Rekrutacja zgodna z prawem – jak rekrutować według przepisów?

Wiele mówi się o tym, że niewłaściwie przeprowadzony proces rekrutacyjny negatywnie wpływa na tzw. candidate experience i wizerunek pracodawcy. Warto jednak przypomnieć , że poszczególne etapy rekrutacji podlegają również pod przepisy prawa, a ich nieprzestrzeganie może skutkować nawet karami finansowymi.

>> Przetestuj bezpłatnie system ATS

Rekrutacja a Kodeks pracy

Kodeks pracy to dokument regulujący relacje między pracownikiem (zatrudnionym na podstawie umowy o pracę) a pracodawcą. Dotyczy więc tylko trwającego między stronami stosunku pracy, a nie etapu przed zatrudnieniem.

Proces rekrutacji nie jest bezpośrednio uregulowany w KP oprócz pojedynczych aspektów, takich jak np. wymagane dane osobowe kandydata czy brak dyskryminacji podczas nawiązywania stosunku pracy.

Równość w procesie rekrutacji

Art. 18(3a) Kodeksu pracy mówi o zasadzie równego traktowania w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy.

§ 1. Pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Co to oznacza w praktyce? Już na etapie konstruowania ogłoszenia rekrutacyjnego przyszły pracodawca nie może oczekiwać od kandydata konkretnych cech (określonych powyżej). Wedle tego przepisu sformułowania takie jak „Poszukujemy młodej, atrakcyjnej kandydatki…" mogą zostać uznane za przejaw dyskryminacji.

Oczywiście, również w tym przypadku są wyjątki. Jeśli stanowisko wymaga konkretnych umiejętności, które mogą być powiązane np. z wiekiem czy płcią (takie jak wydolność fizyczna), pracodawca ma prawo kierować się nimi na etapie szukania kandydatów.

Rozmowa kwalifikacyjna – pytania nieakceptowalne

Z zasadą równości, a także konstytucyjnych prawem do prywatności, wiąże się przebieg rozmowy rekrutacyjnej. Rekruter nie może pytać o stan cywilny, orientację seksualną, poglądy polityczne czy plany założenia rodziny, jeśli informacje te nie są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju.

Pracodawca nie może też wymagać zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego chyba, że istnieje konkretny przepis wskazujący na wymóg niekaralności kandydata na dane stanowisko.

Zgodnie z obecnymi przepisami rekruterzy mogą pytać o:

• imię i nazwisko
• datę urodzenia
• dane kontaktowe wskazane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia, doświadczenie zawodowe
• kwalifikacje zawodowe i wykształcenie.

>> Sprawdź, o co warto zapytać kandydata na rozmowie w naszej bazie pytań rekrutacyjnych.

Warunki zatrudnienia zgodne z przepisami prawa pracy

Warunki zatrudnienia podane w ogłoszeniu o pracę lub przekazywane bezpośrednio kandydatowi powinny być nie tylko zgodne z rzeczywistymi, ale również z obowiązującymi obecnie przepisami prawa pracy. Dotyczy to głównie wysokości oferowanego wynagrodzenia, które nie może być niższe niż wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego w danym roku. Pracodawca musi też trzymać się ustalonych norm dotyczących maksymalnego wymiaru czasu pracy, wynagrodzenia za nadgodziny czy zasad pracy w godzinach nocnych.

Jawność wynagrodzeń – czy w ogłoszeniu rekrutacyjnym należy umieścić widełki płacowe?

6 czerwca 2023 roku weszła w życie dyrektywa o równości i przejrzystości wynagrodzeń. Na dostosowanie prawa krajowego do unijnych przepisów kraje członkowskie mają czas do 7 czerwca 2026 roku. Po tym terminie pracodawcy będą zobowiązani między innymi do poinformowania kandydata przed rozmową kwalifikacyjną o wysokości oferowanego wynagrodzenia w formie widełek płacowych lub minimalnego początkowego progu. Będą mogli zrobić to na dwa sposoby: albo umieścić widełki płacowe w ogłoszeniu o pracę, albo informować o zarobkach tylko wybranych kandydatów przed rozmową kwalifikacyjną.

>> Więcej o zmianach, które czekają pracodawców przeczytasz w artykule o równości płac i jawności wynagrodzeń.

Rekrutacja zgodna z RODO

W procesie rekrutacji pracodawca jako administrator danych osobowych przetwarza dane osobowe kandydata, przede wszystkim poprzez gromadzenie i przechowywanie dokumentów aplikacyjnych. W związku tym jest zobowiązany przestrzegać przepisów RODO – rozporządzenia, które wydał Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Pracodawca powinien wiedzieć, jakich danych możemy, a jakich nie możemy wymagać na etapie rekrutacji, kiedy możliwe jest podanie danych nadmiarowych w dokumentach aplikacyjnych i gdzie umieścić informację o przetwarzaniu danych osobowych (tzw. klauzula RODO).

>> Szczegółowo o powyższych zasadach piszemy w artykule RODO w procesie rekrutacji.

Jak system ATS może pomóc Ci rekrutować zgodnie z prawem?

Bezpieczeństwo przechowywania danych kandydatów wspierają systemy do rekrutacji, takie jak HRappka. W HRappce dodasz zgody na przetwarzanie danych (oraz inne wymagane zgody w organizacji) już na etapie formularza aplikacyjnego.

System przypomni Ci również o kończących się terminach zgód oraz umożliwi wysyłkę wiadomości do kandydatów z prośbą o ich przedłużenie. Każdego kandydata, któremu kończy się zgoda na przetwarzanie danych lub sam poprosił o jej usunięcie, możemy łatwo zanonimizować.

>> HRappka to nie tylko system ATS – sprawdź jego wszystkie możliwości przez 14 dni za darmo.

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Kadry i płace