Jak długo przechowywać wnioski urlopowe pracowników?

Wnioski urlopowe osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. należy przechowywać przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik zakończył pracę. Natomiast wnioski osób zatrudnionych do końca grudnia 2018 r. przechowywane powinny być przez 3 lata.

Ustawa z 1 stycznia 2019 usystematyzowała zasady prowadzenia akt osobowych i kart ewidencji czasu pracy. Pracodawca nie musi prowadzić już dwóch odrębnych rejestrów, a czas przechowywania został ujednolicony. Rozwiązany został problem, jak długo przechowywać wnioski urlopowe pracowników.

Zmiany po 1 stycznia 2019 r.

Przed 1 stycznia 2019 roku pracodawca miał obowiązek prowadzenia oddzielnie akt osobowych pracowników oraz kart ewidencji czasu pracy (w tym wniosków urlopowych). Czas przechowywania akt osobowych wynosił 50 lat, a kart ewidencji czasu pracy 3 lata (i ta zasada nadal działa dla osób zatrudnionych przed tą datą). Przynosiło to wiele nieporozumień w przypadku postępowań sądowych o np. zapłatę za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Bardzo często pracodawca nie posiadał już tych dokumentów, po upłynięciu zakładanych 3 lat.

Według Kodeksu pracy obecnie 10-letni okres przechowywania tyczy się całej dokumentacji pracowniczej – także tej związanej z urlopami (art. 94 pkt 9 Kodeksu pracy). Liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu. Dodatkowo czas ten wydłuża się o 12 miesięcy, jeżeli w sprawie pracownika prowadzone jest postępowanie sądowe.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Wraz z nową ustawą skracającą czas przechowywania wniosków otrzymaliśmy możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej (i dokumentów związanych ze stosunkiem pracy) w wersji elektronicznej. Takie rozwiązanie usprawnia pracę całej firmy, a szczególnie działu HR. Nie musimy mnożyć papierowych teczek i szukać bezpiecznego miejsca do trzymania ich. Elektroniczna dokumentacja pracownicza to na razie tylko opcja, ale być może w przyszłości całkowicie zastąpi papierowe wnioski.

W celu zdigitalizowania dokumentacji należy zeskanować dotychczasowe akta oraz opatrzeć je podpisem elektronicznym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Następnie należy przenieść je do bezpiecznego programu, który rekomendowany jest do przetrzymywania akt osobowych w formie elektronicznej. Musimy pamiętać również, aby zgłosić do ZUS’u każdego pracownika (informacje o wyliczaniu świadczeń emerytalnych lub rentowych).

Dokumenty nowych pracowników nie wymagają formy papierowej, cały proces można od razu rozpocząć w formie elektronicznej. Szczególnej uwadze zasługuje możliwość prowadzenia elektronicznej ewidencji czasu pracy. To rozwiązanie zaoszczędzi czas, odciąży dział kadr i zmniejszy ryzyko popełnianych błędów.

Forma składania wniosków urlopowych

Sposób składania wniosków określa pracodawca i powinien poinformować o tym pracowników na etapie onboardingu. Jeżeli dokumentacja pracownicza prowadzona jest w tradycyjny, papierowy sposób, tak samo składa się też wnioski urlopowe. Dużo przyjemniejszym i szybszym sposobem są elektroniczne wnioski urlopowe. Przy pomocy odpowiedniego programu pracownicy mogą wysyłać szybkie informacje do pracodawcy o zapotrzebowaniu na urlop. Dane automatycznie zaciągają się z konta i nie trzeba ich ponownie uzupełniać. Jedyne ważne informacje to daty i rodzaj urlopu.

Gdzie można utworzyć elektroniczne wnioski urlopowe?

Program HRappka nie tylko przechowa dokumentację pracowniczą, ale usprawni również cały proces związany z tworzeniem, odpowiadaniem i akceptowaniem wniosków urlopowych. Moduł elektroniczne wnioski urlopowe stworzony został z myślą zarówno o pracodawcy, jak i pracowniku. Pracownicy zalogowani do swojego konta z łatwością mogą wybrać rodzaj urlopu (wypoczynkowy, macierzyński, na żądanie i inne). Pracodawca natychmiast dostaje powiadomienie o wniosku i na podstawie grafiku wszystkich pracowników podejmuje decyzję.

Dowiedz się więcej:

Zwiększ efektywność działu HR z systemem HRappka!

  • Elektroniczne wnioski urlopowe
  • Ewidencja czasu pracy
  • Kadry i płace

Testuj 14 dni bez opłat!

Autor:

zespół

Aleksandra Kozieł

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.


Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie tradycyjnej lub elektronicznej. Wszelkie zaświadczenie w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przechowywane powinny być 10 lat od zakończenia pracy. Natomiast całość dokumentacji w sprawach związanych z pracownikiem zatrudnionym przed 1 stycznia 2019 r. magazynowana powinna być 50 lat.