Onboarding rekrutera – nowa osoba w dziale HR

Czy onboarding rekrutera różni się od onboardingu innych pracowników?

Świetny rekruter to dziś specjalista, którego zrekrutować jest równie ciężko, jak programistów, czy pracowników wyższego szczebla. W związku z tym każda organizacja powinna być odpowiednio przygotowana do przeprowadzenia jakościowego procesu rekrutacji a w konsekwencji onboardingu.

Bez wątpienia, rekruter rozważający zmianę pracy będzie przykładał dużą wagę do każdego elementu onboardingu w firmie, do której planuje przejść.

Gdy zdecyduje się już podpisać umowę, to właśnie proces onboardingu jest kluczowy, by współpraca była długoterminowa i owocna.

Czy onboarding rekrutera różni się od onboardingu innych pracowników? Jak przygotować się do procesu onboardingu nowego pracownika, tak by spełnić jego wszystkie oczekiwania?

Wprowadzenie nowego pracownika do organizacji (rekrutera)

W zasadzie proces onboardingu rekrutera nie różni się znacząco od onboardingu innych pracowników. Natomiast warto zwrócić uwagę na trzy obszary, które mogą wpłynąć na efektywność pracy rekrutera wraz z rozpoczęciem pracy. Przełożą się ona na większą efektywność rekrutera już w pierwszych dniach współpracy.

Wsparcie materiałowe

Z pierwszym dniem pracy wsparcie w zakresie niezbędnych materiałów jest kluczowe dla dobrego wdrożenia pracownika. Dział HR powinien zapewnić nowej osobie wszystkie niezbędne dokumenty, prezentacje itp. dotyczące zarówno firmy/ firm, dla których będzie rekrutować nowych pracowników, jak i ewentualne szablony wiadomości/ogłoszeń.

Ważną rolę odgrywają także szkolenia, które dobrze zaplanować w pierwszych dniach/tygodniach współpracy. W przypadku rekrutacji osób na stanowiska specjalistyczne, których wcześniej dana osoba nie rekrutowała, ważne jest zapewnienie szczegółowych materiałów, które wyjaśnią specyfikę danej rekrutacji. Dobrą praktyką jest tworzenie bazy wiedzy, gdzie zamieszone będą wszystkie materiały.

Bez wątpienia bardzo pomocne jest, gdy w tym celu firma zapewnia odpowiednie oprogramowanie. Dobre narzędzia powinny zawierać takie komponenty takie jak notatki, tablice Kanban, czy przypomnienia. Obecnie coraz więcej działów HR pracuje w metodyce Agile, w związku z tym warto od początku starać się wdrażać nowego pracownika w dobre praktyki.

Skuteczny onboarding pracownika powinien zostać przeprowadzony w oparciu o profil stanowiska i poziom doświadczenia.

Wsparcie narzędziowe

Obecnie wsparcie narzędziowe jest kluczowe dla efektywnego zarządzania organizacją. Dlatego też bardzo istotne jest przeprowadzenie gruntowych szkoleń z obsługi systemów wykorzystywanych w firmie. Tak by już w trakcie procesu onboardingu nowa osoba mogła wykorzystać cały potencjał narzędzia.

Z punktu widzenia osób pracujących w działach HR, najważniejszym narzędziem jest kompleksowy system, posiadający dedykowany moduł rekrutacyjny, który pozwoli na automatyzację najważniejszych procesów.

Idealnie, jeśli w ramach jednego systemu rekruter może skorzystać z następujących funkcjonalności:

• Projektów rekrutacyjnych, pozwalające na kontrolę nad wszystkimi aplikacjami w ramach jednego systemu
• Automatyzacji publikacji ogłoszeń o pracę na zewnętrznych portalach pracy, dzięki opcji multipostingu ogłoszeń
• Możliwości tworzenia spersonalizowanych formularzy rekrutacyjnych
• Przejrzystej bazy kandydatów
• Współdzielenia aplikacji z osobami, które nie mają konta w systemie.
• Możliwości automatycznej aktualizacji zakładki kariera dzięki synchronizacji firmowej strony WWW z systemem
• Sprawnej komunikacji z kandydatami poprzez wiadomości e-mail/SMS wysyłane z poziomu systemu
• Autoresponderów do kandydatów
• Opcji automatycznego tworzenia i uzupełniania profili na podstawie CV
• Raportów rekrutacyjnych, takich jak efektywność formularza rekrutacyjnego czy źródła aplikacji
• Anonimizacji danych
• Zautomatyzowanie badania Candidate Experience

Na etapie onboardingu pracownika bardzo ważne jest dobre zapoznanie nowego pracownika z systemem, który wykorzystujemy w naszej firmie. Tak jak wcześniej zostało wspomniane, bardzo istotne jest, by na etapie onboardingu nowemu pracownikowi przekazać wszystkie istotne kwestie. Dobre przygotowanie do pełnienia nowej funkcji to większa efektywność nowego pracownika już na początku procesu adaptacyjnego.

Dowiedz się więcej:

• Moduł Rekrutacji w HRappka
• Jak wybrać system do rekrutacji?
• Jak wybrać system HR?

Wsparcie nowych pracowników przez zespół

Stereotypowo, praca rekrutera ogranicza się do przeglądania CV i kontaktowania się tylko z wybranymi kandydatami. Rzeczywistość jest jednak inna. Rekruter w swojej pracy zmaga się z wieloma wyzwaniami. Brak kandydatów, a co za tym idzie konieczność sourcingu/headhuntingu kandydatów, znacząco wydłuża czas dotarcia do zainteresowanych. Odrzucenie oferty pracy i konieczność ponownego otwarcia rekrutacji to tylko niektóre z nich.

Dlatego tak ważne jest wsparcie całego zespołu HR. Nowi pracownicy często czują się zagubieni w nowej organizacji. Szczególnie jeśli pracę będzie wykonywał zdalnie i przechodził zdalny onboarding. Dlatego ważne jest, by dedykowana osoba (buddy), dobrze znał swoją rolę i wspierał nową osobę w pierwszych dniach, czy miesiącach pracy. Dodatkowo skutecznie przeprowadzony onboarding znacząco wpływa na zadowolenie i satysfakcję nowej osoby w nowej firmie. Warto zadbać o integrację nowej osoby z resztą zespołu od samego początku współpracy.

Feedback na temat firmy i procesu onboardingu

Zatrudniając rekrutera, świadoma organizacja powinna zebrać jak najwięcej informacji zwrotnych dotyczących procesu.

Rekruter w pierwszych dniach pracy, jako zatrudniona osoba w nowym miejscu pracy, zobaczy jak nasz proces wygląda w praktyce. Dzięki temu będzie mógł wskazać problemy na danym stanowisku, które wypłynęły w jego trakcie. W przypadku rekrutera jest to o tyle istotne, że może ocenić proces, zarówno od strony kandydata, jak i osoby zaangażowanej w proces.

Przy projektowaniu skutecznego onboardingu zbieranie najważniejszych informacji dotyczących procesu powinno mieć charakter ciągły. Sytuacja na rynku pracy jest dynamiczna i zmienna. Dlatego też badania takie jak Candidate Experience i Employee Exeprience powinny być przeprowadzane regularnie. Z pewnością poświęcenie odpowiedniej uwagi na te elementy, pozytywnie wpłyną na wizerunek firmy.

Źle przeprowadzony proces onboardingu nowego pracownika – konsekwencje

Dlaczego dobrze przeprowadzony onboarding jest aż tak ważny?

Źle przeprowadzony proces onboardingu niesie za sobą szereg konsekwencji finansowych i wizerunkowych. Natomiast dobrze przeprowadzony proces onboardingu nowego pracownika buduje pozytywny wizerunek firmy na rynku i pozwala na zatrzymanie talentów w ramach naszej organizacji.

W związku z tym zatrudniając rekrutera, powinniśmy wykorzystać jego doświadczenia z procesu rekrutacji i onboardingu do analizy naszego procesu, a następnie jego ulepszenia.

Jeśli chodzi o koszty nieudanego procesu, to począwszy od pre-boardingu, po sam onboarding mogą urosnąć do niebotycznych kwot. Jakie mogą być to koszty? Między innymi koszty ogłoszeń rekrutacyjnych, przeprowadzonych badań lekarskich, czy koszty kolejnej rekrutacji. Dodatkowym kosztem jest też czas wszystkich zaangażowanych osób – rekrutera, menadżerów, czy kadrowych.

Jednak to straty wizerunkowe mogą okazać się dla firmy dużo bardziej kosztowne. Nowo zatrudniony pracownik, który zdecyduje się zrezygnować ze współpracy na etapie onboardingu z powodu niezadowolenia z procesu, być może będzie chciał podzielić się swoją opinią z innymi.

Coraz częstszą praktyką jest publikowanie komentarzy na temat firmy w mediach społecznościowych, czy portalach typu GoWork. Dodatkowo informacje dotyczące firmy rozchodzą się pocztą pantoflową.

W przypadku zatrudnienia rekrutera, który z pewnością posiada olbrzymią bazę kontaktów, a na którymś etapie onboardingu zrezygnuje ze współpracy z nami – może pojawić się ryzyko pogorszenia się reputacji naszej firmy. Jeśli powodem rezygnacji, były błędy w procesie onboardingu.

W związku z tym firmy powinny szczególną uwagę poświęcać procesowi komunikacji oraz zadbanie o odpowiednią kulturę organizacyjną już od pierwszych dni pracy, tak by wyeliminować rotację pracowników na etapie procesu onboardingu (i nie tylko).

Zła opinia o firmie może przełożyć się na duże problemy z pozyskaniem pracowników w przyszłości.

Dzisiaj żadna organizacja nie może pozwolić sobie na niedopracowane procesy. W związku z tym, osoby zarządzające w firmie coraz więcej uwagi poświęcają na poprawę kluczowych procesów. Onboarding jest jednym z nich.

System HRappka posiada moduł onboardingu pracowników, który pozwala tworzyć procesy onboardingu i udostępniać je pracownikom. Spraw, aby pierwszy dzień pracy nowego pracownika był jak najbardziej pozytywny. Więcej o możliwościach modułu onboardingu w systemie HRappka dowiesz się tutaj.