6 najczęstszych błędów przy zatrudnianiu cudzoziemców
Wzrastająca globalizacja gospodarki, mobilność pracowników oraz deficyt kadr stwarzają coraz większą potrzebę zatrudnienia obcokrajowców na polskim rynku pracy. Jednakże, proces ten niesie za sobą liczne wyzwania i obowiązki dla pracodawców, które mogą prowadzić do popełniania błędów. W obliczu dynamicznego wzrostu liczby cudzoziemców pracujących w Polsce, istotne staje się zidentyfikowanie oraz analiza najczęstszych błędów, jakie popełniają polscy pracodawcy w procesie zatrudniania cudzoziemców.
Niniejszy artykuł poświęcony jest omówieniu tych błędów oraz konsekwencji dla pracodawców z nich wynikających. Poznanie typowych błędów związanych z legalizacją zatrudnienia cudzoziemców może przyczynić się do usprawnienia procesów rekrutacyjnych oraz do uniknięcia ryzyka nałożenia kar prawnych i finansowych na pracodawcę.
Czytaj więcej: Jak zatrudnić cudzoziemca? Poradnik krok po kroku
Zagadnienia poruszane w artykule:
Zatrudnienie cudzoziemca – błędy najczęściej popełniane przez pracodawców
1. Brak informacji o podjęciu lub niepodjęciu pracy przy zatrudnianiu cudzoziemców na podstawie oświadczenia
Jednym z najczęściej spotykanych dokumentów legalizujących pracę jest oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Dlatego najczęstsze błędy pracodawców związane są właśnie z tym dokumentem. Ten dokument stworzony został dla pracowników z Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Gruzji, Republiki Mołdawii oraz Ukrainy, którzy stanowią największą część migrantów pracujących w Polsce. Aby usprawnić proces zatrudniania tych cudzoziemców stworzono uproszczoną ścieżkę legalizacji, jaką jest właśnie oświadczenie.
Wydaniem oświadczenia zajmuje się Powiatowy Urząd Pracy. Oświadczenie daje cudzoziemcom prawo do pracy na terenie Polski przez maksymalnie 24 miesiące, przy czym nie wymaga ono przeprowadzenia testu rynku pracy (informacji starosty). Mimo, że jest to procedura uproszczona nakłada na pracodawcę szereg obowiązków, które muszą być ściśle przestrzegane.
Najczęstszym błędem popełnianym przez pracodawców jest niezgłoszenie podjęcia lub niepodjęcia pracy przez cudzoziemca. Zgodnie z przepisami, informacje o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca pracodawca musi przekazać w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy, która została wpisana w oświadczeniu. Niepowiadomienie powiatowego urzędu pracy może skutkować dla pracodawcy nałożeniem kary grzywny.
Czytaj więcej: Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi
2. Niedopełnienie obowiązku informacyjnego
Standardowym dokumentem legalizującym pracę cudzoziemców, jest zezwolenie na pracę. Wydaniem zezwolenia zajmuje się Urząd Wojewódzki. Na podstawie zezwolenia możemy zatrudnić każdego cudzoziemca, niezależnie od posiadanego przez pracownika obywatelstwa. Dzięki tej ścieżce można legalnie zatrudnić każdego cudzoziemca na okres do 3 lat.
Niedopełnienie obowiązku informacyjnego stanowi najczęściej spotykany błąd przy korzystaniu z tego typu dokumentu. W tym przypadku pracodawca nie wysyła informacji o podjęciu pracy, natomiast zobowiązany jest poinformować wojewodę, który wydał zezwolenie, jeżeli cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 3 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę, cudzoziemiec przerwał pracę na okres przekraczający 3 miesiące, lub jeśli cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 3 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę. Obowiązek ten należy spełnić w ciągu 7 dni od wystąpienia zdarzenia.
Dodatkowo, jeśli cudzoziemiec rozpocznie pracę o innym charakterze lub na innym stanowisku, niż jest to określone w zezwoleniu, pracodawca musi przekazać tę informację do wojewody. Praca na innych warunkach może być świadczona tylko po przesłaniu odpowiedniej informacji do urzędu wojewódzkiego oraz przez okres łącznie nieprzekraczający 30 dni w roku kalendarzowym. Pracodawca, który narusza powyższe zasady, podlega karze grzywny.
Czytaj więcej: Rodzaje zezwoleń na pracę
3. Praca na innych warunkach
Oprócz wymienionej wyżej sytuacji, niedopuszczalne jest zatrudnianie cudzoziemców na innych warunkach, niż zostały określone w dokumencie legalizującym pracę. Niezależnie od tego, czy jest to oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, zezwolenie na pracę, powiadomienie dla obywatela Ukrainy czy zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, zasada ta pozostaje niezmienna.
Warto zauważyć, że zmiany warunków pracy mogą być dokonywane jedynie na korzyść pracownika. Przykładowo, legalne jest podniesienie wynagrodzenia w umowie zawartej z cudzoziemcem. Możemy też zmienić umowę zlecenia na umowę o pracę. Jednak wszelkie inne zmiany, takie jak zmniejszenie wynagrodzenia czy zmiana rodzaju umowy, są niedopuszczalne. Pracodawca nie ma prawa zmieniać charakteru pracy lub stanowiska na inny niż ten określony w dokumentach. Błędy popełniane przez pracodawców mogą skutkować nałożeniem kary grzywny na pracodawcę, a w niektórych przypadkach nawet konsekwencjami dla samego cudzoziemca. Dlatego ważne jest dokładne przestrzeganie warunków ustalonych w dokumentach legalizacyjnych.
Czytaj więcej: Zmiana warunków pracy cudzoziemca – kiedy jest możliwa?
E-book – zatrudnienie cudzoziemca w 2024r.
Na podany adres e-mail wyślemy Ci ebook, w którym w pigułce zebraliśmy wszystkie najważniejsze aspekty legalizacji pracy cudzoziemca.
4. Zmiana wymiaru czasu pracy
Dopuszczalność zmiany ilości godzin pracy lub etatu zależy od konkretnego dokumentu legalizującego pracę cudzoziemca. Warto jednak zaznaczyć, że zmniejszenie wymiaru czasu pracy jest zawsze niedopuszczalne, niezależnie na jakim dokumencie legalizującym pracę zatrudniony jest cudzoziemiec. W przypadku, gdy cudzoziemiec świadczy pracę posiadając oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy, nie można ani zwiększać, ani zmniejszać wymiaru czasu pracy. Ta zasada dotyczy zarówno umowy o pracę, jak i umowy zlecenia. Natomiast w przypadku zezwolenia na pracę, powiadomienia o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy oraz jednolitego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, pracodawca może zwiększyć wymiar czasu pracy pod warunkiem proporcjonalnego podniesienia wynagrodzenia.
5. Brak legalnego pobytu
Niezależnie od rodzaju dokumentu legalizującego pracę, reguła jest zawsze taka sama – nie ma legalnej pracy bez legalnego pobytu. Przed zatrudnieniem cudzoziemca, pracodawca musi upewnić się, że cudzoziemiec przebywa na terytorium Polski legalnie. Potwierdzenie legalności pobytu powinno być przechowywane w aktach osobowych cudzoziemca. Nawet jeśli pracownik otrzymał pozwolenie na pracę, jeśli jego pobyt nie jest legalny, wykonywana praca będzie też uznawana za nielegalną.
Należy pamiętać, iż urząd, który wydaje dokument legalizujący pracę, nie sprawdza legalności pobytu cudzoziemca. W rezultacie, pierwszym krokiem przed zatrudnieniem cudzoziemca musi być dokładne sprawdzenie jego sytuacji pobytowej. Nielegalny pobyt i nielegalne zatrudnienie cudzoziemca doprowadzi do konsekwencji zarówno dla pracodawcy, jak i dla samego cudzoziemca
Czytaj więcej: Legalizacja pobytu cudzoziemca
6. Wynagrodzenie poniżej minimalnej krajowej
Pracodawca musi też pamiętać, że wynagrodzenie cudzoziemca musi być zgodne z obowiązującymi przepisami. Cudzoziemiec musi mieć zapewnione minimalne wynagrodzenie za pracę, które od stycznia 2024 roku wynosi 4242 zł brutto, przy stawce godzinowej 27,70 zł. Kolejna podwyżka minimalnego wynagrodzenia zaplanowana jest na 1 lipca 2024 roku, miesięczne wynagrodzenie zostanie podniesione do 4300 zł brutto, a stawka godzinowa wzrośnie do 28,10 zł.
Należy jednak pamiętać, że minimalne wynagrodzenie to tylko jedno z kryteriów. Wynagrodzenie cudzoziemca nie może być niższe od tego, które otrzymują inni pracownicy świadczący pracę na tym samym stanowisku lub o podobnym charakterze. Dla pracodawcy oznacza to, że nie będzie mógł zatrudnić cudzoziemca za niższą stawkę niż płaci obywatelom polskim. Dodatkowo, od 2022 roku cudzoziemiec posiadający zezwolenie na pobyt i pracę nie może otrzymywać wynagrodzenia niższego niż minimalna miesięczna płaca. Oznacza to, że niezależnie od etatu czy liczby godzin pracy, wynagrodzenie cudzoziemca nie może być niższe niż 4242 zł brutto (stan na 25 lutego 2024 roku).
Zatrudnianie cudzoziemców w systemie HRappka
Uniknięcie błędów przy zatrudnianiu i legalizacji cudzoziemców jest możliwe dzięki systemowi HRappka. Jest to kompleksowy program, który zautomatyzuje cały cykl zatrudnienia i usprawni pracę działów kadr i pracodawców. Możesz przetestować system 14 dni całkowicie za darmo. Zarejestruj się i sprawdź wszystkie funkcjonalności.
Zarządzanie procesami HR
- Rekrutacja i onboarding
- Legalizacja cudzoziemców
- Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
- Kadry i płace
Zatrudnianie cudzoziemca wiąże się z obowiązkiem przestrzegania wielu procedur przez pracodawcę. Musi on upewnić się, że cudzoziemiec przebywa na terenie RP legalnie, poinformować odpowiedni urząd lub wojewodę o jego zatrudnieniu, zapewnić odpowiednie wynagrodzenie i warunki pracy. Praca cudzoziemca musi być też spójna z wydanym dokumentem zezwalającym na pracę.
