Rekrutowanie i zatrudnianie pracowników wiąże się z wieloma wymaganiami, które należy spełnić, aby Agencja Zatrudnienia mogła działać legalnie na rynku pracy. Odpowiedni program, który obsługuje zarówno rekrutacje (system ATS), jak i wszystkie procesy związane z zatrudnianiem (kadry i płace) może pomóc Ci dopilnować formalności i uniknąć kosztownych konsekwencji niedopatrzeń.

Na jakie funkcje programu dla agencji pracy należy zwrócić uwagę?

Zgody na przetwarzanie danych osobowych 

25 maja 2018 r. weszło w życie Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. System obsługujący wszystkie procesy związane z rekrutacją, zatrudnianiem i rozliczaniem pracowników oraz Klientów powinien posiadać moduł zgód (klauzul) do pozyskiwania i zarządzania nimi. Przydatne jest też, aby po upłynięciu terminu zgody, wysyłany był e-mail przypominający, który umożliwia sprawną anonimizację profilu kandydata.

Anonimizacja danych

Możliwość usunięcia danych osobowych czy ich anonimizacji to kolejny wymóg, który stawia RODO. Warto by system rekrutacyjny umożliwiał anonimizację danych. Sprawdzi się ona, gdy musimy usunąć dane osobowe kandydata, ale chcemy, aby w systemie została informacja, że kandydat istniał, kto go rekrutował. Jest to kluczowe między innymi do celów statystycznych.

Legalność pobytu i pracy pracowników

W związku z coraz większym zapotrzebowaniem na rynku pracy, pracodawcy decydują się na zatrudnianie obcokrajowców. Jest to szczególnie zauważalne w pracach fizycznych lub sezonowych. Pracownicy z krajów Unii Europejskiej nie muszą spełniać szczególnych wymagań, aby wjechać i legalnie pracować w Polsce. Jednak sprawy mają się inaczej w przypadku osób zza wschodniej granicy. Ukraińcy, Białorusini, Mołdawianie to narodowości najczęściej przyjmowane do pracy, szczególnie przez agencje zatrudnienia. Aby jednak obcokrajowiec mógł podjąć pracę w RP, należy spełnić szereg wymagań i dopełnić niezbędnych formalności. Chodzi tu m.in. o złożenie do przydzielonego Urzędu Pracy oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. 

Aby dowiedzieć się więcej sprawdź artykuł o legalizacji pobytu oraz legalizacji pracy cudzoziemców.

Pilnowanie nieprzekraczalnych terminów pracy obcokrajowców w Polsce i pracowników delegowanych za granicę

Akty prawne coraz bardziej restrykcyjnie regulują pracę obcokrajowców w Polsce. Kary, które nakładane są na pracodawców za niedopilnowanie terminów ważności dokumentów można uznać za cholendarne. Jednak ma to swój cel – zlikwidować zjawisko wyzysku oraz zmotywować pracodawców do dbania o legalny i godny byt zagranicznego pracownika. O jakich terminach należy pamiętać? 

Przede wszystkim ważności dokumentów legalizujących pobyt na terenie RP. Niemniej ważnymi są dokumenty umożliwiające podjęcie przez obcokrajowca pracy. Od niedawna pracodawcy muszą pamiętać nie tylko o upływie terminu ważności oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, ale także o unieważnieniu go w ciągu 7 dni, jeżeli nie stawi się on w pracy we wskazanym terminie. 

Szybkie tworzenie wydruków i ich wysyłka do urzędu

Formularze urzędowe często są bardzo rozbudowane poprzez ilość powtarzających się w każdym dokumencie danych. Mowa tu m.in. o danych personalnych pracownika czy identyfikacyjnych pracodawcy). Sprawia to, że manualne wypełnienie tych druków jest mozolną i nieprzyjemną pracą. A co jeżeli dałoby się ograniczyć pola, które należy wypełnić do absolutnego minimum? Wówczas generowanie niezbędnych dokumentów trwałoby kilka razy krócej, a w dodatku przestałby to być przykry i monotonny obowiązek. System HRappka automatycznie uzupełnia formularze na podstawie danych z systemu. Pozwala również na generowanie dokumentów w różnych formatach i ich wysyłkę do urzędu (przez platformę praca.gov).