Jak wybrać odpowiedni program dla Twojej Agencji Pracy? 13 najważniejszych funkcji w 2019 r.

Na rynku istnieją setki systemów CRM (ang. Customer Relationship Management), które posiadają swoje wady i zalety. Wybór odpowiedniego programu do zarządzania Agencją Zatrudnienia jest trudny. Jednakże oprogramowanie odpowiednio dobrane do potrzeb Twojej Agencji pomoże Ci oszczędzić czas i zwiększyć efektywność pracy. Na co należy zwrócić uwagę?

Kompleksowość

Odpowiedni program dla Agencji Pracy powinien wspierać wszystkie procesy w Agencji:

  • rekrutację i bazę kandydatów,
  • bazę Klientów i pracowników,
  • e-dokumentację pracowniczą,
  • obsługę procesów zatrudniania (w tym legalizację zatrudnienia cudzoziemców),
  • rozliczenia,
  • eksport płatności.

Ponieważ potrzeby Agencji Pracy są specyficzne to wybierając system dla Twojej Agencji Pracy upewnij się, czy łączy on funkcje:

  • systemu CRM (ang. Customer Relationship Management),
  • systemu rekrutacyjnego ATS (ang. Application Tracking System),
  • systemu kadrowo – płacowego (który jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa),
  • systemu HRM (ang. Human Resource Management), oraz
  • systemu ERP (ang. Enterprise Resource Planning).

Tak kompletny i zaawansowany system pozwoli Ci zarządzać każdym procesem w Agencji.

Masowe wykonywanie procesów

W agencji zatrudniasz wielu pracowników. Warto zatem, by system kadrowy dla agencji posiadał m.in. masowe wystawianie umów, rozliczenia, czy masowe dodawanie czy pozyskiwanie zgód na przetwarzanie danych osobowych. Ponadto, znacznie pracę ułatwić może masowe wysyłanie e-maili czy SMSów do pracowników oraz Klientów.

Prosta obsługa i wsparcie użytkownika

Nawet najbardziej zaawansowane i kompleksowe oprogramowanie dla agencji pracy nie będzie w stanie zwiększyć efektywności firmy, jeżeli jest trudne w obsłudze i niezrozumiałe. Dlatego wybierając CRM warto go wpierw przetestować (większość systemów oferuje bezpłatne okresy próbne), sprawdzić czy do systemu istnieją instrukcje, baza wiedzy, czy filmy instruktażowe. Ponadto, warto zwrócić uwagę na to, czy aplikacja posiada infolinię pomocniczą – wsparcie użytkownika, aby w razie potrzeby móc zasięgnąć porady u specjalisty.

Dopasowany do obowiązującego prawa

Prawo cały czas ewoluuje i zmienia się, dlatego szczególnie ważne jest by system był cały czas dostosowywany do aktualnych wymogów prawnych. Niezgodny z prawem system kadrowy dla Agencji Pracy może przysporzyć więcej szkody niż pożytku. Należy o tym pamiętać. Aktualny i cały czas rozwijany system dla Agencji Pracy zwykle można wykupić lub zapłacić za dostęp do niego w formie abonamentu (cyklicznie – rocznie bądź miesięcznie).

Dopasowany do zaawansowanych procesów i rozliczeń

Jeżeli Twoja Agencja Pracy zatrudnia cudzoziemców czy deleguje pracowników to upewnij się czy system dla agencji pracy, który wybierzesz jest dopasowany do Twoich potrzeb. Szybkie generowanie zezwoleń, czy oświadczeń może znacznie usprawnić Twoją pracę. Tak samo jak pilnowanie czasu w delegacji, czy pracy cudzoziemca w Polsce. 
Jeżeli zapewniasz pracownikom różnego rodzaju przedmioty, np.

  • ubranie robocze,
  • zakwaterowanie,
  • transport,
  • samochód służbowy.

upewnij się, czy program dla agencji posiada odpowiednie moduły do zarządzania tymi elementami. Warto również, aby miał możliwość dodawania zajęcia komorniczego, zaliczek czy premii.

Zgodność z RODO

Od 25 maja w Polsce i innych krajach UE obowiązuje rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Ze względu na ogromne kary, wynikające z niedostosowania się do Rozporządzenia, niezmiernie ważne jest, aby oprogramowanie dla agencji pracy posiadało odpowiednie funkcje do ochrony danych pracowników i Klientów. Więcej o praktycznym stosowaniu RODO w agencji pracy dowiesz się tutaj. Sprawdź również nasz film na YouTube dotyczący zmian jakie wprowadziliśmy, aby dostosować nasz program dla agencji pracy do RODO:

Rekrutacja

Może okazać się, że jeżeli program nie posiada elementów systemu ATS, to będziesz musiał wykupić dostęp również do systemu rekrutacyjnego. Dlatego warto upewnić się, czy moduł rekrutacji znajduje się w rozważanym systemie. W tej kategorii ważna jest możliwość generowania formularzy, czy ankiet rekrutacyjnych, synchronizacja z portalami pracy oraz tłumaczenie ofert pracy na inne języki. To ostatnie jest pomocne w sytuacji, gdy zatrudniasz pracowników z zagranicy (np. Ukraińców czy Białorusinów). O rekrutacji międzynarodowej więcej dowiesz się tutaj link. Sprawdź tutaj, jakie funkcje ma system rekrutacyjny w HRappka.pl.

Dostęp dla pracowników Agencji

Znacznym udogodnieniem jest dostęp do systemu agencji dla pracowników czasowych. Pracownik powinien mieć dostęp do swojego grafiku, umowy czy danych kontaktowych. Co więcej, powinien móc zgłosić chęć wolnego (tzn. elektroniczne wnioski urlopowe), gotowość do pracy, czy zgłoszenia zmiany danych osobowych.

Dostęp dla partnerów rekrutacyjnych

Dostęp do systemu z możliwością dodawania kandydatów to podstawa, jeżeli korzystasz z pomocy partnerów rekrutacyjnych. Mając odpowiedni dostęp do systemu (uprawnienia) mogą oni dodawać kolejne kandydatury, uzupełniać dane kandydatów oraz przypisywać aplikacje do wolnych wakatów dostępnych w programie.

Aplikacja mobilna dla Agencji Pracy

Dostęp do podstawowych funkcjonalności programu dla Agencji Pracy z poziomu telefonu oraz zapisywanie w aplikacji całej historii kontaktu pozwolą Ci mieć wszystko pod kontrolą gdziekolwiek jesteś. Mobilność i ogólnodostępność systemu dla agencji pracy to ogromna zaleta, dzięki której zarządzanie agencją jest łatwiejsze i wygodniejsze.

Bezpieczeństwo w Agencji Pracy

  • Bezpieczne serwery,
  • odpowiednie szyfrowanie danych,
  • dostęp do systemu tylko z wybranych adresów IP

to jedne z najważniejszych elementów, które pomogą Ci w utrzymaniu bezpieczeństwa danych w Twojej Agencji oraz zapewnią zgodność z przepisami prawa.

Pełna konfigurowalność systemu

Dla pracowników biurowych w Agencji Pracy ważny jest szybki i intuicyjny dostęp. Dzięki możliwości dopasowania widoku tabel, mogą one wyświetlać jedynie dane ważne dla działalności Twojej Agencji. Niemniej istotna jest również parametryzacja dostępu użytkowników do systemu. Sam powinieneś określić do czego powinien mieć dostęp dany pracownik, a które elementy systemu powinny być dla niego zablokowane. Nie tylko zapewni to porządek pracy, ale także zabezpieczy określone obszary danych przed niepowołanymi do nich osobami.

Raporty dot. poszczególnych aspektów pracy w Agencji

Raportowanie oraz analizowanie rentowności projektów agencji niejednokrotnie pomaga podjąć decyzję o dalszej inwestycji w konkretne działania lub o ewentualnej rezygnacji lub renegocjacji stawek. Pomoże Ci jasno określić, które działania są najbardziej opłacalne a które trzeba zrewidować pod kątem dochodowości.