Onboarding cudzoziemca

Onboarding to proces wprowadzenia i adaptacji nowego pracownika do organizacji. Dopiero niedawno został doceniony i nadano mu wysoki priorytet w wielu przedsiębiorstwach. Dobrze przeprowadzony onboarding zwiększenia poczucie bezpieczeństwa pracownika i sprzyja skutecznej komunikacji. Zmniejsza również szansę na to, że pracownik zrezygnuje z pracy.

Szczególnie ważnym zagadnieniem jest onboarding cudzoziemca. Wejście w nowe środowisko jest zawsze stresujące, a tym bardziej, jeśli dochodzą do tego różnice kulturowe, trudności w komunikacji czy poczucie osamotnienia w obcym kraju. Jak temu zaradzić?

Dlaczego onboarding jest ważny?

Znaczenie onboardingu jest wielowymiarowe. To dbałość nie tylko o pracownika, ale również o organizację, w której pracuje. Mówiąc najprostszym językiem, dobry onboarding nowych pracowników sprzyja ich lepszemu samopoczuciu. W efekcie mogą oni szybkiej i skuteczniej realizować powierzone zadania.

Pomoc we wprowadzeniu do firmy buduje zaangażowanie, które wpływa na produktywność pracowników. Co więcej, zadowoleni pracownicy nie zmieniają tak często zatrudnienia, a nawet jeśli do tego dojdzie, to pozytywnie wypowiadają się o pracodawcy. Ma to ogromne znaczenie dla Employer Brandingu, czyli budowania wizerunki organizacji.

Onboarding to proces, a nie tylko pierwszy dzień w pracy (choć jest on niezwykle istotny i zostawia pierwsze wrażenie). Wprowadzenie pracownika to wsparcie na wielu poziomach: merytoryczne, dostarczenie odpowiednich narzędzi do pracy, wyznaczenie opiekuna (tzw. buddy), czy oprowadzenie po firmie i nakreślenie zwyczajów, które w niej panują.

Onboarding cudzoziemca

Onboarding cudzoziemca jest jeszcze większym wyzwaniem niż „zwykłego pracownika". Do typowych problemów, które napotykają pracowników z Polski, dochodzą te, które wynikają z różnic kulturowych i przeprowadzki w nowe miejsce.

Nietrudno można sobie wyobrazić, jak dużą zmianą jest relokacja do innego kraju, często bez znajomości języka. Wielu pracowników zostawia również rodziny, co jest dodatkowym czynnikiem stresującym. Dlatego pierwsze dni w nowej pracy i na danym stanowisku powinny dawać w miarę możliwości poczucie bezpieczeństwa. Przemyślany proces onboardingu obcokrajowca wpłynie na dobre relacje z pracodawcą w przyszłości.

Większość cudzoziemców pracujących w Polsce pochodzi za granicy wschodniej (niewątpliwie wpływ na to ma możliwość pracy na oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy). Należy pamiętać o tym, że komunikacja między polskimi pracownikami oparta jest na obyczajowości zachodniej (otwartość), podczas gdy wśród osób z Ukrainy zwyczaje komunikacji bazują na większym wycofaniu i ostrożności w pierwszym kontakcie.

Testuj bez opłat moduł onboardingu cudzoziemca >>

Wprowadzenie nowego pracownika do organizacji – przykład

Zaplanowanie procesu onboardingu niewątpliwie wymaga przemyślenia i czasu. Natomiast raz rozpisany i automatycznie wdrożony przez system już nie będzie pochłaniać zasobów działu kadr. Z pomocą przychodzi system HRappka, w którym można zaplanować dowolną ilość procesów onboardingowych i później przyporządkować je do pracowników na danych stanowiskach, w danych firmach, w zależności od kraju pochodzenia pracownika. Zamieścić w nich można dowolne informacje, takie jak: codzienne obowiązki, szkolenia stanowiskowe, jakie badania lekarskie są wymagane czy kto jest wyznaczonym opiekunem do kontaktu. Onboarding powinien zostać oczywiście przedstawiony w zrozumiałym dla pracownika języku.

Powitanie pracownika

W pierwszym kroku witamy pracownika w organizacji. W kilku ciepłych słowach możemy powiedzieć coś od siebie i zaprosić do lektury firmowego bloga, czy poinformować o systemie poleceń.

powitanie pracownika

Onboarding cudzoziemca w systemie HRappka

Wyznaczony opiekun

Przedstawienie opiekuna (buddiego), który będzie przewodnikiem i doradcą. Pomóc on może zarówno w kwestiach związanych z organizacją, jak i udzielić rad na temat mieszkania, transportu i samego miasta. To bardzo ważny element onboardingu, w którym nowy pracownik doświadczyć może poczucia bezpieczeństwa. Posiadanie osoby, do której można się zwrócić w problematycznych kwestiach, zmniejsza ryzyko wystąpienia powrotu do kraju pochodzenia pracowników z zagranicy.

wyznaczony opiekun

Onboarding cudzoziemca w systemie HRappka

W tym miejscu umieszczamy wszystkie informacje na temat opiekunka, formy kontaktu z nim oraz ewentualne godziny pracy.

Zakwaterowanie

Wiele firm decyduje się na udostępnianie pracownikom mieszkań. To duże ułatwienie i pomoc, kiedy to nowo przyjęta osoba nie musi na własną rękę szukać zakwaterowania w obcym miejscu. W tym miejscu umieścić możemy mapę, dzięki której pracownik łatwo znajdzie mieszkanie, a także zobaczy dostępne w okolicy sklepy, apteki czy atrakcje.

zakwaterowanie

Onboarding cudzoziemca w systemie HRappka

W systemie HRappka dostępny jest moduł zarządzanie zakwaterowaniem – specjalnie dedykowany zatrudnianiu cudzoziemców. Dostępny podgląd wolnych mieszkań, kwaterowanie pracowników i zarządzanie opłatami za zakwaterowanie (automatyczne odliczanie opłat od wypłat) oszczędza czas pracodawców oraz pracowników.

Miejsce pracy i stanowisko

Dodając taką zakładkę minimalizujemy prawdopodobieństwo, że nowemu pracownikowi będzie trudno odnaleźć miejsce pracy pierwszego dnia. Mapka i opis stanowiska przygotują pracownika do pierwszego dnia pracy.

miejsce pracy i stanowisko

Onboarding cudzoziemca w systemie HRappka

Rejestracja czasu pracy i nieobecności

Moduł ewidencji czasu pracy pozwala na sprawne i przejrzyste raportowanie czasu pracy pracowników. Pracodawca ma podgląd w grafiki pracy, w których widzi wszystkie nieobecności, przepracowane godziny i urlopy. Pracownicy natomiast mają możliwość zdalnego aplikowania o wszystkie rodzaje urlopów, dzięki elektronicznym wnioskom urlopowym.

Co więcej, HRappka daje opcję automatycznej rejestracji czasu pracy (skanowanie karty lub wpisanie kodu pracownika).

rejestracja czasu i nieobecności

Onboarding cudzoziemca w systemie HRappka

Dobrze jest zapoznać pracownika z systemem na etapie onboardingu, pokazać mu, jakie są możliwości i przedstawić łatwość obsługi. Dobrze sprawdzają się instruktaże w formie filmików video, w których pracownik krok po kroku może przejść przez wszystkie procedury.

Umowy i wynagrodzenie

Należy pamiętać, że do legalnego zatrudnienia cudzoziemca niezbędne jest podpisanie z nim umowy – w zrozumiałym dla niego języku. Dodatkowo, wynagrodzenie nie może być niższe niż oferowane na podobnym stanowisku osobie z Polski. Transparentność wynagrodzeń jest niezwykle ważna, a system HRappka ją zapewnia. Z poziomu konta pracowniczego, pracownik ma dostęp do wszystkich swoich umów, może również pobrać paski wynagrodzeń.

umowy i wynagrodzenia

Onboarding cudzoziemca w systemie HRappka

Tu pobierz dwujęzyczną umowę o pracę polsko-ukraińską.

Tu pobierz dwujęzyczną umowę zlecenie polsko-ukraińską.

HRappka jako kompleksowy system HR

HRappka to system, w którym onboarding jest tylko jednym z elementów. HRappka to wszechstronny kombajn HR, w którym prowadzisz rekrutację pracownika, legalizację zatrudnienia cudzoziemców, rozliczenia, ewidencję czasu pracy (w tym elektroniczne wnioski urlopowe) oraz usprawnisz proces delegowania pracowników za granicę.

Na rynku nie ma drugiego tak kompleksowego systemu, w którym przeprowadzisz wszystkie procesy związane z życiem pracownika w organizacji.

Zatrudniaj osoby z zagranicy jeszcze szybciej i łatwiej!

  • Generowanie zezwoleń o pracę
  • Prowadzenie kartoteki pracowników
  • Ostrzeżenia i przypomienia

Testuj 14 dni bez opłat!

Autor:

zespół

Aleksandra Kozieł

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.


Analizując rynek cudzoziemców, na polskim rynku pracy najczęściej spotykamy osoby z Ukrainy. Efektywność pracy Ukraińców w dużej mierze zależy od tego, w jaki sposób przeprowadzony został onboarding pracowniczy. Na pewno pozytywnie wpływają dobre relacje z opiekunem oraz współpracownikami. Już rekrutacja cudzoziemców jest wstępem do onboardingu i uwzględniać powinna różnice kulturowe oraz językowe. Po rekrutacji pracodawca zadbać musi o zebranie dokumentów niezbędnych do legalnej pracy (np. złożenie wniosku o pracę).