Offboarding pracownika – co to jest?

Offboarding jest zwykłym procesem związanym z odejściem pracownika.

Proces offboardingu nigdy nie jest łatwy dla firmy i dla pracownika. Jeśli to firma podjęła decyzję o zwolnieniu pracownika, z pewnością cała sytuacja należy do jednej z najbardziej stresujących doświadczeń życiowych pracownika. Gdy decyzję o odejściu podjął pracownik mimo emocji pracownika, należy profesjonalnie podejść do sprawy i zadbać o wszystkie szczegóły (zablokowanie dostępów, przekazanie dokumentów, projektów, zabraniu rzeczy osobistych itp.).

Podejście firmy do offboardingu pracownika często nie wygląda tak, jak powinno. Wręczenie wypowiedzenia i podanie ręki nie jest wystarczające, aby pracownik dobrze pamiętał naszą firmę. Dbanie o dobry offboarding jest rzadkim procesem, a bardzo potrzebnym. Należy postępować według zasad, żeby zbudować pozytywne doświadczenia pracownika i dbać o employer branding firmy.

W tym artykule dowiecie się, jak przeprowadzić offboarding i co należy robić w trakcie procesu offboardingu.

Offboarding pracownika krok po kroku

Offboarding składa się ze schematu, który powinien nam ułatwić proces odejścia pracownika. Oczywiście to osoba odpowiedzialna za offboarding powinna dostosować działanie do pracownika. Sytuacje są różne. Czasem pracownik nie ma ochoty z nami rozmawiać lub nie podchodzi odpowiedzialnie do przekazania obowiązków. Naszym zadaniem jest jak najsprawniej przejść przez cały proces i bez względu na sytuacje, postarać się, żeby z naszej strony było wszystko dobrze zorganizowane.

Offboarding zbudowany jest z kilku etapów:

  • rozmowa rozstaniowa
  • Informacja do pracowników
  • przekazanie obowiązków
  • exit interview
  • działania administracyjne
  • utrzymywanie relacji z byłym pracownikiem.

Wręczenie wypowiedzenia – rozmowa rozstaniowa

Offboarding zawsze zaczyna się w ten sam sposób. Wręczenie wypowiedzenia jest pewnym punktem wyjścia do przebiegu całego procesu. W tym przypadku, czy robi to pracownik, czy firma – nie jest tak istotne. Najważniejszym punktem tego etapu offboardingu, jest ustalenie warunków odejścia pracownika:

  • czy pracownik zostaje zwolniony z obowiązku świadczenia pracy
  • czy decydujemy się na opcje dokończenia określonego czasu pracy pracownika – w tym przypadku należy ustalić, czy pracownik powinien skorzystać z urlopu lub może jest na tyle potrzebny na tym etapie, że firma będzie wolała jeśli skorzysta z ekwiwalentu

Informacja do zespołu o odejściu pracownika

Odejście pracownika musi być odpowiednio zakomunikowane reszcie zespołu. Nie możemy doprowadzić do sytuacji, w której pracownicy z zewnątrz dowiadują się o zwolnieniu pracownika, wcześniej niż my o tym powiemy – jest to bardzo istotne. Prowadzi to do wielu plotek i niepotrzebnego rozgłosu. Zadbajmy o to, aby komunikat wyszedł od nas jak najszybciej.

Jeśli spróbujemy ukryć istotną informacje dla zespołu, pamiętaj, że dowiedzą się o tym pocztą pantoflową – co gorsza informacja może być przekazana i inny sposób niż faktycznie było.

Postarajmy się w prosty i jasny sposób przekazać informacje zespołowi o zaistniałej sytuacji:

  • Powód zwolnienia, odejścia pracownika
  • Na jakich warunkach odejdzie z firmy
  • Przejęcie obowiązków pracownika – przekazanie potrzebnej wiedzy

Są to najważniejsze rzeczy, o których powinien wiedzieć najbliższy zespół. Oczywiście można też w sposób mniej formalny porozmawiać z pracownikami. Warto zadbać o ciepłą atmosferę, żeby pracownicy czuli, że odejście pracownika nie jest dla nas niczym przyjemnym i nie była to łatwa decyzja.

Przekazywanie wiedzy i obowiązków przez nowego pracownika

Przekazanie informacji i obowiązków nowej osobie często bywa trudne. Jest to bardzo zależne od podejścia pracownika. Często nie interesuje go to, czy kolejna osoba poradzi sobie z pracą i nie dba o to, żeby wszystkie projekty, którymi się zajmował, zostały dobrze przejęte. Wydaje się to normalne – skoro odchodzę z firmy to po co mam dbać o sprawy, którymi nie będę się już zajmował.

Pamiętaj. Nigdy nie mów nigdy. W życiu bywa różnie, więc warto dbać o to, żeby rozstawać się w dobrych relacjach i dbać o własne imię. W przypadku zwolnienia z pracy postaraj się o to, żeby przekazać kolejnej osobie lub przełożonemu wszystkie istotne informacje:

  • Projekty, nad którymi pracowałeś i na jakim etapie obecnie się znajdują
  • Formatki, pliki, które mogą okazać się kluczowe
  • Kontakty wewnątrz i zewnątrz organizacji

Kiedy złożysz wypowiedzenie i okaże się, że będziesz jeszcze pracownikiem firmy przez kilka dni lub tygodni, zrób wszystko, żeby zamknąć wszystkie możliwe tematy, jeśli jest to możliwe. Ważne jest, aby nowy pracownik miał jak najprostszą drogę do przejęcia Twoich obowiązków. Wpłynie to bardzo na opinię na Twój temat i wpłynie to na skuteczny offboarding.

Exit interview

Exit interview jest rozmową podsumowującą przebieg zatrudnienia między pracodawcą (czasem jest to wyznaczona osoba np. z działu HR) a odchodzącym pracownikiem. Jest to najważniejszy etap w procesie offboardingu. Kończąca rozmowa może świadczyć o obecnym stanie employer brandingu w naszej firmie. Podczas exit interview ważne jest, żeby zadbać o pewne obszary, które dostarczą nam sporo informacji na temat naszej firmy. W trakcie rozmowy postarajmy się, aby zostały poruszone kwestie:

  • powodu odejścia pracownika (może być bardzo różny np. choroba członka rodziny, problemy zdrowotne, przeprowadzka)
  • zadowolenia pracownika z pracy
  • relacji z zespołem i przełożonymi
  • kultury organizacyjnej i otoczenia
  • polityki firmy i jej procedur
  • rekomendacji firmy odchodzącego pracownika dla osób, które chciałyby wziąć udział w procesie rekrutacji

Oczywiście zestaw pytań może być różny. Są to ważne kwestie, które powinny zostać poruszone. Rozmowę może przeprowadzić osoba z zespołu HR-u lub ktoś z zewnątrz. Rozstanie zazwyczaj nie jest łatwe dla nas i dla pracownika, więc lepiej, jeśli podsumowującą rozmową zajmie się osoba z doświadczeniem i niezwiązana emocjonalnie z pracownikiem. W przypadku pracy online przygotujmy ankiety do wypełnienia, żeby pracownik również zdalnie mógł wyrazić swoją opinię.

działania administracyjne związane z odejściem pracownika

Offboarding podczas tego etapu jest wyłącznie formalnością. Przydatną rzeczą w trakcie działań administracyjnych może być checklista. Dzięki liście będziemy wiedzieć, jakie rzeczy/narzędzia zostały przydzielone pracownikowi przez firmę i co musi zwrócić. Może być to np:

  • laptop
  • samochód służbowy i dokumenty
  • klucze i karty dostępu
  • wirtualne dostępy do urządzeń i aplikacji

Utrzymanie relacji z pracownikiem

Offboarding to proces, który nie powinien się skończyć po odejściu pracownika z firmy. Utrzymywanie dobrych relacji z osobą, która pożegnała się naszą firmą, jest bardzo ważne. Najlepszym wyjściem z sytuacji jest, kiedy zespół stara się systematycznie dbać o kontakt. Nie musi to być nic wielkiego. Wystarczy kilka podstawowych pytań „co u Ciebie?", „jak się czujesz?", „czy mogę Ci w czymś pomóc?". Takie podejście mocno wpływa na sytuację employer brandingu w firmie, a dla byłej osoby jest to bardzo budujące i często wpływa na opinie na temat pracodawcy.

Outplacement – wsparcie podstawą employer brandingu

Bywają sytuacje, kiedy redukcja pracowników jest nieunikniona. Są firmy, które starają się pomóc pracownikowi w poszukiwaniu nowej pracy. Na tym głównie opiera się outplacement. Program może obejmować różne narzędzia. Do standardowych działań zaliczamy:

Offboarding w systemie HRappka

Automatyzacja procesu onboardingu, jak i również offboardingu staje się coraz bardziej popularna. Skraca to pracę rekrutera i ułatwia planowanie procesów. W przypadku, kiedy staramy się tworzyć procesy poza systemem, często zdarzy się, że coś zgubimy lub po prostu nie będziemy mieć pewności, skąd dana rzecz się wzięła.

Moduł onboardingu w systemie HRappka umożliwia tworzenie zadań w systemie, dodawanie szkoleń, czy ankiet, prowadzenie testów lub badań. To wszystko jest możliwe z naszym kompleksowym systemem HR.

Dowiedz się więcej:

Etapy onboardingu krok po kroku

Onboarding pracownika 2021

List powitalny nowego pracownika

Jakub Majcher

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Miłośnik szeroko pojętego dziennikarstwa. Interesuje się digital marketingiem i analizą treści. Stara się, aby pozycjonowanie słów, nigdy nie wzięło góry nad właściwym przekazem tekstu.