fb Jak wybrać najlepszy system HR? TOP 10 wskazówek. • Hrappka

Jak wybrać najlepszy system HR? TOP 10 wskazówek.

Zarządzanie działem HR to bardzo zaawansowany i wielopoziomowy proces, który często obejmuje nie tylko proces rekrutacji, ale również zatrudnianie pracowników, tworzenie harmonogramów pracy, śledzenie postępów pracowników w pracy oraz rozliczanie. Obecne narzędzia HR udostępniają wsparcie na każdym poziomie procesu zatrudnienia, a zarządzanie całym działem HR w jednym programie pozwala na wzrost efektywności systemu.

Blog Image

1. Obsługuje wszystkie procesy HR (od rekrutacji po rozliczenia)

Dostępne na rynku systemy dzielą się na takie, które usprawniają tylko jeden aspekt procesu zatrudnienia (np. systemy rekrutacyjne, lub kadrowo- płacowe) oraz na takie, które do kwestii HR podchodzą kompleksowo i pozwalają na obsługę wszystkich procesów. I to drugie podejście, jeszcze nowatorskie i mniej popularne, sprawia, że zarządzanie działem zasobów ludzkich jest sprawniejsze i pozwala oszczędzić dużo czasu i pieniędzy. Dlaczego? Posiadanie kilku systemów rodzi potrzebę przenoszenia danych np. z systemu rekrutacyjnego do systemu z teczkami pracowniczymi lub do systemu kadrowo - płacowego. Przenoszenie danych może odbywać się poprzez eksportowanie danych i ich import do innego systemu, lub ręczne przepisywanie danych. Rodzi to nie tylko dodatkowe koszty, ale również często bywa przyczyną wielu błędów.

2. Wybór uprawnień dla każdego użytkownika

Najczęściej dział HR składa się z wielu osób, z których każda odpowiada za nieco inne zadania. Ważne zatem, aby system potrafił ograniczać dostęp użytkowników do modułów, czy danych, których pracownicy rzeczywiście potrzebują. Dla przykładu rekruterzy powinni mieć dostęp tylko do modułu rekrutacji, a kadrowe do modułu rozliczeń.

3. Tworzenie grafików pracy

Odpowiednie zaplanowanie pracy to podstawa efektywnego działania, dlatego ważne, aby system umożliwiał planowanie harmonogramu pracy w sposób przejrzysty oraz informowanie pracowników o przydzielonych im dniach pracy.

4. Możliwość utworzenia kont dostępowych dla pracowników

Zarządzanie grupą pracowników może być skomplikowane, szczególnie jeżeli chodzi o kwestie planowania urlopu. Znacznym usprawnieniem jest możliwość stworzenia pracownikom kont dostępowych w systemie z możliwością zgłoszenia dni wolnych, obejrzenia swoich umów oraz zgłoszenia zmiany danych osobowych. Elektroniczne wnioski urlopowe potrafią oszczędzić dużo czasu kadrowej, która jedynie mogłaby zatwierdzać urlopy pracowników.

5. Workflow

Modelowanie przepływu pracy ma duży wpływ na efektywność pracy w firmie. Odpowiedni system powinien wspierać proces projektowania oraz wprowadzenia w życie workflow. Każda osoba powinna mieć zdefiniowany zakres zadań i dostawać dotyczące nich powiadomienia.

6. Kompleksowość w zatrudnianiu cudzoziemców, czy delegowaniu pracowników

Coraz częściej firmy otwierają się na zatrudnianie cudzoziemców oraz delegowanie pracowników za granicę, co wiąże się z dodatkowymi formalnościami dotyczącymi legalizacji pracy i zatrudnienia. Warto zatem, aby system był dostosowany do tych czynności i je usprawniał.

7. E-teczki pracownicze

Od 2019 roku teczki pracownicze mogą być prowadzone jedynie w formie elektronicznej. Daje to możliwość nie tylko ograniczenia papierowej dokumentacji, ale również prowadzenia jej w bardziej przejrzysty sposób i posiadanie dostępu do niej nie tylko w biurze. Warto zatem, aby system, który wybierzemy miał możliwość prowadzenia e-dokumentacji pracowniczej zgodnie z literą prawa, a przy tym wszystkim był przyjazny dla oka.

8. Raporty i analizy

Analiza opłacalności to bardzo ważny aspekt na każdym etapie prowadzenia firmy, dlatego warto sprawdzić, czy system HR posiada możliwość generowania raportów opłacalności współpracy z poszczególnymi Klientami, czy dotyczące zatrudniania pracowników. Pomoże to zwiększyć efektywność pracy, pozwalając na redukcję nieopłacalnych elementów.

9. Zaawansowany moduł rekrutacji

Efektywność rekrutacji jest bardzo ważnym elementem procesu zatrudnienia. Nie często zdarza się, że na jedno ogłoszenie o pracy odpowiada ponad 150 - 200 zainteresowanych osób. Bez odpowiedniego systemu wybór najlepszych kandydatów jest jak szukanie igły w stogu siana. Co zatem musi posiadać system HR: - ankiety rekrutacyjne,
- przejrzysta baza kandydatów,
- możliwość oceniania kandydatów,
- zapraszanie kandydatów na rozmowę z poziomu systemu, - możliwość filtrowania kandydatów (zawężanie wyszukiwania do niezbędnych kryteriów),
- zapisywanie historii kontaktu.

10. Candidate experience

W erze pracownika, gdzie dobry pracownik bez problemu znajduje pracę, warto jest o niego powalczyć poprawiając tzn. “Candidate experience”, czyli odczucia kandydata. To jak Klient odbiera naszą ofertę - czyli zarówno opis oferty pracy, jak i wygląd może mieć kluczowy wpływ na jego decyzję dotyczącą aplikowania. Jak może w tym pomóc odpowiedni system? Może przede wszystkim umożliwić prostą edycję wyglądu ofert rekrutacyjnych, aby była ona przejrzysta i spójna ze stylem firmy.


Jeżeli poszukujesz kompleksowego systemu HR to zachęcamy do zamówienia prezentacji systemy HRappka lub przetestowania bezpłatnej wersji testowej naszych rozwiązań.

zarejestruj się

TAGI

  • Agencja Pracy Tymczasowej
  • Agencja Zatrudnienia
  • Pośrednictwo pracy
  • Rekrutacje
  • System do rekrutacji
  • Program do rekrutacji
  • System ATS
Blog Image
Profile Image

Efektywna rekrutacja 2019. Jak wybrać najlepszy system rekrutacyjny? 8 najważniejszych funkcji

Na co należy zwrócić uwagę wybierając program do rekrutacji?

Blog Image
Profile Image

8 funkcji systemów rekrutacyjnych, które sprawdzą się w modelu RPO

Sprawdź jakie funkcje systemu rekrutacyjnego mogą poprawić jakość twoich usług RPO.

Blog Image
Profile Image

Mierniki w rekrutacji. Top 6 najważniejszych [2018]

Jak poprawić skuteczność rekrutacji? Podstawą jest mierzenie efektywności rekrutacji - określenie podstawowych mierników, pomiary i analiza danych.