Najczęstsze pytania o regulamin pracy

Regulamin pracy to wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy, które ustala porządek w procesie pracy oraz zawiera postanowienia regulujące prawa i obowiązki pracowników i pracodawcy. Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy zależy od liczby pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (nie włączając osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych).

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo – płacowy

Regulamin pracy a Kodeks pracy

O zasadach dotyczących regulaminu pracy mówi art. 104 Kodeksu pracy. Reguluje on takie kwestie jak podstawowe elementy regulaminu pracy, uzgadnianie jego treści i sposobu wejścia w życia. Wskazuje też, kiedy wprowadzanie regulaminy pracy jest dla pracodawcy obowiązkowe, a kiedy dobrowolne.

Warto pamiętać, że regulamin zakładu pracy musi być zgodny z Kodeksem pracy i nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracowników niż przepisy zawarte w KP.

Od ilu pracowników regulamin pracy jest obowiązkowy? 

Regulamin pracy jest obowiązkowy wtedy, gdy:

• pracodawca zatrudnia co najmniej 50 osób na umowę o pracę

• pracodawca zatrudnia więcej niż 20, ale mniej niż 50 osób na umowę o pracę, a istniejąca w zakładzie organizacja związkowa wystąpiła z wnioskiem o utworzenie regulaminu pracy 

Regulamin pracy nie jest obowiązkowy wtedy, gdy:

• pracodawca zatrudnia mniej niż 20 osób na umowę o pracę

• pracodawca zatrudnia więcej 20, ale mniej niż 50 osób na umowę o pracę, a zakładowa organizacja związkowa nie wystąpiła z wnioskiem o utworzenie regulaminu

Warto pamiętać, że nawet jeśli pracodawca nie musi tworzyć takiego dokumentu, może zrobić to w celu wprowadzenia większej klarowności w temacie praw i obowiązków pracowników oraz pracodawcy. Ponadto, pracodawca który nie wprowadza regulaminu pracy, nadal jest zobowiązany poinformować pracowników o warunkach zatrudnienia w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.

Czytaj więcej: Informacja o warunkach zatrudnienia – wzór do pobrania

Co powinno się znaleźć w regulaminie pracy? 

Kodeks pracy ustala podstawowe elementy składowe regulaminu pracy.

§  1.  Regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności:

• organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
• porę nocną
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego
• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy

Elementy składowe umieszczone w Kodeksie pracy to minimum, które powinien zawierać regulamin pracy. Poza wyżej wymienionymi aspektami, w dokumencie tym warto dodać również:

• informacje o karach stosowanych z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników

• informacje o równym traktowaniu pracowników

• uprawienia związanych z elastyczną organizacją czasu pracy

• uprawnienia pracowników związane z urlopami rodzicielskimi, siły wyższej itd.

• politykę szkoleniową

Oraz inne informacje dotyczące wewnętrznych zasad panujących w firmie.

Co grozi za brak regulaminu pracy?

Brak regulaminu w miejscu pracy wtedy, gdy pracodawca jest zobowiązany go posiadać, podlega pod wykroczenie pracodawcy przeciwko prawom pracownika. Może ono skutkować karą grzywny od 1 000 do 30 000 zł.

Z kim pracodawca ustala regulamin pracy?

Regulamin pracy ustala pracodawca, konsultując go z zakładową organizacją związkową, jeśli taka funkcjonuje w danym miejscu pracy.

Czy pracownik musi podpisać regulamin pracy?

Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z regulaminem pracy, jednak ten nie musi go podpisywać. Powinien jedynie potwierdzić otrzymanie dokumentu.

Od kiedy zaczyna obowiązywać regulamin pracy?

Regulamin pracy wchodzi w życie po 2 tygodniach od dnia podania go do wiadomości pracowników. Pracodawca powinien zapoznać każdego nowego pracownika z treścią regulaminu pracy jeszcze przed dopuszczeniem go do pracy.

Regulamin pracy zdalnej

Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują przepisy normujące zasady związane z pracą zdalną. Pracodawca, u którego praca zdalna jest główną formą pracy, powinien wprowadzić regulamin pracy zdalnej. Taki dokument uwzględnia między innymi zasady pokrywania kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych wykorzystywanych podczas świadczenia pracy z domu, sposób potwierdzania obecności pracownika czy komunikacji z nim.

Czytaj więcej: Regulamin pracy zdalnej – wzór do pobrania

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Kadry i płace