Karta A1 i EKUZ – wszystko, co musisz wiedzieć

Delegowanie pracowników wiąże się z wieloma formalnościami, o których należy pamiętać, aby pracownik mógł legalnie i bezpiecznie pracować za granicą. Według wymogów prawa, delegowany pracownik świadczący usługi w innym kraju UE musi posiadać:

• Kartę A1
• Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ)

Formularz A1 jest unijnym dokumentem wystawianym za każdym razem przez oddział ZUS, maksymalnie na okres 24 miesięcy dla jednego pracownika. Wniosek o zaświadczenie A1 ma prawo złożyć pracownik, pracodawca i również osoba, która pracuje na własny rachunek. Karta A1 jest również podstawą dla delegowanego pracownika do wystawiania w Narodowym Funduszu Zdrowia (NFZ) Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ).

Karta A1

Karta A1 potwierdza legalność zatrudnienia i to, że wszystkie składki delegowanego pracownika związane z krajowym ubezpieczeniem są opłacone w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Oznacza to, że delegowana osoba posiadająca zaświadczenie nie jest objęta systemem zabezpieczenia społecznego w kraju, w którym świadczy swoje usługi.

Formularz A1 – uprawnione osoby

Do osób uprawnionych do wyrobienia karty A1 (zgodnie z Rozporządzeniem UE nr 883/04 oraz Rozporządzeniem UE nr 987/09) należą:

• pracownik delegowany
• pracownik wykonujący pracę w więcej niż jednym państwie członkowskim
• przedsiębiorca świadczący usługi za granicą
• przedsiębiorca świadczący usługi za granicą w dwóch lub w kilku państwach członkowskich
• urzędnik służby cywilnej
• osoba należąca do personelu kontraktowego
• marynarz
• pracownik i przedsiębiorca świadczący usługi za granicą w dwóch lub w kilku państwach członkowskich
• członek załogi lotniczej, lub personelu pokładowego

Karta A1 – wymagane warunki delegowanego pracownika

Przed wydaniem oświadczenia A1 w związku z pobytem czasowym pracownika na terenie Unii Europejskiej koniecznie muszą zostać spełnione warunki:

• przedsiębiorca musi prowadzić znaczną część swojej działalności w Polsce
• pracownik będzie oddelegowany na okres krótszy niż 24 miesiące
• pracownik nie może być delegowany za granicę, żeby zastąpić innego delegowanego pracownika
• delegowany pracownik podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych dłużej niż miesiąc przed rozpoczęciem pracy za granicą

W przypadku potwierdzenia powyższych warunków pracodawca lub pracownik może wystąpić do ZUS-u o wydanie zaświadczenia A1 Wniosek o kartę A1 można złożyć na trzy sposoby:

• przez internet – za pomocą PUE ZUS
• osobiście – w dowolnej placówce ZUS
• pocztowo

Najszybszą opcją jest wniosek online, jednak aby to było możliwe, wymagany jest podpis elektroniczny lub potwierdzenie bezpłatnego profilu zaufanego ePUAP (epuap.gov.pl). Po złożeniu niezbędnych dokumentów, niebudzących wątpliwości, czas oczekiwania na zaświadczenie A1 trwa najdłużej miesiąc, a w przypadku spraw wyjątkowo skomplikowanych – 2 miesiące.

Zaświadczenie A1 dla cudzoziemców

W dniu 31 marca 2022 r. ZUS opublikował na oficjalnej stronie wytyczne dotyczące wydawania zaświadczeń A1 dla obcokrajowców z krajów trzecich (spoza UE, EOG i Szwajcarii). Karta A1 wydawana jest jedynie cudzoziemcom, którzy spełniają warunek legalnego zamieszkania w Polsce. Aby to potwierdzić, cudzoziemiec musi dołączyć do wniosku wypełniony formularz US-54 (informacja o legalności zamieszkania obywatela państwa trzeciego). Przykładowo, za legalnie zamieszkującą ZUS uznaje osobę, która posiada:

• zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE
• zezwolenie na pobyt stały
• wiza Schengen lub wiza krajowa
• zezwolenie na pobyt czasowy oraz pracę

Z pewną listą można zapoznać się na stronie zus.pl.

Dowiedz się więcej: Delegowanie pracowników do Niemiec- wiza Vander Elst

Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ)

Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego jest dokumentem unijnym. Oznacza to, że pozwala na korzystanie z pomocy lekarza w sytuacjach zagrażających życiu (choroba przewlekła, nagłe pogorszenie się stanu zdrowia) w czasie tymczasowego pobytu na terenie innego państwa UE na koszt NFZ. Należy pamiętać, że EKUZ umożliwia wyłącznie na leczenie w placówkach medycznych działających w ramach publicznej opieki zdrowotnej (finansowane ze środków publicznych). EKUZ można wyrobić bezpłatnie, jest dostępna dla osób uprawnionych do świadczeń zdrowotnych w Polsce. Do owych świadczeń prawo mają:

• oso­by ubezpieczone (np. pracujące, na emeryturze)
• osoby nieubezpieczone, które mają prawo do leczenia ze względu na szczególne uprawnienia (np. dzieci do lat 18, które nie mogą być zgłoszone do ubezpieczenia przez rodzinę)

Karta EKUZ – jak uzyskać?

EKUZ można otrzymać na 5 sposobów:

• za pośrednictwem elektronicznej skrzynki EPUAP
• za pomocą IKP (Internetowe Konto Pacjenta)
• tradycyjną pocztą, na adres dowolnego oddziału lub delegatury NFZ
• pocztą elektroniczną (wyłącznie w przypadku wniosków pracowniczych EKUZ)
• osobiście w dowolnym oddziale lub delegaturze NFZ

Na kartę EKUZ zazwyczaj czeka się od 3 do 5 dni roboczych od wysłania wniosku. Możemy ją odebrać:

• osobiście w dowolnym oddziale lub delegaturze NFZ
• za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP
• pocztowo, na swój adres, jeśli wybierzesz tę opcję we wniosku o kartę lub złożysz go za pośrednictwem ePUAP

EKUZ– niezbędne dokumenty dla Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ)

Dokumenty do Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego należy złożyć do Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ). Wymóg dokumentów różni się w każdym przypadku:

• legitymacja – potwierdza kontynuację nauki, gdy osoba ukończyła 18 lat, jest uczniem lub studentem i został zgłoszony do ubezpieczenia jako członek rodziny
• dokument A1 – wydany przez ZUS lub KRUS, gdy pracownik wyjeżdża w związku z wykonywaniem pracy
• dokument U2 – wydany przez urząd pracy, gdy osoba wyjeżdża w celu poszukiwania pracy
• upoważnienie – jeśli wniosek ma być złożony za inną osobę

W razie potrzeby (jeśli jest to wymagane przez ZUS) można potwierdzić ubezpieczenie zdrowotne za pomocą:

• aktualnego zaświadczenia wypełnionego przez pracodawcę
• aktualnego zaświadczenia z ZUS o niezaleganiu w opłacaniu składek (osoby prowadzące działalność gospodarczą)
• legitymacji emeryta lub rencisty
• aktualnego zaświadczenia o pobieraniu zasiłku przedemerytalnego
• aktualnego zaświadczenia wystawionego przez urząd pracy (bezrobotni, którzy nie są objęci ubezpieczeniem z innego tytułu)
• aktualnego zaświadczenia z uczelni o zgłoszeniu do ubezpieczenia (studenci, którzy nie są objęci ubezpieczeniem z innego tytułu)
• aktualnego zaświadczenia z KRUS o podleganiu ubezpieczeniu zdrowotnemu w NFZ

Prawo do ubezpieczenia karty EKUZ mają także członkowie rodziny osoby ubezpieczonej w NFZ, ale każdy członek rodziny musi mieć jednak własną, odrębną kartę Europejskiego Ubezpieczenia Zdrowotnego.

EKUZ – okres ważności karty

Okres ważności Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego jest zależny od statusu osób:

• 6 miesięcy dla pracowników, rencistów, studentów przedsiębiorców, czy rolników
• 2 miesiące dla bezrobotnych zarejestrowanych w urzędzie pracy
• 90 dni dla osób, które nie mają ubezpieczenia, ale spełniają kryterium dochodowe do otrzymywania świadczeń z pomocy społecznej i są uprawnione do opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych
• 6 miesięcy dla kobiet w ciąży i dzieci posiadających polskie obywatelstwo, ochronę uzupełniającą lub status uchodźcy
• 42 dni dla nieubezpieczonych kobiet w okresie połogu, mieszkających w Polsce i posiadających obywatelstwo polskie
• 20 lat dla osób, które pobierają świadczenie emerytalne i osiągnęły wiek emerytalny (60 lat kobiety i 65 lat mężczyźni)

Automatyzacja delegowania pracowników za granicę – system HRappka

System HRappka kompleksowo obsługuje procesy związane z delegowaniem pracowników i opiekunek – generuje dokumenty delegacyjne, pilnuje terminów, umożliwia tagowanie pracowników, uzupełnianie ich umiejętności, czy dostępności, w celu ich późniejszego sprawnego odnalezienia. Moduł delegowania pracowników za granicę pozwala również na automatyczne tworzenie plików CV kandydatów dla Klientów. System powiadamia użytkowników o datach rozpoczęcia i zakończenia Kart EKUZ, czy zaświadczeń A1, CPL do A1.