadko kontrola też odbywa się w biurach firm trzecich, które obsługują pracodawcę i gdzie przechowywana jest dokumentacja finansowa i kadrowa. Warto też wiedzieć, że kontrola może przyjść do miejsca w którym pracownik wykonuje pracę. Za zgodą pracodawcy kontrola SG może odbyć się poza siedzibą firmy. W takiej sytuacji kontrola odbędzie się w placówce SG, a pracodawca będzie zobowiązany do okazania i przekazania kopii dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem dotyczących legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców oraz legalności powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom. Dokumenty należy dostarczyć w terminie 7 dni od dnia żądania.

Kontrola legalności zatrudnienia przez Straż Graniczną – wymagane dokumenty

Wśród typowych dokumentów wymaganych do przedstawienia znajdują się:

• dokumenty uprawniające cudzoziemca do pobytu w Polsce (dokument uprawniający do pobytu to np. wiza, karta pobytu, paszport biometryczny, stempel w paszporcie potwierdzający fakt złożenia wniosku na pobyt czasowy)

• dokumenty uprawniające cudzoziemca do wykonywania pracy na terenie RP (np. oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, zezwolenie na pracę, zezwolenie na pracę sezonową)

• umowy o pracę, umowy zlecenia lub inne umowy cywilnoprawne i aneksy do umów

• potwierdzenie zgłoszenia cudzoziemców do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz potwierdzenia wyrejestrowania w razie zakończenia pracy

• imienne raporty miesięczne ZUS

• wnioski o urlop bezpłatny

• dokumenty potwierdzające wypłacone wynagrodzenia

• karty płac

• ewidencje czasu pracy

• listy obecności

• dokumenty potwierdzające rozwiązanie umów oraz świadectwa pracy cudzoziemców

• karty szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy

• orzeczenia lekarskie

• pisemne informacje przesyłane do Wojewody w związku z wydanymi zezwoleniami na pracę

• dokumenty potwierdzające uzyskanie wpisu do Ewidencji Działalności Gospodarczej (w przypadku cudzoziemca na własnej działalności gospodarczej)

SG będzie też sprawdzać czy pracodawca informował urząd pracy o podjęciu lub niepodjęciu przez cudzoziemca pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy.
W przypadku braku wymaganych dokumentów, pracodawca będzie wezwany do sporządzenia na piśmie wyjaśnień zaistniałego stanu rzeczy, a niedostarczenie dokumentów w terminie, może być uznane za ich brak.
Pracodawca może być kontrolowany i poproszony o przedstawienie dokumentów za konkretny okres lub dotyczących konkretnej liczby pracowników wskazanej przez funkcjonariuszy Straży Granicznej, ale w większości kontrolowani są wszyscy cudzoziemcy pracujący u danego pracodawcy. W przypadku agencji pracy niezbędnym będzie też okazania umów z firmami, na podstawie których pracodawca kieruje cudzoziemca do pracodawcy-użytkownika.

E-book – zatrudnienie cudzoziemca w 2024r. 

Na podany adres e-mail wyślemy Ci ebook, w którym w pigułce zebraliśmy wszystkie najważniejsze aspekty legalizacji pracy cudzoziemca. 

Jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia przez Państwową Inspekcję Pracy?

Państwowa Inspekcja Pracy jest uprawniona do kontroli legalności zatrudnienia wynikającego z zawarcia z pracownikami umów o pracę. Inspektorzy pracy sprawdzają przestrzeganie przepisów prawa pracy oraz przeprowadzają kontrolę w zakresie legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej.

Czy kontrola Państwowej Inspekcji Pracy jest zapowiedziana?

Tak samo jak w przypadku kontroli Straży Granicznej, kontrola Inspekcji Pracy może odbyć się bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy. Nie zawsze kontrola jest zapowiedziana, ale w większości przypadków pracodawca jest uprzednio informowany o zamiarze wszczęcia kontroli.

Podczas kontroli PIP pracodawca okazuje dokument uprawniający do wykonywania pracy przez cudzoziemca, sprawdzana jest legalność powierzenia pracy cudzoziemcowi oraz czy warunki pracy pokrywają się z warunkami zawartymi w umowie. PIP sprawdza poprawność zgłoszeń do ZUS, a także bada czy pracodawca wywiązuje się z obowiązków w stosunku do pracowników wynikających z kodeksu pracy.

Kontrola PIP – potrzebne dokumenty

Po dostarczeniu informacji o zamiarze wszczęcia kontroli pracodawca zobowiązany jest w terminie 7 dni przedstawić osobie, która prowadzi kontrolę następujące dokumenty: 

• akta osobowe zawierające kserokopie paszportu cudzoziemca, jego wizy lub posiadanie innego dokumentu potwierdzającego prawo do pobytu w Polsce

• zezwolenia na pracę, które potwierdzają legalność zatrudnienia

• umowy o pracę wraz z załącznikami

• umowy cywilnoprawne (np. umowy zlecenia) 

• wnioski urlopowe pracowników 

• listy płac, a także potwierdzenia wypłat wynagrodzeń 

Pracodawca musi też przedstawić badania wstępne i okresowe pracowników, a także szkolenia BHP.

Jakie kary grożą za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców?

Pracodawca po zakończeniu kontroli otrzymuje:

• protokół kontroli – jeżeli stwierdzono naruszenia

• notatkę urzędową – jeżeli nie stwierdzono naruszeń

W przypadku naruszenia przepisów, inspektorzy pracy lub SG mogą nałożyć na polskich przedsiębiorców karę grzywny. Za nielegalne wykonywanie pracy przez cudzoziemców pracodawcy grozi kara w wysokości od 1000 zł do 30000 zł. Surowsze sankcje i większe kary mogą zostać nałożone wtedy, kiedy pracodawca wprowadza cudzoziemca w błąd umyślnie i wykorzystuje zależność służbową, by ten błąd wykorzystać na własną korzyść.

Dodatkowo Wojewoda może uchylić już wydane pozwolenia na pracę, jeżeli inspektor pracy zgłosi do niego informacje o wykrytych naruszeniach prawa.

Przedsiębiorcy grozi kara do 5000 zł jeżeli nie wywiązał się on z obowiązków informacyjnych wynikających z uzyskanych przez niego pozwoleń na pracę. Dotyczy to obowiązków informacyjnych wynikających z zezwoleń na pracę, a także obowiązków informacyjnych o podjęciu lub niepodjęciu pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.

Konsekwencje może też ponieść sam pracownik i w najgorszej sytuacji może on otrzymać decyzję “o zobowiązaniu cudzoziemca do powrotu do kraju pochodzenia” oraz zakaz ponownego wjazdu do Polski i strefy Schengen.

Czytaj więcej:

• Delegowanie cudzoziemców do pracy za granicą
• Zawód wymagający wysokich kwalifikacji – cudzoziemcy
• Karta pobytu – jak otrzymać i ile się na nią czeka?

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Kadry i płace